Das Aufbewahren einer persönlichen Kopie Ihrer E-Mails kann sich als nützlich erweisen, wenn Sie später darauf zurückgreifen müssen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Muster für Ihren nächsten Job dokumentieren, Projekte speichern, an denen Sie gearbeitet haben, oder erhaltenes Feedback aufbewahren.

Es gibt mehrere Methoden, mit denen Sie Ihre geschäftlichen E-Mails sichern^{(back up your work emails)} können . Eine davon ist das Speichern als PDF . Wenn es sich um eine geschäftliche E-Mail handelt, müssen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten oder der IT-Abteilung in Verbindung setzen, bevor Sie Ihre E-Mails archivieren, nur um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. 

Was auch immer Ihr Grund ist, wir zeigen Ihnen, wie Sie eine E-Mail in wenigen einfachen Schritten als PDF speichern.^(PDF)

So speichern Sie eine E-Mail als PDF-Datei^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie E-Mails als PDFs in Google Mail^(Gmail) , Outlook oder der Mail -App für Mac speichern .

Ausblick (Windows)^{(Outlook (Windows))}

Mit diesen Schritten können Sie eine E-Mail als PDF aus Outlook auf Ihrem Computer oder Telefon speichern.^(Outlook)

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie als PDF -Datei speichern möchten, und wählen Sie dann Datei^(File) > Drucken^(Print) aus . 

1. Wählen Sie Microsoft Print to PDF im Dropdown-Menü unter dem Abschnitt „ Drucker^(Printer) “ aus . 

1. Wählen Sie als Nächstes Drucken^(Print) aus . 

1. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem Sie die PDF^(PDF) -Datei im Feld Druckausgabe^{(Save Print Output As)} speichern unter speichern möchten .

1. Sie können die Datei im Feld Dateiname umbenennen und dann ^{(File Name)}Speichern^(Save) auswählen , um die Änderungen zu übernehmen. 

In früheren Versionen von Outlook (2010 oder früher) müssen Sie die E-Mail-Nachricht als HTML - Datei speichern und sie dann in eine PDF -Datei ändern. 

1. Wählen Sie im E-Mail-Nachrichtenfenster  Datei^(File) > Speichern unter aus.^{(Save As)}

1. Gehen Sie zum Feld Speichern unter und suchen Sie den Ordner, in dem Sie die ^{(Save As)}PDF -Datei speichern möchten . Benennen Sie die PDF -Datei im Feld Dateiname um und wählen ^{(File Name)}Sie im^{(Save as Type)} Dropdown-Menü  Dateityp die Option HTML aus .

1. Wählen Sie Speichern^(Save) , öffnen Sie ein Word-Dokument, wählen Sie Datei^(File) > Öffnen^(Open) und wählen Sie dann die zuvor gespeicherte HTML -Datei^(file) aus. 

1. Wählen Sie Datei^(File) > Speichern^{(Save As)} unter , wählen Sie einen Ort , an dem Sie die Datei ^(location)speichern^{(Save as)} möchten, und wählen Sie dann PDF im Dropdown^(Type) -Menü Dateityp aus. 

1. Wählen Sie Speichern^(Save) und suchen Sie im ausgewählten Ordner nach der PDF -Datei.^(PDF)

Hinweis^(Note) : Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, die Option zum Speichern einer E-Mail als PDF -Datei zu finden. Stattdessen können Sie die E-Mail-Nachricht kopieren, in ein Word - Dokument einfügen und das Dokument dann als PDF -Datei speichern. Die Nachricht hat keine Kopfzeile, aber Sie können sie manuell in das Word - Dokument eingeben.

Ausblick (Mac)^{(Outlook (Mac))}

Die Schritte sind etwas anders, wenn Sie Outlook auf einem Mac verwenden und eine E-Mail als PDF -Datei speichern möchten. 

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie als PDF speichern möchten, in Outlook und wählen Sie Datei^(File) > Drucken^(Print) aus . 

1. Wählen Sie als Nächstes im PDF -Dropdown-Menü Als PDF speichern aus .^{(Save as PDF)}

1. Geben Sie den Dateinamen^{(file name)} für die PDF-Datei ein, die Sie speichern möchten. 

1. Wählen Sie den Pfeil neben Wo und gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie Ihre ^(Where)PDF -Datei speichern möchten .

1. Wählen Sie als Nächstes Speichern^(Save) aus .

Mail-App 

Die Mail^(Mail) -App ist für Benutzer von macOS- und iOS-Geräten verfügbar. Sie können auch eine E-Mail-Nachricht aus der Mail - App als PDF -Datei auf Ihrem Mac oder iPhone/iPad speichern.

Mac

Wenn Sie eine E-Mail als PDF -Datei speichern möchten, um sie an anderer Stelle zu verwenden oder für spätere Bezugnahme aufzubewahren, führen Sie diese Schritte aus.

1. Öffnen Sie die Mail - App und wählen Sie die E-Mail-Konversation^{(email conversation)} (en) aus, die Sie als PDF-Datei speichern möchten.

1. Wählen Sie Datei^(File) > Als PDF exportieren^{(Export as PDF)} , um die E-Mail als PDF-Datei zu speichern.

iOS (iPhone/iPad)

Wenn Sie die Mail -App auf Ihrem iOS-Gerät verwenden, können Sie eine E-Mail weiterhin als PDF -Datei speichern.

1. Öffnen Sie die Mail -App auf Ihrem iPhone/iPad und wählen Sie die E-Mail-Nachricht aus, die Sie speichern möchten.
2. Tippen Sie auf den unteren Pfeil^(arrow) .

