Wenn Ihr Dokument im PDF -Format vorliegt, liegt es wahrscheinlich im endgültigen Format vor – bereit, Ihr Publikum zu begeistern. Hier werden Ihre hochwertigsten Grafiken verwendet und die endgültige Version Ihres Textes präsentiert, bereit zum Drucken oder Teilen mit anderen zum Lesen oder Verteilen. Dies kann große Dateigrößen bedeuten, insbesondere wenn es sich um ein Dokument mit vielen Bildern handelt.

Sie können zwar eine PDF^{(edit a PDF)} -Datei bearbeiten, müssen jedoch die Qualität reduzieren, um die Gesamtdateigröße zu verringern. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine PDF -Datei komprimieren , können Sie dieses Problem umgehen, indem Sie die Datei stattdessen mit integrierter oder Drittanbieter-Software unter Windows und Mac komprimieren oder einen Online-Komprimierungsdienst verwenden.

So komprimieren Sie ein PDF unter Windows mit PDF Compressor^{(How To Compress A PDF On Windows Using PDF Compressor)}

Es gibt keine integrierten Methoden zum Komprimieren einer PDF -Datei unter Windows 10 , es sei denn, Sie möchten sie zuerst zu einer Zip-Datei hinzufügen^{(add it to a zip file)} . Das bedeutet, dass Sie ein Komprimierungstool eines Drittanbieters verwenden müssen, um die PDF -Datei zu komprimieren.

Obwohl es mehrere Tools gibt, ist Free PDF Compressor^{(Free PDF Compressor)(Free PDF Compressor)} eine der besten Optionen . Diese kostenlose App gibt es schon seit mehreren Jahren, aber sie ist immer noch eine der einfachsten und schnellsten Möglichkeiten, ein PDF unter Windows zu komprimieren . 

• ^(Download)Laden Sie die Free PDF Compressor^{(Free PDF Compressor)} -Software herunter , installieren Sie sie und führen Sie sie aus, um zu beginnen. Klicken Sie im Free PDF Compressor - Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen^(Browse) neben der Option PDF-Datei^{(PDF File )} , um Ihre Datei auszuwählen. Geben Sie im Feld Ausgabedatei^{(Output File )} einen Speicherort und einen Dateinamen für die komprimierte Datei an .

• Unter dem Abschnitt Einstellungen^(Settings) können Sie die bevorzugte Qualität Ihrer PDF -Datei festlegen. Bildschirm^(Screen) ist die niedrigste Qualität, während Drucker^{(Printer )} und Druckvorstufe^(Prepress) Optionen mit höherer Qualität sind. Wählen Sie die Qualitätsstufe, die Sie verwenden möchten, und drücken Sie dann Komprimieren , um mit der PDF - Komprimierung zu beginnen.^(Compress)

• Free PDF Compressor benachrichtigt Sie, wenn die Dateikomprimierung abgeschlossen ist. Drücken Sie zum Schließen OK .

Da der Free PDF Compressor die komprimierte Datei als separate Datei neben dem Original speichert, können Sie den Vorgang mit höherer Qualität wiederholen, wenn Sie mit dem Ergebnis der Datei nicht zufrieden sind.

So komprimieren Sie eine PDF-Datei auf dem Mac mithilfe der Vorschau^{(How To Compress A PDF On Mac Using Preview)}

Im Gegensatz zu Windows enthält macOS eine integrierte PDF - Komprimierungsfunktion als Teil der Vorschau^(Preview) - App zum Anzeigen von Bildern und Dokumenten. Diese App ist auf allen Macs enthalten und Sie finden sie in Ihrer Launchpad- App-Liste.

• Um eine PDF^(PDF) -Datei auf einem Mac zu komprimieren , öffnen Sie die Vorschau^(Preview) - App und wählen Sie eine zu öffnende PDF -Datei aus. Drücken Sie nach dem Öffnen in der Menüleiste auf File > Export

• Wählen Sie im Optionsmenü „ Exportieren “ einen neuen Dateinamen (oder übernehmen Sie den vorhandenen Dateinamen, um die vorhandene Datei zu überschreiben) und den Speicherort für die Datei. ^{(Export )}Wählen Sie im Drop-down-Menü Quartz-Filter die Option Dateigröße reduzieren . ^{(Reduce File Size)}Drücken Sie auf Speichern^(Save) , sobald Sie bereit sind, mit dem Komprimierungsprozess zu beginnen.

Die Vorschau^(Preview) speichert sofort eine aktualisierte, komprimierte Version Ihres PDF - Dokuments. Sie müssen dies anschließend in der Vorschau^(Preview) öffnen, um eine Vorschau anzuzeigen, welche (falls zutreffenden) erkennbaren Änderungen an der Qualität von der App vorgenommen wurden.

