In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Outlook -E-Mails besser verwalten können, indem Sie eingehende E-Mails automatisch in separate Ordner verschieben lassen. Wenn Sie jeden Tag viele E-Mails erhalten, kann dies viel Zeit sparen.

Anstatt einmal pro Woche eine Stunde damit zu verbringen, E-Mails aus dem Posteingang^(Inbox) in Ihre kategorisierten Ordner zu verschieben, helfen E-Mail-Regeln bei der Automatisierung Ihrer Posteingangsorganisation. Dies ist der Verwendung von Labels und Filtern in Google Mail^(Gmail) sehr ähnlich .

E- Mail- Regeln mögen kompliziert erscheinen und sie können es sein, wenn Sie wirklich eine ausgeklügelte Sortierung durchführen möchten, aber wenn Sie einfach nur geschäftliche E-Mails automatisch in den Arbeitsordner^(Work) verschieben möchten  , ist dies ein Kinderspiel.

Damit Regeln nützlich sind, sollten Sie zuerst einige Ordner unterhalb Ihres Posteingangs^(Inbox) erstellen, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, z. B. Projekte, Arbeit^(Work) , Familie^(Family) usw.

Sie können Ordner erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang^(Inbox) oder einen beliebigen Ordner klicken und Neuer Ordner^{(New Folder)} auswählen . Das folgende Verfahren funktioniert mit Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 und Office 365 .

Richten Sie Outlook-Regeln ein

Um zu beginnen, öffnen Sie jetzt Outlook , klicken Sie auf die Registerkarte Datei^(File) und Sie sehen unten die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen verwalten .^{(Manage Rules & Alerts)}

Das Hauptfenster „ Regeln^(Rules) und Benachrichtigungen “ wird angezeigt, und je nach ^(Alerts)Outlook -Version wird möglicherweise bereits eine Regel erstellt .

Von hier aus klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel^{(New Rule)} , um mit Ihrer ersten Outlook -E- Mail-Regel zu beginnen. Das Dialogfeld „ Regelassistent “ wird ^(Rules) eingeblendet^(Wizard) und zeigt Ihnen einige gängige Regelvorlagen.

Dies sind die gebräuchlichsten und wahrscheinlich alles, was Sie jemals brauchen werden. Die häufigste Regel ist die zuerst aufgeführte „ Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben^{(Move messages from someone to a folder)} “. Fahren Sie fort und wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf Weiter^(Next) .

Sie werden feststellen, dass das untere Listenfeld mit dem Namen „Schritt 2:“ unten mit etwas unterstrichenem Text bleibt. In Wirklichkeit müssen Sie zum Einrichten der Regel nur auf die Hyperlinks für Personen oder öffentliche Gruppen^{(people or public group)} klicken und die E-Mail-Adresse auswählen  und angeben^{(specified )} , wohin diese E-Mails gehen sollen.

Dann können Sie auf Fertig^(Finish) klicken und Sie sind fertig. Wenn Sie die Regel jedoch komplizierter machen möchten, erhalten Sie durch Klicken auf Weiter^(Next) eine ganze Reihe weiterer Optionen:

Wenn Sie verschiedene Bedingungen im oberen Listenfeld überprüfen, wird die Regelbeschreibung unten auch mit weiteren Hyperlinks gefüllt. Sie können sogar Regeln erstellen, die nach bestimmten Wörtern im E-Mail-Text suchen, und dann Aktionen für diese E-Mails ausführen.

Ihre nächste Aufgabe besteht darin, auf jeden Hyperlink zu klicken und die zugehörigen Werte wie E-Mail-Adressen, Ordner usw. auszuwählen. In unserem Beispiel oben möchten Sie auf Personen oder öffentliche Gruppen^{( people or public group)} klicken und eine E-Mail-Adresse auswählen.

Klicken Sie dann auf das angegebene^(specified) Wort und navigieren Sie zu dem Ordner, in den die E-Mail verschoben werden soll, oder klicken Sie auf Neu^(New) , und ein neuer Ordner wird unter dem aktuell markierten Ordner erstellt.

Jetzt wird der untere Teil mit den tatsächlichen Werten für Ihre Regel aktualisiert.

Wenn Sie auf Weiter klicken, können Sie weitere Aktionen für die Regel festlegen. Sie können dies normalerweise in Ruhe lassen, wenn es sich um eine einfache Regel handelt, aber wenn Sie auch andere Aktionen ausführen möchten, z. B. einen Ton abspielen, die E-Mail weiterleiten, eine Kopie davon erstellen, die E-Mail drucken, ein anderes Programm starten, ein Skript ausführen usw. , dann können Sie das alles auf diesem Bildschirm tun.

Klicken Sie auf „ Weiter^(Next) “ , wenn Sie fertig sind, und Sie gelangen zum Dialogfeld „ Ausnahmen^(Exceptions) “, in dem Sie auswählen können, für welche Bedingungen diese Regel nicht verarbeitet werden soll. Sofern Sie keine besonderen Fälle haben, können Sie es leer lassen, was die Standardeinstellung ist.

Klicken Sie auf Weiter^{(Click Next)} und wir haben endlich das Ende des Regelassistenten erreicht! Geben Sie der Regel einen Namen wie „Freunde-E-Mail verschieben“, damit Sie später wissen, was sie bewirkt.

Wenn Sie dann bereits E-Mails in Ihrem Posteingang haben, die Ihrer neuen Regel entsprechen würden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Diese Regel für Nachrichten ausführen, die sich bereits im Posteingang befinden^{(Run this rule on messages already in Inbox)} “. Sie können alles andere als Standard belassen und auf Fertig^(Finish) stellen klicken !

Jetzt können Sie Regeln für Personen, Newsletter, Bank-/Kreditkartenauszüge und alles andere erstellen, was Ihnen einfällt, um Ihre Outlook -E-Mails effizienter zu verwalten! Genießen!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a look at how уou can manage your Outlook еmail better by having incoming mail autоmatically moved into separate folders. If you gеt a lot of email everyday, this can save lots of timе.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

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