Mit benutzerdefinierten^(Custom) Ordnern und Unterordnern in Microsoft Outlook können Sie E-Mails kategorisieren, Ihren Posteingang aufräumen und wichtige Nachrichten priorisieren. Dieses Tutorial führt Sie durch den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Ordnern in Outlook für Desktop- und Mobilgeräte.

Erstellen Sie^(Create) Ordner in Outlook für Windows und macOS

Mit der Microsoft Outlook-  App für Windows und macOS können Sie ganz einfach benutzerdefinierte Ordner und Unterordner zu Ihren E-Mail-Konten hinzufügen und Nachrichten manuell oder mit automatisierten Regeln dorthin verschieben.

Erstellen Sie^(Create) Ordner in Microsoft Outlook

So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Ordner in Microsoft Outlook :

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} das E-Mail-Konto in der Seitenleiste.
2. Wählen Sie die Option Neuer Ordner.

1. Geben Sie einen Ordnernamen ein und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) .

Erstellen Sie^(Create) Unterordner in Microsoft Outlook

So erstellen Sie einen Unterordner in Microsoft Outlook :

1. Klicken Sie mit der rechten^{(Right-click)} Maustaste auf einen Standardordner (z. B. „Posteingang^(Inbox) “ oder „Gesendete ^(Sent) Objekte^(Items) “) oder einen benutzerdefinierten Ordner in der Seitenleiste.
2. Wählen Sie Neuer Ordner.

1. Benennen Sie den Unterordner und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) .

Hinweis: Sie können mehrere Unterordner innerhalb eines übergeordneten Ordners erstellen.

Verschieben Sie Nachrichten zwischen Ordnern^{(Move Messages Between Folders)} in Outlook

Sie können eine E-Mail per Drag-and-Drop in einen benutzerdefinierten Ordner in Outlook^(Outlook) verschieben ; Klicken Sie einfach auf die Nachricht, ziehen Sie sie und lassen Sie sie über dem Ordner in der Seitenleiste los. Halten Sie die Ctrl/Cmd gedrückt , um mehrere E-Mails zu markieren und alle gleichzeitig zu verschieben.

Alternativ können Sie:

1. Wählen Sie die E-Mail (oder E-Mails) aus, die Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Untermenü „Verschieben“ den benutzerdefinierten Ordner aus. ^(Move)Wenn der Ordner nicht aufgeführt ist, wählen Sie die Option „Ordner auswählen^(Choose) “ und wählen Sie den Ordner im Popup-Fenster „ Elemente verschieben“^{(Move Items)} aus .

Hinweis: Verwenden Sie die Option „In Ordner kopieren^(Copy) “ im Untermenü „ Verschieben “, um die E-Mail(s) in den Ordner zu kopieren, anstatt sie vom ursprünglichen Speicherort zu verschieben.^(Move)

Verschieben Sie Outlook-E-Mails^{(Move Outlook Emails)} mit benutzerdefinierten Regeln in Ordner^{(Custom Rules)}

Sie können in Outlook^(Outlook) Regeln einrichten , die E-Mails automatisch in benutzerdefinierte Ordner verschieben. Wenn Sie beispielsweise alle eingehenden E-Mails eines bestimmten Absenders in einen benutzerdefinierten Ordner verschieben möchten:

1. Öffnen Sie den Posteingangsordner^(Inbox) , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail des Absenders und wählen Sie Rules > Create Rule aus . Daraufhin sollte das Dialogfeld „Regel erstellen“^{(Create Rule)} angezeigt werden .

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben „ Von^(From) {Absendername]“ und „Gesendet^(Sent) an“. Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü „Gesendet^(Sent) an“ und wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das die E-Mails vom Absender empfängt.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Element in Ordner verschieben “, wählen Sie den benutzerdefinierten Ordner aus, in den Outlook die E-Mails verschieben soll, und wählen Sie „OK“.^(Move)

Um verschiedene Outlook- Regeln und -Funktionen zu erstellen und damit zu experimentieren, wählen Sie die Registerkarte „Startseite^(Home) “ und dann „Mehr > Rules > Manage Rules und Warnungen^(Alerts) verwalten“ aus . Wählen Sie in Outlook für Mac in der Menüleiste Tools > RulesErfahren Sie mehr über das Einrichten und Verwenden von Regeln in Outlook^{(setting up and using rules in Outlook)} .

