Word hat so viele Funktionen, die ich selten benutze, es ist ziemlich erstaunlich. Wenn Sie jedoch auf diesen einen Fall stoßen, in dem Sie etwas Ungewöhnliches tun müssen, sind diese versteckten Funktionen wirklich praktisch. Zum Beispiel musste ich für einen meiner Kurse online recherchieren, was bedeutete, dass ich verschiedene Inhalte kopieren und in ein Word - Dokument einfügen musste.

Das einzige Problem war, dass alle Texte unterschiedliche Abstände, Schriftgrößen, Farben usw. hatten und ich nur bei der Recherche vergessen hatte, als Text einzufügen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie mein Word - Dokument aussah:

Der oberste Absatz ist so, wie ich den gesamten Text im Dokument haben wollte, aber leider war das nicht der Fall. Stattdessen hatte ein Absatz doppelten Zeilenabstand, Hervorhebungen, fett gedruckte Wörter usw. und der andere verwendete eine andere Schriftfamilie, Schriftgröße, Fett- und Kursivschrift, Einrückungen und mehr.

Da ich bereits über Keep Source Formatting und Match Destination Formatting (oder Merge Formatting , wie es jetzt bekannt ist) Bescheid wusste, dachte ich, dass es eine Möglichkeit geben musste, nur die Formatierung anstelle des eigentlichen Inhalts zu kopieren und einzufügen.

Nachdem ich die verschiedenen Schaltflächen auf verschiedenen Bändern durchgesehen hatte, sah ich etwas namens Format Painter . Das klang nach genau dem, was ich brauchte.

Ich verstand nicht wirklich, wie man es benutzt, also bewegte ich einfach meine Maus über die Schaltfläche, um den Tooltip zu sehen, was ziemlich nützlich war.

Um das Tool zu verwenden, können Sie einen Bereich auswählen, in dem Ihnen die Formatierung gefällt, dann auf die Schaltfläche klicken und dann auf einen anderen Abschnitt klicken, um die Formatierung auf diesen Abschnitt anzuwenden. Ich fand, dass einfaches Klicken jedoch nicht die beste Methode war, um die Formatierung anzuwenden.

Aus irgendeinem Grund werden auf diese Weise nicht alle Formatierungseinstellungen auf den Abschnitt angewendet. Zum Beispiel habe ich den obersten Absatz ausgewählt, auf die Schaltfläche geklickt und dann einfach in die Mitte des dritten Absatzes geklickt. Es wurde lediglich der Einzug entfernt!

Wenn ich stattdessen nach dem Klicken auf die Schaltfläche „ Format übertragen“^{(Format Painter)} klickte und dann zog, um den gesamten Absatz auszuwählen, funktionierte es wie gewünscht.

Sie können natürlich mehr als einen Absatz auswählen, um die Formatierung an mehreren Stellen anzuwenden. Darüber hinaus haben sie eine Option, mit der Sie auf die Schaltfläche Format Painter doppelklicken und dann die Formatierung auf mehrere Abschnitte im gesamten Dokument anwenden können. Dies ist nützlich, wenn die Bereiche, auf die Sie die Formatierung anwenden möchten, nicht zusammenhängend sind.

Beachten Sie, dass Sie nicht den gesamten Absatz auswählen sollten, wenn Sie nur die Textformatierung kopieren möchten. Wenn Sie den Text und die Absatzformatierung kopieren möchten, markieren Sie den gesamten Absatz einschließlich der Absatzmarke.

Neben Text eignet sich Format Painter auch für bestimmte Arten von Grafiken oder Zeichnungen. Ein gutes Beispiel sind Formen. Wenn Sie auf die Registerkarte Einfügen gehen und dann auf ^(Insert)Formen^(Shapes) klicken , können Sie Ihrem Dokument alle Arten von Formen hinzufügen. Sie können sie dann so formatieren, dass sie völlig anders aussehen als das Standard-Look-and-Feel.

