Ein starker Anstieg der Fernarbeit hat viele Arbeitgeber dazu veranlasst, auf Cloud-basierte Softwarelösungen umzusteigen. Das bedeutet, dass mehr Menschen als je zuvor Zugriff auf die Anwendungssuite von Microsoft Office 365 haben , einschließlich Microsoft Forms . Microsoft Forms ist eine reine Online-App, mit der Sie Quiz, Umfragen und andere Arten von Formularen erstellen können.

Wenn Sie kein Office 365 -Premiumkonto haben, können Sie ^{(Office 365)}Microsoft Forms trotzdem verwenden, indem Sie sich für ein kostenloses Microsoft- Konto anmelden. Im Folgenden führen wir Sie durch die Verwendung von Microsoft Forms , einschließlich: Erstellen eines Formulars, Sammeln von Antworten und Zugreifen auf die Ergebnisse.

So erstellen Sie ein Microsoft-Formular

Melden Sie sich zunächst bei forms.office.com an^{(forms.office.com)} . Über das Dashboard können Sie ein Formular oder Quiz erstellen oder eine der kostenlosen oder Premium-Vorlagen von Microsoft verwenden . 

Erstellen Sie zunächst ein neues Formular^{(New Form)} und geben Sie ihm einen Titel und eine Beschreibung. Wenn Sie möchten, fügen Sie der Kopfzeile des Formulars ein Bild hinzu.

Fragetypen

Wählen Sie die Schaltfläche Neu^{(Add new)} hinzufügen und wählen Sie einen Fragetyp aus. Microsoft Forms bietet eine Vielzahl von Fragetypen. Hinweis: Sie können eine Frage kopieren, löschen, verschieben, einen Untertitel hinzufügen oder eine Antwort anfordern.

Wahl^(Choice) . Verwenden Sie diesen Fragetyp für standardmäßige Multiple-Choice-Fragen. Zu den Optionen gehören das Mischen von Antworten, das Hinzufügen eines Bildes oder Videos und das Anzeigen von Antworten als Dropdown-Liste, Optionsfelder oder Kontrollkästchen für mehrere Antworten.

Texte^(Text) . Verwenden Sie diesen Typ für Fragen, die eine schriftliche Antwort erfordern. Zu den Optionen gehören das Zulassen langer Antworten und das Hinzufügen eines Bildes oder Videos.

Bewertung^(Rating) . Bei diesem Fragetyp werden die Befragten gebeten, eine Bewertung auf einer Skala abzugeben. Zu den Optionen gehört das Hinzufügen eines Bildes oder Videos. Die Skala kann zwischen zwei und zehn Stufen umfassen, wobei Sie zwischen einer Zahlenskala oder dem Sternsymbol wählen können.

Datum^(Date) . Verwenden Sie diesen Fragetyp, wenn die Antwort ein Datum ist.

Rangfolge^(Ranking) . Der Rangfolge-Fragetyp ermöglicht es den Befragten, die von Ihnen bereitgestellten Optionen per Drag-and-Drop zu ordnen. Sie können ein Bild oder Video und bis zu zehn Optionen hinzufügen.

Liker^(Likert) . Dieser Fragetyp ähnelt Bewertung^(Rating) . Bei einer Likert-^{(A Likert)} Frage werden die Befragten gebeten, anzugeben, inwieweit sie einer Aussage zustimmen oder nicht zustimmen.

Datei-Upload^{(File Upload)} . Dieser Fragetyp steht nur Benutzern zur Verfügung, die über ein OneDrive for Business - Konto verfügen. Wenn Sie diesen Fragetyp auswählen, wird ein neuer Ordner in Ihrem oneDrive for Business erstellt , und die Befragten laden ihre Dateien in diesen Ordner hoch.

Net Promoter Score® . Ebenfalls ähnlich wie beim Bewertungsfragetyp sagt ^(Rating)Microsoft , dass Fragen dieses Typs „mit NPS -Standards voreingestellt sind , aber Sie können sie anpassen, wenn Sie spezielle Anforderungen haben. Wenn Sie diesen Fragetyp verwenden, haben Sie Zugriff auf eine Zusammenfassungsseite, auf der die Gesamtpunktzahlen und die Verteilung angezeigt werden.“

Fügen Sie einen neuen Abschnitt hinzu^{(Add a new section)} . Wählen Sie dies, wenn Sie Abschnitte in Ihrem Formular erstellen möchten. Sie können Abschnitte hinzufügen, löschen und verschieben, genau wie Sie Fragen können.

