Egal, ob du ein erfahrener GTD- Experte für Getting Things Done bist oder gerade erst anfängst, etwas über den ^{(Getting Things Done GTD)}GTD - Prozess zu lernen, Todoist ist bei weitem die beste To-Do-Listen-App zur Unterstützung deines GTD - Workflows.

Warum ist das? Es gibt viele Gründe, die mit seinen Funktionen, seinem Layout und der Tatsache zu tun haben, dass die Standardfunktionalität natürlich die GTD- Struktur unterstützt, die Sie darin aufbauen werden.

Auch wenn du noch nie von GTD gehört hast, findest du im Folgenden grundlegende GTD - Tipps für den Einstieg und wie du Todoist dafür verwenden kannst.

Hinweis^(Note) : Die genaue Version von GTD , die in diesem Artikel verwendet wird, basiert auf den Prinzipien, die von Carl Pullein und seiner Your Digital Life 3.0 Online-Klasse^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (die ich sehr empfehle) dargelegt wurden. Dieser Artikel beschreibt nur, wie Todoist als Teil dieses Systems verwendet wird. Es gibt viele Details, für die wir in diesem Artikel keinen Platz haben.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done- Prinzipien gibt es schon seit einiger Zeit. Es gibt keine festgelegten Tools oder Apps, die Sie verwenden müssen, aber die Grundprinzipien für jeden Ansatz sind im Wesentlichen gleich.

GTD hilft, Ihren Geist von allem zu befreien, was den ganzen Tag darin herumschwimmt. Dadurch wird Ihr Gehirn frei, sich wirklich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe zu konzentrieren, anstatt sich ständig ablenken zu lassen.

Es funktioniert, indem es Ihnen eine Reihe von Schritten gibt, die Sie jede Woche durcharbeiten, um organisiert zu bleiben. Diese Schritte umfassen:

• Erfassen Sie^(Capturing) alle Ideen, Aufgaben, Aktionselemente oder Termine, die sich ergeben. Sie könnten mitten in einer Besprechung sein und Ihr Chef gibt Ihnen ein Aktionselement. Du könntest im Park spazieren gehen und hast eine großartige Idee für ein Buch, das du schreiben möchtest. Es spielt keine Rolle, wann, wo oder wie – wann immer Sie an etwas denken, das Sie tun müssen, erfassen Sie es in Ihrem „Posteingang“.
• Klären^(Clarifying) Sie diese Ideen, indem Sie sie in Aufgaben aufteilen, ihnen eine Priorität zuweisen und ihnen ein Fälligkeitsdatum geben, wenn Sie bereit sind, bald daran zu arbeiten.
• Organisieren^(Organizing) Sie die Aufgaben, indem Sie sie in einen Eimer legen, zu dem Sie schließlich gelangen, basierend auf der Priorität. Wenn du vorhast, bald an der Aufgabe zu arbeiten, fügst du sie auch deinem Kalender hinzu (und Todoist kann dir dabei helfen, das zu automatisieren).
• Überprüfen^(Reviewing) Sie jeden „Eimer“ und verschieben Sie all diese organisierten Ideen die Leiter nach oben, bis die dringendsten es in Ihren Kalender und Ihre Fokuszeit schaffen.
• Konzentrieren^(Engaging) Sie sich zu den von Ihnen festgelegten Zeiten auf die Aufgaben, die endlich vor Ihnen liegen.

GTD hilft Ihnen nicht nur dabei, produktiver und organisierter zu werden, sondern es kann Ihnen auch dabei helfen, zu Inbox Zero zu gelangen (keine E-Mails mehr in Ihrem Posteingang), da Sie Ihre eingehenden E-Mails niemals aufschieben^{(never procrastinate)} werden . Sie werden alles sofort mit dem obigen GTD -System bearbeiten.^(GTD)

So baust du eine Todoist-GTD-Struktur auf^{(Todoist GTD Structure)}

Nachdem du nun die Grundprinzipien von GTD kennst , schauen wir uns genauer an, wie Todoist helfen kann.

Als Erstes solltest du eine neue übergeordnete Projektstruktur in Todoist erstellen^(Todoist) , die alle Buckets zum Organisieren deiner verschiedenen eingehenden Aufgaben enthält.

