Der Versuch, Zellen in Excel^(Excel) auszufüllen , die Text oder Daten aus mehreren anderen Zellen in einem Blatt enthalten, kann sehr zeitaufwändig sein. Dies gilt insbesondere, wenn die Tabelle Hunderte oder Tausende von Zeilen enthält.

Sobald Sie wissen, wie Sie Flash Fill in Excel richtig verwenden, können Sie Excel die ganze schwere Arbeit überlassen. Sie geben nur ein paar manuelle Zelleneinträge an, damit Excel genau versteht, was Sie zu tun versuchen. Dann erledigt Excel den Rest der Arbeit für den Rest der Tabelle.

Wenn dies wie ein zeitsparender Tipp klingt, den Sie ausprobieren möchten, schauen wir uns an, wie Sie diese Funktion verwenden können, um Ihre eigene Produktivität zu verbessern.

Hinweis^(Note) : Die Flash Fill -Funktion in Excel ist nur in Excel 2013 und höher verfügbar.

So verwenden Sie Flash Fill in Excel

Die einfachste Anwendung von Flash Fill in Excel besteht darin, zwei Wörter miteinander zu kombinieren^{(combining two words together)} . Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie Flash Fill verwenden , um schnell einen Vornamen und einen Nachnamen in einer dritten Zelle für den vollständigen Namen zu kombinieren.

In diesem Beispiel enthält Spalte C den Vornamen, Spalte D den Nachnamen und Spalte E die Spalte für den vollständigen Namen.

1. Geben Sie zuerst den vollständigen Namen so in die erste Zelle ein, wie er aussehen soll (kombinieren Sie den Inhalt der Zelle „ Vorname^{(First Name)} “ und der Zelle „Nachname“.

1. Beginnen Sie danach, dasselbe in die nächste Zelle einzugeben (den Vornamen^{(First Name)} und den Nachnamen aus den Zellen auf der linken Seite). Sie werden feststellen, dass die Flash Fill - Funktion von Excel automatisch das Muster aus dem Inhalt der darüber liegenden Zelle erkennt, die Sie manuell eingegeben haben.
   
   Mit diesem „Lernen“ bietet Excel eine Vorschau dessen, was Sie Ihrer Meinung nach eingeben möchten. Es zeigt Ihnen sogar, wie die restlichen Zellen den Rest der Spalte ausfüllen.

1. Drücken Sie einfach die Eingabetaste^(Enter) , um diese Vorschau zu akzeptieren. Sie werden sehen, wie die Excel Flash Fill -Funktion ihre Wirkung entfaltet, wenn sie alle übrigen Zellen in dieser Spalte für Sie ausfüllt.

Wie Sie sehen können, kann die Flash Fill -Funktion enorm viel Zeit sparen, wenn Sie die manuelle Eingabe einer Zelle und die Eingabetaste^(Enter) mit der manuellen Eingabe der Namen für alle Zellen in der neuen Spalte vergleichen.

Wenn Sie bemerkt haben, dass die Flash Fill -Funktion nicht funktioniert, müssen Sie die Flash Fill -Funktion in Excel aktivieren^(Excel) . Wie das geht, erfahren Sie im letzten Abschnitt dieses Artikels.

Excel-Flash-Fülloptionen

Wenn Sie die obigen Flash Fill^{(Flash Fill)} -Schritte ausführen , werden Sie feststellen, dass neben den ausgefüllten Zellen ein kleines Symbol angezeigt wird. Wenn Sie den Dropdown-Pfeil rechts neben diesem Symbol auswählen, sehen Sie einige zusätzliche Optionen, die Sie mit der Flash Fill -Funktion verwenden können. 

Mit den Flash Fill -Optionen in diesem Dropdown-Feld können Sie:

• Flash-Füllung^{(Undo Flash Fill)} rückgängig machen : Macht die Aktion rückgängig, die die gesamte Spalte ausgefüllt hat, nachdem Sie die Eingabetaste gedrückt haben^(Enter)
• Vorschläge akzeptieren : Dadurch wird der ^{(Accept suggestions)}Flash Fill -Funktion von Excel für diese Spalte mitgeteilt, dass Sie mit den Änderungen an der Spalte einverstanden sind und sie beibehalten möchten
• Wählen Sie xx leere Zellen aus^{(Select xx blank cells)} : Lässt Sie alle Zellen identifizieren, die nicht ausgefüllt wurden und leer sind, damit Sie diese bei Bedarf korrigieren können
• Wählen Sie xx geänderte Zellen aus^{(Select xx changed cells)} : Hiermit können Sie alle Zellen auswählen, die sich automatisch geändert haben, nachdem die Flash Fill -Funktion diese Zellen aktualisiert hat

