Die Möglichkeit, Remote-Online-Meetings zu Hause abzuhalten, kann sehr praktisch sein. Aber es führt auch eine ganze Liste von Gelegenheiten für sehr peinliche Momente ein.

Wenn Sie Kinder, Haustiere, Babys oder sogar ein Fenster hinter sich haben, das die Natur zeigt, haben Sie alle Zutaten für ein Rezept für eine Katastrophe.

In diesem Artikel behandeln wir einige der häufigsten Probleme, die zu peinlichen Online-Meetings führen können, und wie man sie verhindert.

Online-Meetings: Was könnte^(Could) schief gehen^{(Go Wrong)} ?

Eines der berühmtesten Beispiele für solch einen peinlichen Moment passierte Professor Robert Kelly , als er von der BBC live im Fernsehen interviewt wurde .

Eines von Kellys Kindern im Kleinkindalter kam mitten im Interview in sein Büro, ebenso wie sein Baby in einem Rollator. Schließlich rennt seine verzweifelte Frau in den Raum, um die Kinder aus dem Raum zu holen.

Dies war nicht nur ein peinlicher Moment eines Online-Meetings, sondern auch einer, der live stattfand und weltweit vor Millionen von Zuschauern übertragen wurde.

Peinliche Online-Meeting^{(Embarrassing Online Meeting)} -Momente verhindern

Es gibt Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplatz, Ihren Computer und das Meeting selbst einrichten können, um die Wahrscheinlichkeit unglücklicher Ereignisse zu verringern.

Wenn Sie alle diese Richtlinien befolgen, können Sie sicher sein, dass alle Ihre Online-Meetings reibungslos und ohne „denkwürdige“ Momente verlaufen.

Blockieren Sie Ihre Kamera, wenn sie nicht verwendet wird

Es gibt viele Sicherheitsgründe, warum Sie Ihre Webcam abgedeckt halten^{(keep your webcam covered)} sollten, es sei denn, sie wird verwendet. Aber abgesehen von der Sicherheit möchten Sie Ihr Video auch nicht zu Beginn eines Online-Meetings zeigen, bevor Sie bereit sind.

Es gibt Geschichten von Leuten, die^{(stories of people caught going to the bathroom)} während eines Meetings dabei erwischt wurden, wie sie auf die Toilette gingen, weil ihre Webcam auf eine offene Badezimmertür gerichtet war. 

Dies kann mehrere Gründe haben.

• Die Webcam schaltet sich automatisch zur Startzeit des Meetings ein
• Sie vergessen, dass die Kamera während einer Besprechung eingeschaltet ist
• Sie dachten, das Meeting sei beendet, aber die Kamera ist noch eingeschaltet, während die Personen verbunden sind

Der einfachste Weg, all diese Szenarien zu verhindern, besteht darin, die Schiebeabdeckung Ihrer Webcam zu verwenden, falls vorhanden. Wenn dies nicht der Fall ist, halten Sie etwas Klebeband bereit, um es über der Kamera aufzubewahren, wenn sie nicht verwendet wird.

Verwenden Sie Vorhänge für Hintergrundfenster

Windows mag großartig sein, um Licht in Ihr Büro zu lassen, aber wenn Sie in einem Online-Meeting sind, können sie viele Probleme verursachen.

Es gibt mehrere Szenarien, die zu Verlegenheit mit Windows führen können, also lassen Sie uns die drei wichtigsten untersuchen.

Du siehst aus wie ein Bösewicht

Stellen Sie^(Imagine) sich vor , jemand taucht in einem Meeting auf und erscheint nur wie ein Schatten in einem abgedunkelten Raum. Was wäre Ihr erster Eindruck von dieser Person?

Die meisten Menschen würden sich an eine beliebige Anzahl von Filmen erinnern, in denen ein Bösewicht in einem Kerker sitzt und seinen nächsten bösen Plan plant.

