Wenn Sie in den Urlaub fahren und Ihre E-Mails nicht beantworten können, sollten Sie in Outlook auf Ihrem Computer eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Auf diese Weise erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail sendet, eine automatische Antwort, die ihn über Ihre Abwesenheit im Büro informiert.

Mit Outlook^(Outlook) können Sie benutzerdefinierte Antworten erstellen, die automatisch an jeden gesendet werden, der Ihnen eine E-Mail sendet. Sie können auch einen benutzerdefinierten Zeitraum angeben, in dem die App Ihre E-Mails für Sie bearbeiten soll.

Abwesenheitsnotizen für Exchange-Konten einrichten^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Wenn Sie in einer Geschäftsumgebung arbeiten und Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Microsoft Exchange verwendet , haben Sie eine wirklich einfache Möglichkeit, Abwesenheitsantworten in Outlook für Ihr E-Mail-Konto einzurichten.

• Starten Sie die Outlook -App auf Ihrem Computer.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Datei^(File) und Sie sehen verschiedene Optionen. Klicken Sie^(Click) auf die Option Automatische Antworten (Abwesenheit)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Wenn Sie diese Option nicht sehen, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um zu erfahren, wie Sie die Aufgabe ausführen.

• Auf Ihrem Bildschirm erscheint ein Feld, in das Sie Informationen in verschiedene Felder eingeben können. Um automatische benutzerdefinierte Antworten zu versenden, müssen Sie die Felder wie folgt ausfüllen.
  
  Aktivieren Sie oben das Kontrollkästchen Automatische Antworten senden^{(Send automatic replies)} .
  
  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur während dieses Zeitraums senden^{(Only send during this time range)} . Wählen Sie dann das Von- und Bis-Datum aus, an dem Sie nicht verfügbar sind, um auf Ihre E-Mails zu antworten.
  
  Wenn Sie möchten, dass Ihre Antwort nur an Personen in Ihrer Organisation gesendet wird, klicken Sie auf die Registerkarte „In meiner Organisation“ . ^{(Inside My Organization)}Klicken Sie andernfalls auf die andere Registerkarte mit der Aufschrift Außerhalb meiner Organisation^{(Outside My Organization)} .
  
  Geben Sie die Antwort, die Sie automatisch senden möchten, in das Feld auf Ihrem Bildschirm ein. Sie können auch die Formatierungswerkzeuge verwenden, um den Stil Ihres Textes zu formatieren und zu ändern.
  
  Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK , um die Änderungen zu speichern.

Outlook sendet nun automatisch Ihre vordefinierte benutzerdefinierte Nachricht an jeden, der Ihnen während des angegebenen Datumszeitraums eine E-Mail sendet.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Die meisten allgemeinen Benutzer da draußen verwenden IMAP- oder POP3-Konten^{(use IMAP or POP3 accounts)} in ihrem Outlook . Dazu gehört normalerweise die Verwendung Ihrer Hotmail- , Gmail- und anderer E-Mail-Konten mit der Outlook - App. Wenn Sie einer dieser Benutzer sind, müssen Sie eine Regel erstellen, um automatische Antworten zu senden, da die obige Methode für Sie nicht funktioniert.

Glücklicherweise ist das Erstellen einer benutzerdefinierten Nachricht und einer Regel zum automatischen Senden^{(a rule to automate sending)} der Antworten in Outlook jedoch nicht allzu schwierig .

Erstellen Sie eine automatische Antwortvorlage^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer und klicken Sie oben auf die Option Neue E-Mail .^{(New Email)}

• Das übliche Fenster zum Verfassen einer E-Mail wird geöffnet. Hier müssen Sie die E-Mail eingeben, die Outlook automatisch senden soll. Geben Sie einfach^(Just) den Text der E-Mail ein, der normalerweise die Angabe enthält, wie lange Sie nicht verfügbar sein werden und wann Sie zurück sein werden.

• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Datei^(File) und wählen Sie Speichern^{(Save As)} unter aus .

• Geben Sie einen Namen für Ihre Abwesenheitsantwortvorlage ein und wählen Sie Outlook-Vorlage^{(Outlook Template)} aus dem Dropdown^{(Save as type)} -Menü Dateityp. Klicken Sie dann auf Speichern^(Save) .

