Es gibt viele Apps zum Verwalten von Projekten und Teams, von Kanban-Boards bis hin zu Collaboration-Anwendungen^{(collaboration applications)} . Wenn Sie bereits Microsoft Office^{(Microsoft Office)} verwenden , können Sie die vielen integrierten Funktionen nutzen, um sich und Ihr Team in Outlook zu organisieren .

Sie können E-Mails farblich kennzeichnen und Nachrichten bei der Projektplanung in Aufgaben umwandeln. Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie Aufgaben erstellen und zuweisen sowie eine Gruppe einrichten. Um diese Funktionen zusammen mit anderen zu nutzen, finden Sie hier einige Vorschläge, Tipps und Schritte zur Verwendung von Microsoft Outlook als Projektmanagement-Tool.

Eingehende E-Mails kategorisieren

Eine der einfachsten, aber hilfreichsten Funktionen, die Sie bei der Verwaltung eines Projekts verwenden können, ist die Farbcodierung Ihrer E-Mails. Sobald Sie Kategorien in Outlook^(Outlook) eingerichtet haben , können Sie diese E-Mails zuweisen, sodass sie in Ihrem Posteingang hervorstechen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf Regeln erstellen, um Kategorien automatisch zuzuweisen.

Sie können Kategorien für das erstellen, was am sinnvollsten ist. Einige Vorschläge enthalten eine Kategorie für jedes Projekt, jeden Kunden oder jede Abteilung.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“^(Home) von Outlook und öffnen Sie das Menü „Kategorisieren“ in der Gruppe „ ^(Categorize)Tags“ . Wählen Sie dann „Alle Kategorien“ aus.

1. Sie werden mehrere vorgefertigte Kategorien bemerken, bei denen es sich lediglich um Farben als Kategorienamen handelt. Sie können einen davon bearbeiten, um einen aussagekräftigeren Namen zu verwenden. Wählen Sie eine Kategorie aus, wählen Sie rechts „Umbenennen“^(Rename) , geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie ihn mit der Eingabetaste .^(Enter)

1. Um eine neue Kategorie zu erstellen, wählen Sie rechts „Neu“ . ^(New)Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe aus, fügen Sie optional eine Tastenkombination hinzu und speichern Sie sie mit „OK“.

Um einer E-Mail eine Kategorie zuzuweisen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• ^{(Choose Categorize)}Wählen Sie auf der Registerkarte „Startseite“ die ^(Home)Option „Kategorisieren“ und wählen Sie die Kategorie aus, die Sie verwenden möchten.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} , gehen Sie zu Kategorisieren^(Categorize) und wählen Sie eine Kategorie im Popup-Menü aus.

Sie sehen dann die Kategorie neben der E-Mail in Ihrem Posteingang sowie über der Nachricht in einem eigenen Fenster.

Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben

Eine besonders hilfreiche Möglichkeit, ein Projekt in Outlook^(Outlook) zu verwalten, besteht darin, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln. Möglicherweise erhalten Sie eine Anfrage, den Projektstatus für Ihre Stakeholder zu aktualisieren oder Dokumente an ein Teammitglied zu senden. Wenn Sie diese Nachricht auf Ihre Aufgabenliste setzen, können Sie sie sofort erledigen.

Um eine E-Mail schnell in eine Aufgabe umzuwandeln, führen Sie einfach einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} die Nachricht in Ihrem Posteingang, gehen Sie zu „ Verschieben“^(Move) und wählen Sie im Popup-Menü den Aufgabenordner aus.
• Wählen Sie im Nachrichtenfenster im Menüband „Verschieben“^(Move) aus und verwenden Sie das Dropdown-Menü „ Verschieben^(Move) “, um den Aufgabenordner auszuwählen.
• Ziehen Sie^(Drag) die Nachricht aus Ihrem Posteingang auf das Aufgabensymbol^(Tasks) in der linken Navigation.

Für zusätzliche Optionen beim Umwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe können Sie stattdessen diese nächste Methode verwenden.

1. Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt, während Sie die E-Mail auswählen, ziehen Sie sie dann auf das Aufgabensymbol^(Tasks) links und lassen Sie sie los.
2. Es werden Optionen zum Kopieren der E-Mail als Aufgabe mit Text, zum Kopieren als Aufgabe mit der E-Mail als Anhang oder zum Verschieben der E-Mail als Aufgabe mit Anhang angezeigt.

