Alles, was Sie tun, erzeugt irgendwo Daten. Diese Daten werden, wenn sie gesammelt und analysiert werden, zu Informationen. Diese Informationen können jemandem mehr über Sie verraten, als Sie wahrscheinlich möchten, dass er es weiß.

Die im Laufe der Zeit gesammelten Informationen können jemandem alles über Sie verraten und dazu verwendet werden, Ihnen zu helfen oder Ihnen zu schaden. Diese Daten werden als Metadaten bezeichnet.

Was sind Metadaten?

Metadaten^(Metadata) sind Daten über Daten. Hassen^(Don) Sie es nicht, wenn Leute ein Wort verwenden, um dieses Wort zu definieren? Daten^(Data) sind Tatsachen, die völlig objektiv sind. Es kann vernünftigerweise nicht bestritten werden. Eins ist eins und null ist null. Die Temperatur ist wie sie ist. Das heutige Datum ist das heutige Datum. Du verstehst es.

Metadaten^(Metadata) sind Fakten über ein einzelnes Datenelement. Lassen Sie uns dies am Beispiel des Schreibens eines Briefes in Microsoft Word veranschaulichen .

Sie geben einen Brief ein, den Sie an die Behörden senden sollen, und informieren Sie über etwas, das bei der Arbeit unethisch, möglicherweise sogar illegal ist. Ja, wir wurden sofort dramatisch.

Der Buchstabe ist eine Information, die aus den Zeichen besteht, die Sie in einer bestimmten Reihenfolge eingegeben haben. Die von Ihnen eingegebenen Zeichen werden durch eine Reihe von Einsen und Nullen generiert. Die Einsen und Nullen sind die Daten, aus denen die Informationen im Brief bestehen.

Wenn die Einsen und Nullen in den Buchstaben umgewandelt werden, gibt es andere Daten über den Buchstaben, der erstellt wird. Einige dieser Metadaten umfassen, wann Sie den Brief eingegeben haben, wer den Brief eingegeben hat, wann er zuletzt gespeichert wurde, in welcher Version von Word er erstellt wurde, all dies sind Daten über die Daten oder Metadaten.

Was bewirken Metadaten?

In Microsoft Office sind die meisten Metadaten nur für Sie da. Es kann Ihnen helfen, die neueste Version eines Dokuments zu finden oder zu sehen, wer das Dokument erstellt hat, damit Sie ihm Fragen dazu stellen können. Es hilft, Änderungen oder Kommentare zu Dokumenten nachzuverfolgen.

Es wird auch vom Office- Programm und anderen Programmen verwendet, um mit dem Dokument zu arbeiten. Der Windows Explorer verwendet die Informationen beispielsweise zum Kategorisieren und Sortieren von Dokumenten.

Warum sollte ich Metadaten^(Metadata) entfernen wollen ?

Kommen wir noch einmal auf den Brief zurück, den Sie an die Behörden schicken, weil bei der Arbeit etwas Undurchsichtiges vor sich geht. Sie tun dies anonym, weil Sie Vergeltung fürchten oder einfach nicht beteiligt sein wollen, außer die Behörden darauf aufmerksam zu machen. Es ist Whistleblowing.

Sie setzen alles daran, sich eine temporäre E-Mail-Adresse zu besorgen und diese von einem öffentlichen Computer in einer Bibliothek zu versenden, um Ihre Spuren zu verwischen. Aufgrund von Metadaten enthält das Dokument möglicherweise Informationen, die verwendet werden können, um es mit Ihnen zu verknüpfen. Es kann sogar noch Ihr Name daran hängen.

Schlimmer noch, Änderungen, die Sie am Dokument vorgenommen haben, sind möglicherweise immer noch im Dokument enthalten, obwohl sie für Sie nicht mehr sichtbar sind. Wenn Sie einen Absatz über etwas geschrieben haben, das Sie betrifft, ihn dann aber entfernt haben, weil er verwendet werden könnte, um Sie zu identifizieren, könnte er immer noch Teil der Datei in Form von Metadaten sein.

Wie kann ich Office-Metadaten anzeigen?

