To-Do-Listen-Apps werden zu einem Grundnahrungsmittel, da sich jeder an eine Remote-Arbeitsumgebung anpasst. Aufgaben^(Task) -Apps sind beliebt, weil man beim Jonglieren mehrerer Projekte mit mehreren Kunden leicht Dinge vergisst.

Eine verpasste Aufgabe ist oft teuer und kostet Sie Zeit und Geld. Sie sind auch für alltägliche persönliche Aufgaben unerlässlich. Wenn Sie beispielsweise Erinnerungen an die Verlängerung Ihrer Lizenz oder das Abschließen einer Aufgabe benötigen, können Aufgabenverwaltungs-Apps Sie benachrichtigen, wenn die Aufgabe fällig wird.

Das Problem ist jedoch, dass es viel zu viele Aufgabenlisten-Apps auf dem Markt gibt. In diesem Artikel helfen wir dir, zwischen zwei der beliebtesten zu unterscheiden: Todoist vs.^(Todoist) Microsoft To Do.^{(Microsoft To Do)}

Eigenschaften und Funktionalität

Jede App hat ihre eigenen Funktionen.

Microsoft To Do konzentriert sich auf Einfachheit. Nach der Übernahme von Wunderlist im Jahr 2015 ersetzte Microsoft es durch Microsoft To Do. Der Plan war, eine robustere App mit mehr Funktionen zu erstellen, aber stattdessen erstellte Microsoft eine einfache App mit nur grundlegenden Funktionen.

Auf der anderen Seite bietet Todoist eine breitere Palette an Funktionen, die ideal für die geschäftliche Nutzung sind.

Microsoft To Do und Todoist haben ähnliche Schnittstellen mit einer linken Seitenleiste zum Wechseln zwischen den Abschnitten der App und einem rechten Bereich mit einer Liste von Aufgaben.

Aufgabenlisten

Microsoft To Do bietet vier Arten von Filtern für Listen, nach denen Sie Ihre Aufgaben filtern können:

• Mein Tag^{(My Day)} : Dies ist eine intelligente Liste, in der Sie Aufgaben, die Sie heute erledigen möchten, manuell hinzufügen können. Wenn Sie eine Aufgabe in dieser Liste nicht am selben Tag erledigen, wird die Aufgabe nachts in Ihrer allgemeinen Aufgabenliste gespeichert, wenn die Liste automatisch zurückgesetzt wird. Die unerledigten Aufgaben erscheinen am nächsten Tag als Vorschlag im Abschnitt Meine täglichen Aufgaben.^{(My Day)}
• Wichtig: Wichtige Aufgaben (klicken Sie auf den Stern neben dem Titel einer Aufgabe) erscheinen hier.
• Geplant: Alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum oder einer Erinnerung werden in diesem Abschnitt angezeigt.
• Mir zugewiesen: Wenn Sie mit Teamkollegen an einem Projekt^{(collaborating with teammates on a project)} mit mehreren Aufgaben zusammenarbeiten, sehen Sie in diesem Abschnitt alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben.
• Aufgaben: Hier erscheinen alle Ihre Aufgaben.

Sie können der linken Seitenleiste auch neue Aufgabenlisten hinzufügen oder eine Gruppe von Aufgabenlisten erstellen, indem Sie auf das Symbol unten rechts in der Seitenleiste klicken. Es ist eine ziemlich einfache Benutzeroberfläche, wenn man es sich ansieht:

Lass uns das jetzt mit der Funktionsweise von Todoist vergleichen^(Todoist) .

Mit Todoist kannst du noch viel mehr tun.

Die Seitenleiste von Todoist ist nicht wie Microsoft To Do in Aufgabenfilter unterteilt. Folgendes siehst du in der Seitenleiste von Todoist:

• Posteingang: Hier erscheinen alle Aufgaben, die Sie erstellt haben (nicht für ein bestimmtes Projekt) und Ihnen zugewiesen wurden.
• Heute: Aufgaben, die heute fällig sind, und überfällige Aufgaben werden hier angezeigt.
• Demnächst: Sie sehen hier eine datumsbezogene Liste der Aufgaben, und überfällige Aufgaben erscheinen auch in diesem Abschnitt ganz oben.
• Filter und Labels: Sie können Aufgaben basierend auf Parametern wie Priorität oder Labels filtern. Im Gegensatz zu Microsoft To Do hat Todoist einen ganzen Abschnitt, der dem Filtern gewidmet ist, was sich in einer einfachen Verwendung niederschlägt, da es mehrere Funktionen direkt in der Seitenleiste zusammenfasst.

• Projekte: Aufgaben erscheinen unter ihren jeweiligen Projekten. Sie können auch auf archivierte Projekte zugreifen. Microsoft erlaubt jedoch keine Archivierung von Projekten (oder Aufgabenlisten, wie sie genannt werden). Alle Aufgabenlisten werden dauerhaft aus To Do gelöscht, wenn Sie sie löschen.