1. Wählen Sie eine^{(Pick one)} dieser Optionen und schon sind Sie fertig. Sie können auch „Abbrechen“^(Cancel) wählen , wenn Sie Ihre Meinung ändern.

Wählen Sie dann jederzeit das Outlook-Aufgabensymbol^{(Outlook Tasks)} aus , um Ihre Aufgabenliste anzuzeigen.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Sie können E-Mails nicht nur in Aufgaben für sich umwandeln, sondern auch Aufgaben erstellen und diese in Outlook zuweisen . Dies ist praktisch, wenn Sie eine Aufgabe lieber delegieren als selbst in Angriff nehmen möchten oder wenn Sie Statusberichte zur Aufgabe erhalten möchten, die Sie mit einem Klick versenden können.

1. Wählen Sie links das Aufgabensymbol^(Tasks) oder auf der Registerkarte „ Startseite ^(Home)New Items > Task und erstellen Sie wie gewohnt eine neue Aufgabe. Alternativ können Sie die oben genannten Schritte verwenden, um eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln.

1. Vervollständigen Sie^(Complete) alle Aufgabendetails, einschließlich Betreff^(Subject) , Start- und Fälligkeitsdatum^(Due) , Priorität^(Priority) und die Details. Wenn Sie bereit sind, gehen Sie zur Registerkarte „Aufgabe^(Task) “ und wählen Sie im Abschnitt „Aufgabe verwalten“ ^{(Assign Task)}des^{(Manage Task)} Menübands die Option „Aufgabe zuweisen“.

1. Dadurch wird das Aufgabenfenster aktualisiert und enthält eine An-Zeile zum Hinzufügen des Beauftragten. Geben Sie^(Enter) ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein oder verwenden Sie die Schaltfläche „An“, um sie aus Ihrem Adressbuch auszuwählen.

1. Optional können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Liste zu behalten und einen Statusbericht zu erhalten, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.

1. Nachdem alles abgeschlossen ist, wählen Sie Senden^(Send) aus , um die Aufgabe an den Beauftragten zu senden.

Wenn sie die Aufgabe per E-Mail erhalten, fügen sie sie einfach zu ihrer eigenen Aufgabenliste hinzu.

Sie können die Felder „Status“^(Status) und „Prozent abgeschlossen“^{(Percent Complete)} für die Aufgabe verwenden , während sie diese bearbeitet, und auf der Registerkarte „ Aufgabe “ die ^(Task)Option „Statusbericht senden“^{(Send Status Report)} auswählen , um Ihnen einen aktualisierten Status per E-Mail zu senden.

Richten Sie eine Kontaktgruppe ein

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, sparen Sie Zeit , indem Sie eine Verteilerliste^{(creating a distribution list)} oder Kontaktgruppe erstellen. Anstatt jedes Teammitglied zu einer E-Mail, einem Kalenderereignis oder einer Aufgabe hinzuzufügen, fügen Sie einfach die Gruppe hinzu.

1. Wählen Sie in der linken Navigation das Symbol „Personen“ aus.^(People)
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“^(Home) und wählen Sie im Abschnitt „ Neu“^(New) des Menübands „ Neue Kontaktgruppe“ aus.^{(New Contact Group)}

1. Geben Sie^(Enter) oben einen Gruppennamen ein. Wählen Sie dann im Mitgliederbereich die Option „ Mitglieder ^(Members)hinzufügen “ und wählen Sie ^(Add) „Aus Outlook-Kontakten“^{(From Outlook Contacts)} , „Aus Adressbuch^{(From Address Book)} “ oder „Neuer E-Mail-Kontakt“^{(New Email Contact)} .

1. Bei den ersten beiden Optionen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kontakt auswählen und über die Schaltfläche „Mitglieder“ hinzufügen können. Setzen Sie diesen Vorgang fort, bis Sie alle Mitglieder haben, und wählen Sie zum Speichern OK aus.

1. Anschließend werden Ihre Gruppenmitglieder aufgelistet und Sie können bei Bedarf weitere hinzufügen. Wählen Sie Speichern^{(Select Save)} und schließen^(Close) , um den Vorgang abzuschließen und die Gruppe zu speichern.

