Beim Erstellen von Google -Tabellen, die andere Personen ausfüllen müssen, kann eine Dropdown-Liste den Dateneingabeprozess vereinfachen.

Sie können die Elemente für Ihre Dropdown-Liste aus einem anderen Zellbereich ziehen oder sie direkt eingeben. Erfahren Sie, wie Sie beides tun und wie Sie eine vorhandene Dropdown-Liste ändern.

Erstellen Sie manuelle Dropdown-Listen^{(Create Manual Dropdown Lists)} in Google Sheets

Der schnellste Weg, eine Dropdown-Liste für Google^{(Google Sheets)} Tabellen zu erstellen, besteht darin, die Elemente in den Datenvalidierungseinstellungen aufzulisten.

Um dies zu tun:

1. Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten. Wählen Sie im Menü Daten und dann Datenvalidierung ^(Data)aus^{(Data validation)} .

2. Wählen Sie neben Kriterien Liste der Elemente aus^{(List of items)} . 

3. Geben Sie im Feld neben dieser Auswahl die Elemente ein, die Sie in die Dropdown-Liste aufnehmen möchten, getrennt durch Kommas.

4. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern^(Save) , und Sie werden sehen, dass die ausgewählte Zelle jetzt eine Dropdown-Liste hat.

Datenvalidierungsoptionen

Beachten Sie einige wichtige Einstellungen im Fenster Datenvalidierung .^(Data)

Wenn Sie Dropdown-Liste in Zelle^{(Show dropdown list in cell)} anzeigen deaktivieren, wird der Dropdown-Pfeil nicht angezeigt. Wenn der Benutzer jedoch mit der Eingabe beginnt, werden die Listenelemente angezeigt.

Wenn Sie im Abschnitt Bei ungültigen Daten ^{(On invalid data)}Warnung^{(Show warning)} anzeigen auswählen , wird eine rote Warnanzeige angezeigt. Dadurch wird eine Meldung angezeigt, die den Benutzer warnt, dass das eingegebene Element mit nichts in der Liste übereinstimmt.

Wenn Sie stattdessen Eingabe ablehnen auswählen, lehnt ^{(Reject input)}Google^{(Google Sheets)} Tabellen den Eintrag ab und ersetzt ihn stattdessen durch das erste Element der Dropdown-Liste.

Wenn Sie im Abschnitt „ Darstellung “ ^(Appearance)Validierungshilfetext^{(Show validation help text)} anzeigen auswählen und Text in das Feld darunter eingeben, wird dieser Text angezeigt, wenn der Benutzer die Dropdown-Zelle auswählt.

Erstellen Sie Dropdown-^{(Create Dropdown)} Listen aus einem Google Sheets -Bereich^{(Google Sheets Range)}

Eine dynamischere Methode^{(dynamic way)} zum Erstellen von Google Sheets -Dropdown-Listen besteht darin, den Inhalt einer Reihe von Zellen^{(range of cells)} zum Füllen der Liste zu verwenden.

Um dies zu tun:

1. Erstellen Sie zunächst^(First) Ihre Validierungslisten in einem beliebigen Zellbereich. Diese müssen sich nicht in derselben Tabelle befinden. Sie können diese Listen auch in anderen Registerkarten der Tabellenkalkulation erstellen und auswählen.

2. Wählen Sie als Nächstes die Zelle aus, in der Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten. Wählen Sie im Menü Daten und dann Datenvalidierung ^(Data)aus^{(Data validation)} .

3. Wählen Sie dieses Mal Liste aus einem Bereich^{(List from a range)} aus der Dropdown-Liste Kriterien^(Criteria) aus. Wählen Sie dann das kleine Rasterauswahlsymbol, um das Bereichsauswahlfenster zu öffnen.

4. Wählen Sie den Bereich aus, den Sie als Liste verwenden möchten, und der Bereichstext wird im Feld „Datenbereich auswählen“^{(Select a data range)} angezeigt.

5. Wählen Sie OK , um das Auswahlfenster zu schließen und zum Validierungsfenster zurückzukehren. Konfigurieren Sie die restlichen gewünschten Dropdown-Optionen und wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern aus, um den Vorgang abzuschließen.^(Save)

6. Jetzt sehen Sie, dass die Bereichsdaten als Dropdown-Listenelemente in der ausgewählten Zelle erscheinen.

7. Fahren Sie mit diesem Vorgang für alle anderen Spalten fort, die Sie als dynamische Dropdown-Liste hinzufügen möchten.

Die Verwendung von Bereichen als Quelle Ihrer Daten ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Tabellenkalkulationen auf dem neuesten Stand zu halten, ohne jede von Ihnen erstellte Dropdown-Liste manuell durchgehen und aktualisieren zu müssen.

