Seriendruck^(Mail) ist eine Funktion von Microsoft Word , mit der Sie personalisierte Briefe, Etiketten, Umschläge, E-Mails und ein Verzeichnis optimieren können. Da der Seriendruck nicht zu den am häufigsten verwendeten Funktionen von MS Word gehört, wissen einige Benutzer möglicherweise nicht, wie man einen Seriendruck in Word durchführt^(Word) , um Briefe, Etiketten und Umschläge zu erstellen. 

Wenn Sie versuchen, Zeit zu sparen, die Sie für die manuelle Personalisierung jedes Briefes, Etiketts oder anderer Dokumente aufgewendet haben, kann sich der Seriendruck als nützlich erweisen. Auch wenn Sie noch nie versucht haben, einen Serienbrief zu erstellen, ist der Vorgang ziemlich einfach, und wir führen Sie unten durch jeden Schritt.

So erstellen Sie Serienbriefe

Microsoft Word verfügt über einen Assistenten, der Sie durch das Erstellen von Serienbriefen^{(creating mail merge letters)} führt . Der Assistent fragt unterwegs nach dem Brief, den Sie verwenden möchten, und nach den Empfängern des Briefs. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Empfängerliste zum Einfügen bereit haben. Wenn Sie dies nicht tun, kein Problem, Sie können jederzeit manuell eine Empfängerliste hinzufügen.

1. Öffnen Sie ein Word -Dokument und geben Sie Ihre Nachricht ein. Lassen Sie die personalisierten Elemente (z. B. Titel, Name, Stadt usw.) weg. Im Moment könnten Sie einfach ein Leerzeichen für die Stelle lassen, an der Sie diese Elemente einfügen möchten, etwa so:

1. Wenn Ihre Vorlage fertig ist, wählen Sie im oberen Menüband Sendungen^(Mailings) > Seriendruck starten^{(Start Mail Merge )} > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent aus.^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. Am rechten Rand Ihres MS Word- Fensters wird ein neues Fenster angezeigt. Dies ist der Assistent, der Sie durch den Vorgang führt. Als ersten Schritt müssen Sie den Dokumenttyp auswählen, an dem Sie arbeiten. Markieren Sie Briefe^(Letters) und wählen Sie Weiter: Ausgangsdokument^{(Next: Starting document)} .

1. Im nächsten Schritt müssen Sie das Dokument auswählen, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten.
   Wenn Sie bereits einige Inhalte für Ihren Brief eingegeben haben, wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden^{(Use the current document)} aus .
   Wenn Sie eine gebrauchsfertige Vorlage verwenden möchten, wählen Sie Mit einer Vorlage beginnen aus. ^{(Start from a template. )}Wenn Sie ein Ausgangsdokument ausgewählt haben, klicken Sie auf Empfänger auswählen^{(Select recipients)} . 

1. Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger aus. Angenommen, Sie haben eine Excel -Tabelle mit den Empfängerdaten gefüllt, können Sie die Daten importieren, indem Sie die Option Vorhandene Datei verwenden^{(Use an existing file)} auswählen und im folgenden Abschnitt  Durchsuchen auswählen.^(Browse)

Navigieren Sie mit dem Explorer zu dem Blatt mit der Empfängerliste, wählen Sie das Blatt aus und wählen Sie Öffnen^(Open) . 

Wenn Sie das Blatt auswählen, sehen Sie das Fenster „ Tabelle auswählen“. ^{(Select Table)}Wählen Sie die entsprechende(n) Tabelle(n) aus. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften,^{(First row of data contains column headers)} wenn dies auf Ihre Daten zutrifft, und wählen Sie OK aus .

Als Nächstes sehen Sie die Liste der Empfänger, die Word in Ihrer Zusammenführung verwenden wird. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie OK . 

Wenn Sie die Excel -Tabelle hinzugefügt haben, wählen Sie Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief^{(Next: Write your letter)} .

1. Jetzt können Sie Ihrem Brief Platzhalter hinzufügen. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Platzhalter hinzufügen möchten, und wählen Sie im Seriendruckbereich Weitere Elemente^{(More items )} aus.