Verwenden von Online-PDF-Komprimierungsdiensten^{(Using Online PDF Compression Services)}

Wenn Sie keine zusätzliche Software zum Komprimieren Ihrer PDF -Datei herunterladen möchten, können Sie stattdessen verschiedene Online- PDF -Komprimierungsdienste verwenden. Wer einen solchen Online-Dienst nutzen möchte, sollte dies jedoch nur mit nicht sensiblen Dokumenten tun.

Die Nutzung dieser Dienste beinhaltet das Hochladen der Datei auf einen Remote-Server, wo die Datei für einen bestimmten Zeitraum gespeichert bleiben kann. Dies stellt ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko für alle Dokumente dar, die möglicherweise personenbezogene Daten enthalten, und Sie sollten Online-Komprimierungsseiten nur für Dateien verwenden, die Sie gerne öffentlich teilen würden.

Es gibt verschiedene Dienste, um PDF^(PDF) -Dateien online zu komprimieren , wie z. B. I Love PDF . Die meisten Dienste funktionieren jedoch ähnlich, indem sie Ihnen erlauben, die Datei hochzuladen, die Qualität auszuwählen und die komprimierte Datei anschließend herunterzuladen.

• Um I Love PDF zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Dateien auswählen, um die PDF ^{(Select PDF Files)}-^(PDF) Dateien auszuwählen, die Sie komprimieren möchten. Sie können die Dateien auch per Drag & Drop direkt in das Website-Fenster ziehen, um sie automatisch hochzuladen.

• Sobald die Dateien hochgeladen sind, können Sie die Komprimierungsstufe aus dem Menü auf der rechten Seite auswählen. Je höher die Komprimierung, desto geringer die Qualität Ihrer Ausgabedatei (und umgekehrt). Wählen Sie Extreme Komprimierung^{(Extreme Compression)} für die maximal mögliche Komprimierung, Empfohlene Komprimierung^{(Recommended Compression)} für mittlere Komprimierung, aber mit angemessener Qualität, oder Weniger Komprimierung^{(Less Compression )} für die niedrigste Komprimierung, aber für viel höhere Qualität. Drücken Sie die Schaltfläche PDF komprimieren^{(Compress PDF )} , um mit der Komprimierung zu beginnen, sobald Sie bereit sind.

• Der PDF -Komprimierungsprozess wird auf dem Remote-Server abgeschlossen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Komprimiertes PDF^{(Download Compressed PDF )} herunterladen, um die komprimierte Datei herunterzuladen, sobald sie fertig ist. Der Komprimierungsgrad (mit dem eingesparten Speicherplatz) wird darunter angezeigt.

• Wenn Sie die Datei im Cloud-Speicher speichern oder über den I Love PDF^{(Love PDF)} -Dienst an andere verteilen möchten , können Sie die Freigabesymbole rechts neben der Download-Schaltfläche verwenden. Dazu gehören Optionen zum Teilen auf Google Drive oder Dropbox sowie zum Erstellen eines QR-Codes oder eines Freigabelinks zum Verteilen an andere.

• I Love PDF bietet auch eine Löschoption, mit der Sie die Datei von ihren Servern entfernen können. Um die Datei jedoch zu löschen, drücken Sie das Symbol Löschen . ^(Delete)Dadurch wird zwar der Löschlink auf der I Love PDF -Website deaktiviert, dies garantiert jedoch nicht, dass die Datei mit dieser Methode vollständig von den Servern der Website gelöscht wird.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie Dienste wie I Love PDF nicht für sensible Dokumente verwenden. Für vertrauliche Dokumente aller Art, die personenbezogene Daten enthalten, sollten Sie stattdessen eine Softwareoption verwenden, um die Datei zu komprimieren, wie z. B. die oben gezeigten Apps Preview oder Free PDF Compressor .

Teilen und Anzeigen komprimierter PDF-Dateien^{(Sharing And Viewing Compressed PDF Files)}

Durch das Komprimieren einer PDF -Datei können Sie die Dateigröße reduzieren, ohne die Qualität zu stark zu beeinträchtigen (sofern Sie dies nicht möchten). Dies erleichtert das Teilen online, per E-Mail oder über andere File-Sharing-Dienste^{(file sharing services)} . Sie können Ihre PDF-Dateien sogar mit einem Passwort schützen^{(password protect your PDF files)} , um den Inhalt sensibler Dokumente vor Schnüfflern zu schützen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine PDF -Datei zu öffnen, müssen Sie einen ^(PDF)guten PDF-Reader^{(good PDF reader)} wie Adobe Acrobat oder Foxit Reader installieren . Wenn Sie eine Online-Option wünschen, können Sie PDFs in Google Docs konvertieren^{(convert PDFs to Google Docs)} , sodass Sie die Dateien in Ihrem Webbrowser anzeigen, bearbeiten und freigeben können, ohne zuerst eine Drittanbieter-App installieren zu müssen.

