Jeder von uns muss schon einmal den fairen Teil einer schlechten PowerPoint -Präsentation erlebt haben . Natürlich braucht es Zeit und Aufmerksamkeit, um eine Präsentation zu erstellen, die einen guten Eindruck hinterlässt^{(create a presentation having a good impression)} . Nun, was wäre dann das Schlüsselmerkmal, um in kürzester Zeit eine effektive Präsentation zu erstellen? Das ist der Ort, an dem Sie es bekommen.

PowerPoint-Tipps und Tricks

In diesem Leitfaden finden Sie die 10 nützlichsten Tipps und Tricks, die Ihnen dabei helfen, Ihre Daten Ihrem Publikum übersichtlich zu präsentieren. Also lasst uns anfangen.

1. Halten Sie Ihre Präsentation einfach
2. Wenden Sie einen benutzerdefinierten Hintergrund an
3. Ändern Sie die Übergangsdauer
4. Spielen Sie Musik über Folien hinweg
5. Vergrößern und verkleinern Sie Folien
6. Erstellen Sie ein Organigramm
7. Fügen Sie ein Wasserzeichen ein
8. Fügen Sie dem Text einen Schatten hinzu
9. Wiederholen Sie eine PowerPoint-Präsentation
10. Speichern Sie PowerPoint-Präsentationen^{(Save PowerPoint Presentations)} als PDF-Dateien^{(PDF Files)}

Lassen Sie uns sie im Detail sehen:

1] Halten Sie Ihre Präsentation einfach

Als ersten und wichtigsten Tipp empfehle ich Ihnen, Ihre Folien einfach zu halten. Ihre Präsentation sollte einem visuellen Leitfaden ähneln, den Sie wie eine Geschichte erzählen werden.

Ein Whiteboard mit minimalem Effekt ist eine gute Möglichkeit, das Publikum auf das Thema und die Hauptbotschaft zu konzentrieren.

Es ist jedoch möglich, dass Sie durch die grafische Gestaltung attraktiver Themen, Folienübergänge und Animationseffekte beeinflusst werden. Aber denken Sie daran, dass es nicht die Rede ist. Diese Effekte müssen nur der Zweck der visuellen Hilfe sein, damit sie Ihre Präsentation verbessern können.

2] Wenden Sie einen benutzerdefinierten Hintergrund an

PowerPoint enthält Designvorlagen und verschiedene Layoutmuster, mit denen Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Hintergrund erstellen und Ihre Präsentation einzigartig machen können. Sie können es je nach Ihren Anforderungen auf einige oder alle Ihrer Folien anwenden.

Wenn Sie auch bereit sind, einen benutzerdefinierten Hintergrund zu erstellen, gehen Sie zur Menüleiste und wählen Sie die Registerkarte Design > Schaltfläche Seite einrichten.

Geben Sie im Dialogfeld „ Seite einrichten^{(Page Setup)} “ die gewünschte Höhe und Breite des Hintergrunds ein. Sie können auch die Anzahl der Folien auswählen, für die Sie den benutzerdefinierten Hintergrund anwenden möchten.

Hinweis:^(Note:) Wenn Sie PowerPoint 2016 oder eine neuere Version verwenden, finden Sie die Seite einrichten^{(Page Setup)} im Menü Datei .^(File)

3] Ändern Sie die Übergangsdauer

In Microsoft PowerPoint ist ein Folienübergang ein visueller Effekt zwischen den Folien. Sie sehen diesen Spezialeffekt möglicherweise, wenn Sie während einer Präsentation zur nächsten Folie wechseln. Aber so wichtig wie die Präsentation ist es auch, das richtige Übergangstiming zu koordinieren, damit die Präsentation professionell aussieht.

Wenn Ihr Übergangstiming also auch zu langsam oder zu schnell ist, können Sie es anpassen, indem Sie zur Registerkarte „ Übergang “ gehen. ^(Transition)Auf der rechten Seite sehen Sie den Abschnitt Timing . Hier können Sie die Länge eines Übergangs festlegen.

Nachdem Sie das Timing der aktuellen Folie angepasst haben, können Sie sogar zwischen allen Folien die gleiche Übergangslänge festlegen. Um es einzustellen, klicken Sie also auf die Schaltfläche Auf alle anwenden .^{(Apply to All)}

4] Spielen Sie Musik über Folien hinweg

Das Hinzufügen von Hintergrundmusik zu allen Folien kann Ihre Präsentation auf die nächste Ebene bringen. Es macht die Aufführung interessanter und bietet ein überwältigendes Erlebnis, wenn Sie Ihre Präsentation vor Ihrem Publikum halten.

