Ich habe mir immer gewünscht , dass Windows mit Funktionen ausgestattet ist, um meine Dateien automatisch zu organisieren: Dateien automatisch verschieben oder kopieren, basierend auf Dateiname, Größe, Erweiterung usw. Leider müssen wir uns auf Programme von Drittanbietern verlassen, um die Arbeit zu erledigen.

In diesem Artikel führe ich Sie durch eines meiner Lieblingsprogramme zum automatischen Organisieren von Dateien. Was sind also einige Anwendungsfälle für ein solches Programm? In meinem Fall habe ich viele Heimvideos, die auf meiner HD-Videokamera im AVCHD -Format aufgenommen wurden. Um die Filme auf meinem Computer und Smartphone abzuspielen, benötige ich sie im MP4 -Format.

Sobald ich die Videos konvertiert habe, kopiere ich sie auf mein NAS und lösche dann die lokalen Kopien der Videos. Unter Verwendung eines Organisationsprogramms werden die konvertierten Dateien, sobald sie in einem bestimmten Ordner erscheinen, automatisch auf mein NAS kopiert und dann vom lokalen Computer gelöscht. Es macht mein Leben einfacher und funktioniert großartig. Kommen wir also zum eigentlichen Programm.

Lass es fallen

DropIt ist persönlich mein Lieblingstool, weil es viele nützliche Optionen hat und Sie wirklich genau steuern können, welche Dateien/Ordner Sie verarbeiten möchten, indem Sie ihre Beispiele oder reguläre Ausdrücke verwenden. Wenn Sie ein ziemlich kompliziertes Regelwerk zum Organisieren von Dateien haben, ist dieses Programm genau das Richtige für Sie. Es ist auch Open Source und wird in einer portablen Version geliefert, sodass Sie nichts auf Ihrem System installieren müssen, wenn Sie dies nicht möchten.

Sobald Sie es installiert und ausgeführt haben, werden Sie feststellen, dass nur ein blauer Block mit einem weißen, nach unten zeigenden Pfeil über allen anderen Fenstern erscheint. Das ist so ziemlich die Schnittstelle für das Programm! Es ist nicht ganz so intuitiv, wie ich es mir gewünscht hätte, aber es ist wirklich einfach zu erlernen. Lassen Sie uns es zunächst so konfigurieren, dass es uns nicht die ganze Zeit im Weg ist.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf das Symbol und Sie sehen ein Popup-Menü. Dies ist das Menü, mit dem Sie die Regeln und Optionen für das Programm konfigurieren. Fahren Sie fort und klicken Sie vorerst auf Optionen^{(Options )} .

Die oberen drei Punkte befassen sich mit dem Layout und der Positionierung des kleinen Symbols. Was ich auf meinem Computer mache, ist es an eine Stelle mit meinen anderen Desktopsymbolen zu verschieben und dann das Kontrollkästchen Zielbild immer im Vordergrund anzeigen zu deaktivieren und ^{(Show target image always on top)}Zielbildposition^{(Lock target image position)} sperren zu aktivieren .

Jetzt sieht das Symbol einfach wie ein anderes Desktop-Symbol aus, anstatt über dem Desktop über meinen anderen Programmen zu schweben. Sie können dann Dateien/Ordner jederzeit per Drag & Drop auf dieses Symbol ziehen, um Dateien manuell zu verarbeiten. Später zeige ich Ihnen, wie Sie die Überwachung einrichten, damit Sie einen Verarbeitungsauftrag nie manuell starten müssen.

Lassen Sie uns als Nächstes Profile verstehen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken, wird eine Option namens Profile angezeigt, die Archiver , Default , Erasor , Extractor usw. enthält. Wenn Sie ein anderes Profil als Default auswählen , werden beim Ablegen von Dateien oder Ordnern auf dem Symbol Es gelten die aktuellen Profilregeln. Wenn Sie beispielsweise Archiver auswählen , werden Sie feststellen, dass sich das Symbol ändert, und wenn Sie ein paar Dateien auf das Symbol ziehen, wird eine komprimierte ZIP-Datei auf Ihrem Desktop erstellt!

