Microsoft 365 hat kürzlich neue Funktionen zur Verfolgung der Produktivität angekündigt. Es zielte darauf ab, Daten über Mitarbeiter zu überwachen, aber die Einführung der Funktion ging nach hinten los, nachdem die Leute auf die Menge an Benutzerdaten aufmerksam gemacht wurden, die von Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} gesammelt wurden .

Welche Daten sammelt Microsoft Teams ?

Microsoft Teams sammelt drei Arten von Daten, nämlich Erhebungs-, Nutzungs-^{(Census, Usage, )} und Fehlerberichtsdaten^{( Error reporting data)} . Die Zensusdaten sind nichts anderes als Standardinformationen über Ihr Gerät, Ihr Betriebssystem und Ihre Benutzersprache. Es generiert auch eine spezifische Benutzer-ID, die doppelt geschützt ist, um unnötige Verknüpfungen zu vermeiden. Volkszählungsdaten^(Census) im Benutzeraktivitätsbericht von Teams^{(Teams user)} sind standardmäßig erfasste Daten, die vom Benutzer nicht deaktiviert werden können.

Microsoft sammelt auch Nutzungsdaten, darunter die Anzahl der gesendeten Nachrichten^{(number of messages sent)} , Anrufe^(calls) und Meetings, an^{(meetings joined)} denen man teilnimmt, sowie den Namen der Organisation^{(name of the organization)} . Es hilft auch bei der Verfolgung von Fehlern, damit sie rechtzeitig behoben werden können. Sie werden als Fehlerberichtsdaten^(Error) bezeichnet .

Lesen Sie: ^(Read:) So erstellen Sie ein privates Team und ändern die Privatsphäre in Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Microsoft Teams-Benutzeraktivitätsbericht^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Um einen Team^(Teams) -Benutzeraktivitätsbericht anzuzeigen und zu bearbeiten , müssen Sie ein Team-Dienstadministrator^{(Teams service admin)} sein . Um mehr über Administratorrollen und -berechtigungen zu erfahren, greifen Sie auf Teams-Administratorrollen zu, um ein Team zu verwalten^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Navigieren Sie im linken Navigationsbereich des Microsoft Teams Admin Center zu Analytics & reports > Usage reports .
2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Berichte^{(View reports)} anzeigen“ unter der Registerkarte „ Bericht “ die Option „ ^{(Report )}Teams-Benutzeraktivität“^{(Teams user activity )} aus .
3. Wählen Sie auf der Registerkarte „ Datenbereich“ einen Bereich aus^{(data range)}
4. Klicken Sie auf Bericht^(Run) ausführen .

Interpretieren des Teams-Benutzeraktivitätsberichts^{(Teams User Activity Report)}

Der Team-Benutzeraktivitätsbericht^{(Teams user)} kann über die letzten 7 Tage, 30 Tage oder 90 Tage^{(7 days, 30 days, or 90 days)} angezeigt werden . Der Bericht enthält eine Aufschlüsselung der Nutzung durch den Benutzer. Es enthält Details zu Kanalnachrichten, Antwort- und Postnachrichten, Details zu organisierten Meetings und Details zur Teilnahme an Meetings. Man kann auch Details zur letzten Aktivität, Videozeit und Bildschirmfreigabeaktivität angeben.

Dieser Bericht ist für Unternehmensadministratoren nützlich, um Einblicke in die Mitarbeiteraktivitäten mithilfe von Teams anzuzeigen . Administratoren können bis zu 19 verschiedene Arten von Benutzeraktivitätsdaten anzeigen. Derzeit gibt es für Benutzer keine Möglichkeit, diese Datenerhebung von ihren jeweiligen Unternehmensadministratoren abzulehnen. Obwohl viele Unternehmen sich der Verfügbarkeit solcher Daten möglicherweise nicht bewusst sind.

Wo werden die Benutzerdaten von Teams^{(Teams user)} gespeichert?

Microsoft Teams ist weltweit und in mehreren Gerichtsbarkeiten mit unterschiedlichen Standards für den Umgang mit Daten tätig. Falls Sie sehen möchten, wo die einzelnen Daten physisch gespeichert sind, können Sie zum Microsoft 365 Admin Center gehen . Klicken Sie auf Settings > Organization profile und scrollen Sie dann zu Datenspeicherort^{(Data Location)} .