Um die von Ihnen erstellte Gruppe in der Adresszeile einer E-Mail oder als eingeladene Person für eine Veranstaltung zu verwenden, beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Gruppe und wählen Sie ihn aus den Vorschlägen aus oder verwenden Sie die Schaltfläche „An“, um die Gruppe zu suchen und auszuwählen.

Teilen Sie einen Kalender

Während Sie in Outlook einen bestimmten Gruppenkalender einrichten^{(set up a specific group calendar in Outlook)} können , möchten Sie möglicherweise einfach Ihren eigenen Kalender freigeben^{(share your own calendar)} . Dies ist hilfreich für ein Teammitglied, das als Ihr Backup oder Co-Manager für Ihre Projekte fungiert.

1. Wählen Sie links das Kalendersymbol und dann im ^(Calendar)Ordnerbereich^{(Folder Pane)} den Kalender aus .
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“^(Home) und wählen Sie in der Gruppe „Kalender verwalten “ die Option „Kalender ^{(Manage Calendars)}teilen“^{(Share Calendar)} aus . Wählen Sie den Kalender aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Berechtigungen“ auf die Schaltfläche ^{(Permissions)}„Hinzufügen“^(Add) , um den Kontakt auszuwählen, mit dem die Freigabe erfolgen soll.

1. Suchen Sie den Kontakt, wählen Sie „Hinzufügen“^(Add) und dann „OK“. Wählen Sie dann entweder „Darf anzeigen“^{(Can View)} oder „Darf bearbeiten“ aus,^{(Can Edit)} je nachdem, welche Berechtigungen Sie zulassen möchten.

1. Wählen Sie „Übernehmen“^{(Select Apply)} und dann „OK“, um Ihren Kalender freizugeben.

Ihr Empfänger sollte eine E-Mail erhalten, dass Sie einen Kalender für ihn freigeben. Sie können akzeptieren, dass Ihr Kalender in ihrer Outlook- Kalenderliste angezeigt wird.

Verwalten Sie Ihre Ordner

Ordner in Outlook ähneln denen, die Sie auf Ihrem Computer verwenden. Sie bieten Ihnen einfache Möglichkeiten, Ihre Artikel zu organisieren. Sie haben einige großartige Möglichkeiten, Outlook- Ordner für Ihr Projekt oder Team zu verwalten.

Öffnen Sie den Ordnerbereich^{(Folder Pane)} auf der linken Seite Ihres Posteingangs. Anschließend können Sie ein Konto erweitern, wenn Sie über mehrere verfügen, um alle darin enthaltenen Ordner anzuzeigen.

Erstellen Sie einen neuen übergeordneten Ordner^{(New Parent Folder)} oder Unterordner^(Subfolder)

Erwägen Sie die Erstellung eines Ordners^{(creating a folder)} für jedes Projekt oder einen für jeden Kunden oder jedes Teammitglied, um alles organisiert zu halten.

Klicken Sie mit der rechten^{(Right-click)} Maustaste auf ein Konto oder einen aktuellen Ordner, wählen Sie „Neuer Ordner“^{(New Folder)} und geben Sie ihm einen Namen.

Sortieren Sie Ihre Unterordner

Wenn Sie einen übergeordneten Ordner mit vielen Unterordnern haben, können Sie durch Sortieren schnell den benötigten Ordner finden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie Unterordner von A^{(Sort Subfolders A)} bis Z sortieren.

Fügen Sie einen Ordner zu den Favoriten hinzu

Der Abschnitt „Favoriten“^(Favorites) befindet sich oben in Ihrem Ordnerbereich^{(Folder Pane)} . Wenn Sie diesen Bereich reduzieren, werden Ihre Favoriten^(Favorites) in der Leiste links angezeigt. Beides ermöglicht Ihnen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Ordner.

Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „ Zu Favoriten ^(Favorites)hinzufügen^(Add) “ oder ziehen Sie den Ordner in den Abschnitt „Favoriten“^(Favorites) oben im Ordnerbereich^{(Folder Pane)} .

Zeigen Sie die Anzahl der ungelesenen Elemente an

Sie können die Gesamtzahl der ungelesenen Elemente für einen Ordner direkt in diesem Ordner im Bereich anzeigen. Dies ist praktisch, wenn Sie E-Mails automatisch an Ordner senden, da Sie neue Nachrichten schnell erkennen können.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.
2. Öffnen Sie die Registerkarte „Allgemein“^(General) und wählen Sie „ Anzahl ungelesener Elemente anzeigen “.^(Show)
3. Wählen Sie „Anwenden“^{(Select Apply)} und „OK“, um die Änderung zu speichern.

