Der Google Docs^{(Google Docs)} -Chat ist ein sehr effektives Tool, um mit Teams an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Es bietet Redakteuren die Möglichkeit, Änderungen zu markieren und zu kommentieren, und Teams können darüber diskutieren

 korrekte Formulierung von Dokumenten, und es ermöglicht Mitarbeitern , Formulare^{(filling out forms)} auszufüllen, Fragen zu stellen, die ihre Vorgesetzten beantworten können.

All diese großartigen Verwendungsmöglichkeiten für den Google Docs -Chat funktionieren nur dann gut, wenn die Personen, die das Dokument verwenden, verstehen, wie das Kommentarsystem funktioniert.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über alle Kommentar- und Zusammenarbeitsfunktionen, die in Google Docs verfügbar sind .

So funktioniert das Kommentieren in Google Docs

In Google Docs arbeiten Sie nicht einfach blind an Dokumenten zusammen. Sie können tatsächlich mehrere Benutzer sehen, die in Echtzeit auf das Dokument zugreifen.

Das funktioniert so, dass jedes Mal, wenn andere Personen auf das Dokument zugreifen, ihr Google -Kontosymbol oben im Google Docs - Fenster angezeigt wird.

Wenn diese anderen Benutzer ihren Mauszeiger innerhalb des Dokuments platzieren, sehen Sie kurzzeitig ihren Google-Kontonamen^{(Google Account)} über dem Mauszeiger. 

Dies ist nützlich, um zu sehen, an welchen Bereichen eines Dokuments andere Mitglieder Ihres Teams arbeiten. Dies kann dabei helfen, widersprüchliche Änderungen im selben Dokument zu vermeiden.

Wenn Sie sehen, dass jemand einen Abschnitt eines Dokuments falsch bearbeitet oder Änderungen vornimmt, mit denen Sie nicht einverstanden sind, können Sie dieser Person direkt einen Kommentar hinzufügen.

Rechts neben den Benutzersymbolen oben im Dokument sehen Sie ein Symbol einer sprechenden Person innerhalb eines weißen Kreises. Wenn Sie dies auswählen, wird ein allgemeiner Kommentarbereich geöffnet.

Geben Sie einfach Ihren Kommentar ein und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) . Jeder, der das Dokument gerade betrachtet, kann alle Kommentare im allgemeinen Kommentarbereich sehen.

Sie erkennen an dem roten Punkt, der über diesem Symbol erscheint, wenn jemand einen neuen Kommentar im Kommentarbereich aktualisiert hat.

Während jede Person antwortet, wird der neue Kommentar unter dem vorherigen im Kommentar-Thread angezeigt.

Drücken Sie entweder das X rechts neben den Namen im Kommentarfeld oder wählen Sie das Kommentarsymbol aus, um das Kommentarfenster wieder auszublenden.

Erstellen eines neuen Google Docs-Chats

Um einen neuen Google Docs -Chat zu erstellen, markieren Sie einfach einen beliebigen Text in einem Google Docs - Dokument. Wenn Sie dies tun, sehen Sie rechts neben diesem hervorgehobenen Text ein kleines Kommentarsymbol. 

Wenn Sie mit der Maus über dieses Symbol fahren, sehen Sie den Text „Kommentar hinzufügen“.

Wenn Sie dieses Symbol auswählen, wird ein Kommentarfenster geöffnet, in dem Sie Ihre Gedanken zu dem Text in dem Dokument, das Sie markiert haben, mitteilen können.

Wenn Sie mit dem Schreiben Ihres Kommentars fertig sind, wählen Sie einfach die Schaltfläche „ Kommentar^(Comment) “ aus, und das Kommentarfeld ändert sich in einen permanenten Kommentar.

Es gibt einige Optionen, die mit solchen Kommentaren einhergehen.

Kommentare verwalten

Wenn Sie die drei Punkte rechts neben einem Kommentar auswählen, sehen Sie drei Optionen.

• Bearbeiten^(Edit) : Nehmen Sie Änderungen an Ihrem Kommentar vor oder fügen Sie eine Antwort hinzu, wenn Sie dies bevorzugen.
• Löschen^(Delete) : Entfernen Sie den Kommentar und seine Markierung aus dem Dokument.
• Link zu diesem Kommentar^{(Link to this comment)} : Holen Sie sich einen URL- Link, den Sie mit anderen teilen können, wenn Sie möchten, dass sie diesen bestimmten Kommentar sehen.

Kommentar-Links sind sehr effektiv, um Leuten dabei zu helfen, den genauen Kommentar zu finden, insbesondere in Dokumenten, die eine große Anzahl von Kommentaren enthalten.

Sie können den Link in einen IM-Chat, eine mobile SMS oder eine E-Mail einfügen. 

