Ich habe kürzlich einen Artikel über die Verwendung von Zusammenfassungsfunktionen in Excel^{(how to use summary functions in Excel)} geschrieben , um große Datenmengen einfach zusammenzufassen, aber dieser Artikel berücksichtigte alle Daten auf dem Arbeitsblatt. Was ist, wenn Sie nur eine Teilmenge von Daten betrachten und die Teilmenge von Daten zusammenfassen möchten?

In Excel können Sie Filter für Spalten erstellen, die Zeilen ausblenden, die nicht Ihrem Filter entsprechen. Darüber hinaus können Sie auch spezielle Funktionen in Excel verwenden, um Daten nur anhand der gefilterten Daten zusammenzufassen.

In diesem Artikel führe ich Sie durch die Schritte zum Erstellen von Filtern in Excel und zum Verwenden integrierter Funktionen zum Zusammenfassen dieser gefilterten Daten.

Erstellen Sie einfache Filter in Excel

In Excel können Sie einfache Filter und komplexe Filter erstellen. Beginnen wir mit einfachen Filtern. Wenn Sie mit Filtern arbeiten, sollten Sie oben immer eine Zeile haben, die für Beschriftungen verwendet wird. Es ist nicht zwingend erforderlich, diese Zeile zu haben, aber sie erleichtert die Arbeit mit Filtern etwas.

Oben habe ich einige gefälschte Daten und möchte einen Filter für die Spalte „ Stadt “ erstellen. ^(City)In Excel geht das ganz einfach. Fahren Sie fort und klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Daten^(Data) und dann auf die Schaltfläche Filter . Sie müssen die Daten auf dem Blatt auch nicht auswählen oder in die erste Zeile klicken.

Wenn Sie auf Filter klicken , wird jeder Spalte in der ersten Zeile automatisch eine kleine Dropdown-Schaltfläche ganz rechts hinzugefügt.

Fahren Sie nun fort und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in der Spalte Stadt . ^(City)Sie sehen ein paar verschiedene Optionen, die ich im Folgenden erläutern werde.

Oben können Sie schnell alle Zeilen nach den Werten in der Spalte „ Stadt “ sortieren. ^(City)Beachten Sie, dass beim Sortieren der Daten die gesamte Zeile verschoben wird, nicht nur die Werte in der Spalte^(City) „Ort“ . Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten so intakt bleiben, wie sie zuvor waren.

Außerdem ist es eine gute Idee, ganz vorne eine Spalte mit dem Namen ID hinzuzufügen und sie von einer bis zu beliebig vielen Zeilen in Ihrem Arbeitsblatt zu nummerieren. Auf diese Weise können Sie immer nach der ID-Spalte sortieren und erhalten Ihre Daten in derselben Reihenfolge wie ursprünglich, wenn Ihnen das wichtig ist.

Wie Sie sehen können, sind alle Daten in der Tabelle jetzt basierend auf den Werten in der Spalte „ Stadt “ sortiert. ^(City)Bisher sind keine Zeilen ausgeblendet. Werfen wir nun einen Blick auf die Kontrollkästchen am unteren Rand des Filterdialogs. In meinem Beispiel habe ich nur drei eindeutige Werte in der Spalte „ Stadt “, und diese drei werden in der Liste angezeigt.^(City)

Ich ging weiter und deaktivierte zwei Städte und ließ eine aktiviert. Jetzt habe ich nur noch 8 Datenzeilen und der Rest ist ausgeblendet. Sie können leicht erkennen, dass Sie sich gefilterte Daten ansehen, wenn Sie die Zeilennummern ganz links überprüfen. Je nachdem, wie viele Zeilen ausgeblendet sind, sehen Sie ein paar zusätzliche horizontale Linien und die Farbe der Zahlen ist blau.

Nehmen wir nun an, ich möchte nach einer zweiten Spalte filtern, um die Anzahl der Ergebnisse weiter zu reduzieren. In Spalte C habe ich die Gesamtzahl der Mitglieder in jeder Familie und ich möchte nur die Ergebnisse für Familien mit mehr als zwei Mitgliedern sehen.

