Wenn Sie gängige E-Mail-Clients in einer Unternehmensumgebung^(Corporate) wie Outlook verwenden, sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, Ihre Abwesenheitsnotiz einzurichten^{(setting your out of office reply)} . Wussten Sie, dass Sie auch Abwesenheitsantworten in ^(Did)Google Mail^(Gmail) einrichten können ?

Da die meisten Leute Google Mail^(Gmail) als ihr persönliches E-Mail-Konto verwenden, kann es nützlich sein, andere darüber zu informieren, wenn Sie im Urlaub oder im Urlaub sind.

Dies ist in Google Mail^(Gmail) ziemlich einfach , aber der Prozess ist etwas anders als Sie es vielleicht in Outlook gewohnt sind . In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Abwesenheitsfunktion in Google Mail^(Gmail) einrichten , wie Sie sie deaktivieren und was andere von Ihnen sehen können, wenn Sie sie aktiviert haben.

So richten Sie ^(Office)Abwesenheit^(Out) in Gmail ein

Wenn Sie für eine Weile in den Urlaub fahren und andere darauf aufmerksam machen möchten, dass Sie möglicherweise nicht so schnell wie gewohnt auf ihre E-Mails antworten können, ist eine Abwesenheitsnotiz der richtige Weg.

Um mit den folgenden Schritten zu beginnen, melden Sie sich zunächst bei Ihrem Gmail - Konto an.

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol Einstellungen^(Settings) in der oberen rechten Ecke Ihres Google Mail^(Gmail) - Kontos.

2. Wählen Sie oben in der Liste Einstellungen die Option Alle Einstellungen anzeigen aus.^{(See all settings)}

3. Scrollen^{(Vacation responder)} Sie nach unten zum Abschnitt Abwesenheitsnotiz unten. Ändern Sie die Einstellung in Abwesenheitsnotiz ein^{(Vacation responder on)} .

4. Wählen Sie den ersten Urlaubstag aus. Geben Sie die Betreffzeile und die Nachricht ein, die Sie automatisch beantworten möchten, wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet.

Beachten Sie beim Ausfüllen dieses Formulars die folgenden Optionen.

• Sie müssen einen letzten Tag^{(Last day)} nicht aktivieren und auswählen , aber es ist eine gute Idee, dies zu tun, damit Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz^(Vacation) aktiviert zu lassen.
• Standardmäßig verwendet das Nachrichtenfeld einen umfangreichen Formatierungseditor, in dem Sie die Formatierungsleiste verwenden können, um den Nachrichtentext zu formatieren. Wenn Sie über dem Nachrichtenfeld „Nur- Text^{(Plain Text)} “ auswählen , ändert sich die Formatierung in „Nur-Text“.
• Wählen Sie Nur eine Antwort an Personen in meinen Kontakten senden aus, wenn Sie die ^{(Only send a response to people in my Contacts)}automatischen^(Vacation) Antworten der Abwesenheitsnotiz nur an Personen senden möchten, die Sie bereits kennen, und alle anderen ignorieren möchten. Dies ist eine gute Idee, wenn Sie nicht möchten, dass Fremde wissen, dass Sie für längere Zeit von zu Hause weg sind. 

5. Wählen Sie Änderungen speichern^{(Save Changes)} , um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

So deaktivieren Sie die Abwesenheit^(Out) im Büro^(Office) in Gmail

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren^(Vacation) . Während es aktiviert ist, sehen Sie oben in Ihrem Posteingang eine Nachricht über den Status des Responders.

Sie können Jetzt^{(End now)} beenden auswählen , um den Responder sofort auszuschalten. Auf diese Weise können Sie es schnell deaktivieren, ohne Ihre Gmail - Einstellungen erneut durchsuchen zu müssen, um die Responder-Einstellungen zu ändern.

Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz jedoch lieber in den Gmail-Einstellungen deaktivieren möchten , können^(Vacation) Sie entweder in der Benachrichtigungsmeldung „Urlaubseinstellungen“ auswählen oder zum Fenster^(Gmail) „ Gmail-Einstellungen ^{(Gmail Settings)}“ zurückkehren.^{(Vacation Settings)}

Scrollen^(Scroll) Sie zurück zum Ende des Gmail-Einstellungsmenüs^{(Gmail Settings)} , um den Abschnitt Abwesenheitsnotiz^{(Vacation responder)} erneut zu finden.

Wählen Sie Abwesenheitsnotiz aus^{(Vacation responder off)} , um die automatische Antwort zu deaktivieren. 