Benutzerdefinierte Ordner in Outlook verwalten

Benutzerdefinierte Ordner in Microsoft Outlook werden neben den Standardordnern in der Seitenleiste der App angezeigt und es gibt verschiedene Möglichkeiten, sie zu verwalten.

• Einen Ordner verschieben: Klicken Sie^(Click) auf einen Ordner, ziehen Sie ihn in der Ordnerliste nach oben oder unten und lassen Sie ihn los, wenn Sie eine Trennlinie zwischen zwei anderen Elementen sehen. Oder lassen Sie es über einem anderen Ordner los, um es als Unterordner hinzuzufügen.
• Einen Ordner umbenennen^(Rename) : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen Sie „Umbenennen“^(Rename) und geben Sie einen neuen Namen ein.
• ^(Delete)Einen Ordner löschen : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Ordner löschen^{(Delete Folder)} . Alle^(Any) darin enthaltenen Nachrichten werden automatisch an den ursprünglichen Speicherort verschoben. Wenn Sie den Ordner und seinen Inhalt entfernen möchten , wählen Sie „Alle löschen“.
• Fügen Sie^(Add) einen Ordner zur Favoritenliste^(Favorites) hinzu : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „ Zu Favoriten hinzufügen “, um ihn für einen einfacheren Zugriff in den Abschnitt ^(Add)„Favoriten“^(Favorites) in der Seitenleiste zu verschieben .

Erstellen Sie^(Create) Ordner in der Outlook Web App

Das Erstellen von Ordnern in der Webversion von Outlook ähnelt dem im dedizierten Desktop-Programm, weist jedoch einige Unterschiede in der Benutzeroberfläche auf.

Erstellen Sie Ordner in Outlook.com

So erstellen Sie einen Ordner in Outlook.com:

1. Öffnen Sie die Outlook.com-Webanwendung.
2. Scrollen Sie^(Scroll) in der Seitenleiste nach unten und wählen Sie Neuen Ordner erstellen .^(Create)

1. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie Speichern.

Erstellen Sie Unterordner in Outlook.com

So erstellen Sie einen Unterordner in Outlook.com :

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} einen Standard- oder benutzerdefinierten Ordner in der Seitenleiste.
2. Wählen Sie Neuen Unterordner erstellen.

1. Benennen Sie den Unterordner und wählen Sie Speichern^(Save) .

Verschieben Sie Elemente in Ordner in Outlook

Sie können Elemente per Drag & Drop aus Ihrem Posteingang in einen benutzerdefinierten Ordner verschieben. ^(Inbox)Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie den Ordner im Untermenü „Verschieben“ aus.^(Move)

Sie können auch mehrere Elemente auswählen und verschieben. Halten Sie die Ctrl/Cmd gedrückt und wählen Sie eine E-Mail aus, um in den Auswahlmodus zu gelangen. Markieren Sie dann die gewünschte Nachricht und ziehen Sie sie per Drag-and-Drop oder verwenden Sie die Kontextmenüoption „Verschieben“ .^(Move)

Verschieben Sie E-Mail-Nachrichten^{(Move Email Messages)} mit Regeln in Ordner

Mit Outlook.com^{(Outlook.com)} können Sie Regeln erstellen, mit denen neue Nachrichten von einem Kontakt in einen benutzerdefinierten Ordner oder Unterordner verschoben werden können. So erstellen Sie eine Regel:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf^{(Right-click)} eine E-Mail des Absenders und wählen Sie Erweiterte^(Advanced) Aktionen > Regel erstellen^(Create) .

1. Geben Sie den Ordner an und wählen Sie OK.

Um zusätzliche Regeln zu erstellen und erweiterte Optionen anzuzeigen, wählen Sie das Zahnradsymbol^(Gear) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und gehen Sie zu Alle Outlook- Einstellungen anzeigen ^(View)> Mail > Rules .

^(Rename)Ordner ^(Folders)umbenennen , löschen^(Delete) oder zu Favoriten hinzufügen^(Add)

Outlook.com bietet ähnlich wie sein Desktop-Pendant mehrere Ordnerverwaltungs- und Anpassungsoptionen.

