Haben Sie jemals eine wichtige E-Mail verpasst, weil Ihr Posteingang voller früherer, unbeantworteter Nachrichten war? Die meisten Menschen haben dies erlebt und fast jeder kennt die Ablenkung von fünfzig ungelesenen E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, sobald Sie morgens Ihren Posteingang öffnen.

Laut Studien verbringen Arbeitnehmer bis zu 28 Prozent ihrer Woche^{(28 percent of their week)} damit , E-Mails zu lesen und zu beantworten. Das ist mehr als ein Viertel Ihrer gesamten Arbeitszeit. Wie viel mehr könnten Sie erreichen, wenn Sie nicht mit einer ständigen Flut von E-Mails umgehen müssten?

Was ist Posteingang Null?

Inbox Zero ist ein Konzept, das von Merlin Mann , einem Experten für Produktivität, entwickelt wurde. Obwohl die meisten Leute die „Null“ im Namen so interpretieren, dass sie sich auf die Anzahl der E-Mails einer Person bezieht, bezog es sich ursprünglich darauf, wie viel Zeit die Leute damit verbringen, über E-Mails nachzudenken. Wenn Sie keine E-Mails haben, verbringen Sie fast keine Zeit damit, darüber nachzudenken.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Anzahl der ungelesenen E-Mails in Ihrem Posteingang mithilfe von Tools, die Ihnen in Google Mail^(Gmail) zur Verfügung stehen, auf ein absolutes Minimum reduzieren können, sowie von Praktiken, die Sie in Ihrem Arbeitstag anwenden können, um den E-Mail-Schwarm zu bändigen, den Sie erhalten im Laufe des Tages.

Grundlagen der E-Mail-Verwaltung

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Produktivität besteht darin, Ihren Posteingang zu schließen. Es mag kontraintuitiv klingen, aber es ist besser, sich festgelegte Zeiträume zum Lesen und Beantworten von E-Mails einzuräumen, als sie zu adressieren, sobald sie eintreffen. Untersuchungen^(Research) haben gezeigt, dass Fristen, ob selbst auferlegt oder nicht, die Effizienz verbessern^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} und den Zeitaufwand für ein Projekt reduzieren.

Planen Sie^(Set) zu Beginn jeder Stunde fünf Minuten oder vielleicht zwanzig Minuten zu Beginn und am Ende des Tages ein, um E-Mails zu beantworten^{(to answer emails)} . Löschen Sie alle E-Mails, die eindeutig Spam^{(clearly spam)} sind . Wenn die Beantwortung einer E-Mail zwei Minuten oder weniger dauert, antworten Sie zuerst darauf.

Wenn die Beantwortung einer E-Mail länger dauert, verschieben Sie sie in einen speziell dafür vorgesehenen Ordner.

Verwenden von Google Mail, um Posteingang Null zu erreichen

Google Mail^(Gmail) ist der meistgenutzte E-Mail-Client der Welt, aber die meisten Menschen wissen nicht, wie vielseitig die Plattform tatsächlich ist. Google Mail^(Gmail) ist vollgepackt mit Tools^{(chock-full of tools)} und anpassbaren Optionen, die Ihnen eine enorme Kontrolle über das Erscheinungsbild geben. Inbox Zero wird viel einfacher erreichbar, wenn Sie diese Tools nutzen.

Verwenden Sie Spezialsterne

Jeder kennt die Möglichkeit, eine E-Mail durch Klicken auf das Sternsymbol^(Star) zu markieren – aber wussten Sie, dass es 12 verschiedene Sterne gibt, die verwendet werden können? Klicken Sie auf ^(Click) Settings > See All Settings > General und scrollen Sie dann, bis Sie den Unterabschnitt Sterne sehen.^(Stars)

Es gibt Sterne in verschiedenen Farben, aber auch Symbole wie ein Ausrufezeichen, einen Schnellvorlaufpfeil, ein Häkchen, ein Fragezeichen und ein kleines i. Standardmäßig ist nur der Hauptstern aktiv, aber Sie können auf eines der Symbole klicken und es in den Abschnitt In Verwendung^{(In use)} ziehen , um es zu aktivieren.

In Google Mail^(Gmail) wird nur ein einziges Symbol angezeigt . Klicken^(Click) Sie mehrmals darauf, um durch alle ausgewählten Sterne zu blättern. Wählen Sie mindestens vier Symbole aus: den Standardstern, den roten Stern, das kleine i und das grüne Häkchen.

Richten Sie mehrere Posteingänge und Filter ein^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Möglicherweise kennen Sie bereits einige der Registerkarten, die Ihnen in Google Mail^(Gmail) zur Verfügung stehen : Promotions, Personal , Social usw. Navigieren Sie zu Settings > Inbox und klicken Sie neben Posteingangstyp^{(Inbox type,)} auf das Dropdown-Feld und wählen Sie Mehrere Posteingänge aus.^{(Multiple inboxes.)}

Ein neuer Abschnitt mit dem Namen Mehrere Posteingangsabschnitte wird angezeigt. ^{(Multiple inbox sections.)}Sie können bis zu fünf benutzerdefinierte Abschnitte benennen, die neben Ihrem Hauptposteingang angezeigt werden sollen, obwohl zwei standardmäßig ausgefüllt sind. Ein Abschnitt ist für markierte^(Starred) E- Mails, der andere für Entwürfe. Diese Abschnitte werden durch ihre Suchanfragen bezeichnet, daher müssen Sie lernen, wie jeder der speziellen Sterne heißt, um Abschnitte für sie beiseite zu legen.