1. Tippen Sie anschließend im Menü auf Drucken .^(Print)

1. Der Bildschirm „Dokument drucken“ wird angezeigt. Jetzt müssen Sie die E-Mail-Nachricht vergrößern, indem Sie von der Mitte nach außen ziehen.

1. Wenn Sie dies tun, wird ein neuer Bildschirm angezeigt, in dem die E-Mail in ein PDF konvertiert wird . Jetzt müssen Sie nur noch das ^(All)PDF teilen . Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf  Teilen .^(Share)

1. Tippen Sie als Nächstes im Teilen-Menü ^{(Share Menu)}auf In Dateien speichern^{(Save to Files)} .

1. Wählen Sie einen Ordner aus und tippen Sie auf Speichern^(Save) . 

Alternativ können Sie die Shortcuts -App verwenden, um E-Mail-Nachrichten als PDF - Dateien zu speichern. 

1. Öffnen Sie die Verknüpfungen^(Shortcuts) auf Ihrem iPhone/iPad und tippen Sie auf die drei Punkte neben der Verknüpfung „PDF^{(Make PDF)} erstellen“ .

1. Tippen Sie auf die drei Punkte^{(three dots)} oben rechts auf dem Bildschirm und schalten Sie dann die Option In Freigabeblatt anzeigen auf ^{(Show in Share Sheet)}Ein^(On) um . 

Gmail

Wenn Sie Google Mail^(Gmail) als Standard-E-Mail-App verwenden, können Sie Ihre E-Mail-Nachricht als PDF -Datei auf Ihrem Computer oder Mobilgerät speichern.

Windows

Wenn Sie Google Mail^(Gmail) auf einem Windows 10 -PC verwenden, können Sie eine E-Mail-Nachricht in wenigen Schritten  als PDF -Datei speichern.^(PDF)

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht und wählen Sie neben dem Symbol  „ Antworten “ ^(Reply)Mehr (drei Punkte) aus.^(More)

1. Wählen Sie als Nächstes Drucken^(Print) aus . 

Hinweis^(Note) : Wenn Sie einen gesamten E-Mail-Thread drucken möchten, wählen Sie Alle^(Print) drucken. 

1. Wählen Sie im angezeigten Druckdialogfeld Microsoft Print to PDF als Druckziel aus. 

Hinweis^(Note) : Wählen Sie Strg^(Ctrl) + P , wenn Sie den Druckdialog nicht sehen 

1. Wählen Sie Drucken aus^(Print) . 

Mac

Die Schritte zum Speichern einer E-Mail als PDF in Google Mail^(Gmail) unterscheiden sich geringfügig von Windows auf einem Mac .

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht und wählen Sie Mehr^(More) (drei Punkte) 

1. Wählen Sie Drucken aus^(Print) . 

1. Wählen Sie das Dropdown-Menü PDF und dann ^(PDF)Als PDF speichern aus^{(Save as PDF)} . 

1. Wählen Sie als Nächstes einen Ordner^(folder) aus, in dem Sie Ihre PDF -Datei speichern möchten, und wählen Sie dann Speichern^(Save) .

Android

Wenn Sie ein Android - Gerät haben und die Google Mail^(Gmail) -App verwenden, können Sie eine E-Mail-Nachricht als PDF -Datei auf Ihrem Telefon oder Tablet speichern. 

1. Öffnen Sie die E-Mail-Konversation in Gmail und wählen Sie Mehr^(More) (drei Punkte) > Drucken^(Print) aus .

1. Tippen Sie als Nächstes auf den Dropdown-Pfeil^{(drop-down arrow)} oben rechts.

1. Tippen Sie auf Als PDF speichern^{(Save as PDF)} .

1. Tippen Sie als Nächstes auf das Symbol PDF oder Drucken.

1. Wählen Sie einen Speicherort für Ihre PDF -Datei aus. 

iOS

In Google Mail^(Gmail) für iOS können Sie eine E-Mail als PDF -Datei speichern oder drucken. 

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht in Gmail und tippen Sie auf Mehr^(More) (drei Punkte).

1. Tippen Sie auf Drucken^(Print) .

1. Tippen Sie als Nächstes auf AirPrint .

1. Ziehen und zoomen Sie über die Miniaturansichten der Seiten, die Sie auf dem Bildschirm „ Druckeroptionen ^(Printer) “^(Options) sehen, um Ihre E-Mail-Nachricht in PDF umzuwandeln .

1. Tippen Sie im PDF-Vorschaubildschirm auf Teilen .^(Share)

1. Tippen Sie als Nächstes auf In Dateien^{(Save to Files)} speichern, um Ihre PDF-Datei lokal zu speichern.

Bewahren Sie diese E-Mails als Dokumente für die zukünftige Verwendung auf^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Das Speichern Ihrer E-Mail-Nachrichten als PDF - Dateien ist eine bequeme Möglichkeit, bestimmte Nachrichten zu sichern, zu teilen oder einfach zugänglich zu machen. 

Sehen Sie sich weitere Anleitungen zum Bearbeiten einer PDF^{(edit a PDF)} -Datei , zum Konvertieren einer PDF-Datei in eine Word-Datei^{(convert a PDF to a Word file)} oder zum Einfügen Ihrer PDF-Datei in ein Word-Dokument an.^{(insert your PDF into a Word document.)}

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How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of your emails cаn come in handy when you need to refer to them later. For example, you may wish to docυment samples for уour next job, save рrojects you worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

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