Zusammenarbeit ist in vielen Arbeitsbereichen wichtig. Da die meisten Projekte erfordern, dass viele Benutzer auf Dateien zugreifen, sind kollaborative Setups notwendig geworden.

Microsoft Excel ist nur eines von vielen Programmen, die von Unternehmen weltweit verwendet werden. Daher ist die Notwendigkeit gemeinsam genutzter Arbeitsmappen von entscheidender Bedeutung.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie und Ihr Team mit Excel 2016 und anderen Versionen von Excel online zusammenarbeiten können.

Teilen Sie Excel-Dateien offline

Wenn Sie eine LAN-Verbindung haben, können alle Benutzer im Netzwerk auf jede Datei zugreifen. Darüber hinaus können alle an der Datei vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden. Sie können auch festlegen, welche Benutzer Zugriff auf die Datei haben sollen.

Beginnen Sie damit, die Datei an einem Ort zu speichern, auf den jeder in Ihrer Gruppe zugreifen kann. Anschließend können Sie Ihre Datei für die Zusammenarbeit festlegen.

Hinzufügen der Funktion für freigegebene Arbeitsmappen

Benutzer von Office 365 finden die Funktion „ Geteilte Arbeitsmappe^{(Shared Workbook)} “ standardmäßig ausgeblendet. Dies liegt daran , dass Microsoft Benutzer ermutigt, Arbeitsmappen online freizugeben.

So aktivieren Sie die Funktion. Wenn Sie eine ältere Version von Excel verwenden, können Sie mit dem folgenden Abschnitt fortfahren – Freigeben eines Dokuments.^{(Sharing a Document.)}

• Gehen Sie zu File > Options > Quick Access Toolbar für den Schnellzugriff .

• Wählen Sie im Dropdown^{(Choose Commands From)} -Menü „Befehle auswählen aus“ die Option „ Alle Befehle^{(All Commands)} “ aus . Blättern^(Scroll) Sie durch die Liste, bis Sie Arbeitsmappe teilen (Legacy)^{(Share Workbook (Legacy))} sehen , und wählen Sie dieses Element aus.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen .^(Add)
• Machen Sie dasselbe für die folgenden Befehle:

1. Änderungen nachverfolgen (Legacy)
2. Freigabe schützen (Legacy)
3. Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen

• Klicken Sie auf OK , wenn Sie fertig sind.

Teilen eines Dokuments

• Klicken Sie auf der Registerkarte „ Überprüfen^(Review) “ auf die Schaltfläche „Arbeitsmappe freigeben“.^{(Share Workbook)}

Diejenigen, die die Schritte im Abschnitt Funktion zum Hinzufügen freigegebener Arbeitsmappen^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} befolgt haben, finden stattdessen die Schaltfläche Arbeitsmappe^{(Share Workbook)} freigeben (zusammen mit den anderen von Ihnen hinzugefügten Befehlen) in der Symbolleiste^{(Quick Access Toolbar)} für den Schnellzugriff .

• Dadurch wird ein Dialogfeld angezeigt. Aktivieren Sie die Option, die die Funktion für freigegebene Arbeitsmappen aktiviert.

• Gehen Sie zur Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie ^(Advanced)Änderungen verfolgen^{(Track Changes )} und andere Einstellungen, die Sie möglicherweise aktivieren möchten.

Schützen Sie Ihre Datei

Die obigen Schritte geben jedem Zugriff auf Ihre Datei. Aber es gibt auch jedem standardmäßig administrativen Zugriff. Der Schutz Ihrer Datei bedeutet, dass der Zugriff auf die Datei eingeschränkt und nachverfolgt wird.

• Wechseln Sie zur Registerkarte „ Überprüfen “ und klicken Sie auf die Schaltfläche „ ^(Review)Arbeitsmappe schützen und freigeben“^{(Protect and Share Workbook)} .
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilen mit Änderungen^{(Sharing With Track Changes)} nachverfolgen.

• Sie sollten auch ein Kennwort erstellen, da sonst jeder die Arbeitsmappe auf ihre ursprünglichen Einstellungen zurücksetzen kann.
• Speichern Sie Ihre Änderungen und beenden Sie.

Teilen Sie Excel-Dateien online

Während das Offline-Arbeiten eine großartige Lösung ist, werden Sie durch die Notwendigkeit eines gemeinsam genutzten lokalen Laufwerks behindert. Online zu arbeiten ist eindeutig die bessere Wahl. Hier ist, wie Sie es tun.

Verwenden von OneDrive

• Öffnen Sie die Datei und gehen Sie zu File > Share > Save to Cloud .

• Laden Sie Personen ein, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben. Sie können auch die Berechtigungseinstellungen festlegen.
• Klicken Sie auf „ Teilen^(Share) “, wenn Sie fertig sind.

Verwendung von Google Drive

Google Drive ist wahrscheinlich die einfachste Möglichkeit, gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten. Jeder mit einem Google- Konto kann auf Dateien zugreifen und sie nach Bedarf bearbeiten.

• Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und gehen Sie zu Google Drive .
• Sobald Sie sich angemeldet haben, können Sie eine neue Datei erstellen oder eine vorhandene hochladen.

• Sobald Ihr Dokument erstellt oder hochgeladen wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen^(Share) in der oberen rechten Ecke des Arbeitsblatts.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Tabelle zu teilen, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben oder einen Link für Ihre Kollegen freigeben.

Alle Änderungen werden automatisch nachverfolgt und gespeichert. Sie können gemeinsam in Echtzeit an dem Dokument arbeiten, was sehr praktisch ist.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is impоrtant in many work spaces. Since most projects require files to be accessed by a lot of users, сollaborative setupѕ have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

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