Dies sind die Namen der einzelnen Sterne:

Gelber Stern
Roter Stern
Orange-Stern
Grüner Star
Blauer Stern
Lila-Stern
Gelber Knall (Ausrufezeichen)
Rotknall
Lila-Frage
Orange-Guillemet (Schnellvorlauf-Symbol)
Green-Check
Blue-info (kleines i)

Das Suchabfragefeld erkennt verschiedene Operatoren, sodass Sie mithilfe von OR/AND Befehlen mehrere Sterne in denselben Abschnitt einfügen können. Neben dem Feld „Suchanfrage^{(Search query)} “ befindet sich das Feld „ Abschnittsname^{(Section name)} “. Geben Sie hier den spezifischen Namen ein, den das Feld haben soll.

Um Inbox Zero zu erreichen , richten Sie am besten einige spezifische Abschnitte ein:

Aktion/Antwort erforderlich
Braucht dringend Antwort
Antwort abwarten
Delegiert

Sie können je nach Bedarf einen fünften Abschnitt einrichten, aber diese vier werden die grundlegendsten Aufgaben erledigen.

Posteingang Null erreichen^{(Reaching Inbox Zero)}

Nachdem Sie Ihre Google Mail^(Gmail) -Einstellungen geändert haben, ist es an der Zeit, alles in die Tat umzusetzen. Legen Sie zunächst^(First) Ihre Filter fest. Gib das Folgende ein:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, sollten Sie zunächst entscheiden, ob eine Antwort erforderlich ist oder ob Sie sie löschen sollten. Wenn es sich bei der E-Mail um Spam handelt oder einfach keine Antwort erforderlich ist, löschen Sie sie sofort oder archivieren Sie sie.

Wenn die E-Mail eine Antwort erfordert und weniger als zwei Minuten dauert, beantworten Sie sie. Wenn Sie mehr als zwei Minuten benötigen, klicken Sie einmal auf das Sternsymbol^(Star) . Wenn die E-Mail dringend ist und als Nächstes beantwortet werden soll, klicken Sie zweimal auf das Symbol, um es mit einem roten Stern^{(Red Star)} zu markieren .

Nachdem Sie auf eine E-Mail geantwortet haben und auf eine Antwort warten, klicken Sie dreimal auf das Sternsymbol, um es als „Warten auf Antwort“ zu kennzeichnen . ^(Star)Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die besser von jemand anderem bearbeitet werden sollte, leiten Sie sie an die entsprechende Person weiter und klicken Sie viermal auf das Sternsymbol, um sie als „Delegiert“ zu markieren .^(Star)

Wählen Sie, wann Sie auf Ihre E-Mail antworten möchten, und konzentrieren Sie sich darauf, nur innerhalb dieser Zeiten zu arbeiten. Indem Sie sich Fristen setzen und Zeiträume für die Bearbeitung von E-Mails festlegen, reduzieren Sie die Zeit, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Wenn Sie sich dafür entscheiden, es zu Beginn der Stunde zu erledigen, konzentrieren Sie sich darauf, zuerst auf dringende E-Mails zu antworten, und erledigen Sie dann den Rest von dort aus.

Indem Sie diese Methoden in die Praxis umsetzen, können Sie bald die vollständige Kontrolle über Ihren Posteingang erlangen. Wenn es bereits ein Durcheinander ist, nehmen Sie sich eine halbe Stunde am Tag Zeit, um die E-Mails zu sortieren, die Sie bereits haben, und festzustellen, ob sie wichtig sind oder nicht. Reagieren Sie auf diejenigen, die es brauchen, und löschen Sie diejenigen, die dies nicht tun.

Es kann ein wenig dauern, aber Filter^{(but filters)} , ausgewiesene Posteingänge und andere Tools helfen Ihnen, Posteingang Null zu erreichen – und^{(Inbox Zero–and)} Sie werden herausfinden, welche Techniken Ihnen am besten dabei helfen, dort zu bleiben.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you evеr missed an important email because your inbox was full of previous, unanѕwered messages? Most people have exрerienced this and аlmost everуone knows the distraction оf fifty unrеad emails that demand your attention as soon as you open your inbox in thе morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Walter Böhm

About the author

Ich bin ein iOS-Entwickler mit über 10 Jahren Erfahrung. Ich habe mich auf die Entwicklung von Apps für iPhone und iPad spezialisiert. Ich habe Erfahrung beim Erstellen von Benutzerabläufen, dem Erstellen von benutzerdefinierten Entwicklungskits (CDKs) und der Arbeit mit verschiedenen App-Entwicklungsframeworks. In meiner früheren Arbeit habe ich auch Tools entwickelt, die bei der Verwaltung von Apples App Store helfen, darunter ein Produktmanagement-Tool und ein App-Übermittlungstool.

So gelangen Sie in Google Mail zu Posteingang Null

Was ist Posteingang Null?

Grundlagen der E-Mail-Verwaltung