Microsoft Outlook ermöglicht Besprechungsorganisatoren, eine Liste der Personen anzuzeigen, die eine Besprechungseinladung angenommen haben. Das bedeutet, dass Sie die Besprechungsverfolgung von Outlook verwenden können, um eine Liste aller Personen anzuzeigen, die zu Ihrer Besprechung zugesagt haben, und in den meisten Fällen können Sie sehen, wer eine Besprechung angenommen hat, auch wenn Sie nicht der Organisator der Besprechung sind.

Wir erklären Ihnen, wie Besprechungsantworten in Outlook funktionieren und wie Sie die Nachverfolgung von Besprechungsteilnehmern in der Browser-, Desktop- und mobilen Version anzeigen, damit Sie sehen können, wer eine Besprechungseinladung in Outlook angenommen hat .

Sollten Sie sich für das Senden einer Antwort entscheiden?

Wenn Sie eine Einladung zu einem Meeting erhalten, können Sie Akzeptieren^(Accept) , Mit Vorbehalt^(Tentative) oder Ablehnen^(Decline) wählen . Unabhängig davon, für welche Antwort Sie sich entscheiden, können Sie sich für Folgendes entscheiden:

• Bearbeite die Antwort bevor du es sendest
• Senden Sie die Antwort jetzt
• Senden Sie keine Antwort

Wenn Sie die dritte Option auswählen, erhält der Besprechungsorganisator keine E-Mail mit Ihrer Antwort. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass Ihre Antwort nicht nachverfolgt wird. Wenn Sie Outlook für Mac^{(Outlook for Mac)} , Outlook im Web, Outlook für iOS oder Outlook für Android verwenden , wird Ihre Antwort auch dann nachverfolgt, wenn Sie „Keine Antwort^(Response) senden“ auswählen . 

Wenn Sie ein Microsoft 365- Benutzer sind und eine Besprechungseinladung annehmen, vorläufig annehmen oder ablehnen, ohne eine Antwort zu senden, können der Besprechungsorganisator und andere Teilnehmer, die Microsoft 365- Benutzer sind, Ihre Antwort weiterhin sehen.

Microsoft für Windows ist die Ausnahme. Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen werden und „Keine Antwort senden“ auswählen, können weder der Organisator der Besprechung noch die anderen Teilnehmer Ihre Antwort auf die Einladung anzeigen. Das dürfte aber nicht lange so sein. Microsoft sagt: „Wir planen, dieses Verhalten auch in Outlook für Windows zu aktualisieren , haben aber noch kein voraussichtliches Veröffentlichungsdatum.“

Beachten Sie schließlich , dass, wenn das Meeting von einem Microsoft 365 -Benutzer organisiert wurde, die Liste der eingeladenen Personen und ihre Antworten über jede ^{(Microsoft 365)}Outlook - App außer Outlook für Android angezeigt werden können . Antworten können nicht in Nicht-Outlook-Apps^{(non-Outlook apps)} angezeigt werden .

So verwenden Sie die Outlook-Besprechungsverfolgung^{(Outlook Meeting Tracking)} in einem Browser

Führen Sie diese Schritte aus, um Antworten auf ein Meeting in Outlook^(Outlook) online anzuzeigen .

1. Navigieren Sie zu outlook.office.com und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an.
2. Wählen Sie links das Kalendersymbol aus.

1. Wählen Sie das Datum des Meetings aus, das Sie nachverfolgen möchten.

1. Wählen Sie das spezifische Meeting aus, für das Sie Antworten sehen möchten. 

1. Wählen Sie im Popup-Fenster mit den Besprechungsinformationen den diagonalen Pfeil „Ereignis anzeigen“ aus.

1. In der erweiterten Ansicht des Ereignisses sehen Sie Informationen darüber, wer das Meeting organisiert hat und wie die eingeladenen Personen geantwortet haben.

1. Erweitern^(Expand) Sie jede Kategorie, indem Sie das Symbol > auswählen , um einzelne Antworten anzuzeigen.

Wie bereits erwähnt, sollten die obigen Schritte  als Microsoft 365- Benutzer funktionieren, unabhängig davon, ob Sie der Organisator der Besprechung sind oder nicht.^{(Microsoft 365)}

Es ist erwähnenswert, dass es keine gute Möglichkeit gibt, die Liste der Antworten aus Outlook online zu kopieren. Dazu benötigen Sie die Desktop-Anwendung von Outlook .

So verwenden Sie die Outlook-Besprechungsverfolgung^{(Outlook Meeting Tracking)} in der Desktop-App

Benutzer der meisten Desktop-Versionen von Outlook können diese Schritte ausführen, um zu sehen, wer eine Besprechungseinladung in Outlook angenommen hat . Wie bereits erwähnt, funktioniert dies nur, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. 

