Autotext ermöglicht es den Benutzern, Wörter, Sätze und ganze Absätze in das Dokument einzufügen, ohne sie immer wieder eingeben zu müssen. Es ist eine wichtige Funktion von MS Word für Benutzer, die viel tippen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Signatur häufig in Ihren Dokumenten verwenden, können Sie eine Textverknüpfung erstellen ( in MS Word „ Autotext “ genannt ). Immer wenn Sie das Kürzel eingeben, zum Beispiel „Signieren“, wird die gesamte Signatur automatisch in das Dokument eingefügt, an dem Sie gerade arbeiten. In diesem Beitrag werden wir sehen, wie man Autotext-Einträge in Word^{(Autotext entries in Word)} erstellt und verwendet .

So erstellen Sie AutoText in Word

Sie können zwei Methoden verwenden, um wiederkehrende Wörter oder Ausdrücke zu erstellen und zu verwenden. Eine Methode ist die Autotext- Methode und die andere die AutoCorrect - Methode. Ich erkläre zuerst die AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} -Methode und dann die Autotext- Methode.

Erstellen Sie AutoKorrektur^{(Create AutoCorrect)} - Einträge, die als AutoText verwendet werden sollen^(AutoText)

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} - Eintrag für die Verwendung als AutoText zu erstellen .

1. Wählen Sie in Ihrem MS Word -Dokument einen Text (bis zu 255 Zeichen) aus, den Sie wiederverwenden möchten;
2. Klicken Sie auf Datei^(File)
3. Klicken oder tippen Sie im Menü Datei auf ^(File)Optionen^(Options)
4. Klicken Sie im linken Bereich des Fensters auf Überprüfung^(Proofing)
5. Wählen Sie im rechten Bereich des Fensters die Registerkarte mit den AutoKorrektur-Optionen aus^{(AutoCorrect Options)}
6. Sie sehen zwei Textfelder
7. Das zweite Textfeld mit der Bezeichnung „ Mit“^(With”) enthält den Ausdruck, den Sie in Ihrem Dokument ausgewählt haben
8. Geben Sie im ersten Feld mit der Bezeichnung „ Ersetzen “ eine Textverknüpfung ein, mit der Sie den im Textfeld „ ^(Replace)Durch^(With) “ sichtbaren Text einfügen können .
9. Klicken Sie auf Hinzufügen^(Add) und dann auf OK^(OK)

Sie haben jetzt einen AutoText - Eintrag für die Auswahl. Wann immer Sie die Auswahl einfügen möchten, beginnen Sie einfach mit der Eingabe des Textes, den Sie zum Erstellen des AutoKorrektur-^{(AutoCorrect)} Eintrags verwendet haben. Word zeigt Ihnen ein kleines Blasenfeld, das den gesamten AutoText enthält . Wenn Sie möchten, dass der Text an der Stelle erscheint, an der sich der Cursor befindet, drücken Sie einfach die Eingabetaste^(Enter) . Alternativ können Sie auch die Textverknüpfung verwenden, die Sie in Schritt 8 erstellt haben. Geben Sie einfach^(Just) die Textverknüpfung ein und drücken Sie die Leertaste, um den gespeicherten Satz automatisch auszufüllen.

Das Problem bei der AutoKorrektur-^{(AutoCorrect)} Methode besteht darin, dass Sie keine großen Textblöcke verwenden können. Es gibt ein Limit von 255 Zeichen, einschließlich Leerzeichen. Die positive Seite ist, dass Word Ihnen den vollständigen Zieltext anzeigt, sodass Sie ihn mit der Eingabetaste^(Enter) ausfüllen können.

In diesem Fall können Sie die Eingabetaste^(Enter) nicht verwenden , um mehrere Zeilen zu erstellen, sodass der erweiterte Ausdruck nur eine Zeile oder wenige Wörter umfasst.

Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „ Während der Eingabe ersetzen“^{(Replace as you type)} aktiviert ist. Die Option befindet sich im selben Dialogfeld direkt über der Liste der AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} - Einträge.

Erstellen Sie AutoText-^{(Create AutoText)} Einträge für die Verwendung mit MS Word

Im Gegensatz zu AutoKorrektur^{(AutoCorrect)} - Einträgen, die nicht länger als 255 Zeichen sein dürfen, kann AutoText große Textblöcke hinzufügen. Sie können beispielsweise zwei bis drei Absätze erstellen, die Sie täglich in Ihrer E-Mail als Haftungsausschluss verwenden. Sobald Sie AutoText mit Word erstellt haben, können Sie es in allen MS Office - Anwendungen verwenden.

Die Methode zum Erstellen von AutoText- Einträgen ist einfach.