Sie können jederzeit sehen, wie Ihr Formular für die Befragten aussehen wird, indem Sie auf Vorschau klicken.^(Preview.)

Verzweigung

Mit Microsoft Forms^{(Microsoft Forms)} können Sie auch Fragelogik anwenden (sie nennen es „Verzweigung“). Klicken Sie auf das Symbol für weitere Optionen und wählen Sie Verzweigung hinzufügen^{(Add branching)} aus . Navigieren Sie zu der Frage, auf die Sie die Verzweigung anwenden möchten, und für jede mögliche Antwort können Sie angeben, zu welcher Frage der Befragte als nächstes weitergeleitet wird.

Ihr Microsoft-Formular gut aussehen lassen^{(Microsoft Form Look Good)}

Wählen Sie Design, um einige Optionen zum Aufpeppen des Erscheinungsbilds Ihres Formulars anzuzeigen  .^{(Theme )}

Sie können:

1. Wählen Sie eine der von Microsoft vorgeschlagenen Themenideen aus^{(Theme ideas)}
2. Wählen Sie eine Hauptfarbe für Elemente Ihres Formulars 
3. Suchen Sie nach einem Hintergrundbild Ihrer Wahl oder laden Sie es hoch

Wenn Sie die dritte Option wählen, können Sie Bing entweder nach einem Bild durchsuchen oder Ihr eigenes Bild von Ihrem OneDrive-Konto oder Ihrem Computer hochladen. Sie können die Ergebnisse der Bildsuche auch auf diejenigen beschränken, die mit einer Creative Commons-Lizenz gekennzeichnet sind, was sehr praktisch ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen^(Add) , um das ausgewählte Bild als Hintergrundbild für Ihr Formular festzulegen.

Denken Sie daran, dass Sie jederzeit Vorschau^{(Preview )} auswählen können, um zu sehen, wie Ihr Formular für Befragte auf Computern oder Mobilgeräten aussehen wird.

Teilen Sie Ihr Formular und erhalten Sie Antworten^(Getting)

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden^(Send) , um Ihr Formular für die Verteilung vorzubereiten. Von dort aus können Sie den Link zum Formular kopieren, einen QR-Code generieren, den Einbettungscode kopieren, den Formularlink per E-Mail teilen oder auf Facebook oder Twitter posten .

Wenn Sie bei einem Premium- Microsoft - Konto angemeldet sind, sehen Sie zusätzliche Möglichkeiten, um einzuschränken, wer auf Ihr Formular antworten kann. 

Zu den Optionen gehören: 

• Jeder kann antworten
• Nur Personen in meiner Organisation können antworten
• Bestimmte Personen in meiner Organisation können antworten 

Sie können auch einen Link generieren, um Ihr Formular mit jemand anderem als Vorlage zu teilen.

Um Ihr Formular auszudrucken, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen und ^{(More options)}Formular^{(Print form)} drucken .

Anzeigen von Antworten

Zeigen Sie die Registerkarte „ Antworten^(Responses) “ an, um ein Dashboard mit Antworten anzuzeigen. Microsoft gibt Ihnen einige grundlegende Daten, wie z. B. die Anzahl der Antworten, die durchschnittliche Zeit, die die Befragten zum Ausfüllen des Formulars benötigt haben, und ob das Formular aktiv oder geschlossen ist. 

Wenn Sie das Symbol Weitere Optionen^{(More options)} auswählen , können Sie alle Antworten löschen, eine Zusammenfassung drucken oder einen Zusammenfassungslink erstellen, um ihn mit anderen zu teilen. 

Wählen Sie die Schaltfläche Ergebnisse anzeigen aus, um durch jede einzelne Antwort zu klicken. ^{(View results)}Wählen Sie alternativ In Excel öffnen aus^{(Open in Excel)} , um die Formularantworten in eine Tabelle zu exportieren. Das Dashboard „ Antworten^(Responses) “ fasst auch die Antworten auf jede Frage zusammen und zeigt die Ergebnisse häufig in einem Diagramm an.

Weitere Tools zum Erstellen von Formularen

Microsoft Forms ist robust genug für die meisten Arbeitsplatz- und persönlichen Zwecke, aber es ist nicht der einzige Player in der Stadt. Lesen Sie unseren Vergleich anderer Tools wie SurveyMonkey vs. Google Forms oder erfahren Sie mehr über die 10 besten Google-Formularvorlagen^{(10 best Google forms templates)} oder sogar darüber, wie Sie ein ausfüllbares Google Docs-Formular mit Tabellen erstellen^{(how to make a fillable Google Docs form with tables)} .