Um also einen Audioclip in Ihre Präsentation einzufügen, öffnen Sie Microsoft PowerPoint und gehen Sie zur Registerkarte Einfügen > Abschnitt ^(Insert)Medien^(Media) > Audiotool^(Audio) . Durchsuchen Sie nun den Ordner Ihres Computers nach der Datei, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einfügen .^(Insert)

Um die Registerkarte Wiedergabe^(Playback) zu aktivieren , wählen Sie die Audiodatei aus der aktuellen Folie aus und Sie sehen verschiedene Optionen, mit denen Sie die Hintergrundmusik konfigurieren können.

Klicken Sie in der Kategorie Audiooptionen^{(Audio Options)} auf die Dropdown-Schaltfläche der Option Start und wählen Sie ^(Start)Folienübergreifend abspielen^{(Play across slides)} . Es hilft, den Audioclip automatisch über mehrere Folien hinweg abzuspielen.

Es gibt drei Kontrollkästchen im selben Abschnitt, die Sie gemäß Ihren Anforderungen verwenden können. Sie sind wie folgt:

1. Loop until Stopped – Diese Option wiederholt Ihren Audio- oder Videoclip, bis er gestoppt wird.
2. ^(Hide)Während der Show ausblenden – Mit dieser Option können Sie das Tonsymbol während der Diashow ausblenden.
3. Zurückspulen nach dem Abspielen – Und der letzte ist das Zurückspulen des Audio- oder Videoclips. Es spult den Clip zurück, sobald er während der Präsentation abgespielt wurde.

5] Vergrößern und Verkleinern von Folien

Manchmal kommt es vor, dass Sie während der Präsentation die Aufmerksamkeit eines besseren Publikums aufrechterhalten müssen. Ein Tortendiagramm und ein Balkendiagramm könnten ein gutes Beispiel sein. Es kann sicherstellen, dass jeder bestimmte Teil der Folie in der Präsentation deutlich angezeigt wird.

Um diese Funktion in Microsoft PowerPoint zu verwenden , können Sie die Schieberegler Vergrößern^(Zoom) und Verkleinern verwenden. ^{(Zoom Out)}Es ist in der Taskleiste in der unteren rechten Ecke der Folienseite verfügbar, wie oben gezeigt. Wenn Sie den Schieberegler für die Zoomsteuerung nach rechts ziehen, wird die Seite vergrößert und verkleinert, wenn Sie den Schieberegler nach links ziehen.

Sie können die Zoom-Funktion auch über Ihre Tastatur steuern. Sie müssen lediglich die Strg^(Ctrl) -Taste gedrückt halten und mit dem Mausrad den Schieberegler vergrößern und verkleinern.

6] Erstellen Sie ein Organigramm

In Microsoft PowerPoint ist SmartArt ein wichtiges Werkzeug, das Ihnen hilft, die Informationen mithilfe eines Venn -Diagramms und eines Organigramms visuell zu kommunizieren. Es präsentiert eine visuelle Darstellung der Struktur einer Organisation unter Verwendung einer Berichtshierarchie. Also lasst uns anfangen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen . ^(Insert)Klicken Sie im Abschnitt Illustrationen^{(Illustrations)} auf die SmartArt- Grafik.

Wählen Sie auf der Seite SmartArt-Grafik ^{(SmartArt Graphic)}Hierarchie^(Hierarchy) aus .

Wechseln Sie in den rechten Bereich, wählen Sie ein Layout für Ihr Organigramm^{(Organization)} aus und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Um Text einzugeben, klicken Sie auf das hierarchische Feld und geben Sie Ihren Text ein.

7] Fügen Sie ein Wasserzeichen ein

Ob^(Whether) zum Schutz Ihrer Inhalte vor illegalem Kopieren oder um ein transparentes Bild hinzuzufügen, es ist ganz einfach, ein Wasserzeichen-Logo in Microsoft PowerPoint zu erstellen . Beginnen wir also damit, PowerPoint^(PowerPoint) - Folien ein Wasserzeichen hinzuzufügen .

Öffnen Sie die PowerPoint- Präsentation und gehen Sie zur Registerkarte Ansicht^(View) > Folienmaster^{(Slide Master)} .