Verwalten von Teams-Benachrichtigungen

Während der Arbeit an Teams kann der Erhalt mehrerer Benachrichtigungen mit ständigem Ping unten rechts auf dem Bildschirm eine ziemliche Ablenkung sein.

Sie können die Kontrolle zurückerlangen, indem Sie auf die drei Punkte oben rechts in den Teams klicken , Kanalbenachrichtigungen auswählen und^{(Channel notifications)} sie vollständig deaktivieren. Sie können auch neue Regeln erstellen, indem Sie „Benutzerdefiniert“^{(“Custom”)} auswählen .

Möglicherweise möchten Sie „ Alle neuen Posts “ deaktivieren und die ^{(All new posts)}Kanalerwähnungen^(Channel) reduzieren , z. B. wenn jemand Sie in einem Kanal mit dem @Kanalnamen markiert^(Channel) , von „ Banner und Feed^{(Banner and feed)} “ auf „ Nur im Feed anzeigen^{(Only show in feed)} “.

Eine weitere Ablenkung ist, wenn Sie zu einem geplanten Meeting eingeladen wurden oder ein Meeting mittendrin verlassen haben, aber immer noch Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Nachricht in die Chatbox des laufenden Meetings eingegeben wird.

Eine vorübergehende Lösung für dieses Problem besteht darin, Ihren Status auf „ Bitte nicht stören^{(Do not disturb)} “ zu ändern. Klicken Sie dazu auf der Hauptseite des Teams^(Teams) auf Ihr Profilbild , klicken Sie auf „ Verfügbar^(Available) “ und ändern Sie es auf „ Bitte nicht stören^{(Do not disturb)} “.

Sie können die Priorität auch verwalten, indem Sie zu Settings > PrivacyPrioritätszugriff verwalten^{(Manage priority access)} “ klicken und die Namen der Personen hinzufügen, von denen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

Lesen Sie^(Read) : Microsoft Teams stürzt während Meetings ab oder friert ein^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Zugriffskontrolle in Microsoft Teams

Teams bieten Ihnen auch die Möglichkeit, den Zugriff auf Microsoft Teams einzuschränken^{(Microsoft Teams)} , damit Sie Zeit und Raum zum Nachdenken und Arbeiten haben.

Sie können dies tun, indem Sie zu Settings > Privacy gehen und das Optionsfeld „ Belege lesen^{(Read receipts)} “ umschalten.

Sie können Ihre Organisation bitten, die mehrstufige Authentifizierung^{(multi-factor authentication)} für Ihr Konto zu aktivieren und eine zusätzliche Schutzebene hinzuzufügen. Zum Schutz des Kontos sind ein starkes, eindeutiges Passwort und ein Passwortmanager erforderlich.

Sie können auch private Kanäle^{(private channels)} einrichten, wenn Sie Mitglied eines bestimmten Teams sind, und so nur bestimmten Teammitgliedern eingeschränkten Zugriff gewähren. Gehen Sie im ausgewählten Team zum Kanalbereich und klicken Sie auf die drei Punkte. Gehen Sie unter Datenschutz zu ^(Privacy)Kanal^{(Add channel)} hinzufügen und wählen Sie Datenschutz^(Privacy) aus .

Sie können dann die entsprechenden Personen auswählen, die Sie dem Team hinzufügen möchten – bis zu 250 Personen. Nur ein Kanalersteller kann Personen zu einem geschlossenen Kanal hinzufügen oder daraus entfernen. Dateien oder Nachrichten, die in einem privaten Kanal geteilt werden, sind für niemanden außerhalb zugänglich.

Microsoft Teams hat mit der Umstellung auf Remote-Arbeit an Popularität gewonnen. Mitarbeiter müssen jetzt zusammenarbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass sensible Daten absolut sicher bleiben und der Team-Benutzeraktivitätsbericht^{(Teams user)} nicht missbraucht wird. Die oben genannten Vorschläge tragen dazu bei, Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig eine reibungslose Kommunikation aufrechtzuerhalten. Hoffe, sie funktionieren für Sie.

Lesen Sie weiter^{(Read next)} : Problem mit hoher Speicher- und CPU-Auslastung in Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new feаtures to track prоductivity. It was aimеd at monitoring data about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data сollected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

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