So schreiben Sie professionelle E-Mails in weniger als 5 Minuten

In Ihrem Berufsleben ist E-Mail wahrscheinlich eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Sie tun es täglich und wenn Sie so etwas wie ich sind, ertrinken Sie darin.

Sicher, Sie können ein oder zwei Stunden am Tag speziell für die Verwaltung Ihrer E-Mails aufwenden. Aber wenn Sie 10 Minuten oder länger für jede Antwort aufwenden, wird E-Mail bald Ihren ganzen Tag einnehmen – und das Deaktivieren von Google Mail(Gmail) - Benachrichtigungen wird Sie nicht retten.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu lernen, professionelle E-Mails zu schreiben, die Antworten erhalten UND(AND) nicht länger als ein paar Minuten zum Schreiben brauchen. Glücklicherweise muss man heute kein großer Schriftsteller oder Produktivitätsguru sein, um das zu erreichen. Es geht darum, die richtige Strategie und eine Reihe von Tools zu finden, die dazu passen. 

E-Mail-Vorlagen einrichten (vorgefertigte Antworten)(Set Up Email Templates (Canned Responses))

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen ist eine großartige Möglichkeit, Zeit für diejenigen zu sparen, die häufig dieselben Fragen oder Kommentare per E-Mail erhalten. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um vorgefertigte Antworten einzurichten, und Sie müssen nicht mehr zehnmal am Tag dieselben Antworten schreiben. Sowohl Google Mail(Gmail) als auch Outlook verfügen über diese Funktion, mit der Sie Zeit sparen und Ihre E-Mails kostenlos automatisieren können. 

So richten Sie mit nur wenigen Klicks professionelle E-Mail-Vorlagen in Google Mail ein:(Gmail)

  • Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen(Settings) .
  • Gehen Sie dann zu Erweitert(Advanced) und klicken Sie neben(Enable) der Option Vorlagen(Templates) auf Aktivieren. Scrollen(Scroll) Sie zum Ende der Seite, um die Änderungen zu speichern.

  • Jetzt können Sie mit der Arbeit an Ihren eigenen E-Mail-Vorlagen beginnen. Geben Sie den Text ein, den Sie in einer neuen E-Mail speichern möchten. Klicken Sie dann unten rechts auf drei vertikale Punkte und wählen Sie Vorlagen(Templates) , um Ihren Entwurf als Vorlage zu speichern. 

Sie können Vorlagen für Antworten erstellen, die sowohl lange Absätze als auch schnelle Antworten mit 2-3 Sätzen enthalten. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie damit in Zukunft sparen werden. 

Netzwerk-E-Mails(Networking Emails)(Networking Emails)

Falls Ihr Problem nicht darin besteht, die E-Mail-Vorlagen zu verwenden, sondern sie zu erstellen, geben Sie Networking Emails eine Chance. Es ist ein Web-Tool mit Dutzenden von E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie Ihr berufliches Netzwerk erweitern können. 

Networking Emails wurde von Resume Worded erstellt und ist eine großartige Ressource zur Optimierung Ihrer Kommunikation. Einige Beispiele für die von ihnen angebotenen Vorlagen umfassen kalte/warme Einführungen, Nachfassen bei einem Non-Responder und sogar das Schreiben von Dankesschreiben. 

Jede Vorlage enthält außerdem nützliche Tipps und Vorschläge, die Ihre Kommunikation mit dem Empfänger weiter verbessern können. 

Sie können die Suchschaltfläche verwenden oder die Liste durchsuchen, um die richtige E-Mail zu finden. Dann müssen Sie es nur noch kopieren und in Ihr Nachrichtenfeld einfügen und ein paar Details ändern. 

Wortzähler Plus(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)

Wenn Sie jemand sind, der mehr als 10 E-Mails pro Tag schreibt, ist es wichtig, einige davon kurz und bündig zu halten. Wenn Sie also oft viel zu lange E-Mails erhalten, sollten Sie in Betracht ziehen, ein Wortzähler-Tool zu verwenden, um sich selbst zu stoppen. Eine Chrome- Erweiterung Word Counter Plus kann die Arbeit für Sie erledigen. 

