Als cloud- und webbasiertes Tool zum Nachverfolgen von Projekten, Aufgaben, Listen, Teammitgliedern und mehr bietet Smartsheet.com umfangreiche und flexible Funktionen.

Wenn Sie erwägen, es auszuprobieren oder sich bereits für eine kostenlose Testversion angemeldet haben, müssen Sie das Tool optimal nutzen, um zu wissen, was es für Sie und Ihr Team tun kann. Sehen wir uns an, wie Sie Smartsheet^(Smartsheet) für Anfänger verwenden, die gerade erst anfangen.

Was ist Smartsheet?

Wenn Sie jemals Anwendungen wie Asana^{(like Asana)} , Monday.com oder eine ähnliche Projektmanagementsoftware verwendet haben, ist Smartsheet in Bezug auf Zweck, Struktur und Funktionen vergleichbar. Sie können es alleine verwenden oder mit anderen zusammenarbeiten, Dashboards für den schnellen Zugriff auf Elemente erstellen und mehrere Ansichten wie Kanban , Kalender und Raster genießen.

Smartsheet bietet außerdem automatisierte Workflows, Vorlagen für schnelle Starts, hilfreiche Berichte, benutzerdefinierte Formulare und Integrationen mit anderen Anwendungen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Der beste Weg, mit der Verwendung von Smartsheet zu beginnen, besteht darin, ein Projekt, ein Blatt oder eine Liste mit Aufgaben zu erstellen oder zu importieren, die Sie nachverfolgen möchten. Wir führen Sie dann durch die Funktionen der einzelnen Tools.

Vorlage erstellen, importieren oder verwenden

Wählen Sie in der linken Navigation das Solution Center -Symbol (Pluszeichen) aus. Sie sehen dann oben links auf dem Bildschirm Optionen für Erstellen^(Create) und Importieren^(Import) .

Wählen Sie Erstellen^(Create,) und Sie haben acht Optionen für Grid , Project , Cards , Task List , Form , Report und Dashboard/Portal . Wählen Sie den Elementtyp aus, den Sie erstellen möchten, geben Sie ihm einen Namen und wählen Sie Erstellen^(Create) .

Wählen Sie Importieren^(Import) , wenn Sie an anderer Stelle einen Projektplan oder ein Aufgabenblatt haben, mit dem Sie beginnen möchten. Wählen Sie Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google Sheets oder Atlassian Trello . Folgen Sie dann den Anweisungen, um das Element zu importieren.

Wenn Sie mit einer Vorlage oder einem Vorlagensatz beginnen möchten, wählen Sie Alle Lösungen durchsuchen^{(Browse All Solutions)} , wählen Sie eine Branche aus oder verwenden Sie das Suchfeld^(Search) , um etwas Bestimmtes zu finden. 

Wählen Sie eine Vorlage oder einen Satz aus, um zusätzliche Informationen anzuzeigen. Um dann eine Vorlage zu verwenden^{(use a template)} , wählen Sie die Schaltfläche Verwenden .^(Use)

Wählen Sie für einen Vorlagensatz Mehr erfahren^{(Learn More)} aus, um alle Einzelheiten zum Lieferumfang zu erhalten und den Satz herunterzuladen.

Verwenden Sie den Projektassistenten

Wenn Sie mit einem neuen Projekt beginnen möchten, können Sie auch den Projektassistenten verwenden^(Assistant) . Dies verschafft Ihnen einen Vorsprung beim Einrichten des Projekts.

Wählen Sie im Solution Center Project Assistant^{(Project Assistant)} aus . Benennen Sie Ihr Projekt, geben Sie zwei Aufgaben ein, um zu beginnen, und fügen Sie zwei Unteraufgaben für Aufgabe^(Task) Nr. 1 hinzu.

Sie sehen dann das Rasteransicht-^{(Grid View)} Layout für Ihr neues Projekt mit den von Ihnen eingegebenen Aufgaben und Unteraufgaben. 

Projektfunktionen

Mit direkt integrierten Projektmanagement-Tools wie der Gantt-Ansicht^{(Gantt View)} ist es einfach, Ihr Projekt in Smartsheet zu verfolgen .

Auf der linken Seite befinden sich Punkte für die Aufgabe, Dauer, Start, Ende, Vorgänger, Zugewiesen an, Prozentsatz abgeschlossen, Status und Kommentare. Auf der rechten Seite befindet sich Ihr Gantt -Diagramm.

Mit den Symbolen oben rechts können Sie Baselines hinzufügen und den kritischen Pfad ein- oder ausblenden.