Wenn Sie lieber alle Artikel sehen möchten, wählen Sie stattdessen Gesamtzahl der Artikel anzeigen .^(Show)

Automatisieren Sie häufige Aktionen

Wie oben erwähnt, können Sie in Outlook automatische Aktionen ausführen . Dazu gehört das Verschieben von E-Mails in Ordner, das Weiterleiten von Nachrichten^{(forwarding messages)} und das Markieren von Elementen mit Wichtigkeit. Jedes davon kann Ihnen nicht nur dabei helfen, den Überblick über Ihren Posteingang, sondern auch über Ihr Projekt oder Team zu behalten.

Erstellen Sie Outlook-Regeln

Wir haben eine vollständige Anleitung zum Erstellen von Regeln in Outlook^{(creating rules in Outlook)} unter Windows , Mac und im Internet, die Sie sich ansehen können. Daher sehen wir uns hier ein Beispiel an, das für das Projektmanagement hilfreich ist. Sie können E-Mails wie oben erwähnt automatisch in einen Ordner verschieben. Außerdem müssen Sie die Regel nicht von Grund auf neu erstellen, sondern können sie auf einer E-Mail basieren, die Sie erhalten haben.

1. Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu „ Regeln“^(Rules) und wählen Sie „ Regel erstellen“^{(Create Rule)} oder wählen Sie „Regeln“^(Rules) auf der Registerkarte „Startseite“^(Home) und wählen Sie „ Regel erstellen“^{(Create Rule)} aus .

1. Oben sehen Sie die Grundbedingungen für die E-Mail. Sie können die Regel auf dem Absender, dem Betreff oder der Adressierung basieren. Wählen Sie eine oder mehrere der Bedingungen aus, die Sie verwenden möchten.

1. Aktivieren Sie im Bereich Folgendes ausführen das Kontrollkästchen „ Element in einen Ordner verschieben “. ^(Move)Verwenden Sie dann die Schaltfläche „Ordner auswählen“^{(Select Folder)} , um den Ordner auszuwählen.

1. Wählen Sie „OK“^{(Select OK)} , wenn Sie fertig sind und Ihre neue Regel einsatzbereit ist. Wenn eine E-Mail aufgrund der von Ihnen ausgewählten Bedingung(en) eintrifft, wird sie automatisch in den von Ihnen ausgewählten Ordner verschoben.

Erstellen Sie Quick Steps

Ein weiteres wunderbares Automatisierungstool in Outlook heißt Quick Steps . Mit Quick Steps können Sie mit einem einzigen Klick eine Aktion für eine E-Mail ausführen. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies eine enorme Zeitersparnis.

Sie können Quick Steps^{(Quick Steps)} für Dinge wie das Verschieben, Kategorisieren oder Weiterleiten einer E-Mail einrichten . Als Beispiel richten wir einen Quick Step ein, um eine E-Mail für die Nachverfolgung morgen zu kennzeichnen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“^(Home) und wählen Sie im Feld „Schnellschritte“^{(Quick Steps)} den Pfeil „Mehr“ (unterer Pfeil) . Choose New Quick Step > Custom .

1. Geben Sie im Feld „Schnellschritt bearbeiten“^{(Edit Quick Step)} oben einen Namen ein. Öffnen Sie dann das Dropdown -Menü „Aktion ^(Action)auswählen^(Choose) “ und wählen Sie „Nachricht kennzeichnen“^{(Flag Message)} aus .

1. Wählen Sie im darauffolgenden Dropdown-Menü „Tomorrow“ aus . Sie können eine andere Option auswählen, z. B. „ Heute“^(Today) oder „Nächste Woche“, oder wenn Sie möchten.

1. Wählen Sie „Fertig stellen“^{(Choose Finish)} , um den Quick Step zu speichern .

Um Ihren Quick Step zu verwenden , wählen Sie die E-Mail aus, gehen Sie zur Registerkarte „ Startseite^(Home) “ und wählen Sie sie im Feld „Quick Steps“ aus oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu „ Quick Steps “ und wählen Sie sie im Popup-Menü aus.

Das ist alles dazu. Sie haben gerade mit nur einem Klick eine E-Mail zur Nachverfolgung für morgen markiert.

