In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ihr Microsoft Word - Dokument ganz oder teilweise schützen, indem Sie diese Funktion namens „ Bearbeitung einschränken “ verwenden ^{(Restrict Editing)}. Mit dieser Funktion können Sie das Dokument als „ schreibgeschützt ^{(Read Only)}“ markieren und dennoch Bearbeitungen oder Änderungen an bestimmten ausgewählten Teilen des Dokuments zulassen.

Bearbeitung einschränken^{(Restrict Editing)} sperrt bestimmte Zeilen oder Sätze im Dokument, die wichtig oder sensibel sein könnten und daher von niemandem bearbeitet werden können. So kann man den Inhalt eines MS Word - Dokuments schützen.

Schützen Sie Word-^{(Protect Word)} Dokumente mit Bearbeitung einschränken^{(Restrict Editing)}

Die uneingeschränkten Teile des Dokuments^{(parts in the document)} können jedem zugänglich gemacht werden, oder Sie können bestimmten Benutzern nur die Berechtigung zum Bearbeiten oder Vornehmen von Änderungen erteilen. Sie haben auch die Möglichkeit, das gesamte Dokument zu schützen und es schreibgeschützt zu machen. Lassen Sie uns sehen, wie dies geschehen kann.

Öffnen Sie zunächst das MS Word - Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“ .^{(‘Review’)}

Wählen Sie die Sätze aus, für die die Funktion zum Einschränken der Bearbeitung nicht angewendet werden soll. In diesem Fall habe ich nur die Sätze 1 und 2 ausgewählt. Klicken Sie auf der Registerkarte „ Überprüfen “ in der Gruppe ^(Review)„Schützen“ auf ^{(‘Protect’)}„Bearbeitung einschränken“,^{(‘Restrict Editing’)} wie im Bild gezeigt.

Das Dialogfeld Bearbeitung einschränken wird geöffnet. ^{(Restrict Editing)}Sie werden Folgendes sehen:

• Formatierungsbeschränkungen
• Bearbeitungsbeschränkungen
• Ausnahmen
• Durchsetzung starten

1] Formatierungsbeschränkungen

Diese Einstellung beschränkt die Formatierung auf eine bestimmte Auswahl an Formaten oder Stilen. Sie können die Stile auswählen, die Sie im Dokument zulassen möchten. Um dies anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

2] Bearbeitungsbeschränkungen

Aktivieren Sie unter Bearbeitungseinschränkungen^{(Editing Restrictions)} das Kontrollkästchen – Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Klicken Sie außerdem auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Option „Keine Änderungen (schreibgeschützt)“. ^{(‘No changes (Read Only)’.)}Das Dokument wird mit Ausnahme der ausgewählten Teile schreibgeschützt. Sie können auch andere Optionen auswählen, z. B. nachverfolgte^(Tracked) Änderungen, Kommentare und Formulare ausfüllen, je nachdem, welche Änderungen Sie zulassen möchten.

Ausnahmen (optional)

In diesem Abschnitt können Sie die Benutzer auswählen, die das Dokument frei bearbeiten können. Um jedem zu erlauben, den ausgewählten Teil des Dokuments zu bearbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Jeder“^{(‘Everyone’)} . Sie können Benutzernamen auch getrennt durch ein Semikolon eingeben.

3] Starten Sie die Durchsetzung

Um all diese Einstellungen auf Ihr MS Word - Dokument anzuwenden, klicken Sie auf „Ja, Schutz erzwingen starten“.^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

Das Dialogfeld „Erzwingen des Schutzes starten“ wird geöffnet. ^{(‘Start Enforcing Protection’)}Sie werden zwei Schutzmethoden^(Protection) sehen – Passwort^(Password) und Benutzerauthentifizierung. ^{(User Authentication.)}Wählen Sie die Schutzmethode ^(Protection)„Passwort“^{(‘Password’)} und geben Sie das generierte Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein und wiederholen Sie es. Drücken Sie OK.^(OK.)

Um das MS Word^{(MS Word)} -Dokument zu verschlüsseln , sodass nur die authentifizierten Eigentümer des Dokuments den Schutz entfernen können, klicken Sie auf „Benutzerauthentifizierung“.^{(‘User Authentication’.)}

Tipps:^(Tips:)

• Verwenden Sie^(Use) starke Passwörter mit einer Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Buchstaben, Zahlen und Symbolen.
• Stellen Sie^(Make) sicher, dass Sie das Passwort sicher an einem sicheren Ort speichern. Falls Sie das Passwort vergessen, können Sie es nicht wiederherstellen.
• Durch die Verschlüsselung des Dokuments wird verhindert, dass andere Benutzer gleichzeitig an dem Dokument arbeiten.

So entsperren Sie das geschützte Word-Dokument^{(Protected Word Document)}

Um den gesamten Schutz des Dokuments zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schutz beenden“. ^{(‘Stop Protection’)}Wenn Sie zur Eingabe des Kennworts aufgefordert werden, geben Sie das Kennwort ein.

Hinweis:^(Note:) Um den gesamten Schutz des Dokuments zu entfernen, müssen Sie das Kennwort kennen, das auf das Dokument angewendet wurde. Oder Sie müssen als authentifizierter Eigentümer des Dokuments aufgeführt sein. Klicken Sie dazu click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

Auf diese Weise können Sie Ihr MS Word - Dokument schützen, indem Sie die Funktion „Bearbeitung einschränken“^{(‘Restrict Editing’)} auf der Registerkarte „Überprüfen“ verwenden.

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial will teach you how to protect the entire or partѕ оf your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

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