Wenn Sie ein Word 2007 - Dokument freigeben, müssen Sie möglicherweise vertrauliche Informationen löschen oder ausblenden. Sie können nach den Daten suchen und sie manuell entfernen, aber das kann fehleranfällig und zeitaufwändig sein. Wenn Sie häufig vertrauliche Daten in Word 2007 ausblenden müssen , gibt es ein kostenloses Add-In für Word 2007 namens Word 2007 Schwärzungstool , mit dem Sie Text in ^{(Word 2007 Redaction Tool)}Word 2007 - Dokumenten einfach und viel effizienter ausblenden können.

Geschwärzter Text wird in einer neuen Kopie Ihres Originaldokuments als durchgehender schwarzer Balken angezeigt. Text unter der Leiste wird in vertikale Linien umgewandelt (|||||), wodurch verhindert wird, dass der geschwärzte Inhalt unter allen Umständen abgerufen werden kann, selbst wenn die Partei, mit der Sie das Dokument teilen, das geschwärzte Dokument in einem Texteditor anzeigt, z Notizblock^(Notepad) .

Laden Sie das Word 2007/2010 Redaction Tool

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Die folgenden Elemente sind erforderlich, um das Word 2007 Schwärzungstool^{(Word 2007 Redaction Tool)} zu installieren :

• Das .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• Das VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

Sie müssen diese jedoch nicht separat installieren. Wenn eines dieser Elemente nicht auf Ihrem System installiert ist, lädt das Setup-Programm des Word 2007 Schwärzungstools^{(Word 2007 Redaction Tool)} es automatisch herunter und installiert es. Die Installation dieser beiden Elemente kann einen Neustart verursachen.

Um das Add-In zu installieren, doppelklicken Sie auf die heruntergeladene .exe -Datei. ^(.exe)Lesen Sie^(Read) die Lizenzvereinbarung für das .NET Framework-Clientprofil^{(.NET Framework Client Profile)} durch und klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren^(Accept) , um fortzufahren.

Lesen Sie die Lizenzvereinbarung für die Visual Studio-Tools für Office durch^{(Visual Studio Tools for Office)} und klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren^(Accept) , um fortzufahren.

Der WinZip Self-Extractor wird geöffnet und startet automatisch den Installationsvorgang.

Die erforderlichen Dateien werden heruntergeladen.

Das .NET Framework und die Visual Studio Tools sind installiert.

Das Installationsprogramm für die Microsoft Office-Anpassung^{(Microsoft Office Customization Installer)} zeigt die Frage an, ob Sie diese Anpassung wirklich installieren möchten. Klicken Sie auf ^(Click) Installieren^(Install) , um fortzufahren.

Ein Dialogfeld wird angezeigt, wenn die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde. Klicken Sie auf Schließen^(Close) .

HINWEIS:^(NOTE:) Wenn Sie an dieser Stelle eine Fehlermeldung erhalten, führen Sie die heruntergeladene Installationsdatei erneut aus. Bei der ersten Installation des Add-Ins ist ein Fehler aufgetreten. Das erneute Ausführen der Installation schien zu funktionieren.

Nachdem Sie das Word 2007 -Schwärzungstool installiert haben, wird der Registerkarte „ ^{(Word 2007 Redaction Tool)}Überprüfen^(Review) “ eine Gruppe „ Schwärzen^(Redact) “ hinzugefügt .

Um privaten Text in Ihrem Dokument zu schwärzen oder zu schwärzen, müssen Sie zuerst den zu schwärzenden Text markieren. Markieren Sie dazu den gewünschten Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Markieren .^(Mark)

Wenn Sie denselben Text an mehreren Stellen im Dokument markieren möchten, klicken Sie auf den Pfeil auf der Schaltfläche „ Markieren^(Mark) “ und wählen Sie im Dropdown-Menü „ Suchen und markieren“ aus.^{(Find and Mark)}

Das Dialogfeld „ Suchen und markieren“ wird angezeigt. ^{(Find and Mark)}Geben Sie den zu suchenden Text in das Bearbeitungsfeld Suchen nach ein. ^{(Find what)}Um weitere Optionen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr .^(More)

Suchoptionen^{(Search Options)} werden unter den Schaltflächen im Dialogfeld angezeigt und die Schaltfläche „ Mehr^(More) “ wird zur Schaltfläche „ Weniger^(Less) “ . Wählen Sie^(Select) alle gewünschten Optionen aus. Um die zusätzlichen Optionen wieder auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Weniger . ^(Less)Klicken Sie auf Markieren^(Mark) , um den eingegebenen Text zu suchen und zu markieren.

Das Dialogfeld zeigt an, wie oft der angegebene Text gefunden und markiert wurde. Um das Dialogfeld zu schließen, klicken Sie auf Abbrechen^(Cancel) .

Der markierte Text erscheint in Ihrem Dokument grau hinterlegt.