How To Compress a PDF on Windows & Mac

If your document is in PDF format, it’s lіkely to be in its final format—ready to wow your audіеnce. Thіs is where your highest quality graphics are used and where the final version of уour text is presented, ready to print or share with others to read or distribute. This can mean large file sizes, especially if іt’s an image-heаνy document.

While you can edit a PDF, you’ll have to reduce the quality to reduce the overall file size. If you want to know how to compress a PDF, you can get around this issue by compressing the file instead using built-in or third-party software on Windows and Mac or by using an online compression service.

How To Compress A PDF On Windows Using PDF Compressor

There are no built-in methods to compress a PDF on Windows 10, unless you want to add it to a zip file first. This means you’ll need to use a third-party compression tool to compress the PDF file.

While several tools do exist, one of the best options is Free PDF Compressor. This free app has existed for several years, but it’s still one of the easiest and quickest ways to compress a PDF on Windows. 

• Download, install, and run the Free PDF Compressor software to begin. In the Free PDF Compressor window, click the Browse button next to the PDF File option to select your file. Provide a location and file name for the compressed file in the Output File box.

• Under the Settings section, you can set the preferred quality of your PDF file. Screen is the lowest quality, while Printer and Prepress are higher quality options. Select the quality level you wish to use, then press Compress to begin the PDF compression.

• Free PDF Compressor will alert you when the file compression is complete. Press OK to close.

As the Free PDF Compressor saves the compressed file as a separate file to the original, you can repeat the process with a higher quality if you’re unhappy with how the file turns out.

How To Compress A PDF On Mac Using Preview

Unlike Windows, macOS includes a built-in PDF compression feature as part of the Preview app for image and document viewing. This app is included on all Macs, and you can find it in your Launchpad app list.

• To compress a PDF file on a Mac, open the Preview app and select a PDF file to open. Once opened, press File > Export from the menu bar.

• In the Export option menu, select a new file name (or leave the existing file name to overwrite the existing file) and the location to save the file. From the Quartz Filter drop-down menu, select the Reduce File Size option. Press Save once you’re ready to begin the compression process.

Preview will immediately save an updated, compressed version of your PDF document. You’ll need to open this in Preview afterwards to preview what (if any) noticeable changes in the quality have been made by the app.

Using Online PDF Compression Services

If you don’t want to download additional software to compress your PDF file, you can use various online PDF compression services instead. If you want to use an online service like this, however, you should only do so with non-sensitive documents.

Using these services involves uploading the file to a remote server, where the file could remain in place for a period of time. This poses a serious security risk for any documents that may contain personal data, and you should only use online compression sites for files that you would be happy to share publicly.

Various services exist to compress PDF files online, such as I Love PDF. Most services work in a similar way, however, by allowing you to upload the file, select the quality, and download the compressed file afterwards.

• To use I Love PDF, press the Select PDF Files button to select the PDF files you wish to compress. You can also drag and drop the files directly into the website window to upload them automatically.

• Once the files are uploaded, you can select the compression level from the right-hand menu. The higher the compression, the lower the quality of your output file (and vice versa). Select Extreme Compression for the maximum possible compression, Recommended Compression for medium compression but with reasonable quality, or Less Compression for the lowest compression but for much higher quality. Press the Compress PDF button to begin the compression once you’re ready.

• The PDF compression process will complete on the remote server. Press the Download Compressed PDF button to download the compressed file once it’s done. The compression amount (with the amount of file space saved) will be shown underneath.

• If you want to save the file to cloud storage, or distribute it to others using the I Love PDF service, you can use the sharing icons to the right of the download button. These include options to share to Google Drive or Dropbox, as well as to create a QR code or sharing link to distribute to others.

• I Love PDF also provides a deletion option, allowing you to remove the file from its servers. To delete the file, however, press the Delete icon. While this will disable the deletion link on the I Love PDF website, this does not guarantee that the file will be completely deleted from the site’s servers using this method.

As previously mentioned, you should not use services like I Love PDF for sensitive documents. For any kind of sensitive document containing personal data, you should use a software option to compress the file instead, such as the Preview or Free PDF Compressor apps demonstrated above.

Sharing And Viewing Compressed PDF Files

Compressing a PDF allows you to reduce the file size without lowering the quality too much (unless you want to). This makes it easier to share online, over email or other file sharing services. You can even password protect your PDF files to keep the contents of sensitive documents safe from snoopers.

If you’re struggling to open a PDF, you’ll need to install a good PDF reader like Adobe Acrobat or Foxit Reader. If you want an online option, you could convert PDFs to Google Docs, letting you view, edit, and share the files from your web browser without needing to install a third-party app first.

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