Fahren Sie fort und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in Spalte C^{(Column C)} , und Sie sehen dieselben Kontrollkästchen für jeden eindeutigen Wert in der Spalte. In diesem Fall möchten wir jedoch auf Zahlenfilter^{(Number Filters)} klicken und dann auf Größer als^{( Greater Than)} klicken . Wie Sie sehen können, gibt es auch eine Reihe anderer Optionen.

Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie den Wert für den Filter eingeben können. Sie können auch mehr als ein Kriterium mit einer UND- oder ODER-Funktion hinzufügen. Sie könnten zum Beispiel sagen, Sie möchten Zeilen, in denen der Wert größer als 2 und ungleich 5 ist.

Jetzt habe ich nur noch 5 Datenzeilen: Familien nur aus New Orleans und mit 3 oder mehr Mitgliedern. Einfach^(Easy) genug? Beachten Sie, dass Sie einen Filter für eine Spalte einfach löschen können, indem Sie auf das Dropdown-Menü und dann auf den Link „Filter aus „^{(Clear Filter From “Column Name”)} Spaltenname“ löschen“ klicken .

Das war es also für einfache Filter in Excel . Sie sind sehr einfach zu bedienen und die Ergebnisse sind ziemlich einfach. Werfen wir nun einen Blick auf komplexe Filter mithilfe des Dialogfelds „ Erweiterte Filter“.^(Advanced)

Erstellen Sie erweiterte Filter in Excel

Wenn Sie erweiterte Filter erstellen möchten, müssen Sie das Dialogfeld „ Erweiterter Filter“ verwenden. ^(Advanced)Angenommen, ich möchte alle Familien mit mehr als 2 Familienmitgliedern in New Orleans ODER^(OR) alle Familien in Clarksville mit mehr als 3 Familienmitgliedern UND^(AND) nur diejenigen mit einer .EDU- Endung als E-Mail-Adresse sehen. Jetzt können Sie das nicht mit einem einfachen Filter tun.

Dazu müssen wir das Excel -Sheet etwas anders einrichten. Fahren Sie fort und fügen Sie ein paar Zeilen über Ihrem Datensatz ein und kopieren Sie die Überschriftenbeschriftungen genau in die erste Zeile, wie unten gezeigt.

Hier erfahren Sie, wie erweiterte Filter funktionieren. Sie müssen zuerst Ihre Kriterien in die Spalten oben eingeben und dann auf der Registerkarte Daten^(Data) unter Sortieren und Filtern^{( Sort & Filter)} auf die Schaltfläche Erweitert klicken.^(Advanced)

Was genau können wir also in diese Zellen eingeben? OK, also fangen wir mit unserem Beispiel an. Wir wollen nur Daten von New Orleans oder Clarksville sehen , also geben wir diese in die Zellen E2 und E3 ein.

Wenn Sie Werte in verschiedene Zeilen eingeben, bedeutet dies ODER. Jetzt wollen wir New Orleans- Familien mit mehr als zwei Mitgliedern und Clarksville - Familien mit mehr als 3 Mitgliedern. Geben Sie dazu >2 in C2 und >3 in C3 ein.

Da sich >2 und New Orleans in derselben Zeile befinden, handelt es sich um einen UND^(AND) - Operator. Dasselbe gilt für Zeile 3 oben. Schließlich wollen wir nur die Familien mit der E-Mail-Adresse mit der Endung .EDU. Geben Sie dazu einfach *.edu in D2 und D3 ein. Das Symbol * steht für beliebig viele Zeichen.

Klicken Sie anschließend auf eine beliebige Stelle in Ihrem Datensatz und dann auf die Schaltfläche Erweitert . ^(Advanced)Das Feld Listenbereich^{(List Rang)} ermittelt automatisch Ihren Datensatz, da Sie darauf geklickt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche Erweitert geklickt haben. ^(Advanced)Klicken Sie nun auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Schaltfläche Kriterienbereich^{(Criteria range)} .

Wählen Sie^(Select) alles von A1 bis E3 aus und klicken Sie dann erneut auf dieselbe Schaltfläche, um zum Dialogfeld „ Erweiterter Filter “ zurückzukehren. ^{(Advanced Filter)}Klicken Sie auf OK^{(Click OK)} und Ihre Daten sollten jetzt gefiltert werden!