• Schließen Sie das Fenster zum Verfassen der E-Mail und wählen Sie Nein^(No) , wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen speichern möchten.

Richten Sie eine Regel für automatische Antworten ein^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Klicken Sie auf die Registerkarte „ Startseite “, wählen Sie ^(Home)„Regeln“^(Rules) und dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ aus^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Klicken Sie auf der Registerkarte E- Mail-Regeln auf ^{(Email Rules)}Neue Regel^{(New Rule)} , um eine neue Regel zu erstellen.

• Wählen Sie Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte,^{(Apply rule on messages I receive)} und klicken Sie auf Weiter^(Next) .

• Wählen Sie die in einer bestimmten Zeitspanne^{(received in a specific date span)} erhaltene Bedingung aus und klicken Sie auf den Link im großen weißen Feld.
  
  Aktivieren Sie sowohl die Kontrollkästchen Nach^(After) als auch Vorher^(Before) und geben Sie den Datumsbereich an, in dem Sie nicht auf Ihre E-Mails antworten können. Klicken Sie dann auf OK gefolgt von Next .

• Aktivieren Sie die Antwort mit einer bestimmten Vorlage^{(reply using a specific template)} und klicken Sie auf den entsprechenden Link.

• Wählen Sie die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage aus, klicken Sie auf Öffnen^(Open) und dann auf Weiter^(Next) .

• Wenden Sie optional Ausnahmen an, wenn Sie möchten, und klicken Sie auf Weiter^(Next) .

• Geben Sie einen Namen für Ihre Regel ein und klicken Sie auf Fertig stellen^(Finish) .

Festlegen einer Abwesenheitsantwort in der Outlook-Webversion^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Viele Benutzer verzichten auf ihre Desktop-Apps und ersetzen sie durch ihre Web-Pendants. Wenn Sie dies bereits getan haben und die Outlook-Webversion^{(use the Outlook web version)} für Ihre E-Mails verwenden, können Sie auch in Outlook für Web eine Abwesenheitsantwort festlegen.

Dies ist einfacher als alle anderen oben beschriebenen Methoden.

• Gehen Sie zur Outlook -Website und melden Sie sich bei Ihrem Konto an, falls Sie dies noch nicht getan haben.
• Sobald Sie Ihren Posteingang sehen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann unten Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. ^{(View all Outlook settings)}Es öffnet das Einstellungsmenü.

• Sie sehen mehrere Einstellungen, die Sie für Ihr Outlook- Konto konfigurieren können. Suchen Sie die Option Automatische Antworten^{(Automatic replies)} und klicken Sie darauf.

• Im rechten Seitenbereich werden mehrere neue Optionen angezeigt.
  
  Aktivieren Sie zunächst^(First) die Option Automatische Antworten^{(Turn on automatic replies)} aktivieren .
  
  Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden^{(Send replies only during a time period)} . Geben Sie in den Feldern Startzeit^{(Start time)} und Endzeit^{(End time)} einen Datumsbereich an . Zu diesem Zeitpunkt sendet die App Ihre automatischen Antworten.
  
  Sie können dann eine benutzerdefinierte Antwort eingeben, die automatisch an die Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden. Sie können gerne die verfügbaren Formatierungsoptionen verwenden.
  
  Aktivieren Sie optional Antworten nur an Kontakte senden,^{(Send replies only to contacts)} wenn Sie nur Ihren Kontakten automatisch antworten möchten.
  
  Klicken Sie abschließend unten auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern .^(Save)

• Sollten Sie jemals automatische Antworten deaktivieren wollen, deaktivieren Sie einfach die Option Automatische Antworten ein^{(Automatic replies on )} .

Es ist eine wirklich tolle Sache, in Outlook eine Abwesenheitsnotiz einstellen zu können . Teilen Sie uns in den Kommentaren unten mit, ob Sie es verwenden und wie Ihre automatische Antwortnachricht aussieht.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off tо a vacation and you’re not going to be available to reply to your еmails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatіc responsе letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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