Sobald Sie Vorschläge annehmen ausgewählt haben, werden Sie sehen, dass die „Auswahl“-Zahlen für die „geänderten Zellen“ auf Null fallen. Dies liegt daran, dass diese Zelleninhalte, sobald Sie die Änderungen akzeptieren, von der Flash Fill -Funktion nicht mehr als „geändert“ betrachtet werden.

So aktivieren Sie Flash Fill in Excel

Wenn Sie bemerkt haben, dass Excel keine Flash Fill -Vorschau bereitstellt, wenn Sie mit der Eingabe der zweiten Zelle beginnen, müssen Sie die Funktion möglicherweise aktivieren.

Um dies zu tun:

Wählen Sie Datei^(File) > Optionen^(Options) > Erweitert^(Advanced) aus . Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Bearbeitungsoptionen^{(Editing options)} und vergewissern Sie sich, dass sowohl AutoVervollständigen für Zellenwerte aktivieren^{(Enable AutoComplete for cell values)} als auch Automatisch Flash^{(Automatically Flash Fill)} -Füllung ausgewählt sind.

Wählen Sie zum Beenden OK aus. ^(OK)Wenn Sie nun nach dem Ausfüllen der ersten Zelle das nächste Mal mit der Eingabe der zweiten Zelle beginnen, sollte Excel das Muster erkennen und Ihnen eine Vorschau anzeigen, wie Sie die restlichen Zellen in der Spalte ausfüllen möchten.

Sie können die Flash Fill^{(Flash Fill)} -Funktion auch für die markierte Zelle aktivieren , indem Sie das Flash Fill - Symbol im Menü „ Daten “ unter der Gruppe „ ^(Data)Datentools^{(Data Tools)} “ in der Multifunktionsleiste auswählen. 

Sie können es auch verwenden, indem Sie Ctrl + E auf der Tastatur drücken.

Wann Sie Flash verwenden sollten Füllen Sie Excel aus

Das Verketten vollständiger Namen aus zwei Spalten ist ein einfaches Beispiel dafür, wie Sie Flash Fill in Excel verwenden können, aber es gibt viele weitere fortgeschrittene Anwendungen für diese leistungsstarke Funktion.

• Extrahieren Sie eine Teilzeichenfolge aus einer großen Zeichenfolge (z. B. eine Postleitzahl aus einer vollständigen Adresse) in einer anderen Spalte
• Ziehen Sie^(Pull) Zahlen aus alphanumerischen Zeichenfolgen
• Entfernen Sie Leerzeichen vor oder nach Zeichenfolgen
• Fügen^(Insert) Sie Teilzeichenfolgen (wie ein Komma oder Bindestrich) in vorhandene Zeichenfolgen ein
• Daten neu formatieren
• Ersetzen Sie^(Replace) einen Teil einer Zeichenfolge durch neuen Text

Denken Sie daran, dass die Flash Fill -Funktion, so nützlich sie auch ist, nicht automatisch aktualisiert wird, wenn Sie die ursprünglichen Zellen ändern.

Beispielsweise könnten Sie im Beispiel für den Vor- und Nachnamen im ersten Abschnitt dieses Artikels dieselbe Ausgabe erzielen, indem Sie die Funktion Concatenate verwenden^{(Concatenate function)} und dann den Rest der Spalte mit dieser Funktion füllen.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Wenn Sie dies tun und sich eine der ersten beiden Zellen ändert, wird der vollständige Name^{(Full Name)} aktualisiert. Ein Nachteil davon ist, dass, wenn Sie eine der ersten beiden Spalten löschen, die Spalte Vollständiger Name^{(Full Name)} gelöscht wird oder ein Fehler angezeigt wird.

Aus diesem Grund wird die Flash Fill- Funktion in Excel am besten verwendet, wenn Sie die ursprünglichen Spalten vollständig und dauerhaft in eine neu formatierte Zeichenfolge oder Zahl konvertieren möchten.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in a sheet can be a very time consumіng process. This is еspecially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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