How to Use Microsoft Forms

A sharp increase in rеmote working has led many emplоyers to move to cloυd-based software solutions. That meanѕ more people than ever have access to the Microsoft Office 365 suitе of applications, including Microsоft Forms. Microsoft Forms is an online-only app you can usе to create quizzes, surveys, and other kinds of formѕ.

If you don’t have a premium Office 365 account, you can still use Microsoft Forms by signing up for a free Microsoft account. Below, we’ll walk you through how to use Microsoft Forms, including: how to create a form, collect responses, and access the results.

How to Create a Microsoft Form

Begin by logging into forms.office.com. From the dashboard, you can choose to create a form or quiz, or you can use one of the free or premium templates provided by Microsoft. 

Start by creating a New Form and giving it a title and description. If you like, add an image to the form’s header.

Question Types

Select the Add new button and choose a question type. Microsoft Forms offers a variety of question types. Note: You can copy, delete, move, add a subtitle, or require a response to any question.

Choice. Use this question type for standard multiple choice questions. Options include shuffling answers, adding an image or video, and displaying answers as a drop-down list, radio buttons, or checkboxes for multiple answers.

Text. Use this type for questions requiring a written answer. Options include allowing long answers and adding an image or video.

Rating. This question type asks respondents to provide a rating on a scale. Options include adding an image or video. The scale can include between two and ten levels, and you can choose between a number scale or the star symbol.

Date. Use this question type when the answer is a date.

Ranking. The ranking question type allows respondents to rank the options you provide by dragging and dropping. You can add an image or video and up to ten options.

Likert. This question type is similar to Rating. A Likert question asks respondents to indicate how much they agree or disagree with a statement.

File Upload. This question type is only available to users who have a OneDrive for Business account. Choosing this question type will cause a new folder to be created in your oneDrive for Business, and respondents will upload their files to that folder.

Net Promoter Score®. Also similar to the Rating question type, Microsoft says questions of this type are “pre-set with NPS standards, but you can customize them if you have special requirements. If you use this question type, you’ll have access to a summary page showing overall scores and distribution.”

Add a new section. Choose this if you want to create sections within your form. You can add, delete, and move sections just like you can questions.

At any time, you can see what your form will look like to respondents by clicking on Preview.

Branching

Microsoft Forms also lets you apply question logic (they call it “branching”). Click the more options icon and select Add branching. Navigate to the question to which you want to apply branching, and for each possible answer, you can specify which question the respondent will be directed to next.

Making Your Microsoft Form Look Good

Select Theme to see some options for spicing up the look and feel of your form. 

You can:

1. Choose from one of Microsoft’s suggested Theme ideas
2. Choose a main color for elements of your form 
3. Search for or upload a background image of your choice

If you choose the third option, you can either search Bing for an image or upload your own image from from your OneDrive account or your computer. You can also choose to restrict image search results to only those tagged with Creative Commons license, which is really handy. Click the Add button to set the image you have chosen as the background image for your form.

Remember, you can always select Preview to see what your form will look like to respondents on computers or mobile devices.

Sharing Your Form and Getting Responses

Click the Send button to prepare your form for distribution. From there, you can copy the link to the form, generate a QR code, copy the embed code, share the form link via email, or post to Facebook or Twitter.

If you’re logged into a premium Microsoft account, you’ll see additional ways to limit who can respond to your form. 

Options include: 

• Anyone can respond
• Only people in my organization can respond
• Specific people in my organization can respond 

You can also generate a link to share your form with someone else as a template.

To print your form, select the More options icon and Print form.

Viewing Responses

View the Responses tab to view a dashboard of responses. Microsoft gives you some basic data, like how many responses you have, the average time it took respondents to complete the form, and whether the form is active or closed. 

If you select the More options icon, you can delete all responses, print a summary, or create a summary link to share with others. 

Select the View results button to click through each individual response. Alternatively, select Open in Excel to export the form responses to a spreadsheet. The Responses dashboard also summarizes responses to each question, often displaying results in a chart.

Other Tools for Creating Forms

Microsoft Forms is robust enough for most workplace and personal uses, but it’s not the only player in town. You can read our comparison of other tools such as SurveyMonkey vs. Google Forms or learn about the 10 best Google forms templates, or even how to make a fillable Google Docs form with tables.

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