Licht, das durch ein Fenster einfällt, spielt den meisten Webcams einen Streich und zwingt sie, das Licht automatisch zu filtern, wodurch der gesamte Raum viel dunkler erscheint, als er tatsächlich ist.

Der einfachste Weg, dieses Problem zu beheben, besteht darin, alle Fenster hinter Ihnen mit Vorhängen zu verkleiden und die Vorhänge oder Jalousien während der Besprechungen immer geschlossen zu halten.

Haustiere lieben Fenster

Haustiere lieben auch Fenster, und Haustiere und Online-Meetings lassen sich selten gut kombinieren.

Wenn Sie bemerken, dass die Leute in der Besprechung kichern oder kichern, während Sie sprechen, sollten Sie vielleicht einen Blick hinter sich werfen.

Die Chancen stehen gut, dass Ihre Katze nichts Gutes im Schilde führt.

Wenn Sie bereit sind, ein Online-Meeting zu starten, holen Sie alle Ihre Haustiere aus dem Raum, damit sie sich nicht auf der Fensterbank verstecken, um Sie während Ihrer Videokonferenz in Verlegenheit zu bringen.

Hinweis: Das Schließen der Bürotür (und das Verriegeln) kann unerwünschte Haustiere und andere ungebetene Gäste fernhalten.

Die Natur ist nicht immer schön

Das andere Problem mit Fenstern sind die Dinge, die auf der anderen Seite dieser Fenster passieren.

Möchten Sie wirklich, dass Ihre Kollegen oder andere Meeting-Teilnehmer Ihren Nachbarn sehen, wie er draußen im Schlafanzug den Rasen mäht? 

Sie wissen nie, wer oder was am Fenster vorbeigehen wird, also ist dies ein weiterer Grund, sicherzustellen, dass das Fenster hinter Ihnen Vorhänge hat und dass Sie sie verwenden.

Drehen Sie die Beleuchtung auf

Apropos Beleuchtung: Ein gut beleuchtetes Büro sorgt für das beste Video während einer Webkonferenz. Der beste Weg, um eine perfekte Beleuchtung zu erreichen, besteht darin, Ihren Schreibtisch so zu positionieren, dass sich ein Fenster (mit geöffneten Vorhängen) entweder hinter dem Monitor, dem Sie gegenüberstehen, oder zur Seite befindet. 

Natürliches Licht von Seitenfenstern bewirkt das Gegenteil von einem Fenster hinter Ihnen. Anstatt die Webcam zu zwingen, Licht zu filtern, wirft sie natürliches Licht auf Sie, das die Kamera aufnehmen kann.

Wenn Sie in Ihrem Büro kein Fenster in der richtigen Position haben, besteht die nächstbeste Lösung darin, so viele Deckenleuchten wie möglich einzuschalten.

Besser noch, verwenden Sie Philips Hue-Leuchten^{(Philips Hue lights)} und stellen Sie sie auf die hellste Einstellung ein.

Aufräumen vor Besprechungen

Laut einer Studie der University of Michigan aus dem Jahr 2018^{(2018 study by the University of Michigan)} fanden Psychologen heraus, dass Menschen nur aufgrund des Zustands ihres Büros negative Meinungen über Menschen entwickeln.

Dieser Befund ist nicht überraschend. Es ist jedoch bedauerlich, wenn Sie die ganze Woche hart gearbeitet haben und vor diesem Online-Videomeeting einfach keine Zeit hatten, den Raum um sich herum aufzuräumen.

Die einfache Lösung besteht darin, mindestens 15 Minuten vor Beginn des Video-Meetings in Ihrem Kalender einzuplanen. Verbringe diese Zeit damit, all das Durcheinander hinter dir aufzusammeln. Räumen Sie zumindest alles auf, was die Kamera sehen kann.

Es bedeutet vielleicht nicht, dass der gesamte Raum sauber ist oder dass Ihr Desktop nicht noch unordentlich ist, aber wenn die Teilnehmer des Meetings die Unordnung nicht sehen können, werden sie es nicht besser wissen.