Wählen Sie das Zahnradsymbol aus, um die ^(gear)Projekteinstellungen^{(Project Settings)} zu öffnen . Passen Sie dann die Abhängigkeitseinstellungen^{(Dependency Settings)} , die Timeline-Anzeige^{(Timeline Display)} und die Ressourcenverwaltung^{(Resource Management)} an .

Funktionen der Aufgabenliste

Die Aufgabenliste enthält genau das, was Sie brauchen, um Ihre^{(track your to-dos)} Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen. 

Geben Sie^(Enter) den Aufgabennamen, das Fälligkeitsdatum, den Beauftragten und den Status ein. Verwenden Sie die Spalte Erledigt , um Aufgaben als erledigt zu markieren, und den Abschnitt ^(Done)Kommentare^(Comments) für Notizen.

Kartenfunktionen

Wenn Ihnen die Kanban -Methode des Projektmanagements gefällt, können Sie das Karten-Layout verwenden, sei es für sich selbst oder Ihr Team.

Sie beginnen mit Lanes für Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress und Complete . Sie können diese Labels jedoch für Ihr Projekt ändern.

Verwenden Sie die Pluszeichen, um den Bahnen Karten hinzuzufügen. Ihre Karten können eine Checkliste mit Teilaufgaben, Dateianhängen, Kommentaren, Beweisen und Erinnerungen enthalten. Sie können die Teilaufgaben auf einer Karte auch in einer größeren Ansicht bearbeiten, indem Sie das Bearbeiten^(Edit) - Symbol (Bleistift) auswählen.

Wählen Sie zwischen einer kompakten oder vollständigen ^(Choose)Ansicht^{(Card View)} Ihrer Karten und passen Sie die Einstellungen der Kartenansicht mit dem Zahnradsymbol^(gear) oben rechts an.

Rasterfunktionen

Verwenden Sie Anwendungen wie Microsoft Excel oder Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} zum Verfolgen von Artikeln? Wenn ja, dann ist das Grid- Layout genau das Richtige für Sie. Es sieht aus wie eine Tabelle mit Spalten, Zeilen und Zellen.

Formularfunktionen

Das Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars^{(Building a custom form)} ist eine nützliche Funktion für alle Arten von Projekten. Mit Smartsheet können Sie Ihr Formular entwerfen und seine Einstellungen einfach anpassen.

Fügen Sie ^(Add)Formularelemente ^(Form) mit^(Elements) dem Abschnitt auf der linken Seite hinzu und entfernen Sie sie. Wählen Sie dann rechts ein Formularfeld aus, um dessen jeweilige Einstellungen anzupassen. Sie können beispielsweise ein Feld zu einem Pflichtfeld machen, eine Bezeichnung oder einen Hilfetext einfügen, eine Validierung verwenden und Logik hinzufügen.

Passen Sie die Formulareinstellungen für Design^(Theme) und Marke^(Brand) , Sicherheit^(Security) , Formularübermittlung^{(Form Submission)} und E-Mails für Übermittlungen an.

Berichtsfunktionen

Erstellen Sie einen Zeilenbericht^{(Row Report)} , einen Zusammenfassungsbericht^{(Summary Report)} oder beides. Wählen Sie das Blatt oder Projekt aus und fügen Sie die Spalten hinzu. Sie können Filter hinzufügen, Spalten sortieren und gruppieren und oben eine Zusammenfassung einfügen.

Dashboard-Funktionen

Indem Sie ein Smartsheet- Dashboard erstellen, können Sie eine Momentaufnahme Ihres Projekts anzeigen, aktive Elemente überprüfen, ein praktisches Diagramm anzeigen oder Metriken anzeigen.

Geben Sie Ihrem Dashboard einen Namen und wählen Sie dann die Widgets aus, die Sie verwenden möchten. Auf der rechten Seite sehen Sie eine schöne Auswahl an Widgets und wählen Sie einfach eines aus, um es hinzuzufügen. 

Sobald Sie die Widgets auf Ihrem Dashboard haben, können Sie ihre Einstellungen anpassen. Je nach Widget-Typ können Sie einen Titel hinzufügen und gestalten und eine Aktion auswählen, wenn jemand auf das Widget klickt.

Smartsheet-Navigation , -Layout^(Tools) und -Tools^(Layout)

Smartsheet bietet eine einfache Möglichkeit, in der Anwendung zu navigieren und die Tools zu verwenden. 