• Einen Ordner verschieben: Sie können Ordner in der Seitenleiste von Outlook.com nicht nach oben oder unten verschieben , Sie können sie jedoch per Drag & Drop in andere Ordner ziehen, um Unterordner zu erstellen.
• Einen Ordner umbenennen^(Rename) : Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Umbenennen^(Rename) , um einen Namen zu ändern oder zu bearbeiten.
• Einen Ordner löschen^(Delete) : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Ordner löschen^(Delete) , um den Ordner aus der Outlook- Seitenleiste zu entfernen. Wählen Sie „Ordner leeren“^{(Select Empty)} , wenn Sie den Ordner und alle seine E-Mail-Nachrichten entfernen möchten.
• ^(Add)Ordner zu Favoriten ^(Favorites)hinzufügen : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen , um den Ordner in den Abschnitt ^(Add)„Favoriten“^(Favorites) in der Seitenleiste aufzunehmen.

Erstellen Sie^(Create) Ordner in Outlook für Android und iOS

Das Erstellen neuer Ordner für E-Mail-Konten in Microsoft Outlook für iPhone und Android^{(Microsoft Outlook for iPhone and Android)} kann etwas verwirrend sein, da die App keine einfache Methode bietet. Stattdessen müssen Sie:

1. Drücken Sie lange auf^(Long-press) eine E-Mail im E-Mail-Konto und tippen Sie auf das Symbol „Verschieben“^(Move) .
2. Tippen Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf das Symbol „Neuer Ordner“ .^{(New Folder)}
3. Benennen Sie den Ordner und tippen Sie auf Erstellen.

Von nun an können Sie Elemente wie folgt in den benutzerdefinierten Ordner verschieben:

1. Drücken Sie lange auf^(Long-press) eine E-Mail oder wählen Sie mehrere Nachrichten aus.
2. Tippen Sie auf das Verschieben-Symbol.
3. Wählen Sie den Ordner aus.

Um Unterordner zu erstellen, müssen Sie Outlook.com^{(Outlook.com)} verwenden , da der mobilen App diese Funktion fehlt. Gleiches gilt für automatisierte Regeln; Erstellen Sie sie in der Weboberfläche und sie sollten auf Ihrem Mobiltelefon funktionieren.

Outlook für Android und iOS bietet keine Ordnerverwaltungsoptionen, außer dass Sie Ordner als Favoriten markieren können. Öffnen Sie dazu das Outlook- Menü, tippen Sie auf das Bearbeiten-^(Edit) Symbol und anschließend auf das Sternsymbol^(Star) neben dem Ordner.

Passen Sie Ihr Microsoft Outlook-Erlebnis an^{(Microsoft Outlook Experience)}

Die Verwendung benutzerdefinierter Outlook- Ordner kann einen großen Beitrag zur effektiven E-Mail-Verwaltung auf Ihrem Desktop und Ihren Mobilgeräten leisten. Sie können Ihren Posteingang bequem kategorisieren, priorisieren und aufräumen, sodass Sie sich leichter auf die wichtigen Nachrichten konzentrieren können. Denken Sie daran^(Remember) , automatisierte Regeln für eine noch bessere E-Mail-Organisation zu verwenden.

How to Create Folders in Microsoft Outlook

Custom folders and subfolders in Microsoft Outlook allow you to catеgorize emails, declutter your inbox, and prioritize important messages. This tutorial will guide you through the process of creating and managing folders in Outlook for both desktoр and mobile devices.

Create Folders in Outlook for Windows and macOS

With the Microsoft Outlook app for Windows and macOS, you can easily add custom folders and subfolders to your email accounts and move messages into them manually or with automated rules.

Create Folders in Microsoft Outlook

To create a custom folder in Microsoft Outlook:

1. Right-click the email account on the sidebar.
2. Select the New Folder option.

1. Type a folder name and press Enter.

Create Sub-Folders in Microsoft Outlook

To create a sub-folder in Microsoft Outlook:

1. Right-click a default folder (e.g., Inbox or Sent Items) or a custom folder on the sidebar.
2. Select New Folder.

1. Name the sub-folder and press Enter.

Note: You can create multiple subfolders inside a parent folder.

Move Messages Between Folders in Outlook

You can move an email to a custom folder in Outlook via drag-and-drop; just click and drag the message and release it over the folder on the sidebar. Hold down the Ctrl/Cmd key to highlight multiple emails and move them all simultaneously.

Alternatively, you can:

1. Select the email (or emails) you want to move.
2. Right-click and select the custom folder on the Move sub-menu. If the folder is not listed, select the Choose folder option and pick the folder on the Move Items pop-up window.

Note: Use the Copy to folder option within the Move sub-menu to copy the email or emails to the folder instead of moving them from the original location.

