Wenn Sie Excel häufig verwenden , sind Sie wahrscheinlich auf eine Situation gestoßen, in der Sie einen Namen in einer einzelnen Zelle haben und den Namen in verschiedene Zellen aufteilen müssen. Dies ist ein sehr häufiges Problem in Excel , und Sie können wahrscheinlich eine Google -Suche durchführen und 100 verschiedene Makros herunterladen, die von verschiedenen Personen geschrieben wurden, um dies für Sie zu tun.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen jedoch, wie Sie eine Formel einrichten, damit Sie es selbst tun und tatsächlich verstehen können, was vor sich geht. Wenn Sie häufig Excel verwenden, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, einige der fortgeschritteneren Funktionen zu lernen, damit Sie interessantere Dinge mit Ihren Daten machen können.

Wenn Sie Formeln nicht mögen und eine schnellere Lösung wünschen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Text in Spalten^{(Text to Columns)} , in dem Sie lernen, wie Sie eine Excel - Funktion verwenden, um dasselbe zu tun. Darüber hinaus ist die Text-zu-Spalten-Funktion auch besser zu verwenden, wenn Sie mehr als zwei Elemente in einer Zelle haben, die Sie trennen müssen. Wenn zum Beispiel eine Spalte 6 miteinander kombinierte Felder enthält, wird die Verwendung der folgenden Formeln wirklich chaotisch und kompliziert.

Separate Namen in Excel

Lassen Sie uns zunächst sehen, wie Namen normalerweise in einer Excel -Tabelle gespeichert werden . Die häufigsten zwei Möglichkeiten, die ich gesehen habe, sind firstname lastname mit nur einem Leerzeichen und lastname , firstname mit einem Komma, das die beiden trennt. Immer wenn ich einen mittleren Anfangsbuchstaben gesehen habe, ist es normalerweise der Vorname , der ^(firstname) Nachname , der ^(midinitial) Anfangsbuchstabe^(lastname) , wie unten :

Wenn Sie einige einfache Formeln verwenden und einige davon miteinander kombinieren, können Sie den Vornamen, den Nachnamen und den mittleren Anfangsbuchstaben in Excel ganz einfach in separate Zellen trennen . Beginnen wir mit dem Extrahieren des ersten Teils des Namens. In meinem Fall verwenden wir zwei Funktionen: links und suchen. Logischerweise müssen wir Folgendes tun:

Durchsuchen^(Search) Sie den Text in der Zelle nach einem Leerzeichen oder Komma, finden Sie die Position und entfernen Sie dann alle Buchstaben links von dieser Position.

Hier ist eine einfache Formel, die die Arbeit richtig erledigt: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , wobei NN die Zelle ist, in der der Name gespeichert ist. Die -1 dient dazu, das zusätzliche Leerzeichen oder Komma am Ende der Zeichenfolge zu entfernen.

Wie Sie sehen können, beginnen wir mit der linken Funktion, die zwei Argumente akzeptiert: die Zeichenfolge und die Anzahl der Zeichen, die Sie ab dem Anfang der Zeichenfolge erfassen möchten. Im ersten Fall suchen wir nach einem Leerzeichen, indem wir doppelte Anführungszeichen verwenden und ein Leerzeichen dazwischen setzen. Im zweiten Fall suchen wir nach einem Komma statt einem Leerzeichen. Was ist also das Ergebnis für die 3 Szenarien, die ich erwähnt habe?

Wir haben den Vornamen aus Reihe 3, den Nachnamen aus Reihe 5 und den Vornamen aus Reihe 7. Toll! Je nachdem, wie Ihre Daten gespeichert sind, haben Sie nun entweder den Vornamen oder den Nachnamen extrahiert. Nun zum nächsten Teil. Hier ist, was wir jetzt logisch tun müssen:

– Durchsuchen^(Search) Sie den Text in der Zelle nach einem Leerzeichen oder Komma, finden Sie die Position und ziehen Sie dann die Position von der Gesamtlänge der Zeichenfolge ab. So würde die Formel aussehen:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Also verwenden wir jetzt die richtige Funktion. Dies erfordert auch zwei Argumente: die Zeichenfolge und die Anzahl der Zeichen, die Sie abgreifen möchten, beginnend am Ende der Zeichenfolge nach links. Wir wollen also die Länge der Zeichenfolge abzüglich der Position des Leerzeichens oder Kommas. Das gibt uns alles rechts vom ersten Leerzeichen oder Komma.

