Ein wesentlicher Teil der Arbeit mit Skype for Business besteht darin, zu wissen, wie die interaktiven Elemente verwendet werden. Der Unternehmensdienst unterstützt einige sehr interaktive Funktionen wie Umfragen^(Poll) , Fragen und Antworten, Whiteboard , die zu einem Meeting oder Anruf hinzugefügt werden können. Sie können sie auch als Werkzeuge verwenden, um Daten zu sammeln oder die Teilnehmer zur Teilnahme an Ihren Meetings zu ermutigen. In diesem kurzen Tutorial erfahren Sie, wie Sie Umfrage-^(Poll) , Q&A- und Whiteboard - Funktionen in Skype for Business - Meetings starten und verwenden.

Verwenden Sie Skype^{(Use Skype)} for Business -Meetings – Umfrage-^{(– Poll)} , Q&A- und Whiteboard- Funktionen

Es sei darauf hingewiesen, dass diese interaktiven Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit nur auf der Windows- Anwendung und nicht auf dem Mac funktionieren .

1. Beginnen Sie^(Begin) mit dem Erstellen einer Umfrage. Dafür,
2. Klicken Sie auf " Inhalt präsentieren".^{(Present Content’)}
3. Navigieren Sie zum Menü „ Mehr^(More) “ und wählen Sie das Symbol „ Umfrage “.^(Poll)
4. Geben Sie im Fenster „ Umfrage erstellen^{(Create a Poll)} “ Ihre Frage und die Antwortoptionen ein.
5. Um die Umfrage zu verwalten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil " Umfrageaktionen ".^{(Poll Actions)}
6. Wenn Sie fertig sind, beenden Sie die Präsentation oder entfernen Sie die Umfrage.
7. Um die Q&A-Sitzung zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Inhalt präsentieren “.^{(Present Content)}
8. Gehen Sie zu " Mehr^(More) " Optionen.
9. Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Fragen und Antworten“ aus.
10. Klicken Sie für Whiteboard auf die Schaltfläche „ Inhalt präsentieren “.^{(Present Content)}
11. Wählen Sie Whiteboard
12. Wählen Sie die Werkzeuge zum Kommentieren auf dem Whiteboard aus

Lassen Sie uns nun die Schritte etwas detaillierter sehen!

1] Erstellen einer Umfrage

Es ist eine der nützlichsten Funktionen, um Menschen einzubeziehen und effektiv mit ihnen zu interagieren. Außerdem können Sie sich ein klares Bild davon machen, was Ihre Kollegen über die Idee/n denken, die Sie ihnen während des Meetings mitteilen möchten.

Klicken Sie im Besprechungsfenster auf die Schaltfläche „ Inhalt präsentieren^{(Present Content)} “ und wählen Sie das Menü „ Mehr “.^(More)

Wählen Sie die Option „ Umfrage “.^(Poll)

Die Option leitet Sie zu einem Fenster „ Umfrage erstellen^{(Create a Poll)} “, in dem Sie Ihre Frage und die Antwortoptionen eingeben können.

Nachdem Sie dies getan haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Erstellen^(Create) “, um die Umfrage zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, wird die Umfrageseite im Meeting geöffnet.

Wenn die Teilnehmer jetzt eine Option auswählen, wird sie allen als Ergebnis angezeigt.

Um die Umfrage zu verwalten, dh wenn Sie die Ergebnisse bearbeiten oder ausblenden möchten, rufen Sie das Menü „ Umfrageaktionen “ auf.^{(Poll Actions)}

Wenn Sie mit dem Job fertig sind, klicken Sie oben im Besprechungsraum auf die Option „ Präsentation beenden “.^{(Stop Presenting)}

Um eine Umfrageseite zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Präsentieren “ > „ ^(Present)Inhalt verwalten^{(Manage Content)} “ > „ Entfernen^(Remove) “.

