Google Sheets ist eine kostenlose webbasierte Anwendung und eine beliebte Alternative zu Microsoft Excel . Das Tool ermöglicht das einfache Erstellen, Aktualisieren und Ändern von Tabellenkalkulationen. Es dient als hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Sie beliebig viele Personen hinzufügen und Google Sheets gleichzeitig mit anderen bearbeiten können. Das Online-Tool ermöglicht es Ihnen, unabhängig von Ihrem Standort in Echtzeit gemeinsam an einem Projekt in derselben Tabelle zu arbeiten. Um an Google Sheets zusammenzuarbeiten , muss man einfach auf die Schaltfläche „ Teilen^(Share) “ klicken und dort erlauben Sie Ihren Freunden, Kollegen oder Ihrer Familie, Ihre Tabelle zu bearbeiten.

Wenn Sie an einer freigegebenen Google^{(Google Spreadsheet)} -Tabelle arbeiten , möchten Sie möglicherweise, dass andere Benutzer nur eingeschränkte Daten in ihre Zellen eingeben. Um zu vermeiden, dass andere falsche Werte in Zellen eingeben, möchten Sie möglicherweise ein grafisches Steuerelement wie das Dropdown-Menü^{(drop-down menu)} hinzufügen , das einem Listenfeld ähnelt, das es Benutzern ermöglicht, nur die verfügbaren Werte aus einer bestimmten Liste einzugeben. Abgesehen davon dient die Dropdown-Liste als intelligente und effizientere Methode zur Eingabe von Daten.

Abgesehen davon ist eine Dropdown-Liste oder ein Pulldown-Menü eine optimierte Methode, um sicherzustellen, dass die Leute nur die Werte in Ihre Zellen so eingeben, wie Sie es erwarten. Wie Excel können  Sie mit Google Tabellen^{(Google Sheets)} ganz einfach ein Dropdown-Menü für Ihre Tabellen erstellen. Außerdem können Sie damit teilweise Änderungen an der Dropdown-Liste vornehmen, falls Sie die Auswahlliste in den Zellen ändern möchten. In diesem Artikel erklären wir ausführlich, wie Sie ein Dropdown-Menü in Google Sheets erstellen und dieses ändern.

Erstellen Sie ein Dropdown-Menü in Google Sheets

Starten Sie^(Launch) Google Tabellen

Öffnen Sie eine neue Tabellenkalkulation oder öffnen Sie eine vorhandene Tabellenkalkulationsdatei.

Wählen Sie eine Zelle aus, in der Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten. Sie können auch eine Gruppe von Zellen, eine ganze Spalte oder eine Zeile auswählen.

Navigieren Sie zum Menü Blätter^(Sheets) und klicken Sie auf die Option Daten.^(Data.)

Wählen Sie im Dropdown-Menü Datenvalidierung aus. ^{( Data Validation)}Ein Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} wird mit mehreren Optionen zum Anpassen angezeigt.

Das erste Feld im Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} ist der Zellbereich,^{(Cell range)} der basierend auf den ausgewählten Zellen automatisch ausgefüllt wird. Sie können den Bereich auf einen neuen Wert ändern, indem Sie einfach auf ein Tabellensymbol im Feld „ Zellenbereich^{(Cell Range)} “ klicken .

Das zweite Feld im Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} sind die Kriterien^{( Criteria )} , die eine Liste mit verschiedenen Optionen in einem eigenen Dropdown-Menü enthalten. Die Kriterien^(Criteria) enthalten Optionen wie Liste aus einem Bereich, Liste von Elementen, Nummer, Text^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} und Datum. ^{( Date. )}

• Liste aus einem Bereich: Mit dieser Option können Sie eine Liste von Werten erstellen, die aus verschiedenen Blättern abgerufen wurden, oder die Liste von Werten aus verschiedenen Zellen auf demselben Blatt.
• Liste der Elemente: Dies ermöglicht uns, eine Liste von Textwerten zu erstellen. Sie werden durch Kommas getrennt in das Editierfeld eingetragen.
• Zahl^(Number) : Diese Option erstellt keine Dropdown-Liste, sondern stellt sicher, dass der Eintrag im Dropdown-Menü in einen bestimmten numerischen Bereich fällt.
• Text: Diese Option erstellt keine Dropdown-Liste, sondern stellt sicher, dass der Eintrag ein korrektes Textformat hat.
• Datum: Diese Option erstellt keine Dropdown-Liste, sondern stellt sicher, ob das eingegebene Datum gültig ist oder in einem bestimmten Bereich liegt.
• Benutzerdefinierte Formel^{(Custom Formula)} ist: Diese Option erstellt keine Dropdown-Liste, sondern stellt sicher, dass die ausgewählte Zelle eine benutzerdefinierte Formel verwendet.

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, die in die Liste aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Option Dropdown-Liste^{(Show dropdown list)} in Zelle anzeigen. Die Auswahl dieser Option stellt sicher, dass die Werte in den Zellen erscheinen.

Sie können auch auswählen, was zu tun ist, wenn jemand ungültige Daten eingibt, die nicht in der Liste vorhanden sind, indem Sie die Optionen mit einem Optionsfeld auswählen. Sie können wählen, ob Sie bei ungültigen Daten entweder die Warnoption^{(Show warning)} anzeigen oder die Eingabeoption ablehnen möchten . ^{(Reject input)}Mit der Option Eingabe^{(Reject Input)} ablehnen können Sie keinen Wert eingeben, der nicht in Ihrer Dropdown-Liste vorhanden ist. Andererseits  können Sie mit der Option Warnung^{(Show warning)} anzeigen ungültige Daten eingeben, die nicht auf Ihrer Liste stehen, aber die Warnmeldung im Blatt anzeigen.

Die letzte Option im Einstellungsfenster ist das Aussehen. ^{(Appearance.)}Diese Option gibt dem Benutzer einen Hinweis darauf, welche Werte oder Daten er in die Zellen eingeben kann. Um diesen Assistenten zu aktivieren, wählen Sie neben dem Feld Aussehen die Option ^(Appearance)Validierungshilfetext^{(Show validation help text)} anzeigen . Nachdem Sie die Option ausgewählt haben, geben Sie die Anweisungen ein, die den Benutzern mitteilen möchten, welche Werte sie innerhalb des Zellbereichs auswählen können.

Klicken Sie auf Speichern^(Save) , um die Änderungen zu übernehmen.

Bearbeiten Sie die Dropdown-Liste in Google Sheets

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um der Liste weitere Werte hinzuzufügen oder Elemente aus dem Dropdown-Menü zu entfernen

Navigieren Sie zu Daten^{( Data)} und wählen Sie Datenvalidierung^{( Data validation)} aus dem Dropdown-Menü aus.

Wählen Sie die Zellen aus und ändern Sie die Elemente im Eintrag.

Klicken Sie auf Speichern^(Save) , um die Änderungen zu übernehmen.

Das ist alles.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

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