Toll^(Great) , jetzt haben wir den zweiten Teil des Namens! In den ersten beiden Fällen sind Sie ziemlich fertig, aber wenn der Name einen mittleren Anfangsbuchstaben enthält, können Sie sehen, dass das Ergebnis immer noch den Nachnamen mit dem mittleren Anfangsbuchstaben enthält. Wie bekommen wir also nur den Nachnamen und werden die mittlere Initiale los? Leicht! Führen Sie einfach^(Just) dieselbe Formel erneut aus, mit der wir den zweiten Abschnitt des Namens erhalten haben.

Also machen wir einfach wieder richtig und wenden dieses Mal die Formel auf die kombinierte mittlere Anfangs- und Nachnamenszelle an. Es findet das Leerzeichen nach dem mittleren Anfangsbuchstaben und nimmt dann die Länge abzüglich der Position der Leerzeichenanzahl von Zeichen vom Ende der Zeichenfolge.

Da haben Sie es also! Sie haben jetzt den Vornamen und den Nachnamen mit ein paar einfachen Formeln in Excel in separate Spalten aufgeteilt ! Natürlich wird nicht jeder seinen Text auf diese Weise formatieren, aber Sie können ihn leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Text in Spalten

Es gibt auch eine weitere einfache Möglichkeit, kombinierten Text in Excel^(Excel) in separate Spalten aufzuteilen . Es ist ein Feature namens Text to Columns und es funktioniert sehr gut. Es ist auch viel effizienter, wenn Sie eine Spalte haben, die mehr als zwei Daten enthält.

Zum Beispiel habe ich unten einige Daten, bei denen eine Zeile 4 Datenelemente und die andere Zeile 5 Datenelemente enthält. Ich möchte das in 4 Spalten bzw. 5 Spalten aufteilen. Wie Sie sehen können, wäre der Versuch, die obigen Formeln zu verwenden, unpraktisch.

Wählen Sie in Excel zunächst die Spalte aus, die Sie trennen möchten. Fahren Sie dann fort und klicken Sie auf die Registerkarte Daten und dann auf ^(Data)Text in Spalten^{( Text to Columns)} .

Dadurch wird der Text-zu -Spalten-^(Columns) Assistent aufgerufen. In Schritt 1 wählen Sie, ob das Feld begrenzt oder mit fester Breite ist. In unserem Fall wählen wir Delimited .

Auf dem nächsten Bildschirm wählen Sie das Trennzeichen aus. Sie können zwischen Tabulator, Semikolon, Komma, Leerzeichen wählen oder ein benutzerdefiniertes eingeben.

Schließlich wählen Sie das Datenformat für die Spalte aus. Normalerweise funktioniert General für die meisten Datentypen gut. Wenn Sie etwas Bestimmtes wie Datumsangaben haben, wählen Sie dieses Format.

Klicken Sie auf „ Fertig stellen^(Finish) “ und beobachten Sie, wie Ihre Daten auf magische Weise in Spalten aufgeteilt werden. Wie Sie sehen können, wurde aus einer Zeile fünf Spalten und aus der anderen vier Spalten. Die Text-zu - Spalten^(Columns) -Funktion ist sehr leistungsfähig und kann Ihr Leben viel einfacher machen.

Wenn Sie Probleme haben, Namen zu trennen, die nicht das oben angegebene Format haben, posten Sie einen Kommentar mit Ihren Daten und ich werde versuchen zu helfen. Genießen!

How to Separate First and Last Names in Excel

If yoυ use Excel a lot, you haνe prоbably run across a sіtuation where you have a name in a single cell and you need to sepаrаte the name into different cells. This is a very common issue іn Excel and you can рrobably do a Google search and download 100 dіfferent macros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

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