Diese Buckets (übergeordnete Ordner) umfassen:

• Posteingang^(Inbox) : Hier landen all die eingehenden Ideen. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die eine Aktion erfordert, fügen Sie die Aktion hier ein und archivieren die E-Mail sofort. Wenn Sie in einer Besprechung ein Aktionselement erhalten, fügen Sie dieses Aktionselement hier ein. Alles, worauf Sie reagieren müssen, landet direkt in Ihrem Posteingang^(Inbox) .

Hinweis^(Note) : Todoist verfügt über einen standardmäßigen Posteingangsbereich^(Inbox) , sodass Sie diesen nicht manuell erstellen müssen.

In die nächsten paar Projektordner, die Sie erstellen, verschieben Sie die Elemente während Ihrer täglichen Klärungs-^(Clarifying) und Organisationssitzungen^(Organizing) am Ende des Tages . Diese beinhalten:

• Diese Woche^{(This Week)} : Elemente, an denen Sie während der aktuellen Woche sofort arbeiten möchten, werden in dieses Projekt aufgenommen. Wenn Sie sie hier ablegen, weisen Sie auch ein Fälligkeitsdatum zu. Wenn du Todoist in deinen Kalender integrierst, fügt Todoist^(Todoist) es automatisch für dich zu deinem Kalender hinzu.

• Nächste Woche^{(Next Week)} : Elemente aus Ihrem Posteingang, die Sie bald erledigen möchten, aber nicht so dringend sind, dass Sie sie diese Woche erledigen müssen, werden in Ihr Projekt „Nächste Woche^(Week) “ aufgenommen. Kein Fälligkeitsdatum erforderlich.

• Diesen Monat^{(This Month)} : Dinge, die Sie ziemlich bald erledigen möchten, aber ein oder zwei Wochen warten können, werden in dieses Projekt aufgenommen. Hängen Sie auch hier kein Fälligkeitsdatum an.

• Nächster Monat^{(Next Month)} : Aufgaben, die Sie irgendwann erledigen möchten, von denen Sie wissen, dass sie eine ganze Weile warten können, werden ohne Fälligkeitsdatum in den Ordner „ Nächster Monat “ verschoben.^(Month)

Es gibt zwei weitere Projekte, die Sie für spezielle Aufgaben erstellen müssen. 

• Wiederkehrende Schwerpunkte^{(Recurring Areas of Focus)} : Dies sind Dinge, die Sie regelmäßig in Bezug auf Ziele tun müssen, die für Sie wichtig sind, wie z. B. jeden Monat einen Online-Kurs zu besuchen.

• Routinen^(Routines) : Dies sind Aufgaben, die vielleicht nicht mit Ihren Zielen zusammenhängen, die Sie aber jede Woche erledigen müssen, wie z. B. Sport oder Vereinstreffen.

Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Sie müssen sicherlich eine Menge Dinge haben, die Sie jeden Tag oder jede Woche tun müssen. Vergessen Sie diese, indem Sie sie zu Ihrem Projekt „ Wiederkehrende Schwerpunkte^{(Recurring Areas of Focus)} “ hinzufügen (wenn sie sich auf Ziele beziehen, die für Sie wichtig sind).

Es wird auch empfohlen, wiederkehrende Schwerpunkte ^(Areas)als^(Focus) Teilprojekt von Diese Woche einzubeziehen^(Week) .

Alle wiederkehrenden Aufgaben, die nur ein Teil Ihres Lebens sind, aber nicht wirklich Ihre Lebensziele vorantreiben, fügen Sie sie dem Routinen^(Routines) - Projekt hinzu.

Denken Sie^(Remember) daran, all diesen Terminen Fälligkeitstermine hinzuzufügen und sie als wiederkehrend zu markieren. Auf diese Weise werden sie automatisch in deinen Todoist -Abschnitten „ ^(Upcoming)Heute^(Today) “ und „Demnächst“ angezeigt, ohne dass du etwas tun musst.

Verwenden Ihres Posteingangs

Während der Woche, wenn neue Probleme auftauchen, mit denen Sie sich befassen müssen, werfen Sie sie einfach in Ihren Todoist- Posteingang^(Inbox) . 

Auf diese Weise vermeiden Sie Ablenkungen und wissen, dass Sie diese Aufgaben später nicht vergessen, wenn Sie Zeit haben.