Das Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen^{(Insert Merge Field)} wird geöffnet, in dem Sie den entsprechenden Platzhalter auswählen und Einfügen^(Insert) auswählen können , um ihn Ihrem Brief hinzuzufügen.

1. Wenn Sie alle Briefvorlagenfelder eingefügt haben, wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Briefe^{(Next: Preview your letters)} aus .

Dies zeigt Ihnen eine Vorschau aller per Seriendruck erstellten Briefe. Sie können die Pfeilschaltflächen im Seriendruckbereich verwenden, um die Vorschau der Briefe umzuschalten.

1. Wählen Sie Weiter: Zusammenführung abschließen aus^{(Next: Complete the merge)} . Wählen Sie im nächsten Schritt entweder Drucken^(Print) (wenn Sie alle Briefe drucken möchten) oder Einzelne Briefe bearbeiten^{(Edit individual letters )} > Alle^{(All )} (wenn Sie die Briefe zu einem einzigen Dokument zusammenführen möchten).

So erstellen Sie Serienbriefetiketten

Es ist immer eine gute Idee, Ihre Mailingliste ordentlich in einer Excel -Tabelle zusammenzustellen , damit Ihnen nicht schwindelig wird, wenn Sie die Mailing-Details von jemandem brauchen. Wenn Sie die Etiketten jedoch drucken möchten, schneidet Ihre Excel -Tabellenzusammenstellung nicht ab. Stattdessen müssen Sie Serienbriefetiketten in MS Word erstellen .^{(create mail merge labels)}

1. Wenn Sie bereits eine Excel - Tabelle mit Versanddetails haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn nicht, organisieren Sie Ihre Mailingliste in einer Excel - Tabelle. Fügen Sie einige Überschriften hinzu ( Vorname^{(First Name)} , Nachname, Adresse^(Address) usw.) und sortieren Sie Ihre Liste.
2. Wechseln Sie zu MS Word . Verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen von Etiketten. Öffnen Sie ein leeres Dokument und wählen Sie Sendungen^(Mailings) > Seriendruck^{(Select Mail Merge )} auswählen > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Wählen Sie Labels und dann Next: Starting document . 

1. Wählen Sie auf dem nächsten Bild Dokumentlayout ändern^{(Change document layout)} . Wählen Sie als Nächstes Etikettenoptionen^{(Label options)} aus, um Ihre Produktnummer und Etikettenmarke festzulegen.

Nachdem Sie auf OK geklickt^(OK) haben, sehen Sie die umrissenen Beschriftungen auf Ihrem Dokument. Wenn nicht, gehen Sie zu Tabellendesign^{(Table Design )} > Rahmen^{(Borders )} und wählen Sie Gitternetzlinien anzeigen.^{(View Gridlines.)}

1. Gehen Sie in MS Word zurück zur Registerkarte Mailings und wählen ^(Mailings)Sie Empfänger^{(Select Recipients)} auswählen > Vorhandene Liste verwenden. ^{(Use an Existing List. )}

Navigieren Sie zu der Excel -Datei, die die Mailingliste enthält. Wählen Sie die Datei und dann Öffnen^(Open) aus .

1. Sie sehen das Fenster Tabelle auswählen. ^{(Select Table )}Wenn Sie mehrere Blätter in Ihrer Arbeitsmappe haben, sehen Sie hier mehr als ein Element. Wählen Sie die aus, die Ihre Mailingliste enthält. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften,^{(First row of data contains column headers,)} und wählen Sie OK aus . 

1. MS Word importiert die Mailingliste. Adressblock^{(Address Block)} auswählen . Sehen Sie sich die Vorschau rechts an. 

Wenn es nicht wie gewünscht aussieht, wählen Sie „ Felder abgleichen“. ^{(Match Fields. )}Stellen Sie^(Make) sicher, dass alle Details einer entsprechenden Überschrift aus Ihrem Arbeitsblatt entsprechen, und wählen Sie OK aus .

Sehen Sie sich die Vorschau noch einmal an. Wenn es gut aussieht, wählen Sie OK .

