Wenn ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Einzelperson ein konsistentes Dokument wie Formulare, Briefe oder Versandetiketten erstellen möchte, die bis auf bestimmte Informationen identisch sind, z. B. Name, Adresse oder Telefonnummer des Empfängers^(Recipient) . Dazu müssen Sie den Seriendruckprozess^{(Mail Merge)} durchführen, mit dem Sie ein einfaches benutzerdefiniertes Dokument erstellen können.

So verwenden Sie den Seriendruck in Word

Mit den Seriendruck-^{(Mail Merge)} Tools auf der Registerkarte „Mailing“ von Microsoft Word können Sie Serienbriefe erstellen^{(Mail Merging)} . Diese Werkzeuge sind

• Seriendruck starten^{(Start Mail Merge)} : Der Seriendruck starten^{(Start Mail Merge)} erstellt ein Dokument und sendet es an mehrere Personen. Sie können Felder wie Name und Adresse^(Address) einfügen . Word erstellt eine Kopie für jeden Empfänger^(Recipient) und ersetzt diese Felder durch die Informationen der Person.
• Empfänger^{(Select Recipient)} auswählen : Mit Empfänger^(Recipient) auswählen können Sie die Liste der Personen auswählen, denen Sie Ihr Dokument senden möchten.
• Empfängerliste bearbeiten^{(Edit Recipient List)} : Dies ändert Ihre Empfängerliste oder wählt bestimmte Personen aus, die das Mailing erhalten sollen. In diesem Tool können Sie Duplikate sortieren, filtern, finden und entfernen und die Adressen der Liste validieren.

So richten Sie einen manuellen Seriendruck^{(Mail Merge)} für Briefe ein

• Um einen manuellen Seriendruck^{(Mail Merge)} für einen Brief einzurichten , müssen Sie zunächst ein leeres Dokument erstellen und zur Registerkarte Mailing wechseln^{(Mailing tab)} .
• Wählen Sie „Seriendruck starten“^{(Start Mail Merge)} und dann „ Briefe“^(Letters) .
• Klicken Sie auf Empfänger auswählen^{(Select Recipients)} .
• Ein Dropdown-Menü wird angezeigt; Sie können auswählen, ob Sie eine neue Liste^{(Type a New List)} eingeben , eine vorhandene Liste verwenden^{(Use an Existing List)} oder aus den Outlook-Kontakten auswählen möchten^{(choose from Outlook Contacts)} .

Wir werden Type a New List verwenden .

Ein Dialogfeld mit der Bezeichnung Neue ^{( New)} Adressliste^{(Address List)} wird angezeigt. Im Dialogfeld können Sie Text in die Zeilen und Spalten eingeben. Auf der linken Seite des Dialogfelds „ Neue Adressliste^{(New Address List)} “ können Sie mit einigen Befehlen Ihre Liste ändern. diese heißen Neuer Eintrag^{(New Entry)} , Eintrag löschen , Spalten ^{(Customize Columns)}suchen^(Find) und anpassen .

Um eine neue Zeile hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Eintrag^{(New Entry)} . Um eine Zeile zu löschen, wählen Sie Eintrag^{(Delete Entry)} löschen . Um Spalten hinzuzufügen, zu löschen, umzubenennen, nach oben und unten zu verschieben , wählen Sie ^{(Customize Columns)}Spalten ^(Columns)anpassen^(Select) . Geben Sie Daten^{(Enter Data)} in Ihre Liste ein, wählen Sie OK und speichern^(Save) Sie Ihre Datei. Wenn Sie zurückgehen und Ihre Liste bearbeiten möchten, klicken Sie auf Empfängerliste^{(Edit Recipient List)} bearbeiten , jetzt bearbeiten.

Jetzt können Sie einen Brief in das Dokument schreiben oder kopieren.

Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie Felder einfügen möchten, und wählen Sie Felder einfügen und zusammenführen^{(Insert and Merge Fields)} ; Wählen Sie die gewünschten Felder aus. Sie können eine Vorschau Ihrer Felder anzeigen, indem Sie auf ABC-Ergebnisvorschau^{(ABC Preview Results)} klicken .

