Regeln in Microsoft Outlook eignen sich ideal zum automatischen Ausführen von Aktionen für E-Mails. Sie können Dinge wie das Verschieben, Markieren oder Beantworten bestimmter Nachrichten ohne manuelle Arbeit erledigen. Damit Sie mit Ihrem wachsenden Posteingang Schritt halten können, zeigen wir Ihnen, wie Sie Regeln in Outlook erstellen .

Da Sie Outlook-^(Outlook) Regeln unter Windows , Mac und im Internet erstellen können , behandeln wir die Einrichtung dieser Regeln auf jeder Plattform. Beachten Sie jedoch^(Just) , dass die verfügbaren Bedingungen und Aktionen variieren.

So erstellen Sie Regeln in Outlook unter Windows

Die zuverlässigsten Bedingungen und Aktionen für Regeln finden Sie in Outlook unter Windows . Um am effektivsten zu erklären, wie eine Regel erstellt wird, gehen wir durch die Einrichtung einiger häufig verwendeter Regeln.

Das Einrichten einer leeren Regel von Grund auf bietet Ihnen die größte Flexibilität, da Sie mehr als eine Bedingung und Aktion auswählen können. Außerdem unterstützt Sie der Regelassistent^{(Rules Wizard)} dabei.

Öffnen Sie Outlook , gehen Sie zur Registerkarte „Datei^(File) “ und wählen Sie im Abschnitt „Info“ die Option „Regeln und Warnungen ^(Alerts)verwalten^{(Manage Rules)} “ .

Wenn das Dialogfeld „Regeln^(Rules) und Benachrichtigungen “ angezeigt wird, öffnen Sie die Registerkarte ^(Alerts)„E-Mail-Regeln“^{(Email Rules)} und wählen Sie oben ein Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben. Wählen Sie dann „Neue Regel“^{(New Rule)} aus .

Anschließend können Sie Ihre Regel mit den folgenden Anweisungen einrichten, um E-Mails in einen Ordner zu verschieben, sie zur Nachverfolgung zu kennzeichnen oder automatische Antworten zu senden. Sie können stattdessen eine andere Regel ausprobieren, die Ihnen nützlich sein wird, beispielsweise die automatische Weiterleitung von E-Mails^{(automatically forwarding emails)} .

E-Mails in einen Ordner verschieben

Wählen Sie im Regelassistenten^{(Rules Wizard)} oben eine der Verschiebeoptionen aus. Sie können Nachrichten basierend auf dem Absender, den enthaltenen Wörtern oder E-Mails, die Sie senden statt empfangen, in einen bestimmten Ordner verschieben.

1. Als Beispiel wählen wir „Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben “.^(Move)
2. Wählen Sie unten die unterstrichenen und blauen Elemente aus, um die Bedingung und Aktion festzulegen.
3. Wählen Sie bestimmte Wörter aus^{(Pick Specific Words)} und geben Sie die zu suchenden Wörter in die Betreffzeile ein.
4. Wählen Sie „Angegeben“^{(Pick Specified)} , um den Ordner auszuwählen, in den Sie die Nachrichten verschieben möchten.

1. Wählen Sie dann Weiter aus.
2. Sie sehen eine Liste mit Bedingungen, wobei die gerade ausgewählte Bedingung automatisch markiert ist. Sie können bei Bedarf zusätzliche Kriterien für die E-Mails auswählen. Beispielsweise möchten Sie die Regel möglicherweise auch auf Nachrichten anwenden, die nur an Sie gesendet werden. Wählen Sie Weiter^(Next) aus .

1. Anschließend wird eine Liste mit Aktionen angezeigt, in der die von Ihnen ausgewählte Aktion markiert ist. Wie bei den oben genannten Bedingungen können Sie bei Bedarf weitere Aktionen auswählen. Beispielsweise möchten Sie die Nachricht möglicherweise auch als gelesen markieren, wenn sie verschoben wird. Wählen Sie Weiter aus^{(Select Next)} .

1. Als nächstes sehen Sie eine Liste der Ausnahmen. Sie können optional bestimmte E-Mails von der Regel ausschließen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nicht, dass E-Mails mit Anhängen an den Ordner gesendet werden. Wählen Sie Weiter aus^{(Select Next)} .

