Ein Ausgabentracker ist unerlässlich, wenn Sie Ihr Budget planen oder wissen müssen, wohin Ihr Geld fließt. Google Forms ist ein kostenloser Formularersteller, der sich hervorragend als Ausgabentracker eignet.

Google Formulare^{(Google Forms)} ist stark anpassbar, sodass es auch als Umfrage, RSVP -Tool, Kontaktformular, Produktanmeldeblatt oder jedes andere Frage-/Antwort-Formular verwendet werden kann, aber Sie können es zu einem benutzerdefinierten Ausgabentracker machen, indem Sie ausgabenbezogene Fragen auswählen .

Ein Google Forms -Kostentracker kann alles, was Sie in Bezug auf eine Transaktion wünschen, im Auge behalten, und da er von einem Telefon aus hervorragend funktioniert, haben Sie ihn überall dabei.

Sie können aufhören, Quittungen zu speichern oder zu versuchen, eine Belastung Ihrer Kreditkarte zu entziffern; Rufen Sie einfach Ihren Ausgaben-Tracker auf, direkt nachdem Sie Geld ausgegeben haben, um alle wichtigen Details aufzuzeichnen und an eine Tabelle zu senden, die Sie später überprüfen können.

Tipp^(Tip) : Sehen Sie sich unsere Liste der besten Budgetierungs- und Ausgabenverfolgungs-Apps^{(best budgeting and expense tracking apps)} an, um weitere Möglichkeiten zur Ausgabenverfolgung zu finden. Sie sind nicht so anpassbar wie Google Formulare^{(Google Forms)} , haben aber ihre eigenen Vorteile.

Entscheiden Sie, was verfolgt werden soll^{(Decide What To Track)}

Die Idee eines Ausgabentrackers ist es, im Auge zu behalten, wofür Sie Ihr Geld ausgeben, daher gibt es ein paar grundlegende Details, die das Formular enthalten muss. Aber je nachdem, was Sie verfolgen möchten, benötigen Sie möglicherweise einige zusätzliche Felder im Formular.

Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie möglicherweise verfolgen möchten:

• Preis^(Price) : Wie viel kostet diese Transaktion?
• Store : Wo gibst du das Geld aus?
• Beschreibung^{(Description)} : Wofür gibst du Geld aus?
• Kategorie^(Category) : Um welche Art von Kauf handelt es sich (Unterhaltung, Essen, Rechnung usw.)?
• Verwendete Zahlungsmethode^{(Payment method used)} : Wie bezahlen Sie dafür (welche Karte/Bank/App)?
• Wer hat die Ausgaben getätigt^{(Who ran the expense)} : Wenn das Formular von mehreren Personen verwendet wird
• Notizen^(Notes) : Müssen Sie zusätzliche Notizen machen?

Denken Sie bei der Entscheidung, was in eine Google Forms -Kostenerfassung aufgenommen werden soll, daran, dass die Felder so breit wie möglich sein sollen, damit sie für alles gelten können, was Sie kaufen. Sie brauchen zum Beispiel nicht unbedingt ein Feld, in dem Sie gefragt werden, welche Art von Essen Sie kaufen, es sei denn, es handelt sich lediglich um einen Kostenzähler für Lebensmittel. Vielleicht möchten Sie dies auch für die Erfassung von Mietzahlungen und Telefonrechnungen verwenden.

In diesem Sinne können Sie jedes der Felder in Ihrem Ausgabenverfolgungsformular als erforderlich oder nicht erforderlich festlegen. Wenn Sie also ein wirklich bestimmtes Feld für etwas wünschen, machen Sie es einfach nicht erforderlich, damit Sie es nicht für jede Transaktion verwenden müssen.

Erstellen Sie den Google Forms Expense Tracker^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Dies ist ein Beispiel für einen Spesen-Tracker, also muss Ihrer auf keinen Fall genau so aussehen wie dieser. Wir verwenden breite Fragen mit noch breiteren Antwortmöglichkeiten, um zu zeigen, wie das funktioniert. Sie werden feststellen, dass das Bearbeiten des Formulars extrem einfach ist, sodass Sie keine Probleme haben sollten, es für sich selbst anzupassen.

• Öffnen Sie Google Formulare^{(Open Google Forms)} .
• Wählen Sie Leer^(Blank) , um ein neues Formular zu beginnen.
• Benennen Sie Ihr Formular in etwas Erkennbares um.
• Wählen Sie das erste Kästchen aus und ändern Sie es in Kurze Antwort^{(Short answer)} .