1. Sie sehen jetzt <<AddressBlock>> im Label. Gehen Sie zu Sendungen > Etiketten aktualisieren, um << ^{(Update Labels)}AddressBlock ^(Mailings)<<AddressBlock>> zu allen Etiketten hinzuzufügen .

1. Die Etiketten können jetzt zusammengeführt werden. Gehen Sie zu Mailings > Fertig stellen und zusammenführen^{(Finish & Merge )} > Einzelne Dokumente bearbeiten^{(Edit Individual Documents)} . 

Sie werden sehen, dass ein kleines Fenster auftaucht. Wählen Sie Alle^(All) und dann OK .

1. Sie sehen jetzt alle Ihre Labels zusammengeführt.

So erstellen Sie Serienbriefumschläge

Das Erstellen von Serienbriefumschlägen ist im Wesentlichen dasselbe wie das für Etiketten, jedoch mit einigen Anpassungen. 

Klicken Sie erneut auf Sendungen^(Mailings) > Seriendruck starten^{(Start Mail Merge)} > Schritt-für-Schritt-Seriendruckassistent^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , aber wählen Sie diesmal Umschläge^(Envelopes) und dann Weiter: Dokument^{(Next: Starting document)} von unten starten.

1. Sie werden aufgefordert, ein Startdokument auszuwählen. Wählen Sie Umschlagoptionen^{(Envelope options)} , um Umschlaggröße und Position der Liefer-/Rücksendeadresse auszuwählen (siehe nächster Schritt), und wählen Sie Weiter: Empfänger^{(Next: Select recipients)} auswählen .

1. Wenn Sie Umschlagoptionen^{(Envelope options)} auswählen , wird ein kleines Fenster eingeblendet. Wählen Sie Ihre bevorzugte Umschlaggröße und wählen Sie die Schriftart und die Platzierung für Liefer- und Absenderadresse.

1. Der nächste Schritt im Assistenten besteht darin, Empfänger auszuwählen. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden^{(Use an existing list)} (vorausgesetzt, Sie haben bereits eine Excel - Tabelle mit den Empfängerdaten) und wählen Sie Durchsuchen^(Browse) , um nach der Datei zu suchen . Wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Weiter: Briefumschlag anordnen^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Wählen Sie auf Ihrem nächsten Bildschirm Adressblock aus^{(Address block)} , sehen Sie sich die Vorschau an, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht aussieht, und wählen Sie OK aus .

Auf dem Umschlag erscheint  nun <<AddressBlock>>

1. Wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Umschläge aus^{(Next: Preview your envelopes)} . Sie sehen dieselbe Vorschau wie im vorherigen Schritt, jedoch in Ihrem Dokument. Sie können die Pfeilschaltflächen im Assistentenbereich verwenden, um zwischen Umschlägen zu wechseln.

Ihre Umschläge können jetzt zusammengeführt werden. Wählen Sie Weiter: Zusammenführung abschließen aus^{(Next: Complete the merge)} .

1. Auf dem folgenden Bildschirm sehen Sie eine Option zum Bearbeiten einzelner Umschläge^{(Edit individual envelopes)} . Wählen Sie es aus, wählen Sie Alle^(All) aus, um alle Datensätze zusammenzuführen, und wählen Sie OK aus .

Sie sehen nun alle Umschläge zu einem einzigen Dokument zusammengeführt.

Massendruck und E-Mails leicht gemacht

Durch die Verwendung des Seriendrucks können Sie eine Menge Zeit sparen, die Sie sonst mit dem Anpassen Ihrer Briefe, Etiketten oder Umschläge verbringen würden. Das ist jedoch nicht alles, was Sie mit MS Word tun können . Sie können auch Grußkarten^{(greeting cards)} , Broschüren^(booklets) und Karteikarten^{(index cards)} erstellen .

Seriendruck^(Mail) gibt es schon seit einiger Zeit, aber wenn Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten möchten, hat Microsoft Office 2019 einige nette Funktionen eingeführt, die^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} Sie sich vielleicht ansehen sollten.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labelѕ, envelopes, emails, and a directory. Since mail mergе is not among the most commonly used MS Word featυres, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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