1. Auf dem letzten Bildschirm für die Regel geben Sie ihr zunächst oben einen Namen und aktivieren dann das Kontrollkästchen „ Diese Regel aktivieren “. ^(Turn)Optional können Sie die Kontrollkästchen aktivieren, um diese Regel jetzt in Ihrem Posteingang auszuführen oder die Regel für alle E-Mail-Konten zu verwenden.

1. Wenn Sie fertig sind, bestätigen Sie die Regeleinrichtung im Feld unten, das Ihnen die Bedingung(en) und Aktion(en) anzeigt. Wählen Sie „Fertig stellen“^(Finish) , um die Regel zu speichern und zu aktivieren.

1. Bestätigen Sie ein Häkchen neben Ihrer neuen Regel im Feld „Regeln^(Rules) und Warnungen^(Alerts) “ und wählen Sie „OK“.

Markieren Sie E-Mails zur Nachverfolgung

Eine weitere hilfreiche Outlook- Regel ist das Markieren von E-Mails zur Nachverfolgung. Sie können die Flagge und den Zeitpunkt für die Nachbereitung auswählen.

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, um eine neue Regel^{(New Rule)} zu erstellen und den Regelassistenten^{(Rules Wizard)} zu öffnen .
2. Wählen Sie dann „Nachrichten von jemandem zur Nachverfolgung markieren“ aus.^(Flag)
3. Wählen Sie unten das unterstrichene und blaue Element aus, um die Bedingung und Aktion festzulegen.
4. Wählen Sie Personen oder eine öffentliche Gruppe aus, um den Kontakt auszuwählen.
5. Klicken Sie^{(Pick Follow)} zu diesem Zeitpunkt auf „Folgen“, um die Flagge und den Zeitpunkt auszuwählen.

1. Wählen Sie dann Weiter aus.
2. Genau wie bei der Regel oben führt Sie der Regelassistent durch die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen, die Sie für Ihre Regel bestätigen und ergänzen können. ^{(Rules Wizard)}Dann benennen, aktivieren und beenden.

E-Mails automatisch beantworten

Eine weitere Regel, die Sie möglicherweise hilfreich finden, ist eine automatische Antwort, die einer Abwesenheitsnachricht^{(an out of office message)} ähnelt, jedoch flexibler ist. Sie können eine bestimmte Outlook- Vorlage verwenden oder eine Antwortnachricht für bestimmte E-Mails erstellen.

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, um eine neue Regel^{(New Rule)} zu erstellen und den Regelassistenten^{(Rules Wizard)} zu öffnen . Wählen Sie dann „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden^(Apply) “ und dann „Weiter“^(Next) aus .

1. Wählen Sie die Bedingungen aus, die Sie für die empfangenen E-Mail-Nachrichten verwenden möchten. Sie können die Regel auf bestimmte Absender anwenden, mit bestimmten Wörtern, bei Empfang innerhalb einer bestimmten Datumsspanne oder unter jeder anderen gewünschten Bedingung. Wählen Sie Weiter aus^{(Select Next)} .

1. Wählen Sie^(Choose) nach Ihren Wünschen entweder „ Antworten mit einer bestimmten Vorlage“ oder „Server mit einer bestimmten Nachricht antworten lassen“. ^(Reply)Wählen Sie dann den unterstrichenen blauen Text unten für die von Ihnen ausgewählte Option aus und wählen Sie „ Weiter“^(Next) , wenn Sie fertig sind.
2. Mit einer bestimmten Vorlage antworten^(Reply) : Wählen Sie eine bestimmte Vorlage aus, um die gewünschte auszuwählen.

1. Lassen Sie den Server mit einer bestimmten Nachricht antworten: Wählen Sie eine bestimmte Nachricht aus, geben Sie die Nachricht in das angezeigte Feld ein und wählen Sie Speichern^(Save) und schließen aus^(Close) .

1. Markieren Sie^(Mark) alle Ausnahmen, die Sie einbeziehen möchten, wählen Sie „ Weiter^(Next) “ und schließen Sie die Regel ab, indem Sie sie benennen, aktivieren und mit der Schaltfläche „Fertig^(Finish) stellen“ speichern .

So erstellen Sie Regeln in Outlook auf dem Mac^(Mac)

Wenn Sie Outlook auf Ihrem Mac verwenden , können Sie dort ganz einfach Posteingangsregeln einrichten, allerdings sind die Bedingungen und Aktionen etwas eingeschränkter als unter Windows .