Nehmen Sie sich jede Woche zur gleichen Zeit etwa 20 bis 30 Minuten Zeit, um Ihren Posteingang^(Inbox) zu bearbeiten . Arbeiten Sie in dieser Zeit einfach eine nach der anderen durch und entscheiden Sie, wie wichtig es ist, diese Aufgabe zu erledigen, und in welchem ​​​​Zeitrahmen.

Zum Beispiel weiß ich, dass ich das Deck irgendwann reparieren möchte, aber es ist immer noch Winter . Also verschiebe ich diese Aufgabe nach Long Term / On Hold . 

Als Nächstes weiß ich, dass ich meine jährliche medizinische Untersuchung machen muss, aber ich bin diesen Monat beschäftigt und es spielt keine Rolle, ob ich bis nächsten Monat warte, um sie zu planen. Also verschiebe ich das in das Projekt „ Nächster Monat^{(Next Month)} “.

Schließlich weiß ich, dass ich diese Woche einen Online-Tech-Tips.com-Artikel fertigstellen möchte. Also lege ich einen Tag und eine Uhrzeit in der Woche fest, an dem ich es erledigen möchte.

Verschieben Sie diese Aufgabe dann in das Projekt „ Diese Woche^{(This Week)} “.

Ich konnte diese drei Elemente, die ich tagsüber  meinem Posteingang hinzugefügt hatte, in etwa fünf Minuten verarbeiten.^(Inbox)

Ich weiß, dass ich sie nicht vergessen werde, weil sie jetzt in meinem organisierten ToDoist GTD -System sind. Alles ist für die Woche zugewiesen und ich muss an nichts wirklich denken, außer hart an jeder Aufgabe zu arbeiten, wenn sie in meinem Kalender auftaucht^{(up on my calendar)} .

Verwalten dieser Woche

Wenn Sie das Ende jeder Woche erreichen, werden Sie feststellen, dass Ihr Projekt „Diese Woche^(Week) “ schließlich keine aktiven Elemente mehr enthält.

Richten Sie^(Set) jede Woche einen Zeitpunkt ein (in der Regel am Ende des Freitags^(Friday) oder irgendwann am Wochenende), um Aufgaben aus dem Projekt „ Nächste Woche^{(Next Week)} “ in Ihr Projekt „ Diese Woche^{(This Week)} “ zu verschieben . Weisen^(Assign) Sie dabei Fälligkeitsdaten zu.

Wiederholen Sie dies für Elemente in den Ordnern Dieser Monat ^(Hold),^(Month) Nächster Monat^{(Next Month)} und Long Term / Zurückgestellt .

Denken^(Remember) Sie daran : Sie müssen den Artikel nicht verschieben, wenn er sich immer noch nicht dringend anfühlt. Sie können auch Aufgaben löschen, von denen Sie entschieden haben, dass sie Ihnen nicht mehr wichtig sind.

Denken Sie daran, konzentriert zu bleiben

Hier ist das wichtigste Prinzip, das dies alles zusammenbringt und das GTD -System zum Funktionieren bringt.

Da Sie nur kleine Zeitblöcke damit verbringen, all die Ideen und Aufgaben zu verarbeiten, die in Ihren Posteingang^(Inbox) geworfen werden , bleibt Ihnen die restliche Zeit, die Sie in Ihrem Kalender zugewiesen haben, um die Arbeit tatsächlich zu erledigen.

Das bedeutet, dass du tagsüber nur deine Bereiche „Heute“ und „Demnächst“ in Todoist^(Upcoming) verwendest (zusammen mit deinem Kalender^(Calendar) ) und deinen Tag durcharbeitest, um diese Aufgaben zu erledigen und abzuhaken .^(Todoist)

Du weißt, dass du nur Aufgaben zugewiesen hast, die du an einem Tag erledigen kannst, weil Todoist sie automatisch zu deinem Kalender hinzugefügt hat. Wenn Ihr Tag voll ist, können Sie nicht mehr zuweisen. Wenn Ihre Woche voll ist, können Sie nichts anderes mehr in das Projekt „Diese Woche^(Week) “ verschieben .

GTD funktioniert, weil es das Durcheinander aus deinem Kopf und in das „System“ bringt. Es befreit Ihre Gedanken, sodass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können – und auf Get Things Done .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re а sеasoned Getting Thіngs Donе GTD exрert, or you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

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