Interessante Fakten über Google Sheets-Dropdown- Listen

Mit Bereichen verbundene Dropdown-Listen von Google Sheets^{(Google Sheets)} sind am nützlichsten, da sie die allgemeine Wartung Ihrer Tabelle drastisch reduzieren.

Aktualisieren Sie mehrere Zellen mit einer Bereichsänderung^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Dies gilt insbesondere, wenn Sie viele Zellen haben, die Daten aus einem einzelnen Bereich von Elementen ziehen. Wenn Sie diese Listenelemente aktualisieren oder ändern möchten, müssen Sie die Änderung nur in einem einzigen Bereich vornehmen.

Selbst wenn Hunderte von Zellen mit diesen Listenelementen vorhanden sind, werden durch einmaliges Aktualisieren des Bereichs alle diese Dropdown-Zellen sofort aktualisiert.

Kopieren validierter Zellen, um Zeit zu sparen^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Sie können auch Zeit sparen, indem Sie validierte Dropdown-Zellen^{(copying validated dropdown cells)} in andere Zellen kopieren. Dies erspart Ihnen die Zeit, den Vorgang des erneuten Durchlaufens der Validierungsbildschirme wiederholen zu müssen.

Das Kopieren validierter Zellen ist besonders nützlich für Auswahllisten wie Tage, Monate, Uhrzeiten und andere Standarddatensätze.

Zellvalidierung schnell entfernen^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Angenommen^(Suppose) , Sie möchten, dass die Listenelemente in keiner Zelle enthalten sind. Sie können sie schnell entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken, Validierung^(Validation) auswählen und dann im Fenster Datenvalidierung Validierung entfernen auswählen.^{(Remove validation)}

Sie werden sehen, dass der Dropdown-Pfeil aus der Zelle verschwindet und alle Dropdown-Elemente verschwinden. Die Zelle wird zu einer weiteren normalen Tabellenzelle.

Verwenden von doppelten Dropdown-Listen^{(Double Dropdown Lists)} in Google Sheets

Eine weitere nützliche Möglichkeit zur Verwendung von Dropdown-Listen von Google Sheets besteht darin ^{(Google Sheets)}, Informationen zwischen Blättern^{(pass information between sheets)} zu übertragen . Sie können diese Technik auch verwenden, um Informationen zwischen Personen weiterzugeben.

Wenn Sie beispielsweise ein Originalblatt haben, das eine Liste von Aufgaben enthält, die von einem Team erledigt wurden, können Sie eine zweite Tabelle auf Grundlage dieser erledigten Aufgaben erstellen.

Möglicherweise möchten Sie diese erste Liste basierend auf denselben dynamischen Dropdown-Listen erstellen, wie im letzten Abschnitt beschrieben.

Wählen Sie in jedem Fall die Zelle auf dem Blatt, an die Sie die abgeschlossenen Aufgaben senden möchten, als eine weitere Dropdown-Liste aus und öffnen Sie das Validierungsfenster, wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wenn Sie den Datenbereich auswählen, wechseln Sie zu dieser Quellaufgabentabelle und wählen Sie die gesamte Aufgabenspalte (einschließlich leerer Zellen) aus.

Jetzt sehen Sie in der Zieltabelle, dass die Daten aus der Aufgabenspalte übernommen werden. Das bedeutet, dass Ihr zweites Team seine eigenen Projektaufgaben auf der Grundlage abgeschlossener Aufgaben des ersten Teams ausführen kann.

Das erste Team kann damit fortfahren, neu abgeschlossene Aufgaben zur ursprünglichen Quelltabelle hinzuzufügen.

Da Sie die leeren Zellen in den Quellbereich aufgenommen haben, werden diese neuen eindeutigen Aufgaben in der Dropdown-Liste des zweiten Teams angezeigt. 

Beachten Sie, dass in der zweiten Dropdown-Liste nur eindeutige Aufgaben angezeigt werden. Es ist nicht die beste Möglichkeit, bestimmte Zeilenelemente aus der Quelle zu übergeben, aber es ist eine großartige Möglichkeit für ein zweites Team, alle eindeutigen Elemente zu sehen, die von anderen Personen zu einer Tabelle hinzugefügt wurden.

Wie werden^(Will) Sie Google Sheets -Dropdown- Listen verwenden?

Wie Sie sehen können, bietet Google Sheets viele Möglichkeiten, wie Sie Informationen aus anderen Zellen ziehen können, um Dropdown-Listen auszufüllen. Wenn Ihre Dateneingabeanforderungen relativ einfach sind, können Sie sich auch an die manuelle Eingabe von durch Kommas getrennten Dropdown-Listenelementen halten. 

In jedem Fall sollten Sie in der Lage sein, die Dateneingabe für jede Ihrer Tabellenkalkulationen so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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