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Methoden, um zu sehen, welche Metadaten an Ihre Word- , Excel- oder PowerPoint- Dateien angehängt sind. Metadaten , die von ^(Metadata)Outlook gesendete E-Mails umgeben, sind weitaus komplexer und würden den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Zeigen Sie Metadaten^{(View Metadata)} in Word , Excel oder PowerPoint an

Gehen Sie bei geöffnetem Dokument, Arbeitsmappe oder Präsentation, die Sie überprüfen möchten, wie folgt vor:

Klicken Sie oben links auf Datei .^{(File )}

Auf dem Info -Bildschirm sehen Sie neben anderen Daten zahlreiche Informationen wie Größe^(Size) , Seiten^(Pages) , Wörter^(Words) , Gesamtbearbeitungszeit^{(Total Editing Time)} , Zuletzt geändert^(Modified) , Erstellt^(Created) und Verwandte Personen.

Klicken Sie unter diesen Daten auf Alle Eigenschaften anzeigen^{(Show All Properties)} , um weitere Daten anzuzeigen.
HINWEIS: ^(NOTE:) Achten^(Pay) Sie auf die Vorlagendaten^(Template) . Wenn Sie eine Vorlage verwendet haben, die Ihren Namen oder einen Firmennamen im Dateinamen enthält, könnte dies zu Ihnen zurückverfolgt werden.

Zeigen Sie Metadaten im Windows Explorer an

Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zum Speicherort der Datei.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf die Datei und klicken Sie auf Eigenschaften^(Properties) .

Klicken Sie im Eigenschaftenfenster^(Properties) auf die Registerkarte Details . Sie sehen alle Metadaten in einer kompakten und prägnanten Liste.

Alle Metadaten^{(View All Metadata)} für Word- , Excel- oder PowerPoint- Dateien anzeigen

Extensible Markup Language ( XML ) ist das De-facto-Dokument für die Speicherung von Metadaten in der Datenverarbeitung. Es begleitet alle Arten von Dateien und Microsoft Office -Dateien sind keine Ausnahme.

Das Anzeigen dieser XML-Dokumente ist überraschend einfach. Lassen Sie uns dies mit einer Word -Datei tun.

1. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zum Speicherort der Datei.
2. Erstellen Sie eine Kopie der Datei, damit Sie die Originaldatei nicht versehentlich beschädigen.
3. Wählen Sie die kopierte Datei aus und tippen Sie entweder auf die Taste F2 auf Ihrer Tastatur oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Umbenennen^(Rename) aus .

Ändern Sie die Erweiterung der Datei von .docx in .zip . Ja, jeder Office -Dateityp, der auf ^(Office)x endet, ist eine komprimierte Datei, die XML-Dokumente enthält. Sie erhalten eine Warnung, wenn Sie dies tun. Klicken Sie auf Ja^(Yes) .

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Alle extrahieren…^{(Extract All…)}

In dem sich öffnenden Fenster werden Sie gefragt, wo Sie die extrahierten Dateien speichern möchten und ob Sie die extrahierten Dateien nach Abschluss anzeigen möchten. Die Standardwerte sind gut. Klicken Sie auf Extrahieren^(Extract) .

Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, sehen Sie drei Ordner und eine XML - Datei. Untersuchen Sie diese Dateien, um zu sehen, welche Informationen dort gespeichert sind. Wenn Sie auf eine XML - Datei doppelklicken, wird sie wahrscheinlich im Internet Explorer geöffnet .

Es wird seltsam aussehen, aber Sie sollten erkennen können, was die meisten Informationen bedeuten. Es gibt zwei XML-Dateien, die Ihren Namen enthalten können: core.xml im Ordner docProps und document.xml und people.xml , beide im Ordner word .

So löschen Sie Metadaten^{(Delete Metadata)} aus Microsoft Word , Excel oder PowerPoint

Es hat lange gedauert, hierher zu kommen, aber wenn Sie so etwas tun, sollten Sie genau wissen, warum. Machen wir weiter.

Metadaten^{(Delete Metadata)} in Word , Excel oder PowerPoint löschen

Klicken Sie oben links auf Datei .^{(File )}

Klicken Sie auf der Infoseite^{(Info )} links in der Mitte der Seite auf Nach Problemen suchen.^{(Check for Issues)}

Klicken Sie auf Dokument prüfen^{(Inspect Document)} . Das Dokument-Inspektor-^{(Document Inspector )} Fenster wird geöffnet.