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie den Kalender im Outlook -Navigationsbereich aus.

1. Wählen Sie im Kalender das Meeting aus, an dem Sie interessiert sind.
2. Wählen Sie die Registerkarte Besprechung^(Meeting) oder Besprechungsvorkommen aus.^{(Meeting Occurrence )}

1. Wählen Sie Verfolgung aus^(Tracking) .

1. Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, können Sie die Nachverfolgung für das Meeting-Vorkommen oder die gesamte Serie anzeigen.

1. Sie sehen eine Liste der Meeting-Eingeladenen und deren Antworten.

1. Wenn Sie eine Liste der Antworten drucken oder an anderer Stelle einfügen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte „ Meeting “ den Dropdown-Pfeil neben „ ^(Meeting)Tracking “ und ^{(Tracking )}dann „Status in Zwischenablage kopieren“ aus^{(Copy status to clipboard)} .

1. Jetzt können Sie die Tracking-Informationen zum Drucken in ein Dokument wie Word oder Excel einfügen ( ^(Excel)Strg^(Ctrl) + V ) oder an einer beliebigen anderen Stelle einfügen, z. B. in eine E-Mail oder Chat-Nachricht.

Während die Desktop-App von Outlook für Windows etwas klobiger und weniger elegant ist als die Online-Version, ist die Möglichkeit, Meeting-Tracking-Informationen einfach zu kopieren, eine nette Funktion.

So sehen Sie , wer^(Who) eine Besprechungseinladung^{(Meeting Invitation)} in Outlook für Mobilgeräte angenommen hat^(Mobile)

Wenn Sie unterwegs sind, können Sie immer noch mit der Outlook -App für Ihr mobiles Gerät überprüfen, wer eine Besprechungseinladung angenommen hat.

1. Starten Sie die Outlook-App.

1. Wählen Sie den Kalender aus.

1. Wählen Sie im Kalender ein Meeting aus.
2. Unter Teilnehmer^(Attendees) sehen Sie eine Liste der Personen, die die Besprechungseinladung angenommen haben. 

1. Wenn das Meeting viele Teilnehmer hat, wird möglicherweise ein Link zu Alle Teilnehmer^{(View all attendees)} anzeigen angezeigt . 

1. Wählen Sie den Link View all ### attendees aus, um eine Liste aller Teilnehmer anzuzeigen, sortiert nach Antwort (akzeptiert, mit Vorbehalt, abgelehnt). 

So ändern Sie, was Outlook mit Besprechungsantworten^(Meeting) macht

Besprechungsorganisatoren, die Outlook für Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 und Outlook 2013 verwenden, können ändern, wie Outlook Besprechungsantworten verarbeitet. Sie können festlegen, dass Besprechungsantworten Ihren Posteingang umgehen. Antworten auf Besprechungen sind standardmäßig so eingestellt, dass Ihr Posteingang übersprungen wird, aber Sie können dieses Verhalten ändern, wenn Sie möchten.

1. Wählen Sie in Outlook Datei^(File) > Optionen^(Options) aus . 

1. Wählen Sie im Fenster Outlook-Optionen ^{(Outlook Options)}Mail aus .

1. Wenn im Abschnitt Nachverfolgung das Kontrollkästchen ^(Tracking)Meeting-Anfragen und Antworten auf Meeting-Anfragen und Umfragen automatisch verarbeiten aktiviert^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} ist, werden keine Meeting-Antworten in Ihrem Posteingang angezeigt, es sei denn, der Eingeladene hat einen Kommentar zu seiner Antwort hinzugefügt. Die Tracking-Informationen für das Meeting werden entsprechend aktualisiert. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, erhalten Sie jedes Mal eine Nachricht in Ihrem Posteingang, wenn ein Teilnehmer seine Antwort aktualisiert.
   

1. Ebenso können Sie das Kästchen Tracking-Informationen aktualisieren markieren und dann Antworten löschen, die keine Kommentare enthalten^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . Das Meeting wird mit allen Antworten aktualisiert, die Sie erhalten, und die Antworten selbst werden gelöscht, wenn sie keine Kommentare enthalten.

Wie Sie sehen können, können Sie Outlook durch Anpassen einiger verschiedener Einstellungen dazu bringen, genau das zu tun, was Sie mit Besprechungsantworten und Nachverfolgungsinformationen wünschen .^{(get Outlook to do exactly what you want)}

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microsоft Оutlook allows meeting organizerѕ to view a list of people who have accepted a meeting іnvitation. That means you cаn use Оutlook’s meeting tracking to view a list of everyоne who has RSVP’d to your meeting, and in most саses, you сan see who has aсcepted a meeting even if you’re not the meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

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