Um zu den Dokumenten mit den Feldern zurückzukehren, klicken Sie erneut auf die ABC-Vorschauergebnisse^{(ABC Preview Results)} .

Wählen Sie nun Fertigstellen und Zusammenführen^{(Finish and Merge)} . Sie können einzelne Dokumente bearbeiten^{(Edit Individual Documents)} , Dokumente drucken^{(Print Document)} und E-Mail-Nachrichten senden^{(Send Email Messages)} . Treffen Sie Ihre Wahl; dann sieht man das ergebnis.

Verwenden des Seriendruck-Assistenten^{(Mail Merge Wizard)} für den Brief^(Letter)

Dieses Mal erstellen wir den Seriendruck mithilfe des Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistenten^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , der einfachste Vorgang zum Erstellen eines Seriendrucks^{(Mail Merge)} .

1. Gehen Sie unten im Drop-down-Menü zu E- ^{(Drop-Down Menu)}Mail-Setup starten^{(Start Mail Setup)} und wählen Sie Schritt-für -Schritt-Seriendruck-Assistent^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Auf der rechten Seite wird ein Seriendruckbereich angezeigt . ^{(Mail Merge Pane)}Wählen Sie einen Dokumenttyp aus^{(Document Type)} ; Wir werden Brief^(Letter) wählen . Klicken Sie nun auf Weiter^(Next) .
3. Wir werden das aktuelle Dokument^{(Current Document)} verwenden .
4. Empfänger^(Recipients) auswählen : Sie können eine neue Liste eingeben, aus Outlook-Kontakten auswählen und eine neue Liste schreiben. Wir gehen zu einer bestehenden Liste.
5. Durchsuchen^(Browse) , um die Datei auszuwählen. Klicken Sie^(Click) dann auf Weiter^(Next) und dann auf OK . Empfänger von Serienbriefen^{(Mail Merge recipients)} werden angezeigt
6. Sie können die Empfänger^(Recipients) aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren^(Box) ; Wir klicken auf OK und dann auf Weiter^(Next) .
7. Schreiben Sie Ihren Brief^{(Write Your Letter)} . Dieses Schaufenster Fügen^{(Add Recipient)} Sie Ihrem Brief Empfängerinformationen hinzu. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Informationen erscheinen sollen.
8. Wir werden Adressblock^{(Address Block)} verwenden ; Ein Dialogfeld „ ^{(Dialog Box)}Adresse^{(Insert Address)} einfügen “ wird angezeigt. Sie können das gewünschte Format auswählen.
9. Auf der rechten Seite des Fensters Adressblock einfügen^{(Insert Address Block)} befindet sich eine Navigationsschaltfläche^{(Navigation Button)} , mit der Sie sich durch den Adressblock bewegen können.
10. Wählen Sie die Adresse aus und klicken Sie dann auf OK . Im Seriendruckbereich^{(Mail Merge Pane)} können Sie auch eine Begrüßung einfügen, indem Sie auf die Begrüßungszeile klicken ,^{(Greeting Line )} Ihre Auswahl treffen, auf OK   und dann auf Weiter^(Next) klicken .
11. Vorschau Ihrer Briefe^{(Preview Your Letters)} . Unter der Vorschau Ihres Briefabsatzes befindet sich eine Navigationsschaltfläche (<< Recipient>>) , mit der Sie durch Ihren Adressblock navigieren können, und dann Weiter^(Next) .
12. Vollständige Zusammenführung – Sie sehen zwei Auswahlmöglichkeiten, entweder Einzeln bearbeiten^{(Edit Individual)} oder Drucken^(Prin) . Wählen Sie Person bearbeiten aus.^{(Edit Individual.)}

Jetzt haben wir einen Seriendruck^{(Mail Merge)} .

Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, wenn Sie irgendwelche Probleme haben und wir werden uns bei Ihnen melden.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a bυsiness, organization, or individual wants to сreatе a consistent document ѕυch as forms, lеtterѕ, or mailing labels that are identical except for specific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipіent. To do this, yоu need to рerform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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