Textverarbeitungsprogramme^(Word) haben seit den frühen 1980er Jahren, als Microsoft Microsoft Word für MS-DOS veröffentlichte , einen langen Weg zurückgelegt . Das bahnbrechende Merkmal war, dass es für die Verwendung mit einer Maus entwickelt wurde. Die heutigen Versionen von Microsoft Word enthalten Funktionen, die sich Benutzer damals nicht einmal vorstellen konnten, einschließlich der Verwendung der AutoText - Funktion von Microsoft Word, um Inhalte schneller und mit weniger Fehlern zu erstellen. 

Wenn Sie Word häufig verwenden, gibt es wahrscheinlich Sätze, Textblöcke oder Grafiken, die Sie häufig verwenden. Die AutoKorrektur-^{(AutoCorrect)} und AutoText -Funktionen von Word wurden entwickelt , um Ihnen zu helfen, diese sich wiederholenden Einträge schnell einzufügen, wodurch Sie Zeit sparen. Beispiele könnten Ihre Unterschrift am Ende eines Briefes sein oder Textbausteine ​​in Dokumente wie Verträge oder Ausschreibungen einfügen. 

Der Unterschied zwischen AutoKorrektur^{(Difference Between AutoCorrect)} und AutoText

In Microsoft Word können Sie mit AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} wiederverwendbare Textausschnitte mit bis zu 255 Zeichen erstellen. Diese Snippets stehen Ihnen dann nicht nur in Word , sondern auch in all Ihren Office -Apps wie Outlook und PowerPoint zur Verfügung .

AutoText hingegen ist viel robuster. Es wurde entwickelt, um viel größere Textblöcke zu steuern. Von Ihnen erstellte AutoText-^(AutoText) Einträge werden mit Ihrer Word - Vorlage gespeichert und sind in den anderen von Ihnen verwendeten Office - Apps nicht verfügbar. ^(not)Sowohl AutoCorrect als auch AutoText sind in den Desktop- und Online-Versionen von Microsoft Word verfügbar .

So erstellen und verwenden Sie AutoKorrektur

Öffnen Sie zum Konfigurieren und Verwenden eines AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} - Eintrags ein Dokument mit Text, den Sie in ein wiederverwendbares Snippet umwandeln möchten. Im folgenden Beispiel konfigurieren wir AutoCorrect so, dass ein kurzer Textblock eingefügt wird, wenn wir -123 eingeben^(-123) .

1. Wählen Sie bis zu 255 Textzeichen aus, die Sie wiederverwenden möchten, indem Sie eine kurze Reihe von Zeichen eingeben.

1. Gehen Sie zu Datei^{(File )} > Optionen^{(Options )} > Prüfung^{(Proofing )} und wählen Sie die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen^{(AutoCorrect Options)} .

1. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Text während der Eingabe ersetzen^{(Replace text as you type)} aktiviert ist.

1. Geben Sie als Nächstes im Abschnitt Ersetzen die Zeichen ein, die durch den in ^(Replace)Schritt 1^{(Step 1)} ausgewählten Textblock ersetzt werden sollen . In diesem Fall verwenden wir die Zeichen -123 . Der Text, den Sie in Schritt 1^{(Step 1)} ausgewählt haben, wird unter Mit angezeigt^(With) .

1. Wählen Sie abschließend Hinzufügen^(Add) , dann OK und dann erneut OK aus. 

Verwenden eines AutoKorrektur-Eintrags

Um nun den AutoKorrektur-^{(AutoCorrect)} Eintrag zu verwenden, den Sie erstellt haben, indem Sie die obigen Schritte befolgen, geben Sie einfach -123 in Ihr Word - Dokument ein, und diese Zeichen werden durch den Textblock ersetzt, den Sie in Schritt 1^{(Step 1)} ausgewählt haben . 

So erstellen und verwenden Sie AutoText

Wenn Sie automatisch Textblöcke einfügen möchten, die länger als 255 Zeichen sind oder Bilder enthalten, verwenden Sie AutoText anstelle von AutoCorrect .

Erstellen eines neuen AutoText-Eintrags

^(Again)Öffnen Sie erneut ein Dokument mit dem Text, den Sie in ein wiederverwendbares Snippet umwandeln möchten.

1. Wählen Sie den Textblock einschließlich Bilder aus, den Sie in einen AutoText-Eintrag konvertieren möchten.

1. Drücken Sie Alt + F3 . Dadurch wird ein Dialogfeld " Neuen Baustein erstellen^{(Create New Building Block )} " gestartet , in dem Sie einige Optionen haben.
2. Füllen^(Fill) Sie die Informationen aus und stellen Sie sicher, dass Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung angeben. 

1. Wählen Sie OK aus^(OK) . 

Verwenden eines Microsoft Word AutoText-Eintrags^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Um nun den soeben erstellten AutoText-^(AutoText) Eintrag zu verwenden , befolgen Sie diese Schritte.

1. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen in der Symbolleiste.^(Insert)
2. Wählen Sie Quick Parts und dann AutoText .
3. Wählen Sie den gewünschten AutoText- Eintrag aus und er wird in Ihr ^(AutoText)Word - Dokument eingefügt .

Verwenden eines AutoText-Eintrags über AutoCorrect

Alternativ können Sie den von Ihnen erstellten AutoText- Eintrag einfügen, indem Sie den Namen des Eintrags eingeben. Diese Methode verwendet im Wesentlichen die AutoKorrektur-^{(AutoCorrect)} Funktionalität. Wenn Sie beispielsweise den obigen AutoText-^(AutoText) Eintrag verwenden, könnten Sie beginnen, „ Leverage agile frameworks“ einzugeben, und Sie sehen einen Tooltip mit der Aufschrift „( Press ENTER to insert)“.

Wenn Sie die Eingabetaste^(Enter) drücken , wird der vollständige AutoText- Block in Ihr Dokument eingefügt.

Wenn der Tooltip „( Press ENTER to insert)“ nicht angezeigt wird, müssen Sie „ ^{(Press ENTER)}Vorschläge^{(Show AutoComplete Suggestions)} zum automatischen Vervollständigen anzeigen“ aktivieren . Sie können dies tun, indem Sie zu Datei^{(File )} > Optionen^{(Options )} > Erweitert^{(Advanced )} gehen und das Kontrollkästchen neben AutoComplete-Vorschläge anzeigen aktivieren^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Hinzufügen eines AutoText-Eintrags zur Symbolleiste für den Schnellzugriff^{(Quick Access Toolbar)}

Wenn Sie die Anzahl der Aktionen zum Einfügen von Microsoft Word AutoText reduzieren möchten^{(Microsoft Word AutoText)} , können Sie den Eintrag zur Symbolleiste  für den Schnellzugriff hinzufügen.^{(Quick Access)}

1. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil der Symbolleiste für den Schnellzugriff und dann ^{(Quick Access toolbar)}Weitere Befehle^{(More Commands)} aus .

1. Wählen Sie^{(Choose commands from )} im Dropdown-Feld Befehle auswählen aus die Option Alle Befehle^{(All Commands)} aus . 

1. Suchen Sie AutoText in der Liste auf der linken Seite und wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen^{(Add )} , um es zur Liste auf der rechten Seite hinzuzufügen.

1. Wählen Sie OK aus^(OK) .
2. Jetzt sehen Sie, dass der Symbolleiste für den Schnellzugriff eine AutoText ^{(Quick Access Toolbar)}-^(AutoText) Schaltfläche hinzugefügt wurde . 

1. Wählen Sie zum Einfügen eines AutoText - Eintrags die Schaltfläche AutoText und dann den AutoText- Eintrag aus, den Sie in Ihr Dokument einfügen möchten.

Verwenden eines AutoText-Eintrags über^(Via) eine Verknüpfung^(Shortcut)

Eine andere Möglichkeit zum Einfügen eines AutoText - Eintrags besteht darin, eine Tastenkombination zu erstellen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf eine beliebige Stelle in der Symbolleisten-Multifunktionsleiste und wählen Sie „Multifunktionsleiste anpassen…“ aus.^{(Customize the Ribbon…)}

1. Wählen Sie unten im Dialogfeld die Schaltfläche Anpassen aus.^{(Customize )}
2. Wählen Sie in der Kategorienliste^(Categories) auf der linken Seite Bausteine^{(Building Blocks)} ​​aus .
3. Wählen Sie rechts in der Bausteinliste^{(Building Blocks)} den Baustein aus, für den Sie eine Tastenkombination erstellen möchten.
4. Platzieren Sie den Cursor im Feld Neue Tastenkombination drücken^{(Press new shortcut key)} und geben Sie die gewünschte Tastenkombination ein. Im folgenden Beispiel verwenden wir Alt + Strg^(Ctrl) + Umschalt^(Shift) + L als Tastenkürzel. 

1. Wählen Sie die Schaltfläche Zuweisen .^(Assign)
2. Wählen Sie Schließen^{(Close )} und dann OK . 
3.  Wenn Sie sich jetzt wieder in Ihrem Word - Dokument befinden, können Sie die soeben erstellte Tastenkombination verwenden, um den AutoText- Eintrag einzufügen.

Sei schlauer^{(Be Smarter)} und schneller^(Faster) mit den Tricks , die du gelernt hast

Auch wenn Sie nicht wirklich eine detailorientierte Person sind, werden die obigen Tipps es so aussehen lassen, als wären Sie es! Sie sparen Zeit und machen weniger Fehler beim Verfassen eines Word- Dokuments, wenn Sie diese Funktionen nutzen. Wenn Sie möchten, gehen Sie noch einen Schritt weiter und erstellen Sie einige Makros in Word^{(create some macros in Word)} für jede Reihe von Aktionen, die Sie wiederholt ausführen.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word рrocessors havе come a long way since the еarly 1980s when Microsoft first released Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking featυre was that it was designed to be used with a mоuse. Today’s versionѕ of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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