Hoffentlich^(Hopefully) helfen Ihnen diese Vorschläge dabei, Ihr nächstes neues Projekt oder sogar Ihr Team in Outlook zu verwalten . Weitere Informationen finden Sie unter So fügen Sie Microsoft Teams zu Outlook hinzu,^{(how to add Microsoft Teams to Outlook)} um einfacher an Besprechungen teilnehmen oder diese planen zu können.

How to Use Microsoft Outlook for Project or Team Management

There are plenty of apps oυt there for managing projects and tеamѕ, from Kanban boards to collaboration applications. If you already use Microsoft Office, you can take advantage of many built-in features to keep yourself and your team organized in Outlook.

You can color-code emails and turn messages into tasks when project planning. If you work with a team, you can create and assign tasks and set up a group. For using these features along with others, here are several suggestions, tips, and steps for using Microsoft Outlook as a project management tool.

Categorize Incoming Emails

One of the simplest but most helpful features you can use when managing a project is color-coding your emails. Once you set up categories Outlook, you can assign them to emails which makes them stand out in your inbox. Additionally, you can create rules to automatically assign categories if you like.

You can create categories for what makes the most sense. Some suggestions include a category for each project, client, or department.

1. Head to Outlook’s Home tab and open the Categorize menu in the Tags group. Then, choose All Categories.

1. You’ll notice several pre-made categories which are simply the colors as the category names. You can edit one of these to use a more meaningful name. Select a category, choose Rename on the right, enter the new name, and use Enter to save it.

1. To create a new category, choose New on the right. Enter a name, pick a color, optionally add a shortcut key, and use OK to save it.

To assign a category to an email, do one of the following:

• Choose Categorize on the Home tab and pick the one you want to use.
• Right-click, move to Categorize, and pick one in the pop-out menu.

You’ll then see the category next to the email in your inbox as well as on top of the message in its own window.

Turn Emails Into Tasks

An especially helpful way to manage a project in Outlook is by turning emails into tasks. You may receive a request to update the project status for your stakeholders or send documents to a team member. By placing that message on your task list, you’ll have it at your fingertips to complete.

To quickly turn an email into a task, just do one of the following:

• Right-click the message in your inbox, go down to Move, and pick the task folder in the pop-out menu.
• In the message window, select Move in the ribbon and use the Move drop-down menu to pick the task folder.
• Drag the message from your inbox to the Tasks icon in the left-hand navigation.

For additional options when turning an email into a task, you can use this next method instead.

1. Hold your right-mouse button as you select the email and then drag it to the Tasks icon on the left and release.
2. You’ll see options appear for copying the email as a task with text, copying it as a task with the email as an attachment, or moving the email as a task with an attachment.

1. Pick one of those options and you’re set. You can also pick Cancel if you change your mind.

Then, select the Outlook Tasks icon anytime to view your to-do list.

Create and Assign Tasks

Along with turning emails into to-dos for yourself, you can create tasks and assign them in Outlook. This is convenient if you decide to delegate a task rather than tackle it yourself or if you want to receive status reports for the task which can be sent with a click.

1. Select the Tasks icon on the left or New Items > Task on the Home tab and create a new task as you normally would. Alternatively, you can use the steps above to turn an email into a task.

1. Complete all of the task details including Subject, Start and Due date, Priority, and the details. When you’re ready, go to the Task tab and choose Assign Task in the Manage Task section of the ribbon.

1. This refreshes the task window to include a To line for adding the assignee. Enter their name or email address or use the To button to choose them from your address book.

1. Optionally, you can check the boxes to keep an updated copy of the task in your list and receive a status report when the task is complete.

1. After everything is complete, select Send to send the task to the assignee.

When they receive the task via email, they simply add it to their own task list.

They can use the Status and Percent Complete fields on the task as they progress through it and can select Send Status Report on the Task tab to provide you with an updated status via email.

Set Up a Contact Group

When you’re working with a team, creating a distribution list, or contact group, saves you time. Rather than add every team member to an email, calendar event, or task, you simply add the group.

1. Select the People icon in the left-hand navigation.
2. Go to the Home tab and pick New Contact Group in the New section of the ribbon.

1. Enter a group name at the top. Then, choose Add Members in the members section and pick From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact.

1. With the first two options, a new window pops open where you select the contact and use the Members button to add them. Continue this process until you have all members and select OK to save.