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Einfügen^(Insert) und wählen Sie das Feld aus, das Sie hinzufügen möchten, z. B. Text, Diagramm, Bild usw.

Nachdem Sie das Wasserzeichen hinzugefügt haben, gehen Sie zur Registerkarte Startseite^(Home) und passen Sie es Ihren Anforderungen entsprechend an.

Wechseln Sie nun zur Registerkarte Folienmaster, wo Sie am rechten Ende die Option Masteransicht ^{(Slide Master)}schließen finden.^{(Close Master View)}

Klicken Sie^(Click) auf diese Option, um das Wasserzeichen zu speichern.

8] Fügen Sie dem Text einen Schatten hinzu

Mit dem Schatteneffekt^(Shadow) in PowerPoint können Sie das Aussehen Ihres Textes ganz einfach ändern und ihn fabelhaft gestalten. Wir empfehlen jedoch nicht, zu viele Effekte zu verwenden, da dies die Aufmerksamkeit Ihres Publikums vom Hauptthema ablenken kann. Verwenden Sie sie also angemessen.

Wählen Sie den Satz aus und Sie werden sehen, dass eine neue Registerkarte Format in der Menüleiste erscheint.

Wechseln Sie auf der Registerkarte „Format“ zum Abschnitt „ WordArt-Stile^{(WordArt Styles)} “ > Schaltfläche „Texteffekte“ > Untermenü „ ^{(Text Effects)}Schatten ^(Shadow ) “.

Das Untermenü „ Schatten^(Shadow) “ enthält eine gute Sammlung von Schatteneffekten wie „Außen“^(Outer) , „Innen“^(Inner) und „Perspektive“^{(Perspective)} . Sie können eine Live-Vorschau dieser Effekte erhalten, wenn Sie mit der Maus darüber fahren. Probieren Sie also jeden der Effekte aus und machen Sie ihn zu Ihrem eigenen.

9] Wiederholen Sie eine PowerPoint-Präsentation

Diashows werden häufig zum Anzeigen digitaler Fotos bei Hochzeiten oder Messen verwendet. Bei einer solchen Gelegenheit möchten Sie vielleicht Ihre ausgewählten Bilder kontinuierlich wiederholen, damit sich Ihre Gäste nicht langweilen. Lassen Sie uns also wissen, wie es geht.

Öffnen Sie Ihre PowerPoint- Präsentation und wechseln Sie zur Registerkarte Diashow .^{(Slide Show)}

Klicken Sie auf die Schaltfläche Diashow einrichten, um die Seite Show^{(Set Up Slide Show)} einrichten zu ^(Set)öffnen^(Show) .

Aktivieren Sie unter Optionen^(Show) anzeigen das Kontrollkästchen neben der Endlosschleife^(Loop) bis 'Esc'.

Wenn Sie nur einige bestimmte Folien wiederholen möchten, können Sie diese im Abschnitt „ Folien anzeigen^{(Show Slides)} “ erwähnen . Andernfalls klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK.

10] PowerPoint-Präsentationen^{(Save PowerPoint Presentations)} als PDF-Dateien speichern^{(PDF Files)}

Und der letzte Punkt betrifft das Speichern der PowerPoint - Präsentation als PDF -Datei. Es ist sehr nützlich, wenn Sie Ihre Präsentation dringend auf einem anderen Gerät öffnen müssen und die Präsentation leider nicht mit dem dort enthaltenen Programm übereinstimmt.

In einem solchen Fall können Sie Ihre Datei als PDF speichern und sie dann problemlos auf jedem Computer öffnen. Mal sehen, wie es geht:

Sobald Sie Ihre PowerPoint- Präsentation erstellt haben, gehen Sie zum Menü Datei^(File) und wählen Sie die Option Speichern unter.^{(Save As)}

Geben Sie im nächsten Fenster den Namen Ihrer Datei an und wählen Sie dann einen Ort aus, an dem Sie sie platzieren möchten.

Klicken Sie anschließend auf das Dropdown-Menü neben dem Dateityp ^{(Save as type )} und wählen Sie dann die PDF - Option aus der Liste aus.

Wenn Sie die PDF^(PDF) -Datei direkt nach dem Erstellen öffnen möchten, können Sie das Kontrollkästchen neben Datei nach dem Veröffentlichen öffnen aktivieren^{(Open file after publishing)} . Und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern .^(Save)

Lesen Sie^(Read) :  Tipps und Tricks zu PowerPoint Online .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All of us must have ever exрerienced the fair part of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

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