Move Outlook Emails to Folders With Custom Rules

You can set up rules in Outlook that will automatically move emails to custom folders. For example, if you want to move all incoming emails from a specific sender to a custom folder:

1. Open the Inbox folder, right-click an email from the sender, and select Rules > Create Rule. That should bring up the Create Rule dialog.

1. Enable the check boxes next to From {Sender Name] and Sent to. Then, open the Sent to drop-down menu and choose the email account that receives the emails from the sender.
2. Activate the Move the item to folder box, pick the custom folder you want Outlook to move the emails to, and select OK.

To create and experiment with different Outlook rules and functions, select the Home tab and choose More > Rules > Manage Rules & Alerts. In Outlook for Mac, select Tools > Rules on the menu bar. Learn more about setting up and using rules in Outlook.

Manage Custom Folders in Outlook

Custom folders in Microsoft Outlook appear alongside the default folders on the app’s sidebar, and there are several ways to manage them.

• Move a folder: Click and drag a folder up or down the folder list and release when you see a dividing line between two other items. Or, release it over another folder to add it as a sub-folder.
• Rename a folder: Right-click the folder, select Rename, and add a new name.
• Delete a folder: Right-click the folder and select Delete Folder. Any messages inside will automatically move to the original location. If you want to remove the folder and its contents, select Delete All.
• Add a folder to the Favorites list: Right-click the folder and select Add to favorites to move it to the Favorites section on the sidebar for easier access.

Create Folders in the Outlook Web App

Creating folders on the web version of Outlook is similar to that on the dedicated desktop program but with a few differences in the user interface.

Create Folders in Outlook.com

To create a folder in Outlook.com:

1. Open the Outlook.com web app.
2. Scroll down the sidebar and select Create new folder.

1. Enter a name and select Save.

Create Sub-Folders in Outlook.com

To create a subfolder in Outlook.com:

1. Right-click a default or custom folder on the sidebar.
2. Select Create new subfolder.

1. Name the sub-folder and select Save.

Move Items to Folders in Outlook

You can move items from your Inbox to a custom folder using drag and drop. Or, right-click the message and select the folder on the Move sub-menu.

You can also select and move multiple items. Hold the Ctrl/Cmd key and select an email to enter selection mode. Then, check the message you want and drag and drop them or use the Move contextual menu option.

Move Email Messages to Folders With Rules

Outlook.com lets you create rules that can move new messages from a contact to a custom folder or subfolder. To create a rule:

1. Right-click an email from the sender and select Advanced actions > Create rule.

1. Specify the folder and select OK.

To create additional rules and view advanced options, select the Gear icon on the top-right corner of the screen and go to View all Outlook settings > Mail > Rules.

Rename, Delete, or Add Folders to Favorites

Outlook.com provides several folder management and customization options similar to its desktop counterpart.

• Move a folder: You can’t move folders up or down the Outlook.com sidebar, but you can drag and drop them inside other folders to create subfolders.
• Rename a folder: Right-click and select Rename to change or edit a name.
• Delete a folder: Right-click the folder and select Delete folder to remove the folder from the Outlook sidebar. Select Empty folder if you want to remove the folder and all its email messages.
• Add folder to Favorites: Right-click the folder and select Add to favorites to include the folder within the Favorites section on the sidebar.

Create Folders in Outlook for Android and iOS

Creating new folders for email accounts in Microsoft Outlook for iPhone and Android can be slightly confusing as the app does not offer a straightforward method. Instead, you must:

1. Long-press an email within the email account and tap the Move icon.
2. Tap the New Folder icon on the top-right of the screen.
3. Name the folder and tap Create.

Going forward, you can move items to the custom folder as follows:

1. Long-press an email or choose multiple messages.
2. Tap the Move icon.
3. Select the folder.

To create subfolders, you must use Outlook.com, as the mobile app lacks this feature. The same applies to automated rules; create them in the web interface, and they should work on your mobile.

Outlook for Android and iOS doesn’t feature folder management options except for allowing you to mark folders as favorites. To do that, open the Outlook menu, tap the Edit icon, and tap the Star symbol next to the folder.

Customize Your Microsoft Outlook Experience

Using custom Outlook folders can go a long way toward effective email management on your desktop and mobile devices. You can conveniently categorize, prioritize, and declutter your inbox, making it easier to focus on the messages that matter. Remember to use automated rules for even better email organization.

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