Während alle E-Mail-Server jetzt eine sichere Verbindung verwenden, können Sie E-Mails im Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} -Desktopclient und Outlook im Web verschlüsseln, wenn Sie dies tun möchten . Der Prozess ist jedoch ein anderer. Hier sprechen wir über die Verschlüsselung der E-Mail^{(encrypting the email)} und nicht der Verbindung. Sie können es sich als zusätzliche Schutzschicht vorstellen.

Obwohl es einfach zu bedienen ist, sollten Sie den Endbenutzer und den Client, den er verwendet, im Auge behalten. Wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger das Verschlüsselungsformat nicht unterstützen, wird es schwierig, solche E-Mail-Typen zu versenden.

Es gibt zwei Arten von Verschlüsselung^(Encryption) , die von Outlook unterstützt werden –^(Outlook—)

1. S/MIME-Verschlüsselung und
2. Office 365-Nachrichtenverschlüsselung.

Letzteres funktioniert nur, wenn ein Unternehmen die Office 365 Enterprise E3 -Lizenz verwendet. Ersteres ist jedoch weit verbreitet und funktioniert mit den meisten anderen E-Mail-Anwendungen als Outlook .

Outlook Web bietet eine interne Verschlüsselung^(Encryption) , die Sie für einzelne E-Mails aktivieren können. Hier ist die Liste der Dinge, die wir in diesem Thema besprechen werden

1. So verschlüsseln Sie Office Outlook-E-Mails
2. So verschlüsseln Sie Outlook-Web-E-Mails
3. So lesen Sie verschlüsselte E-Mails^{(Encrypted email)} außerhalb von Office - Clients

Hinweis:^(Note:) Es gibt keine Möglichkeit, einzelne Personen oder E-Mails in Outlook mit einem Kennwort zu schützen . Sie können die PST^{( password protect the PST)} -Dateien mit einem Passwort schützen, sodass alle Ihre E-Mails für niemanden zugänglich sind, aber es unterscheidet sich von der Verschlüsselung.

So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook unter Windows 10

Wenn Sie die S/MIME -Verschlüsselung verwenden, müssen Absender und Empfänger über eine E-Mail-Anwendung verfügen, die den S/MIME -Standard unterstützt. Outlook unterstützt den S/MIME -Standard. Sie können entweder alle E-Mails verschlüsseln oder einzelne E-Mails verschlüsseln. Die Wahl hängt von der Richtliniendurchsetzung der IT-Abteilung ab. Außerdem sollte ein S/MIME - Zertifikat installiert sein. Stellen Sie^(Make) sicher, dass Sie sich mit der richtigen Person dafür in Verbindung setzen. Nach der Installation steht Ihnen die Option in der Dropdown-Liste für digitale Zertifikate in Outlook zur Verfügung .

Einzelne E-Mail verschlüsseln

• Wechseln Sie im New Email Composer zur Registerkarte Optionen^(Options)
• Erweitern Sie dann den Abschnitt Weitere Optionen, indem Sie auf den Pfeil unten rechts klicken.
• Der Eigenschaftenbereich wird geöffnet. Klicken Sie^(Click) auf die Schaltfläche Sicherheitseinstellungen .^{(Security Settings)}
  • Aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen „ Inhalte und Anhänge von Nachrichten verschlüsseln“ .^(Encrypt)
  • Klicken Sie als Nächstes unter Sicherheit^(Security) auf das Dropdown-Menü unter Sicherheitseinstellungen und wählen Sie das S/MIME - Zertifikat aus.
  • Wählen Sie abschließend gegebenenfalls das Sicherheitsetikett aus.
• Wenn Sie die E-Mail versenden, wird sie mit diesem Standard verschlüsselt.

Hinweis:^(Note:) Wenn Sie kein S/MIME - Zertifikat haben, werden Sie vom Outlook -Client aufgefordert, eines hinzuzufügen. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie keine verschlüsselte E-Mail senden.