2] Fragen und Antworten starten

Wenn keine anderen Inhalte sichtbar sind, öffnet die Inhaltsphase die Q&A-Sitzung direkt für alle Teilnehmer. Wenn andere Inhalte aktiv sind, wird der Q&A-Bereich als kleine Registerkarte neben der Registerkarte „ Präsentation^{(Presentation)} “ am unteren Rand des Q&A-Fensters angezeigt. Der Besprechungs-IM ist standardmäßig deaktiviert, bis Sie die Q&A-Sitzung beenden.

Wenn ein Moderator des Meetings eine Frage einreicht, kann jeder der Moderatoren auf den Link „Antworten“ klicken und seine Antwort eingeben . ^(Answer)Danach müssen sie die Eingabetaste drücken, um die Antwort zu posten.

Wenn Sie beim Einreichen einer Frage Inhalte präsentieren, wird eine Benachrichtigung eingeblendet, in der Sie aufgefordert werden, diese zu überprüfen. Sie können auf die Registerkarte „Fragen und Antworten“ klicken, um die Frage sofort zu beantworten, und wenn Sie fertig sind, zur Registerkarte „ Präsentation^{(Presentation)} “ zurückkehren , um mit Ihrer Präsentation fortzufahren.

Wenn Ihnen eine Frage gestellt wird, sollten oben im Q&A-Fenster die Registerkarte „ Alle “ und „ ^(All)Unbeantwortet “ für Sie sichtbar sein. ^(Unanswered)Klicken Sie^(Click) auf die Registerkarte „ Unbeantwortet^(Unanswered) “, um nach den Fragen zu filtern, die noch nicht beantwortet wurden.

Wenn die Sitzung beendet oder abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Fragen und Antworten beenden “^{(Stop Q&A’)} .

Wenn Sie die Q&A-Sitzung aufzeichnen möchten, klicken Sie auf „ Speichern^{(Save As)} unter“, geben Sie einen Namen ein und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.

Fragen und Antworten werden im Editor^(Notepad) gespeichert und enthalten Folgendes:

• Fragen
• Antworten
• Zeitstempel
• Namen der Teilnehmer
• Namen der teilnehmenden Referenten

Wenn die Q&A-Sitzung von einem Moderator geteilt wird, können alle Meeting-Teilnehmer diese sehen und Fragen stellen.

3] Öffnen Sie ein neues Whiteboard

Ein Whiteboard stellt, wie der Name schon sagt, eine leere Seite dar, die Sie für die Zusammenarbeit mit anderen Besprechungsteilnehmern verwenden können. Sie können beispielsweise Notizen eingeben, Bilder zeichnen oder importieren und andere Dinge tun.

Auch wenn das Meeting beendet ist, können Sie das Whiteboard mit den Daten aus der Zusammenarbeit der Teilnehmer speichern. Hier erfahren Sie, wie Sie damit beginnen können!

Klicken Sie im Besprechungsfenster auf die Schaltfläche „ Inhalt präsentieren “.^{(Present Content)}

Wählen Sie „ Mehr^(More) “ und dann die Option „ Whiteboard “.

Nach der Bestätigung der Aktion wird ein leeres Whiteboard auf der Meeting-Bühne auf allen Bildschirmen geöffnet.

Auf der rechten Seite des Whiteboards wird ein Satz mit der vollständigen Liste der Anmerkungswerkzeuge^(Annotation) wie Zeigerwerkzeug, Stift, Textmarker, Radiergummi usw. geöffnet.

Wählen Sie^(Select) eines der Tools zum Kommentieren auf dem Whiteboard aus.

Das Whiteboard wird automatisch geschlossen, wenn Sie zu einer anderen Präsentationsoption wechseln. Es wird jedoch während des Treffens leicht zugänglich sein. Klicken Sie einfach auf die Option „ ^(Just)Präsentieren^(Present) “ > „ Inhalt verwalten^{(Manage Content)} “ und Sie sollten das Whiteboard wieder sehen.

Hope this helps!