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie in der Menüleiste Outlook > Settings
2. Wählen Sie im Popup-Fenster „Regeln“ aus.

1. Wählen Sie^(Pick) links ein Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben, und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen.

1. Geben Sie oben einen Regelnamen ein.
2. Richten Sie dann mithilfe der Dropdown-Felder die erste Bedingung ein. Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, müssen Sie möglicherweise die Bedingung ergänzen. Wenn Sie beispielsweise „Eingangsdatum“^{(Date Received)} auswählen , geben Sie das/die Datum(e) ein.

1. Wählen Sie als Nächstes die Aktion mithilfe dieser Dropdown-Felder aus. Auch hier^(Again) müssen Sie möglicherweise etwas zur Aktion hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise „ In Ordner ^(Folder)verschieben“^(Move) auswählen , wählen Sie den Ordner aus.

1. Um eine weitere Bedingung oder Aktion hinzuzufügen, wählen Sie das Pluszeichen rechts aus. Um eine Ausnahme hinzuzufügen, wählen Sie das Pluszeichen neben Außer wenn.

1. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen, um keine anderen Regeln anzuwenden, die dieselben Bedingungen erfüllen. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen „Aktiviert“^(Enabled) unten links aktiviert ist, und klicken Sie auf „OK“, um die Regel zu speichern.

So erstellen Sie Regeln in Outlook im Web

Um eine Regel in Outlook im Web^{(Outlook on the web)} zu erstellen , gehen Sie zur Website und melden Sie sich an. Dort werden Ihnen ähnliche Bedingungen und Aktionen wie in Outlook auf dem Mac^(Mac) angezeigt .

1. Wählen Sie oben rechts das Symbol „ Einstellungen^(Settings) “ (Zahnrad) und wählen Sie in der angezeigten Seitenleiste „ Alle Outlook- Einstellungen ^(Outlook)anzeigen “.^(View)

1. Wählen Sie im Popup-Fenster ganz links „Mail“ und rechts „Regeln“ aus.^(Rules)
2. Wählen Sie oben die Option „Neue Regel hinzufügen“ aus.

1. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und wählen Sie dann im Feld „Bedingung hinzufügen“ das Kriterium aus. ^(Add)Abhängig von der von Ihnen ausgewählten Bedingung müssen Sie möglicherweise etwas hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise „Von“ wählen, werden Sie rechts aufgefordert, den Absender anzugeben.

1. Verwenden Sie das Feld „Aktion hinzufügen^(Add) “, um eine Aktion auszuwählen. Auch hier^(Again) werden Sie möglicherweise aufgefordert, der Aktion etwas hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise „Verschieben^(Move) nach“ wählen, werden Sie aufgefordert, den Ordnernamen anzugeben oder einen neuen Ordner zu erstellen^{(create a new folder)} .

1. Sie können die Optionen in Blau verwenden, um nach Belieben eine weitere Bedingung, eine weitere Aktion oder Ausnahmen hinzuzufügen.

1. Optional können Sie die Kästchen markieren, um die Verarbeitung weiterer Regeln zu stoppen und die Regel sofort in Ihrem Posteingang auszuführen.
2. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.

Werden Ihre E-Mails den Regeln entsprechen?

Durch das Erstellen von E-Mail-Regeln in Outlook können Sie die Zeit minimieren, die Sie zum Organisieren Ihrer Nachrichten, zum Nachfassen oder Beantworten bestimmter E-Mails benötigen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, werfen Sie einen Blick auf diese Korrekturen für den Fall, dass die Outlook-E-Mail-Regeln nicht funktionieren^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)} .

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rules in Microsoft Outlook are ideal for automatically performing actions on emaіls. You can do things like move, flаg, or respond tо certaіn messages without manual work. To help уou keep up with your growing inbox, we’ll show you hоw to create rυles in Outlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

1. As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
2. At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
3. Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
4. Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

1. Then, select Next.
2. You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

1. You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

1. You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

1. On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

1. When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

1. Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
2. Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
3. At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
4. Pick People or public group to choose the contact.
5. Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

1. Then, select Next.
2. Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

1. Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

1. Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
2. Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

1. Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

1. Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
2. Choose Rules in the pop-up window.

1. Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

1. Enter a Rule name at the top.
2. Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

1. Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

1. To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

1. Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

1. Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
2. At the top, select Add new rule.

1. Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

1. Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

1. You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

1. Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
2. When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

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