 Stellen Sie^(Make) sicher, dass alle Kontrollkästchen in der Dokumentenprüfung^{(Document Inspector)} aktiviert sind, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Inspizieren“^(Inspect) .

Sobald die Dokumentenprüfung abgeschlossen^{(Document Inspector)} ist, sehen Sie Informationen darüber, welche Art von Daten gefunden wurden. Ein grünes Häkchen in einem Kreis bedeutet, dass keine Daten dieses Typs gefunden wurden. Ein rotes Ausrufezeichen bedeutet, dass Daten dieses Typs gefunden wurden. Neben der Beschreibung dieses Datentyps sehen Sie die Schaltfläche Alle entfernen^{(Remove All)} .

Klicken Sie^(Click) darauf, um alle Daten dieses Typs zu entfernen. Möglicherweise gibt es mehrere dieser Schaltflächen. Scrollen Sie also nach unten, um sicherzustellen, dass Sie alle erhalten.

Nachdem Sie die Metadaten entfernt haben, möchten Sie vielleicht auf die Schaltfläche Reinspect klicken , um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.

Speichern Sie Ihr Dokument jetzt, um sicherzustellen, dass die Daten nicht erneut eingegeben werden.

So stellen Sie sicher, dass die^(Certain) Metadaten gelöscht^(Metadata) wurden

Führen Sie die obigen Schritte zum Anzeigen aller Metadaten in Word, Excel oder PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} durch . Beim Überprüfen der Dateien core.xml, document.xml und people.xml sollten Sie feststellen, dass das Dokument keine personenbezogenen Daten mehr enthält.

Wenn Sie die Erweiterung wieder von .zip auf .docx ändern, können Sie die Datei wieder normal in Word öffnen .

So löschen Sie Metadaten^{(Delete Metadata)} im Windows Explorer

Dies ist eine gute Methode, wenn Sie schnell Metadaten aus mehreren Dateien entfernen möchten. Dies ist für 2 oder mehr Dateien in Sekundenschnelle erledigt.

Öffnen Sie Windows Explorer und navigieren Sie zu der Datei, aus der Sie Metadaten entfernen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf die Datei und klicken Sie auf Eigenschaften^(Properties) .

Klicken Sie im Eigenschaftenfenster^(Properties) auf die Registerkarte Details und dann auf ^(Details)Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Sie können Informationen auf zwei Arten entfernen. Sie können Metadaten aus der Originaldatei entfernen oder eine Kopie der Datei ohne Metadaten erstellen.

Entfernen Sie Metadaten aus der Originaldatei

Wählen Sie Folgende Eigenschaften aus dieser Datei entfernen:^{(Remove the following properties from this file:)} Aktivieren Sie dann entweder nur die gewünschten Kontrollkästchen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen. ^{(Select All )}Klicken Sie dann auf OK .

Erstellen Sie eine Kopie ohne Metadaten

Dadurch wird eine Kopie der Datei erstellt und das Wort Copy an das Ende des Dateinamens angehängt. Dieser Kopie sind keine Metadaten zugeordnet.

Wählen Sie^{(Remove Properties)} im Fenster „Eigenschaften entfernen“ die Option „Kopie erstellen, aus der alle möglichen Eigenschaften entfernt^{(Create a copy with all possible properties removed)} wurden“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „ OK “.

Vergleichen Sie die Eigenschaften des Originals und der Kopie, um den Unterschied zu erkennen.

Im Klaren?

Bedeutet das, dass Sie im Klaren sind? Sie sind jetzt anhand des Dokuments nicht identifizierbar? Das ist schwer zu sagen. Was Sie als nächstes mit dem Dokument tun, wird dies bestimmen.

Jede weitere digitale Verarbeitung des Dokuments, wie das Versenden per E-Mail, könnte Metadaten wieder in die Kette einfügen. Eine praktikable Option besteht darin, das Dokument auszudrucken und per Post zu versenden. Es ist schwierig, Metadaten aus Papier zu bekommen.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do genеrates data somewhere. That data, when collected and analyzed, becomeѕ information. That information can tell someone more about you than yoυ probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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