How to start a Poll, Q&A, and Whiteboard in Skype for Business Meeting

An essential part about workіng with Skype for Business is to know how to use its interactive elements. The enterprise service supports some very interactive features like Poll, Q&A, Whiteboard that can be added to a meeting or call. You can also use them as tools to collect data or encourage participation with the participants in your meetings. Here’s a short tutorial describing you how to start and use Poll, Q&A, and Whiteboard features in Skype for Business meetings.

Use Skype for Business meetings – Poll, Q&A & Whiteboard features

It should be noted that these interactive features aimed at improving collaboration work only on the Windows application and not the Mac.

1. Begin, by creating a poll. For this,
2. Click the ‘Present Content’
3. Navigate to ‘More’ menu and choose ‘Poll’ icon.
4. In the ‘Create a Poll’ window, type your question and the answer choices.
5. To manage the poll, click the ‘Poll Actions’ drop-down arrow.
6. When done, stop presenting or remove the poll.
7. To start the Q&A session, click the ‘Present Content’ button.
8. Go to ‘More’ options.
9. From the options displayed, select ‘Q&A’
10. For Whiteboard, click ‘Present Content’ button.
11. Choose Whiteboard
12. Select the tools to annotate on the whiteboard

Now let us see the steps in a bit more detail!

1] Creating a poll

It is one of the most useful features to involve people and interact with them effectively. Also, you can get a clear picture over what your colleagues think about the idea/s you are intending to share with them during the meeting.

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button and choose ‘More’ menu.

Select ‘Poll’ option.

The option will direct you to a ‘Create a Poll’ window where you can type your question and the answer choices.

After having done this, hit the ‘Create’ button to create the poll.

When done, the poll page will open in the meeting.

Now, when the participants select an option it will be displayed as the results to everyone.

To manage the poll, i.e., if you would like to edit or hide the results, access the ‘Poll Actions’ menu.

When you’re finished with the job, click ‘Stop Presenting’ option seen at the top of the meeting room.

To delete a poll page, click the ‘Present’ button > ‘Manage Content’ > ‘Remove’.

2] Start Q&A

If there is no other content visible, the content stage will open the Q&A session directly for all participants. If other content is active, the Q&A section will be shown as a small tab, adjacent to the ‘Presentation’ tab at the bottom of the Q&A window. The Meeting IM is disabled by default until you stop the Q&A session.

When one presenter of the meeting submits a question, any of the presenters can click ‘Answer’ link and type their reply. Thereafter, they must hit the ‘Enter’ key to post the answer.

If you’re presenting content when a question is submitted, a notification will popup, prompting you to check it. You can click the Q&A tab to answer the question right away and when done, go back to the Presentation tab to continue your presentation.

When a question is posed to you, an ‘All’ tab and an ‘Unanswered’ should be visible to you at the top of the Q&A window. Click the ‘Unanswered’ tab to filter for the questions that haven’t been answered yet.

When the session has ended or completed, click ‘Stop Q&A’.

If you would like to keep a record of the Q&A session, click ‘Save As’, type a name, and save the file on your computer.

Q&A is saved in Notepad and contains the following,

• Questions
• Answers
• Time stamps
• Names of attendees
• Name of presenters who participated

When the Q&A session is shared by a presenter, all the meeting attendees can see and ask questions.

3] Open a new whiteboard

A whiteboard, as the name suggests, represents a blank page that you can use to collaborate with other meeting participants. For instance, you can type notes, draw, or import images and do other things.

Even when the meeting is over, you can save the whiteboard with the data from the participants’ collaboration. Here’s how to get started with it!

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button.

Choose, ‘More’, and then select ‘Whiteboard’ option.

Upon confirming the action, a blank whiteboard will open on the meeting stage of everyone’s screen.

A set with the complete list of Annotation tools such as pointer tool, pen, highlighter, eraser, and so on will open on the right side of the whiteboard.

Select any of the tools to annotate on the whiteboard.

The whiteboard will close automatically when you switch to another presenting option. However, it will be readily accessible at the meeting. Just click ‘Present’ > ‘Manage Content’ option and you should see the whiteboard again.

Hope this helps!

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