Verschlüsseln Sie alle E-Mails

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Menü Datei^(File)
• Klicken Sie dann erneut auf Optionen und navigieren Sie zu Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Inhalte und Anhänge von Nachrichten verschlüsseln“ .^(Encrypt)
• Klicken Sie^(Click) unter Verschlüsselte^(Encrypted) E-Mail auf Settings >Zertifikate^{(Certificates)} und Algorithms > wählen Sie das S/MIME - Zertifikat aus.
• Wählen Sie OK

Wenn Sie dies aktivieren, werden alle Ihre E-Mails verschlüsselt. Sie müssen sicherstellen, dass der Empfänger auch über einen Client verfügt, der das S/MIME -Zertifikat unterstützt, um die E-Mail lesen zu können.

Lesen Sie^(Read) : Kostenlose E-Mail-Verschlüsselungs-Add-Ins für Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

So verschlüsseln Sie E-Mails in Outlook im Web

Diese Funktion ist nur für Office 365 Home- oder Office 365 Personal-Abonnements^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} verfügbar . Dies ist nützlich, wenn Sie nicht darauf vertrauen, dass der E-Mail-Anbieter des Empfängers sicher ist. Sie sollten jedoch genau verstehen, wie diese Funktionen funktionieren; Andernfalls kann der Empfänger die E-Mail nicht lesen oder auf Inhalte zugreifen.

Melden^(Log) Sie sich beim Outlook- Konto an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neue Nachricht. Direkt^(Right) neben Anhängen^(Attach) befindet sich ein Link^(Encrypt) zum Verschlüsseln , klicken Sie darauf. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Verschlüsseln:^(Encrypt:)

  • Die Nachricht bleibt verschlüsselt und verlässt Office 365 nicht.

  • Empfänger mit Outlook.com- und Office 365-Konten können Anhänge ohne Verschlüsselung herunterladen

  • Sie können dies tun, wenn sie Outlook.com, die mobile Outlook-App oder die Mail-App in Windows 10 verwenden.

Wenn sie jedoch einen anderen E-Mail-Client verwenden, müssen sie einen temporären Passcode verwenden, um die Anhänge vom Office 365 - Nachrichtenverschlüsselungsportal^{(Message Encryption)} herunterzuladen .

• Verschlüsseln und Weiterleiten verhindern^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Ihre Nachricht bleibt in Office 365 verschlüsselt^{(Office 365)}
  • Es kann nicht kopiert oder weitergeleitet werden.
  • Office-Dokumente wie Word oder Excel bleiben auch nach dem Download verschlüsselt.
  • Andere Anhänge wie PDF -Dateien oder Bilddateien können ohne Verschlüsselung^(Encryption) heruntergeladen werden .

So lesen Sie verschlüsselte E-Mails außerhalb von Office - Clients

Wenn Sie verschlüsselte E-Mails senden müssen und möchten, dass andere, die Apps wie Google Mail^(Gmail) verwenden , diese lesen können, müssen Sie die unten beschriebene Methode freigeben. Diese Methode fragt nach einem Passwort, um auf die E-Mail zuzugreifen. Es handelt sich jedoch um einen Passcode, der von Microsoft angeboten wird , um die Authentizität des Empfängers zu überprüfen.

• Verfassen^(Compose) und senden Sie E-Mails mit Verschlüsselung^(Encryption)
• Der Empfänger erhält eine E-Mail, die Informationen über die Person und ihre E-Mail-ID enthält.
• Um die Nachricht zu lesen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nachricht ^(Message)lesen^(Read)
• Sie gelangen in das Office 365 Center, wo Sie entweder mit einem einmaligen Passcode^(Time) oder durch Anmeldung bei Google bestätigen können .
• Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, wird die E-Mail angezeigt.

Hinweis:^(Note:) Ein OTP wird an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet.

Wie Sie sehen können, verlässt die E-Mail nie die Office 365 - Server. Die E-Mail wird dort gehostet und darf nach der Verifizierung gelesen werden. Wenn Sie einen Outlook - Client verwenden, müssen Sie den Vorgang nicht durchlaufen.

Ich hoffe, der Beitrag war leicht verständlich und Sie konnten die Details der E-Mail-Verschlüsselung^{(Email Encryption)} verstehen .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a sеcure connection, if you want to encrypt emails іn the Microsoft Outlоok desktop client and Outlook on the Web, then you can do so. The prоcess is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

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