Word hat zwei wirklich nützliche Funktionen, die fast niemand verwendet: Dokumente vergleichen^{( Compare Documents)} und Dokumente kombinieren^{( Combine Documents)} . Wie der Name schon sagt, können Sie mit den Funktionen entweder zwei Word -Dokumente miteinander vergleichen oder zwei miteinander kombinieren.

Wann würden Sie das jemals brauchen? Nun, wenn Sie wie ich sind, haben Sie im Laufe der Jahre wahrscheinlich 20 verschiedene Versionen Ihres Lebenslaufs an verschiedenen Orten gespeichert. Manchmal ändere ich einen Lebenslauf für ein bestimmtes Unternehmen leicht ab, um eine bestimmte Fähigkeit hervorzuheben, oder manchmal habe ich etwas hinzugefügt und einfach eine neue Kopie gespeichert.

Wie auch immer, es wäre schön, schnell den Unterschied zwischen meinem letzten Lebenslauf und älteren zu sehen, um zu sehen, ob ich etwas zum neuesten hinzufügen oder möglicherweise entfernen sollte. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie diese beiden Funktionen verwenden können, um schnell Unterschiede zwischen zwei Dokumenten zu finden und sie bei Bedarf zusammenzuführen.

Dokumente vergleichen und kombinieren

In meinem Beispiel wollte ich sehen, was der Unterschied zwischen meinem alten Lebenslauf aus dem Jahr 2007 und dem neuesten aus dem Jahr 2013 ist. Öffnen Sie dazu Word , klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen und dann auf ^(Review)Vergleichen^(Compare) .

Dadurch wird das Dialogfeld Dokumente vergleichen angezeigt, in dem Sie Ihr Originaldokument und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.^{(Compare Documents)}

Unten sehen Sie eine ganze Reihe von Vergleichseinstellungen, die Sie einfach alle aktiviert lassen können. Standardmäßig werden auch alle Änderungen in einem neuen Dokument angezeigt, was besser ist, als mit Ihren ursprünglichen oder überarbeiteten Dokumenten herumzuspielen.

Es öffnet sich ein neues Dokument mit mehreren verschiedenen Abschnitten: eine scrollbare Liste der Revisionen ganz links, das kombinierte Dokument mit allen Änderungen in der Mitte und die beiden Originaldokumente auf der rechten Seite. Schauen wir uns jeden Abschnitt genauer an.

Wie Sie hier sehen können, habe ich ein paar Dinge gelöscht und ein paar andere Textzeilen eingefügt. Wenn Sie auf eine der Überschriften ( Aseem Kishore Inserted oder Aseem Kishore Deleted ) doppelklicken, wird der Cursor genau an diese Position im Dokument bewegt.

In der Mitte sehen Sie diese Überarbeitungen in verschiedenen Farben. Standardmäßig ist alles, was durchgestrichen ist, gelöscht worden, und alles, was rot und unterstrichen ist, ist, was dem überarbeiteten Dokument hinzugefügt wurde. Alles in Grün wurde verschoben. Der Ort, von dem es verschoben wurde, ist doppelt durchgestrichen grün und der Ort, an den es verschoben wurde, ist doppelt grün unterstrichen, wie hier gezeigt:

Schließlich sehen Sie auf der rechten Seite oben das Originaldokument und unten das überarbeitete Dokument. Wenn Sie das obere Dokument scrollen, folgt das untere, sodass sie synchron sind. Sie können den unteren jedoch unabhängig vom oberen Bildschirm scrollen.

Zusätzlich zu dieser Ansicht können Sie auch beide Quelldokumente aus dem rechten Bereich entfernen und stattdessen Sprechblasen anzeigen, um die Änderungen leicht zu sehen. Um zu sehen, was ich meine, gehen Sie weiter und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Vergleichen^(Compare) , dann auf Quelldokumente anzeigen^{(Show Source Documents)} und schließlich auf Quelldokumente ausblenden^{(Hide Source Documents)} .

Klicken Sie nun unter Verfolgung^(Tracking) auf die Schaltfläche Markup^{(Show Markup)} anzeigen und dann auf Sprechblasen^(Balloons) und dann auf Revisionen in Sprechblasen anzeigen^{(Show Revisions in Balloons)} .

Auf der rechten Seite des Dokuments sehen Sie nun alle Überarbeitungen mit Zeilen, die aus dem Dokument stammen. Dies kann es einfacher machen, alle Änderungen zu sehen, wenn Sie viele davon haben.

Beachten Sie, dass Sie nichts weiter tun müssen, wenn Sie nur die Unterschiede zwischen den Dokumenten sehen möchten. Wenn Sie aus diesen beiden Dokumenten ein endgültiges Dokument erstellen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Änderung klicken und Akzeptieren^(Accept) oder Ablehnen^(Reject) wählen .

Wenn Sie fertig sind, können Sie das neue Dokument mit allen vorgenommenen Änderungen speichern. Combine Documents ist ziemlich genau dasselbe wie Compare . Wenn Sie Kombinieren^(Combine) wählen , erhalten Sie denselben Dialog, in dem Sie das ursprüngliche und das überarbeitete Dokument auswählen müssen.

Sobald Sie dies getan haben, erhalten Sie das gleiche Layout wie zuvor, in dem Sie die kombinierten Änderungen in der Mitte sehen. Auch hier^(Again) wird durchgestrichener Text gelöscht, rot unterstrichener Text hinzugefügt und grüner Text verschoben. Klicken Sie einfach^(Just) mit der rechten Maustaste auf jede Änderung und wählen Sie aus, ob Sie jede Änderung akzeptieren oder ablehnen möchten. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie das neue kombinierte Dokument.

Insgesamt sind diese sehr nützlich, wenn Sie mehrere Versionen desselben Dokuments haben oder wenn mehrere Personen ein Word- Dokument bearbeiten und Sie am Ende mehrere Dokumente haben, die Sie zu einem kombinieren können. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Genießen!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two rеally useful features that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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