Oh, die Geräusche, die wir machen

Ton kann während einer Videokonferenz Ihr schlimmster Feind sein. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihr Mikrofon Sie in Verlegenheit bringen kann. 

Denken Sie einfach daran, zu vergessen, dass Ihr Mikrofon eingeschaltet ist, und einen der folgenden Schritte auszuführen:

• Chips oder etwas anderes Knuspriges und Lautes essen
• Etwas Negatives über einen Kollegen vor sich hin murmeln, das jeder hören kann
• Führen Sie ein persönliches Nebengespräch mit Ihrem Ehepartner oder einem anderen Familienmitglied
• peinliche Körpergeräusche von sich geben

Alle diese Szenarien können von leicht humorvoll bis schmerzhaft peinlich reichen. 

Was ist die Lösung? Stellen Sie zu Beginn des Meetings immer^(Always) sicher, dass Sie stummgeschaltet sind, es sei denn, Sie müssen sprechen, und behalten Sie während des Meetings Ihren Mikrofonstatus im Auge. 

Noch besser: Konfigurieren Sie die Einstellungen Ihrer Videokonferenzsoftware so, dass das Mikrofon automatisch stummgeschaltet bleibt, wenn das Meeting beginnt.

In Skype finden Sie diese Einstellung im Einstellungsmenü^(Settings) unter Audio & Video . Stellen Sie einfach sicher, dass die Stummschaltung für eingehende Anrufe deaktiviert^{(Unmute for incoming calls)} ist.

Die meisten großen Videokonferenzanwendungen haben eine ähnliche Einstellung für das Mikrofon.

Weitere hilfreiche Tipps

Wenn Sie alle oben genannten Ratschläge beachten, wird sichergestellt, dass Ihre Videokonferenzen reibungslos und ohne Schluckauf verlaufen. 

Es gibt noch ein paar weitere Tipps, die Ihnen bei Ihren Videoanrufen helfen können:

• Bildschirme^{(Sharing screens)} teilen : Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen, wählen Sie die Teilen-Schaltfläche nicht aus, bevor Sie den richtigen Bildschirm hervorgehoben sehen. Jede große Online-Konferenz-App hebt den von Ihnen ausgewählten Bildschirm hervor, sodass Sie immer wissen, welchen Bildschirm Sie teilen werden. Das Teilen des falschen Bildschirms kann dazu führen, dass Personen Dinge sehen, die Sie nicht sehen möchten.
• Peinliche Benachrichtigungen^{(Embarrassing notifications)} : Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Ihnen ein Kollege eine persönliche Nachricht sendet, während Sie während eines Meetings Ihren Bildschirm teilen. Deaktivieren Sie Windows-Benachrichtigungen^{(Disable windows notifications)} vor jeder Videokonferenz.
• Fensterplatzierung^{(Window placement)} : Ein häufiger Fehler besteht darin, das Chatfenster mit den Gesichtern aller auf einem Bildschirm abseits der Webcam zu platzieren. Platzieren Sie es stattdessen auf demselben Bildschirm, sodass es so aussieht, als würden Sie Personen direkt ansehen.
• Virtuelle Hintergründe^{(Virtual backgrounds)} – Bei den meisten Apps wie Zoom und Skype können Sie jetzt einen virtuellen Hintergrund auswählen. Sie können entweder etwas aus den Voreinstellungen auswählen oder Ihr eigenes Bild herunterladen und es als Hintergrund verwenden. Mit einigen Apps können Sie auch den Hintergrund verwischen. Wenn Sie also mit einem schlechten Hintergrund für Ihren Anruf festsitzen, holen Sie sich einen virtuellen.

Hatten Sie jemals peinliche Momente während Ihrer Videokonferenzen? Wir würden uns freuen, Ihre Geschichte im Kommentarbereich unten zu hören.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The abіlity to have remote, onlinе meetings at home can be very convenient. But it alsо introdυces a whole liѕt of oppоrtunities for very embarrassing momеnts.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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