• Nennen Sie diesen einen Preis^(Price) , bestätigen Sie, dass Ist Nummer^{(Is number)} angezeigt wird, und markieren Sie dann die Schaltfläche Erforderlich .^(Required)

• Verwenden Sie das Pluszeichen aus dem Menü auf der rechten Seite, um eine neue Frage hinzuzufügen, wählen Sie diesmal jedoch Multiple Choice .
• Nennen Sie diesen einen Laden^(Store) und füllen Sie dann die Antwortoptionen mit den üblichen Geschäften aus, in denen Sie einkaufen. Sonstiges^(Other) wird standardmäßig hinzugefügt. Wenn Sie also einen Kauf in einem anderen Geschäft tätigen, können Sie es dort eingeben.

• Fahren Sie mit dem Formular fort^(Continue) , indem Sie all die verschiedenen Fragen stellen, die Sie sich bei jedem Kauf stellen möchten. Verwenden Sie die obigen Vorschläge, wie die Frage zur Zahlungsmethode und Beschreibung, um sich so detailliert wie möglich zu machen. Dies wird später nützlich sein, wenn wir alle Ergebnisse aus dem Formular interpretieren.
• Verwenden Sie die Vorschauschaltfläche (das Augensymbol) oben in Google Formulare^{(Google Forms)} , um die URL zu Ihrem Formular abzurufen. Sie können dies mit jedem teilen, mit dem Sie das Formular verwenden möchten, oder es an sich selbst senden, damit es von Ihrem Telefon aus leicht zugänglich ist.

Dies ist nicht erforderlich, aber Ihr Formular kann auch Bilder, Überschriften und ein einzigartiges Farbschema enthalten. Ein buntes Formular macht vielleicht Spaß, Ausgaben zu verfolgen, wenn das überhaupt möglich ist! Über das Malsymbol oben auf der Seite können Sie diese Änderungen vornehmen.

Berechnungen einrichten^{(Set Up Calculations)}

Jeder Eintrag aus Ihrem Formular wird in einer schön formatierten Tabelle bei Google Sheets gesammelt . Wählen Sie oben in Ihrem Formular ANTWORTEN^{(RESPONSES )} aus und klicken Sie dann auf das Tabellensymbol, um die Tabelle umzubenennen (falls Sie möchten).

Erstellen Sie nach dem Öffnen der Tabelle unten eine neue Registerkarte und nennen Sie sie etwa Berechnungen^{(Calculations)} . 

Von dort aus können Sie alles tun, was Google Sheets unterstützt: Addieren Sie alle Ihre Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum, erstellen Sie Diagramme für ein visuelles Verständnis Ihrer Ausgaben, sehen Sie, wer das meiste Geld ausgibt, identifizieren Sie, welche Geschäfte Sie am meisten kosten usw .

Die Verwendung dieser Arten von Formeln in Google Sheets würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber schauen wir uns etwas wirklich Einfaches an, wie das Addieren aller Ausgaben für jede Person, damit wir wirklich sehen können, wer am meisten ausgibt. Sie können die Formel jederzeit anpassen, um zu berechnen, wie viel Sie in jedem Geschäft insgesamt ausgeben.

Der einfachste Weg, alle Ausgaben unabhängig von der Person, die die Transaktion durchgeführt hat, zu summieren, besteht darin, die Summenformel^(sum) wie folgt auszuführen:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Diese Berechnung funktioniert für unser Beispiel, da sich die Preisspalte aus den Formularantworten in Spalte B befindet.

Hier ist eine Google Sheets - Formel, die einen viel detaillierteren Blick darauf zeigt, wie viel jede Person ausgibt:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Dies funktioniert, indem Sie sumif eingeben^(sumif) und dann die Spalte auswählen, die die Namen enthält ( G in unserem Beispiel). Der nächste Teil identifiziert den Namen Jeff . Wählen Sie schließlich die Spaltenüberschrift mit den Preisen aus, sodass, wenn die andere Spalte mit dem gesuchten Namen übereinstimmt, nur diese Preise hinzugefügt werden.

Durchsuchen Sie die Google- Liste der Google Sheets-Funktionen^{(list of Google Sheets functions)} nach anderen Möglichkeiten, die Daten aus Ihrem Formular zu interpretieren. Eine andere Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu sehen, ist ein Diagramm oder eine Grafik; Google hat dazu ein Tutorial^{(Google has a tutorial)} .

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An еxpense tracker is vital if you’re budgetіng or you need to know where your money is going. Googlе Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

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