Wenn Sie ein Microsoft 365- Benutzer sind, haben Sie möglicherweise das Symbol für die Power Automate- App gesehen, das unter Microsoft -Apps aufgeführt ist, mit denen Sie besser vertraut sind, wie Excel , Powerpoint und Outlook . Wir besprechen, was Power Automate ist und was es kann. Dann werfen wir einen Blick auf einige nützliche Power Automate -Vorlagen, die Sie sofort implementieren können. 

Viele Bürojobs beinhalten sich wiederholende Aufgaben, für deren Ausführung kein Raketenwissenschaftler erforderlich ist – Dinge wie das Speichern eines E- Mail-Anhangs^{(email attachment)} in einem bestimmten Ordner auf OneDrive oder Dropbox oder das Erstellen einer Aufgabe in Microsoft Planner aus einer Nachricht in Microsoft Teams . Dies sind die Arten von Aufgaben, für die Power Automate entwickelt^{(Power Automate)} wurde. 

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate hieß früher Microsoft Flow . Es ist ein Toolkit ähnlich IFTTT (If This Then That) , mit dem Sie Dinge tun können wie:

• Automatisieren Sie^(Automate) Prozesse in Geschäftsumgebungen. 
• Senden Sie^(Send) automatische Erinnerungen, wenn eine Aufgabe überfällig ist.
• Automatisieren Sie^(Automate) sich wiederholende manuelle Aufgaben, indem Sie Mausaktionen, Tastenanschläge und andere Schritte aufzeichnen.

Mit anderen Worten, mit Microsoft Power Automate können Sie manuelle und manchmal komplexe Prozesse durch automatisierte Workflows ersetzen. 

Nicht nur für Microsoft Apps

Wie zu erwarten, stellt Microsoft Power Automate eine Verbindung zu anderen Microsoft -Apps her. Sie könnten beispielsweise einen Prozess in Power Automate einrichten , der eine Nachricht, die Sie in Microsoft Teams erhalten, aufnimmt und in ^{(Microsoft Teams)}Microsoft OneNote speichert . 

Aber was Power Automate wirklich nützlich macht, ist, dass es auch eine Verbindung zu einer Menge^{(ton )} Apps von Drittanbietern herstellen kann. Als wir das letzte Mal überprüft haben, verbindet sich Power Automate mit über 500 anderen Diensten. Wow^(Whoa) . 

Drei Arten von Strömungen

Microsoft kategorisiert Dinge, die Sie in ^(Microsoft)Power Automate tun können, in drei Arten von Flows:

1. Wolke fließt
2. Desktop-Flows
3. Geschäftsprozessflüsse

Schauen wir uns jede Art von Flow an und gehen wir durch, warum Sie sie verwenden könnten.

Cloud-Flows von Power Automate

Cloud-Flows in Microsoft Power Automate können weiter in drei Kategorien unterteilt werden: 

• Automatisierte Abläufe
• Sofortige Ströme
• Geplante Flüsse

Automatisierte Flows werden durch ein Ereignis ausgelöst, z. B. wenn ein neuer Tweet mit einem bestimmten Hashtag gepostet wird oder wenn Sie eine E-Mail von einer bestimmten Person erhalten. Sie können einen automatisierten Ablauf verwenden, um Konten zu verbinden und ihnen zu ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Sie könnten beispielsweise eine Automatisierung erstellen, die Ihnen eine Textnachricht sendet, wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten.

Ein Klick auf eine Schaltfläche löst sofortige Flows aus. Angenommen, Sie erinnern Ihr Team wiederholt per E-Mail daran, an der täglichen Teambesprechung teilzunehmen. Sie könnten eine Schaltfläche erstellen, um dies zu automatisieren. Erstellen Sie die Schaltfläche, und jedes Mal, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird automatisch eine E-Mail an Ihr Team gesendet, die es daran erinnert, dem Meeting beizutreten. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, wie z. B. versehentliches Auslassen von E-Mails.

Ein geplanter Flow automatisiert Aufgaben nach einem Zeitplan. Sie könnten beispielsweise einen geplanten Flow erstellen, der Daten automatisch auf eine SharePoint - Site oder eine bestimmte Datenbank hochlädt.

Das sind die drei Arten von Power Automate- Flows, die sich mit Informationen in der Cloud befassen. Als Nächstes sehen wir uns Flows für Aufgaben an, die Sie auf Ihrem Desktop ausführen. 