Sie können die mit jedem Profil verknüpften Regeln anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken und Verknüpfungen auswählen^{(Associations)} . Die Liste der Elemente in Zuordnungen^{(Associations)} hängt davon ab, in welchem ​​Profil Sie gerade arbeiten. In unserem Beispiel verwenden wir das Archiver -Profil, daher sehen wir die Archiver -  Regel.

Doppelklicken Sie^{(Double-click)} auf die Regel, um sie zu öffnen. Jede Regel besteht aus vier Teilen: dem Namen, dem Filter oder den Regeln, der Aktion und einer zugehörigen letzten Option, die sich je nach ausgewählter Aktion ändert. Normalerweise ist es nur ein Ziel.

Der wichtigste Teil hier sind die Regeln. Sie können auf das kleine blaue Informationssymbol klicken und es werden Ihnen schnell einige Beispiele für Regeln für Dateien und Regeln für Ordner angezeigt.

Die zweite Schaltfläche rechts neben dem blauen Symbol ist die Filterschaltfläche. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste zusätzlicher Filter angezeigt, die Sie zusätzlich zu allen Datei- oder Ordnerfiltern hinzufügen können, die Sie möglicherweise hinzugefügt haben. Sie hätten also alle Dateien mit einer .JPG-Erweiterung auswählen und dann die Regel so einstellen können, dass sie nur für Dateien gilt, die größer als 2 MB sind.

Der andere wichtige Teil ist die Aktion^(Action) für die Regel. Dropit hat eine große Anzahl von Aktionen, weshalb ich es so nützlich finde. Sie können verschieben, kopieren, komprimieren, extrahieren, umbenennen, löschen, teilen, zusammenfügen, verschlüsseln, entschlüsseln, mit einem Programm öffnen, hochladen, per Mail versenden und vieles mehr. Es ist ziemlich umfassend.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Regeln erstellen, gehen Sie erneut zum Standardprofil^(Default) und dann zu Associations . Sie werden sehen, dass dort noch keine Regeln aufgelistet sind. Hier sollten Sie Ihre eigenen Regeln hinzufügen. Sobald Sie eine Regel erstellt haben, können Sie Ihre Dateien durch die Regeln leiten, indem Sie die Dateien oder Ordner einfach aus dem Explorer auf das kleine Symbol ziehen.

Abhängig von den Einstellungen wird ein Dialogfeld angezeigt, das auf dem Bildschirm angezeigt wird und auflistet, welche Aktionen mit den Dateien durchgeführt werden. Zum Starten klicken Sie auf den kleinen blauen Play-Button. Dies ist natürlich nicht sehr automatisiert, wenn Sie Dateien per Drag & Drop verschieben und die Verarbeitung manuell starten müssen. Um dies zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und gehen Sie erneut zu Optionen^(Options) . Stellen Sie dieses Mal sicher, dass Sie das Kontrollkästchen Fortschrittsfenster während des Vorgangs^{( Show progress window during process)} anzeigen deaktivieren .

Wechseln Sie zuletzt zur Registerkarte Überwachung und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Scan überwachter Ordner^{(Enable scan of monitored folders)} aktivieren. Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche Hinzufügen^(Add) und wählen Sie den Ordner aus, den Sie überwachen möchten. Sie können auch das Zeitintervall für das Scannen und die Mindestgröße der Dateien ändern.

Lehnen Sie sich jetzt einfach zurück, legen Sie einige Dateien in Ihrem überwachten Ordner ab und sehen Sie zu, wie Ihre Dateien nach einigen Sekunden automatisch verarbeitet werden, ohne dass Sie irgendetwas tun müssen. Das Programm ist ziemlich leistungsfähig und ich habe wirklich nur die Oberfläche dessen berührt, was Sie damit machen können, aber hoffentlich gibt Ihnen das genug, um sich sicher zu fühlen, es zu benutzen. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie einen Kommentar. Genießen!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wished Wіndows would come with features to automatіcally organize my files: automatically move or copy files bаsed on the file namе, size, extension, etc. Unfortunately, we have to rely on third-party programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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