1. You’ll then see your group members listed and can add more if necessary. Select Save & Close to complete the process and save the group.

To use the group you created in the address line of an email or as invitees for an event, start typing the name of the group and pick it from the suggestions or use the To button to locate and select the group.

Share a Calendar

While you can set up a specific group calendar in Outlook, you may want to simply share your own calendar. This is helpful for a team member who acts as your backup or co-manager for your projects.

1. Select the Calendar icon on the left and then choose the calendar using the Folder Pane.
2. Go to the Home tab and select Share Calendar in the Manage Calendars group. Pick the calendar.

1. On the Permissions tab, use the Add button to choose the contact to share with.

1. Locate the contact, select Add, and pick OK. Then, choose either Can View or Can Edit depending on the permissions you want to allow.

1. Select Apply and then OK to share your calendar.

Your recipient should receive an email that you’re sharing a calendar with them. They can accept to see your calendar in their Outlook calendar list.

Manage Your Folders

Folders in Outlook are just like those you use on your computer; they give you simple ways to organize your items. You have a few great ways to manage Outlook folders for your project or team.

Open the Folder Pane on the left side of your inbox. You can then expand an account, if you have more than one, to view all folders within it.

Create a New Parent Folder or Subfolder

Consider creating a folder for each project or one for every client or team member to keep everything organized.

Right-click an account or current folder, choose New Folder, and give it a name.

Sort Your Subfolders

If you have a parent folder with many subfolders, you can find the one you need quickly by sorting them. Right-click the parent folder and select Sort Subfolders A to Z.

Add a Folder to Favorites

The Favorites section sits at the top of your Folder Pane. When you collapse that pane, you can see your Favorites in the bar along the left. Both of these give you fast access to frequently-used folders.

Either right-click the folder and pick Add to Favorites or drag the folder to the Favorites section at the top of the Folder Pane.

Show the Number of Unread Items

You can display the total number of unread items for a folder right on that folder in the pane. This is handy if you send emails to folders automatically because you can spot new messages quickly.

1. Right-click the folder and select Properties.
2. Open the General tab and choose Show number of unread items.
3. Select Apply and OK to save the change.

If you prefer to see all items, choose Show total number of items instead.

Automate Common Actions

As mentioned above, you can perform automatic actions in Outlook. This includes moving emails to folders, forwarding messages, and marking items with importance. Each of these can not only help you stay on top of your inbox but your project or team as well.

Create Outlook Rules

We have a complete guide to creating rules in Outlook on Windows, Mac, and the web you can check out, so here, we’ll look at one example that’s helpful for project management. You can automatically move emails to a folder as mentioned above. Plus, instead of creating the rule from scratch, you can base it on an email you’ve received.

1. Select the email and either right-click, move to Rules, and pick Create Rule or choose Rules on the Home tab and pick Create Rule.

1. You’ll see basic conditions for the email at the top. You can base the rule on the sender, subject, or how it’s addressed. Choose one or more of the conditions you want to use.

1. In the Do the following area, check the box for Move the item to a folder. Then, use the Select Folder button to choose the folder.

1. Select OK when you finish and your new rule is ready to go. Whenever an email arrives based on the condition(s) you picked, it’ll automatically move to your chosen folder.

Create Quick Steps

Another wonderful automation tool in Outlook is called Quick Steps. With Quick Steps, you can perform an action on an email with a single click. As you can imagine, this is a huge time-saver.

You can set up Quick Steps for things like moving, categorizing, or forwarding an email. As an example, we’ll set up a Quick Step to flag an email for follow up tomorrow.

1. Go to the Home tab and select the More arrow (bottom arrow) in the Quick Steps box. Choose New Quick Step > Custom.

1. In the Edit Quick Step box, give it a name at the top. Then, open the Choose an Action drop-down menu and pick Flag Message.

1. In the subsequent drop-down menu, choose Tomorrow. You can pick a different option like Today or Next Week or if you prefer.

1. Choose Finish to save the Quick Step.

To use your Quick Step, select the email, go to the Home tab, and choose it in the Quick Steps box or right-click, move to Quick Steps, and pick it in the pop-out menu.

That’s all there is to it. You’ve just flagged an email for follow-up tomorrow with just one click.

Hopefully these suggestions have you on your way to managing your next new project or even your team in Outlook. For even more, look at how to add Microsoft Teams to Outlook for a simpler way to join or schedule meetings.

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