Wenn der Empfänger den Link auswählt, gelangt er direkt zu dem Dokument, in das der Kommentar eingefügt wurde. Sie können entweder auf den Kommentar antworten oder Auflösen^(Resolve) auswählen .

Das Auflösen eines Kommentars lässt ihn aus dem Kommentar-Thread verschwinden. Es sieht so aus, als ob der Kommentar gelöscht wurde, aber er wird tatsächlich nur am rechten Rand ausgeblendet.

Wenn Sie alle Kommentare sehen möchten, die zum Dokument gepostet wurden, wählen Sie einfach das schwarze Kommentarsymbol oben rechts im Dokument aus.

Dies zeigt Ihnen alle Kommentare, die an das Dokument gepostet wurden, zusammen mit allen folgenden Informationen über den Kommentar.

• Datum^(Date) und Uhrzeit, zu der der Kommentar gepostet wurde
• Alle Antworten auf den Kommentar
• Beliebiger Dokumenttext, der ausgewählt war, als der Kommentar erstellt wurde
• Ein Link zum erneuten Öffnen gelöster Kommentare
• Ein Link zum Antworten auf die Kommentare

Wählen Sie Kommentar^(Comment) aus, um dem Kommentar-Thread neue Kommentare hinzuzufügen. Wählen Sie Benachrichtigungen^{(Notifications)} aus, um die E-Mail-Einstellungen so zu ändern, dass Sie nur Benachrichtigungen erhalten, wenn jemand auf Ihre Kommentare antwortet, oder gar keine Benachrichtigungen.

Bearbeiten und Auflösen von Bearbeitungen

Der Google Docs^{(Google Docs)} -Chat ist besonders nützlich, um Bearbeitungsvorschläge für ein Dokument zu machen, ohne sie tatsächlich zu machen. 

Standardmäßig können Sie in Google Docs Änderungen an einem Dokument vornehmen, und die Änderungen werden sofort wirksam. Um den Bearbeitungsmodus nur auf vorgeschlagene Änderungen umzuschalten, wählen Sie den Dropdown-Pfeil rechts neben dem Wort „ Bearbeiten^(Editing) “ oben rechts im Dokument aus.

Wählen Sie Vorschlagen^(Suggesting) aus der Dropdown-Liste aus.

Wenn Sie Änderungen am Dokument vornehmen, wird der Text im Dokument durchgestrichen und der Ersatztext daneben angezeigt. Jede Bearbeitung öffnet rechts einen neuen Kommentar mit einer Beschreibung der vorgenommenen Bearbeitung.

Der Zweck dieser Funktion besteht darin, dass ein endgültiger Redakteur oder der ursprüngliche Autor die Bearbeitungen durchgehen und die Änderungen einzeln akzeptieren kann, indem er das Häkchen für diesen Bearbeitungskommentar auswählt.

Wenn Sie Kommentare jedoch nicht einzeln auflösen möchten, gibt es einen nützlichen Trick, um sie alle auf einmal aufzulösen.

Wählen Sie dazu das Menü „^(Tools) Extras“ und dann „Vorgeschlagene Änderungen prüfen“^{(Review suggested edits)} aus .

Dies öffnet ein kleines Fenster oben rechts im Dokument. Sie können den Aufwärts- oder Abwärtspfeil auswählen, um durch die einzelnen Bearbeitungskommentare im Dokument zu blättern. Sie können die einzelnen Änderungen akzeptieren^(Accept) oder ablehnen^(Reject) auswählen .

Wenn Sie sie alle akzeptieren oder ablehnen möchten, wählen Sie den Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite der Schaltfläche „ Akzeptieren^(Accept) “ oder „ Ablehnen^(Reject) “ .  

Sie können Alle akzeptieren^{(Accept All)} auswählen , um alle Änderungen zu genehmigen. Dadurch wird das gesamte Dokument mit den vorgeschlagenen Änderungen aktualisiert und alle zugehörigen Kommentare aufgelöst.

Erfahren Sie mehr über das Auflösen von Kommentaren in Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} .

Kommentieren hilft bei der Zusammenarbeit

Die Verwendung eines Cloud-basierten Textverarbeitungsprogramms wie Google Docs macht die Zusammenarbeit an Dokumenten^{(collaborating on documents)} sehr einfach. 

Das Kommentarsystem ist so eingerichtet, dass Änderungen an Dokumenten bequem und einfach im Team besprochen werden können. Sobald sich alle daran gewöhnt haben, wie das Chat-System von Google Docs funktioniert, werden Sie feststellen, dass Ihr Team bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten viel effizienter ist. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Gоogle Docs сhat is a very effectivе tool to collaboratе on documеnts with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

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