Hinweis – Sie müssen dies nicht tun, wenn Sie das Feld „ Letzter Tag^{(Last day)} “ auf das Enddatum Ihres Urlaubs eingestellt haben. Die Abwesenheitsnotiz^(Vacation) wird nach diesem Datum automatisch deaktiviert.

Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz jedoch vor der Einstellung „Letzter Tag“ deaktivieren möchten, funktioniert^(Vacation) das obige Verfahren.

So funktioniert Gmail Vacation Responder

Beachten Sie, dass die Zeiten automatisch per E-Mail festgelegt werden , da Sie nur das Start- und Enddatum für die Abwesenheitsnotiz eingeben können.^(Vacation)

• Startdatum Uhrzeit: 00:00 Uhr Mitternacht
• Endzeit: 23:59 Uhr

Wenn Sie es vorziehen, dass die Uhrzeit um Mitternacht vor Beginn Ihres Urlaubs beginnt, stellen Sie das Startdatum einen^{(Start Date one)} Tag vor Beginn Ihres Urlaubs ein.

Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, während Sie die Abwesenheitsnotiz aktiviert haben^(Vacation) , sehen das folgende Verhalten von Ihrem Google Mail^(Gmail) - Konto.

• Die Leute sehen Ihre automatische Antwort, wenn sie Ihnen zum ersten Mal eine Nachricht senden. Wenn sie Ihnen erneut eine Nachricht senden, wird die automatische Antwort nicht gesendet.
• Wenn vier Tage vergehen und dieselbe Person Ihnen eine Nachricht sendet, wird die automatische Antwort erneut ausgelöst.
• Wenn Sie Ihre Urlaubsantwort bearbeiten, beginnt der Timer von vorne und jeder, der Ihnen nach der Bearbeitung zum ersten Mal eine Nachricht sendet, erhält eine automatische Antwort.
• Google Mail^(Gmail) ist intelligent genug, um nicht automatisch auf Nachrichten zu antworten, die automatisch in den Spam-Ordner oder in Mailinglisten einsortiert werden.
• Andere Gmail -Nutzer sehen Ihren Abwesenheitsstatus, wenn sie damit beginnen, eine E-Mail an Sie zu verfassen. 

^{(Create Smarter Out)}Erstellen Sie ^(Gmail)intelligentere Abwesenheitsantworten^(Office) in Gmail^(Replies) mit Filtern

Wenn Sie eine zielgerichtetere automatische Antwort mit benutzerdefinierten Nachrichten für bestimmte Personen erstellen möchten, können Sie dies mithilfe von Gmail-Filtern^{(Gmail Filters)} tun .

1. Bevor Sie einen Filter für die automatische Wiedergabe verwenden können, müssen Sie eine E- Mail-Vorlage^{(email template)} zum Antworten erstellen. Erstellen Sie dazu eine neue E-Mail in Google Mail^(Gmail) mit der E-Mail, mit der Sie antworten möchten. Wählen Sie dann das Drei-Punkte-Menü „Mehr“ in der unteren rechten Ecke des Fensters und wählen Sie Vorlagen^(Templates) , wählen Sie Entwurf als Vorlage^{(Save draft as template)} speichern und dann Als neue Vorlage speichern^{(Save as new template)} .

1. Geben Sie der Vorlage im Popup-Fenster einen Namen.

1. Um auf Google Mail^(Gmail) - Filter zuzugreifen, gehen Sie zurück zu den Google Mail-Einstellungen^{(Gmail Settings)} . Wählen Sie oben im Einstellungsfenster Filter und blockierte Adressen aus.^{(Filters and Blocked Addresses)}

1. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten und wählen Sie Neuen Filter erstellen^{(Create a new filter)} aus .

4. Geben Sie im Formular Filter erstellen^(Create) die E-Mail-Adresse, an die Sie automatisch antworten möchten, in das Feld Von^(From) ein. Wählen Sie Filter erstellen,^{(Create filter)} wenn Sie fertig sind.

1. Aktivieren Sie im Fenster Filter erstellen^(Create) das Kontrollkästchen neben Vorlage senden^{(Send template)} . Wählen Sie im Dropdown-Feld die zuvor erstellte Chef^{(Boss Reply)} -Antwortvorlage aus .

1. Wählen Sie abschließend einfach die Schaltfläche Filter erstellen^{(Create filter)} unten aus, und Ihr neuer Filter und Ihre automatische Antwort sind jetzt aktiv.

Jedes Mal, wenn die Person mit der Adresse, die Sie im Filter definiert haben, Ihnen eine E-Mail sendet, erhält sie jetzt eine Abwesenheitsantwort^{(out of office)} mit der von Ihnen erstellten Vorlage.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email clients in a Corрorate environment lіke Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

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