1. Geben Sie den gesamten Text ein, den Sie als AutoText speichern möchten^(AutoText)
2. Wählen Sie den Text aus, den Sie für AutoText eingegeben haben^(AutoText)
3. Drücken Sie ALT+F3
4. Sie erhalten ein Dialogfeld, das Sie fragt, ob Sie den Text als AutoText - Eintrag speichern möchten.
5. Es wird oben ein Textfeld mit der Bezeichnung Name haben , in das Sie eine Textverknüpfung eingeben können.
6. Belassen Sie Galerie auf AutoText und Kategorie auf Allgemein^(General) , damit Sie alle AutoText- Einträge sehen können
7. OK klicken

Auch dies funktioniert als AutoCorrect . Sie können mit der Eingabe von Textkürzeln beginnen und wenn der AutoText in einer Blase erscheint, drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) , um den Text einzufügen. Alternativ können Sie die Textverknüpfung eingeben und die Leertaste drücken, um den zugehörigen AutoText auszufüllen^(AutoText) .

Stellen Sie beim Speichern von AutoText mit ALT+F3 sicher, dass Sie ihn in der Vorlage normal.dot speichern. AutoTexte^(AutoTexts) werden in der Vorlage normal.dot gespeichert. Es ist standardmäßig im Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Speichern in^{(Save in)} ausgewählt .

Oben wurde erklärt, wie AutoText- Einträge in Word erstellt und verwendet werden .

How to Create and Use AutoText entries in Microsoft Word

Autotext allows the users to insert words, phrases, and wholе paragraphs into the documеnt without having to tуpe them again and again. It is an important feature of MS Word fоr users who do a lot of typing. For example, if you use your signature often in your documents, you can сrеate a text-shortcut (called “Autоtext” in MЅ Word). Whenever you type the shortcut, for example, “sign”, the entire signature is entered automatically into the docυment you are working on. In this post, wе shall see how to create and use Autotext entries in Word.

How to create AutoText in Word

You can use two methods to create and use recurring words or phrases. One method is the Autotext method and the other is the AutoCorrect method. I’ll explain the AutoCorrect method first and then the Autotext method.

Create AutoCorrect entries to be used as AutoText

To create AutoCorrect entry for using it as AutoText, follow these steps.

1. In your MS Word document, select some text (up to 255 characters) that you want to reuse;
2. Click File
3. In the File menu, click or tap Options
4. Click on Proofing in the left pane of the window
5. In the right pane of the window, select the tab that says AutoCorrect Options
6. You will see two text boxes
7. The second text box labeled “With” contains the phrase you selected in your document
8. In the first box labeled “Replace“, enter a text-shortcut that you can use to insert the text visible in the “With” text box.
9. Click Add and then OK

You now have an AutoText entry for the selection. Whenever you want to insert the selection, simply start typing the text that you used to create the AutoCorrect entry. Word will show you a small bubble box that contains the whole AutoText. If you wish the text to appear where the cursor is placed, simply press the Enter key. Alternatively, you can also use the text-shortcut that you created in step 8. Just type the text-shortcut and press spacebar to fill in the saved phrase automatically.

The issue with the AutoCorrect method is that you cannot use large chunks of text. There is a limit of 255 characters, including whitespaces. The bright side is that Word will show you complete target text so that you can use the Enter key to fill it in.

You cannot use the Enter key in this case to create multiple lines, so the expanded phrase is just a line or few words.

Make sure that the checkbox saying Replace as you type is ticked. The option is in the same dialog box, just above the list of AutoCorrect entries.

Create AutoText entries for use with MS Word

Unlike AutoCorrect entries that can’t be larger than 255 characters, AutoText can add huge chunks of text. For example, you can create two to three paragraphs that you use daily in your email as a disclaimer. Once you create AutoText with Word, you can use it across MS Office applications.

The method to create AutoText entries is easy.

1. Type the entire text that you want to save as AutoText
2. Select the text you typed for AutoText
3. Press ALT+F3
4. You get a dialog box that asks you if you want to save the text as an AutoText entry.
5. It will have a textbox on the top labeled Name where you can enter text-shortcut.
6. Keep Gallery to AutoText and Category to General so that you can see all AutoText entries
7. Click OK

This too works as AutoCorrect. You can start typing text-shortcut and when the AutoText appears in a bubble, press Enter key to insert the text. Alternatively, you can type the text-shortcut and hit the spacebar to fill in the related AutoText.

When saving AutoText using ALT+F3, make sure you save it to the normal.dot template. AutoTexts are stored in the normal.dot template. It is selected by default in the drop-down menu labeled Save in.

The above explains how to create and use AutoText entries in Word.

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