Wie Sie sehen können, habe ich jetzt nur 3 Ergebnisse, die alle diese Kriterien erfüllen. Beachten Sie, dass die Beschriftungen für den Kriterienbereich genau mit den Beschriftungen für den Datensatz übereinstimmen müssen, damit dies funktioniert.

Sie können mit dieser Methode natürlich viel kompliziertere Abfragen erstellen, also spielen Sie damit herum, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Lassen Sie uns abschließend über die Anwendung von Summationsfunktionen auf gefilterte Daten sprechen.

Zusammenfassen gefilterter Daten

Nehmen wir nun an, ich möchte die Anzahl der Familienmitglieder in meinen gefilterten Daten zusammenfassen. Wie würde ich das anstellen? Nun, lassen Sie uns unseren Filter löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „ Löschen^(Clear) “ im Menüband klicken. Keine Sorge, es ist sehr einfach, den erweiterten Filter erneut anzuwenden, indem Sie einfach auf die Schaltfläche Erweitert und erneut auf OK klicken.^(Advanced)

Lassen Sie uns am Ende unseres Datensatzes eine Zelle mit dem Namen Gesamt^(Total) hinzufügen und dann eine Summenfunktion hinzufügen, um die Gesamtzahl der Familienmitglieder zusammenzufassen. In meinem Beispiel habe ich einfach =SUM(C7:C31) eingegeben .

Wenn ich mir also alle Familien ansehe, habe ich insgesamt 78 Mitglieder. Lassen Sie uns jetzt fortfahren und unseren erweiterten^(Advanced) Filter erneut anwenden und sehen, was passiert.

Hoppla! Anstatt die korrekte Zahl 11 anzuzeigen, sehe ich immer noch die Summe 78! Warum ist das so? Nun, die SUM- Funktion ignoriert keine versteckten Zeilen, also führt sie die Berechnung immer noch mit allen Zeilen durch. Glücklicherweise gibt es ein paar Funktionen, mit denen Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren können.

Die erste ist ZWISCHENSUMME^(SUBTOTAL) . Bevor wir eine dieser speziellen Funktionen verwenden, sollten Sie Ihren Filter löschen und dann die Funktion eingeben.

Sobald der Filter gelöscht ist, fahren Sie fort und geben Sie =SUBTOTAL( ein und Sie sollten ein Dropdown-Feld mit einer Reihe von Optionen sehen. Mit dieser Funktion wählen Sie zuerst die Art der Summierungsfunktion aus, die Sie verwenden möchten, indem Sie eine Zahl verwenden.

In unserem Beispiel möchte ich SUM verwenden , also würde ich die Zahl 9 eingeben oder einfach in der Dropdown-Liste darauf klicken. Geben Sie dann ein Komma ein und wählen Sie den Zellbereich aus.

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, sollten Sie sehen, dass der Wert von 78 derselbe ist wie zuvor. Wenden Sie den Filter jetzt aber erneut an, sehen wir 11!

Exzellent! Genau das wollen wir. Jetzt können Sie Ihre Filter anpassen und der Wert spiegelt immer nur die Zeilen wider, die gerade angezeigt werden.

Die zweite Funktion, die ziemlich genauso funktioniert wie die SUBTOTAL- Funktion, ist AGGREGATE . Der einzige Unterschied besteht darin, dass es einen weiteren Parameter in der AGGREGATE- Funktion gibt, bei dem Sie angeben müssen, dass Sie ausgeblendete Zeilen ignorieren möchten.

Der erste Parameter ist die Summierungsfunktion, die Sie verwenden möchten, und wie bei SUBTOTAL steht 9 für die SUM - Funktion. Bei der zweiten Option müssen Sie 5 eingeben, um ausgeblendete Zeilen zu ignorieren. Der letzte Parameter ist derselbe und ist der Zellbereich.

Sie können auch meinen Artikel über Zusammenfassungsfunktionen lesen, um mehr über die Verwendung der AGGREGATE-Funktion^{(use the AGGREGATE function)}  und anderer Funktionen wie MODE , MEDIAN , AVERAGE usw. zu erfahren.

Hoffentlich bietet Ihnen dieser Artikel einen guten Ausgangspunkt für das Erstellen und Verwenden von Filtern in Excel . Wenn Sie Fragen haben, können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen. Genießen!

How to Filter Data in Excel

I reсently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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