Desktop-Flows von Power Automate

Microsoft verfügt über ein Tool namens Power Automate Desktop , das die Funktionen von Power Automate erweitert und es Ihnen ermöglicht, sich wiederholende Desktop-Prozesse zu automatisieren, und das Aktionen umfasst, die Sie im Web ausführen. Es ähnelt dem Aufzeichnen eines Makros in Excel . Sie können eine Reihe von Aktionen aufzeichnen und die Bedingungen angeben, die erfüllt sein müssen, um diese Aktionsgruppe auszulösen.

Sie könnten beispielsweise einen Desktop-Flow erstellen, der Daten von einer Website extrahiert und sie einer Excel - Datei hinzufügt. Oder Sie könnten einen Ablauf einrichten, der Microsoft Word - Dokumente in PDFs kombiniert . 

Geschäftsprozessabläufe^{(Business Process Flows)} von Power Automate

Angenommen, Sie haben Mitarbeiter, die auf Kundendienstanfragen reagieren. Unabhängig davon, welcher Mitarbeiter mit einem Kunden interagiert, möchten Sie, dass er genau die gleichen Schritte befolgt, damit das Kundenerlebnis konsistent ist. 

Mit anderen Worten, Sie können einen Geschäftsprozessfluss verwenden, um eine Reihe von Schritten einzurichten, denen Personen folgen müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Anstatt sich allein auf die Mitarbeiterschulung zu verlassen, leiten Geschäftsprozessabläufe den Mitarbeiter und helfen ihm, Fehler zu vermeiden.

Nützliche Power Automate-Vorlagen

Vielleicht ist der einfachste Weg, sich mit den Möglichkeiten von Microsoft Power Automate vertraut^{(Microsoft Power Automate)} zu machen, einige Vorlagen zu erkunden. Wenn Sie IFTTT verwendet haben , sind Sie mit diesem Konzept vertraut. Power Automate- Vorlagen sind genau wie Applets oder Rezepte in IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Sie können Power Automate -Vorlagen unverändert verwenden oder sie an Ihre spezifischen Umstände und Ziele anpassen. Hier sind ein paar, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Nützliche automatisierte Flow-Vorlagen

1. Speichern Sie E-Mail-Anhänge von Outlook.com auf Ihrem OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Immer wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, wird der Anhang auf Ihrem OneDrive^(OneDrive) in einem Ordner namens E- Mail^(Email) - Anhänge von Power Automate gespeichert .

1. Senden Sie eine E-Mail für neue Tweets zu einem bestimmten Schlüsselwort^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Jedes Mal, wenn es einen Tweet zu einem von Ihnen angegebenen Schlüsselwort gibt, sendet Power Automate eine E-Mail mit einigen grundlegenden Benutzerdetails über das Konto, das den Tweet gepostet hat. 

Nützliche Instant-Flow-Vorlagen

1. Senden Sie mir in 10 Minuten eine Erinnerung^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Diese Flow-Vorlage erstellt eine Schaltfläche, die Ihnen eine benutzerdefinierte verzögerte Erinnerung sendet.

1. Planen Sie ein Meeting mit einem Nachrichtensender^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Mit diesem Flow können Sie ein Meeting mit dem Absender einer beliebigen Nachricht aus einem Microsoft Teams -Kanal oder -Chat planen.

Nützliche Vorlagen für geplante Abläufe

1. Senden Sie mir eine Liste der bevorstehenden Kalenderereignisse per E - Mail^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Diese Vorlage sieht sich Ihren Kalender an und sendet Ihnen eine E-Mail-Zusammenfassung Ihrer kommenden Woche, einschließlich Informationen zu Flügen, Hotels und Wetter.

1. Senden Sie am nächsten Tag eine Office 365 Outlook-Erinnerungs-E-Mail für frühe Besprechungen^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Dies ist großartig für Leute, die vergessen, sich den Zeitplan für morgen anzusehen, aber häufig E-Mails abrufen. Wenn am nächsten Tag vor der von Ihnen angegebenen Uhrzeit Besprechungen stattfinden, wird eine Erinnerung an Ihre Outlook -E-Mail gesendet.

Verbringen Sie mehr Zeit mit den Dingen, die sonst niemand^{(Things No One Else)} tun kann

Der Slogan von Microsoft für Power Automate lautet: „ Kümmern Sie^(Take) sich um das Wesentliche. Automatisieren Sie den Rest.“ Sie müssen zugeben, sie haben Recht. Wenn Sie automatisieren, was automatisiert werden kann, bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtigere Dinge wie Strategieentwicklung, gründliches Nachdenken und Entspannen. Die Zukunft ist jetzt, und es ist an der Zeit, die Roboter für Sie arbeiten zu lassen!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may haνe seen the icon for the Power Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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