Es ist immer eine schreckliche Tragödie, wenn jemand etwas Wichtiges verliert, an dem er gearbeitet hat, weil er sein Dokument nicht richtig gespeichert hat. Dies passiert Excel-^(Excel) und Word- Benutzern häufiger, als Sie denken würden !

Glücklicherweise hat Microsoft in den letzten paar Versionen viele Funktionen hinzugefügt, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten aufgrund von Abstürzen, Stromausfällen, versehentlichem Löschen usw. zu verringern. Eine Funktion heißt AutoWiederherstellen^{(AutoRecover)} und die zweite, weniger bekannte Funktion, heißt AutoBackup .

In diesem Artikel werde ich darüber sprechen, wie Sie beide Optionen konfigurieren, damit Ihre Daten so sicher wie möglich sind. Ich möchte auch erwähnen, dass Sie mit den neuesten Versionen von Office Dokumente direkt auf OneDrive speichern können , was eine gute Option ist, da Sie auch dann noch auf Ihre Arbeit zugreifen können, wenn Ihre Festplatte ausfällt.

Automatische Excel-Wiederherstellung

Die Funktion zur automatischen Wiederherstellung^{(Auto Recover)} ist standardmäßig aktiviert und speichert Ihr Dokument grundsätzlich nach einem festgelegten Zeitintervall automatisch an einem temporären Ort. Um die AutoWiederherstellen-^{(AutoRecover)} Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie auf Datei^(File) und dann auf Optionen^(Options) .

Klicken Sie im linken Menü auf Speichern^(Save) und Sie sehen die Option AutoWiederherstellen unter ^{(AutoRecover)}Arbeitsmappen speichern^{( Save Workbooks)} .

Standardmäßig werden AutoWiederherstellen-^{(AutoRecover)} Informationen alle 10 Minuten gespeichert. Zusätzlich zum Intervall muss Excel 30 Sekunden lang im Leerlauf sein, bevor die Daten gespeichert werden. Außerdem werden die automatisch gespeicherten Informationen an dem hier aufgeführten Speicherort der AutoWiederherstellen-Datei gespeichert^{(AutoRecover file location)} . Wie funktioniert es? Nehmen wir im Grunde an, Sie haben ein Arbeitsblatt wie das folgende und Sie haben es gespeichert.^(Basically)

Nehmen wir nun an, ich füge der Excel -Tabelle die folgenden Daten hinzu und warte etwa 10 Minuten, ohne mein Dokument zu speichern. Da das AutoRecover- Intervall auf 10 Minuten eingestellt ist, müssen Sie mindestens so lange warten, bis die Daten gespeichert sind.

In meinem Fall habe ich einen Excel - Absturz simuliert, indem ich den Task-Manager geöffnet und den Excel - Prozess beendet habe. Danach öffnete ich Excel erneut und sah sofort eine Option namens Show Recovered Files .

Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste von Excel- Dateien angezeigt, die wiederhergestellt werden können. In meinem Fall hatte es die Originaldatei, die nur Daten in A1 und A2 enthielt, und es hatte auch die AutoRecovered -Datei, die die Daten enthielt, die ich nicht auf der Festplatte gespeichert hatte.

Wenn Sie auf eines der Elemente in der Liste klicken, wird eine weitere Instanz von Excel geöffnet, in der die Daten in dieser bestimmten Datei angezeigt werden. Insgesamt ist dies eine wirklich nützliche Funktion für Zeiten, in denen Sie nicht Ihre gesamte Arbeit gespeichert haben, Excel jedoch unerwartet beendet wird.

Der größte Nachteil dieser Funktion ist, dass die AutoRecover -Daten auf derselben Festplatte wie Ihre Datei gespeichert werden. Wenn also etwas mit Ihrer Festplatte passiert, ist alles weg. Sie können den Speicherort in den Einstellungen oben auf eine separate Festplatte oder sogar auf einen Netzwerkspeicherort ändern, was ich sehr empfehle.

Beachten Sie, dass AutoWiederherstellen-^{(AutoRecover)} Informationen unter den folgenden Umständen auch automatisch von Excel gelöscht werden:^(Excel)

1. Sie speichern die Datei manuell oder mit Datei^(File) – Speichern^{(Save As)} unter .
2. Sie schließen die Datei oder beenden Excel (unabhängig davon, ob Sie die Datei speichern oder nicht)
3. Sie deaktivieren AutoWiederherstellen^{(AutoRecover)} vollständig oder nur für die Arbeitsmappe

Wenn Sie also die Datei speichern, werden die AutoRecover -Daten im Grunde genommen gelöscht. Wenn Sie Excel manuell beenden und die Daten nicht speichern, werden die AutoRecover -Daten außerdem gelöscht. Denken^(Just) Sie daran, wenn Sie diese Funktion verwenden. Wenn Sie ein starker Excel - Benutzer sind, würde ich vorschlagen, das AutoRecover- Intervall auf etwa 2 oder 3 Minuten anstelle von 10 einzustellen.

Automatische Sicherung

Eine weitere Funktion, die nicht viele Leute wirklich kennen, ist AutoBackup . Um es zu verwenden, müssen Sie zuerst Ihre Datei speichern, um zum Dialogfeld Speichern zu gelangen. ^(Save)Wenn Sie bereits ein gespeichertes Excel- Dokument haben, gehen Sie zu Datei^(File) und dann zu Speichern^{(Save As)} unter und wählen Sie einen Speicherort aus. Wenn Sie dies tun, wird das Dialogfeld " Speichern unter" angezeigt.^{(Save As)}

Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche^(Tools) Extras, die sich links neben der Schaltfläche Speichern^(Save) befindet . Sie sehen ein paar Optionen, von denen eine Allgemeine Optionen^{(General Options)} ist . Wenn Sie darauf klicken, erscheint ein kleines Fenster mit weiteren Optionen.

Fahren Sie fort und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Backup immer erstellen^{(Always create backup)} . Klicken Sie auf OK^{(Click OK)} . Wenn Sie die Datei jetzt speichern, wird auch eine Excel - Sicherungsdatei mit der Erweiterung .XLK erstellt. Beachten Sie, dass die Dateien beim ersten Mal genau gleich sein werden. Wenn Sie Änderungen an der Originaldatei vornehmen und sie dann erneut speichern, bleibt die Sicherungsdatei unverändert (die Originaldaten). Beim dritten Speichern wird die Sicherungsdatei jedoch mit Informationen bis zum zweiten Speichern aktualisiert.

Grundsätzlich liegt die Sicherungsdatei immer eine Version hinter der aktuellen Version. Wenn Sie also eine Reihe von Änderungen vorgenommen, Ihre Datei gespeichert haben und dann zu der Version zurückkehren wollten, die diese Änderungen nicht hatte, könnten Sie einfach die Sicherungsdatei öffnen.

Die Datei wird am selben Ort wie die Originaldatei gespeichert und es scheint keine Möglichkeit zu geben, dies zu ändern. Diese Funktion fügt Ihrem Dokument nicht viel Sicherheit hinzu, ist aber unter bestimmten Umständen gut.

Die Aktivierung dieser Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen in Excel wird Sie hoffentlich vor dem Verlust wichtiger Daten bewahren. Es ist immer eine gute Option, Cloud-Speicher (wie OneDrive ) als zusätzliches Sicherheitsnetz zu verwenden, falls Ihr Computer katastrophal ausfällt. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Genießen!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’ѕ always а terrible tragеdy when someone loses something important they were workіng on because thеy didn’t save their document properly. This happens more often than yoυ would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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