Todoist bietet einen umfassenderen Funktionssatz für Aufgabenlisten, aber wenn Sie etwas Einfacheres benötigen, ist To Do sinnvoller.

Aufgabenerstellung

Beide Apps verfügen über einige Standardfunktionen zur Aufgabenerstellung. Beide ermöglichen beispielsweise das Erstellen von Unteraufgaben und bieten Optionen zum Hinzufügen einer Erinnerung, eines Fälligkeitsdatums und von Beauftragten.

Allerdings gibt es auch viele Unterschiede:

• Unteraufgaben: Sie können in beiden Apps Unteraufgaben hinzufügen. To Do bezieht sich auf Unteraufgaben als „Schritte“. Der Unterschied besteht darin, dass Todoist das Hinzufügen von Unteraufgaben innerhalb von Unteraufgaben erlaubt, während To Do dies nicht tut.
• Abschnitte: Todoist ermöglicht das Erstellen von Abschnitten innerhalb desselben Projekts, was bedeutet, dass Sie Aufgaben basierend auf bestimmten Kriterien sogar innerhalb desselben Projekts gruppieren können. Auf Microsoft To Do können Sie nur einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts hinzufügen.

• Erinnerung: Erinnerungen^(Reminders) sind beim Erstellen einer Aufgabe in beiden Apps verfügbar. Allerdings können nur Benutzer mit einem Pro- oder Business - Abonnement auf die Erinnerungsfunktion^(Reminders) von Todoist zugreifen^(Todoist) . Es gibt keine Möglichkeit, Erinnerungen festzulegen, wenn Sie die kostenlose Version verwenden.

• Wiederkehrende Fälligkeitstermine: To Do hält die Dinge einfach, indem es Ihnen ermöglicht, „Wiederholungs“-Aufgaben festzulegen. Todoist geht jedoch noch einen Schritt weiter und verwendet Natural Language Parsing, um wiederkehrende Fälligkeitsdaten festzulegen . ^(Todoist)Wenn du beispielsweise eine Aufgabe erstellst, versuche im Namensfeld „ Erinnere^(Remind) mich daran, jeden Montag bei Nate einzuchecken“ einzugeben, und ^(Nate)Todoist legt^(Todoist) automatisch die wiederkehrenden Fälligkeitsdaten fest.

Zusätzlich zu diesen Unterschieden bietet Todoist auch einige zusätzliche Funktionen, die Sie in der To Do-App nicht finden werden:

• Priorisierung: Die Todoist- App ermöglicht es, Prioritäten für jede Aufgabe festzulegen, während es bei To Do keine solche Option gibt.
• Kommentare und Reaktionen: Todoist bietet verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit wie Kommentare und Reaktionen. Sie können Teamkollegen im Kommentarbereich markieren, um Informationen auszutauschen oder Updates zu teilen.
• Aufgabenaktivität: Sie können ein Aktivitätsprotokoll für alle Aufgaben anzeigen, mit dem Sie den Workflow effizient überwachen und prüfen können.

Aufgabenansichten

Aufgabenansichten sind eine der wesentlichen Funktionen, insbesondere für Benutzer, die einen komplexen Workflow verwalten möchten.

Während To-Do-Apps im Allgemeinen nicht so viele Aufgabenansichten bieten wie Projektmanagement-Apps, erwarten Benutzer von To-Do-Apps mindestens ein Kanban-Board.

Leider bietet Microsoft To Do keine anderen Ansichten als die Plain-Vanilla-Liste. Andererseits bietet Todoist sowohl eine Listenansicht als auch eine Board-Ansicht.

Du kannst die Kanban-Board^{(Todoist’s kanban board)} -Ansicht von Todoist genauso verwenden wie eine Kanban-Board-basierte Projektmanagement-App wie Trello^{(project management app like Trello)} , wo du Spalten für jede Phase deines Workflows erstellst und Karten nach Abschluss jeder Phase verschoben werden.

Verschiedene Funktionen

Wir haben fast alles abgedeckt, was Microsoft To Do zu bieten hat. Leider hat To Do keine nennenswerten Zusatzfunktionen (außer Integrationen). Mit Todoist erhältst^(Todoist) du jedoch einige Extras .

• Karma -Punkte: Die App spielt die Produktivität für ihre Benutzer mit Karma aus . Wenn du in Todoist zum Abschnitt „ Produktivität^{(Productivity)} “ gehst , siehst du die Option zum Erstellen von Zielen. Sie können Ziele für die Erstellung einer bestimmten Anzahl von täglichen oder wöchentlichen Aufgaben festlegen.