Linksseitige Navigation

Auf der linken Seite befindet sich die Hauptnavigation für Home , Notifications , Browse , Recents , Favorites , WorkApps und das Solution Center . Wenn Sie sich bei Smartsheet anmelden^(Smartsheet) , wählen Sie aus, wo Sie beginnen möchten.

Wählen Sie unten das Hilfesymbol^(Help) (Fragezeichen) aus, um Unterstützung zu erhalten, oder das Kontosymbol^(Account) , um Ihr Profil und Ihre Einstellungen anzupassen.

Werkzeuge auf der rechten Seite

Auf der rechten Seite sind Werkzeuge. Sie sehen diese auf dem Bildschirm für jedes Element, das Sie verwenden, wie z. B. ein Projekt, eine Aufgabenliste^{(Task List)} oder Karten. Ausnahmen sind das Dashboard und der Bericht^(Report) . 

Wenn Sie ein Werkzeug auswählen, wird eine Seitenleiste mit den entsprechenden Elementen angezeigt. Sie haben Gespräche, Anhänge, Beweise^(Proofs) , Aktualisierungsanfragen^{(Update Requests)} , Veröffentlichen^(Publish) , Aktivitätsprotokoll^{(Activity Log)} und Zusammenfassung^(Summary) . 

Die verfügbaren Aktionen in der Seitenleiste hängen vom Werkzeug ab. Beispielsweise können Sie alle Konversationen, ungelesene Konversationen oder Kommentare pro Blatt oder Zeile anzeigen. Bei Anhängen können Sie eine Vorschau der Datei anzeigen, sie herunterladen, umbenennen oder eine Beschreibung hinzufügen.

Obere Symbolleiste

Oben auf jedem Element befinden sich zusätzliche Werkzeuge. Auf der linken Seite können Sie eine Aktion speichern, drucken, rückgängig machen oder wiederholen. Direkt daneben können Sie Ihre Ansicht ändern, was sehr praktisch ist. Wechseln Sie zwischen den Ansichten  Raster^(Grid) , Gantt , Karte^(Card) oder Kalender .^(Calendar)

Außerdem sehen Sie Schriftart- und Formatschaltflächen, die denen in Microsoft Word ähneln . Auf diese Weise können Sie den Schriftstil, die Größe oder Farbe ändern, die Ausrichtung ändern, als Währung formatieren und vieles mehr.

Zusätzliche Smartsheet-Funktionen^{(Additional Smartsheet Features)} und -Optionen

Sobald Sie die Grundlagen der Verwendung von Smartsheet gelernt^(Smartsheet) haben, werfen Sie einen Blick auf diese zusätzlichen Funktionen und Optionen.

Teilen : Zusammen mit den ^(Sharing)Tools^{(collaboration tools)} für Echtzeitgespräche und Zusammenarbeit können Sie die Freigabe- und Berechtigungseinstellungen für Ihr Team anpassen. Verwenden Sie die Schaltfläche " Teilen^(Share) " oben rechts, um Ihre Optionen anzuzeigen.

Integrationen^{(Integrations)} : Verbinden Sie Smartsheet^(Smartsheet) mit Apps wie Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira und mehr. Um Ihre Optionen anzuzeigen, gehen Sie zum Lösungscenter^{(Solution Center)} , wählen Sie Alle Lösungen durchsuchen^{(Browse All Solutions)} und wählen Sie im Abschnitt „Add-Ons“ die Option „ Weitere Add-Ons^{(See More Add-Ons)} anzeigen“.

Automatisierte Workflows^{(Automated Workflows)} : Automatisieren Sie Aufgaben^{(Automate tasks)} für Ihr Projekt oder Blatt, indem Sie einen Auslöser und eine Aktion auswählen. Sie können Dinge wie Benachrichtigungen, Genehmigungsanfragen, das Aufzeichnen eines Datums oder das Sperren von Zeilen automatisieren. Wählen Sie die Registerkarte Automatisierung^(Automation) über der oberen Symbolleiste.

Sie können auch einen Arbeitsbereich erstellen, bedingte Formatierung verwenden und sich die Funktionen zum Erstellen einer Web- oder mobilen App für Ihr Unternehmen ansehen.

Smartsheet ist ein voll funktionsfähiges, robustes Tool zum Verwalten von Projekten jeder Größe. Schauen Sie sich unbedingt die Preise für den Abonnementplan an,^{(subscription plan pricing)} um die beste Lösung für Sie zu finden.

Für ähnliche Tools sieh dir an, wie man das Kanban-Tool von Todoist verwendet^{(use the Todoist Kanban tool)} oder wie man mit Trello produktiv ist^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, listѕ, teаm members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

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