Wenn Sie einen Text markiert haben, den Sie nicht schwärzen möchten, können Sie diesen markierten Text erneut auswählen und im Dropdown-Menü der Schaltfläche Markierung aufheben die ^(Unmark)Option Markierung aufheben auswählen, um zu verhindern, dass dieser Text geschwärzt wird.^(Unmark)

Um zwischen den Schwärzungsmarkierungen in Ihrem Dokument zur abschließenden Überprüfung zu wechseln, verwenden Sie die Schaltflächen „ Weiter“^(Next) und „Zurück “.^(Previous)

Wenn Sie sicher sind, dass Sie den gesamten Text markiert haben, den Sie schwärzen möchten, wählen Sie Dokument schwärzen^{(Redact Document )} aus dem Dropdown-Menü Markieren, um den markierten Text zu schwärzen .^(Mark)

Eine neue redigierte Version Ihres Dokuments wird erstellt, wobei der markierte Text durch schwarze Balken ersetzt wird. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, den Dokumentinspektor auszuführen, um das Dokument^{(Document Inspector)} auf verborgene Metadaten zu prüfen und zu entfernen, bevor es verteilt wird. Klicken Sie auf Prüfen^(Inspect) , um die Prüfung auszuführen, oder auf Schließen^(Close) , um die Prüfung zu überspringen.

Das Dialogfeld „ Dokumentinspektor “ wird angezeigt. ^{(Document Inspector)}Verschiedene^(Different) Arten von Metadaten werden im Dialogfeld mit einem Kontrollkästchen neben jedem Element aufgelistet. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Elemente, die Sie auf Metadaten untersuchen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen^(Inspect) , um die Prüfung zu starten. Um das Dialogfeld an dieser Stelle zu schließen, ohne eine Inspektion durchzuführen, klicken Sie auf Schließen^(Close) .

Die Ergebnisse der Prüfung werden im Dialogfeld „ Dokumentprüfung “ angezeigt. ^{(Document Inspector)}Wenn Metadaten gefunden wurden, wird links neben dem gefundenen Element ein Ausrufezeichen angezeigt. Um die Metadaten aus dem Dokument zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem Element auf die Schaltfläche Alle entfernen .^{(Remove All)}

HINWEIS:^(NOTE:) Der Dokumentinspektor weist^{(Document Inspector)} unten im Dialogfeld darauf hin, dass einige Änderungen nicht rückgängig gemacht werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Metadaten entfernen möchten, bevor Sie auf die Schaltfläche „Alle^{(Remove All)} entfernen“ klicken .

Das Dialogfeld Dokumentinspektor informiert Sie über die vorgenommenen Änderungen. ^{(Document Inspector)}Klicken Sie auf Schließen^(Close) .

Im neuen Dokument werden über allen von Ihnen markierten privaten Texten schwarze Balken eingefügt.

Denken^(Remember) Sie daran , dass Sie die schwarzen Markierungen nicht aus dem Text im neuen Dokument entfernen können. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datei unter einem anderen Namen als das Original speichern und teilen Sie das neue Dokument, nicht das Original. Sie können zum Originaldokument zurückkehren und im Menü der Schaltfläche „Markierung aufheben“ die Option „Alle Markierungen entfernen“ auswählen ,^(Unmark) um Ihren^{(Remove All Marks)} markierten Text bei Bedarf zu löschen.

Um Ihr geschwärztes Dokument weiter zu schützen, können Sie es vor Änderungen schützen, wenn Sie es als neues Dokument speichern. Dadurch können Sie ein Dokument verteilen, das nicht geändert werden kann.

Wählen Sie dazu Save As | Word Document aus dem Office -Menü.

Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen neuen Namen für die redigierte Kopie des Dokuments in das Bearbeitungsfeld ^{(Save As)}Dateiname^{(File name)} ein. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Extras und wählen Sie^(Tools) im Dropdown-Menü Allgemeine Optionen aus.^{(General Options )}

Geben Sie im Dialogfeld „ Allgemeine Optionen^{(General Options)} “ ein Kennwort in das Bearbeitungsfeld Kennwort zum Ändern^{(Password to modify)} ein und wählen Sie bei Bedarf Schreibgeschützt empfohlen^{(Read-only recommended)} aus. Klicken Sie auf OK .

Das Dialogfeld Kennwort bestätigen wird angezeigt. ^{(Confirm Password)}Geben Sie Ihr Passwort erneut ein und klicken Sie auf OK .

Sie kehren zum Dialogfeld „ Speichern unter“ zurück. ^{(Save As)}Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern^(Save) , um Ihr neues geschwärztes, sicheres Dokument zu speichern.

Indem Sie das Schwärzungstool von Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} verwenden und das Dokument vor Änderungen schützen, können Sie Ihre vertraulichen Informationen schützen und Ihr Dokument bewahren, wenn Sie es verteilen müssen. Das Schwärzungstool^{(Redaction Tool)} funktioniert genauso gut in Word 2010 . Genießen!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you may need to delete or hide confidentіal information. You can ѕearch for the data and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. If you often need to hіde confidential dаta in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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