Markieren(Highlight) Sie den Text in Ihrer E-Mail und erhalten Sie mit einem Klick die Anzahl der Wörter und Zeichen, die Sie verwendet haben. Dann können Sie entweder mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fortfahren oder sie abschließen, bevor sie zu einem Zweiteiler wird. 

Kartenentwurf(DraftMap)(DraftMap)

Sie können viele großartige Tools finden, die Ihnen helfen können, besser zu schreiben und so die Zeit zu verkürzen, die Sie mit dem Korrekturlesen und Umschreiben Ihrer E-Mails verbringen. DraftMap ist eine davon. Denken Sie an Grammatik(Grammarly) oder Hemingway , außerdem prüft es auch auf unnötige Wortwiederholungen und hilft Ihnen, sich an einen Schreibstil zu halten. 

Diese Chrome -Erweiterung gibt Ihnen farbcodierte Vorschläge zu Ihrem Schreiben in Echtzeit. Es wird Ihnen helfen, Passivsprache, Tippfehler und Klischees zu vermeiden, sowie Ratschläge zur Lesbarkeit Ihrer E-Mail. Alle Vorschläge basieren auf den Schreibregeln von Ernest Hemingway. DraftMap ist besonders praktisch, da alle Prozesse direkt in Ihrer E-Mail-Erstellungsbox stattfinden.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nach der Bearbeitung Ihrer E-Mail immer noch Wörter hervorgehoben haben. Der Empfänger sieht die Farben nicht, die Vorschläge sind nur für Sie sichtbar. 

Ihre E-Mail könnte besser sein(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)

Your Email Could Be Better ist ein Online-Tool, das dafür entwickelt wurde, die Zeit, die Sie mit der Verwaltung von E-Mails verbringen, zu reduzieren, indem es alle über die besten E-Mail-Praktiken aufklärt. 

Beim Verfassen einer professionellen E-Mail befolgen Sie bestimmte Regeln. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre Nachricht eine klare Betreffzeile hat, oder lassen Sie unnötige Anhänge weg. Sie werden überrascht sein, wie oft Menschen diese Regeln brechen, was letztendlich dazu führt, dass beide Parteien mehr Zeit und Mühe aufwenden. 

Your Email Could Be Better enthält eine Liste mit 10 häufigen Fehlern. Jeder der Punkte enthält eine Erklärung und Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail verbessern können. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihren Kollegen diese Regeln mitteilen möchten, aber nicht wissen, wie das geht. Sie können entweder Ihre eigenen Worte verwenden oder ihnen einen Link zu Your Email Could Be Better senden , um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen. 

Wir alle wünschen uns, dass unsere E-Mail vollständig automatisiert wird und überhaupt keine Aufmerksamkeit erfordert. Das ist heute zwar nicht mehr möglich, aber jedes Bisschen hilft. Egal, ob es darum geht, die Länge Ihrer E-Mails zu verkürzen oder sich beim Schreiben zeitlich abzustimmen, sobald Sie einige Regeln festgelegt haben, werden Sie Ihre ersten Verbesserungen bemerken. 

Wenn Sie einfach nicht aufhören können, lange und zeitraubende E-Mails zu schreiben, ist es vielleicht an der Zeit, E-Mails vollständig aufzugeben. Verwenden Sie stattdessen Ihren Customer Relationship Manager ( CRM ) oder Slack, um Nachrichten mit Ihren Kollegen auszutauschen . Nicht zuletzt hilft es Ihnen, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen. 




Frederik Huber

About the author

Ich bin ein Computerprofi mit über 10 Jahren Erfahrung. In meiner Freizeit helfe ich gerne am Schreibtisch aus und bringe Kindern den Umgang mit dem Internet bei. Meine Fähigkeiten umfassen viele Dinge, aber das Wichtigste ist, dass ich weiß, wie man Menschen hilft, Probleme zu lösen. Wenn Sie jemanden brauchen, der Ihnen bei etwas Dringenden helfen kann, oder einfach nur ein paar grundlegende Tipps wünschen, dann wenden Sie sich bitte an mich!


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