Zum Beispiel habe ich eine Sternform hinzugefügt und dann die Linienbreite, die Farben, den hinzugefügten Text, den Schatten, die Reflexion usw. geändert. Der rechte Stern ist der Standardstern. Wenn ich den zweiten Stern einfach wie den ersten aussehen lassen möchte, muss ich nur auf den linken Stern klicken, dann auf Format Painter klicken und dann auf den rechten Stern klicken und voila!

Bis auf den Text, den ich hinzugefügt habe, und die Größe des Sterns wurde alles andere kopiert. Ziemlich^(Pretty) praktisch, wenn Sie die gleiche Formatierung auf ein sehr großes Word- Dokument oder sogar auf mehrere Word - Dokumente anwenden müssen. Ich habe dies mit mehreren ausgeführten Instanzen von Word getestet und konnte die Formatierung auch in verschiedenen Dokumenten kopieren und einfügen.

Insgesamt ist es ein kleines Feature im Vergleich zu allen anderen Features, die Word hat, aber es spart viel Zeit, wenn es benötigt wird. Genießen!

Use Format Painter in Word to Copy and Paste Formatting

Word has so many features I rarelу use, it’s pretty amazing. However, when you run into that one instanсe where you need to do something unusυаl, those hidden features really come in handy. For instance, I had to do somе research for one of my classeѕ оnline, which required me to copy and paste various content into a Word document.

The only problem was that all the text had different spacing, font sizes, colors, etc. and I had forgotten to paste as text only when I was doing the research. Here’s an example of what my Word document looked like:

The top paragraph is what I wanted all the text in the document to look like, but unfortunately, that wasn’t the case. Instead, one paragraph had double-spacing, highlighting, words bolded, etc. and the other was using a different font family, font size, bold and italic, indentation and more.

Since I already knew about Keep Source Formatting and Match Destination Formatting (or Merge Formatting, as it is known as now), I figured there had to be a way to copy and paste just the formatting instead of the actual content.

After looking through the various buttons on different ribbons, I saw something called Format Painter. That sounded like exactly what I needed.

I didn’t really understand how to use it, so I just hovered my mouse over the button to see the tooltip, which was pretty useful.

In order to use the tool, you can select an area where you like the formatting, then click on the button and then click on a different section to apply the formatting to that section. I found that simply clicking, however, was not the best way to apply the formatting.

For some reason, if you do it this way, it doesn’t apply all the formatting settings to the section. For example, I selected the top paragraph, clicked the button and then just clicked in the middle of the third paragraph. All it did was remove the indent!

Instead, if, after clicking on the Format Painter button, I clicked and then dragged to select the entire paragraph, it worked as desired.

You can obviously select more than one paragraph to apply the formatting in multiple places. In addition, they have an option whereby you can double-click on the Format Painter button and then apply the formatting to multiple sections throughout the document. This is useful if the areas you want to apply the formatting to are not contiguous.

It’s worth noting that if you want to only copy text formatting, don’t select the entire paragraph. If you do want to copy the text and paragraph formatting, then select the entire paragraph, including the paragraph mark.

In addition to text, Format Painter works well on certain types of graphics or drawings. One good example is shapes. If you go to the Insert tab and then click on Shapes, you can add all kinds of shapes to your document. You can then format them to look completely different than the default look and feel.

For example, I added a star shape and then changed the line width, colors, added text, shadow, reflection, etc. The one on the right is the default star. If I want to easily make the second star look like the first one, all I have to do is click on the left star, then click on Format Painter and then click on the right star and voila!

Except for the text I added and the size of the star, everything else got copied over. Pretty convenient if you need to apply the same formatting across a very large Word document or even multiple Word documents. I tested this with multiple instances of Word running and I was able to copy and paste the formatting across different documents too.

Overall, it’s a small feature when compared to all the other features Word has, but it saves a lot of time when it’s needed. Enjoy!

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