Sie erhalten Karma- Punkte, wenn Sie eine Aufgabe erledigen und Ihr Ziel erreichen. Sehen Sie sich auf der Todoist-Website an, wie Karma-Punkte funktionieren^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integrationen: Integrationen sind eine der leistungsfähigsten Funktionen von Todoist . Du kannst Todoist in fast jede App integrieren, einschließlich Gmail , Chrome , Google Kalender^{(Google Calendar)} , Outlook und Zapier . Mit Integrationen wie Apiway^(Apiway) können Sie auch Apps integrieren, die nicht auf der Liste stehen .

Sogar Microsoft To Do bietet Integrationen für Apps wie Google Kalender^{(Google Calendar)} und die Office 365 Suite . Die Optionen sind jedoch erheblich geringer als bei Todoist. Es ist auch erwähnenswert, dass Sie ein Tool wie Zapier verwenden können , um To Do oder Todoist mit vielen weiteren Apps zu integrieren.

• Benachrichtigungsstil: Du kannst anpassen, wie du über Todoist- Benachrichtigungen für jede Aktivität benachrichtigt werden möchtest. Wenn Sie beispielsweise der Manager sind, möchten Sie möglicherweise nicht jedes Mal E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Mitarbeiter einem Projekt beitritt oder es verlässt, aber Sie möchten möglicherweise benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

• Vorlagen: Sie können schnell Projekte erstellen, indem Sie eine gebrauchsfertige Vorlage aus der Vorlagenbibliothek von Todoist importieren^{(template library)} . Von persönlichen Projekten bis zum Onboarding von Mitarbeitern finden Sie in der Bibliothek eine Vorlage für fast jedes Projekt, das Ihnen einfällt.
• Automatische Sicherungen: Automatische Sicherungen sind im kostenlosen Tarif nicht verfügbar. Sie können alle Ihre Daten in der Cloud sichern, wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben.

Keine der in diesem Abschnitt aufgeführten Funktionen ist in Microsoft To Do verfügbar, wodurch Todoist besser für anspruchsvolle Benutzer wie Unternehmen geeignet ist.

Gerätekompatibilität

Microsoft To Do und Todoist sind plattformübergreifende Apps, aber Todoist läuft auf mehr Geräten als To Do.

Sie können To Do unter Windows , Mac , Android , iOS und im Web verwenden. Todoist ist auf allen Plattformen verfügbar, einschließlich Linux , Wear OS und Apple Watch .

Zusätzlich zur mobilen App kannst du das Todoist- Widget auf deinem iPhone, iPad oder Android -Gerät hinzufügen.

Todoist ermöglicht auch das direkte Erstellen von Aufgaben aus E-Mails über das Gmail -Add-on, die Gmail - Erweiterung und das Outlook - Plugin. Du kannst Todoist auch über deinen Browser verwenden – er verfügt über Chrome-, Edge-^(Chrome) , Firefox- und Safari^(Edge) - Erweiterungen^(Safari) .

Preisgestaltung

Microsoft To Do ist völlig kostenlos. Todoist hat einen kostenlosen Plan, sperrt jedoch einige seiner Funktionen hinter seinen Pro- und Business - Plänen. Der kostenlose Plan erlaubt nur bis zu 5 aktive Projekte, 5 Mitarbeiter pro Projekt, Datei-Uploads von bis zu 5 MB, 3 Filter und 1 Woche Aktivitätsverlauf.

Die kostenlose Version funktioniert gut für den persönlichen Gebrauch, aber Geschäftsanwender werden mit ziemlicher Sicherheit einen der kostenpflichtigen Pläne erhalten wollen.

Der Pro^(Pro) -Plan von Todoist kostet 4 $ pro Monat, während der Business - Plan 6 $ pro Monat kostet, vorausgesetzt, Sie zahlen für das ganze Jahr.

Welches ist das Richtige für Sie: Todoist vs. Microsoft^{(Vs Microsoft)} To Do

Beide Apps haben ihre Anwendungsfälle.

Microsoft To Do ist ideal, wenn Sie den ^(Microsoft)GTD -Ansatz ( Getting Things Done ) einfach für persönliche Aufgaben nutzen möchten . Du brauchst nicht die lange Reihe von Funktionen von Todoist, um deine Einkaufsliste komplexer zu machen, als sie sein sollte.

Wenn du mehr als nur die Möglichkeit zum Erstellen und Erledigen von Aufgaben suchst, z. B. die Zusammenarbeit an Aufgaben durch Markieren deiner Teamkollegen oder die Integration mit anderen Business-Apps, solltest du Todoist in Betracht ziehen .

Es ist die perfekte Wahl, wenn Sie keine vollwertige Projektmanagement-App wie Asana wollen . Nur^(Just) etwas, das stark genug ist, um geschäftliche Aufgaben und Zusammenarbeit zu bewältigen.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming а staple as everyone adapts to a remotе work environment. Task apрs are popular because it’s easy to forget things when juggling multiple projects with multiplе clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

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