Dropdown-Listen in Excel sind leistungsstarke Werkzeuge. Sie ermöglichen es Ihnen, Benutzern einen Dropdown-Pfeil bereitzustellen, der ihnen bei Auswahl eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten bietet.

Dies kann Dateneingabefehler reduzieren, da Benutzer Antworten nicht direkt eingeben müssen. Mit Excel^(Excel) können Sie sogar die Elemente für diese Dropdown-Listen aus einer Reihe von Zellen ziehen.

Allerdings hört es hier nicht auf. Mithilfe einiger kreativer Methoden zur Konfiguration der Datenvalidierung für Dropdown-Zellen können Sie sogar mehrere verknüpfte Dropdown-Listen erstellen, wobei die in einer zweiten Liste verfügbaren^{(available in a second list)} Elemente von dem Abschnitt abhängen, den der Benutzer in der ersten Liste erstellt hat.

Wofür sind mehrere verknüpfte^(Linked) Dropdown-Listen gut^(Good) ?

Beachten Sie, dass die meisten Online-Formulare sekundäre Dropdown-Listen ausfüllen, basierend auf Ihren Antworten in der Dropdown-Liste davor. Das bedeutet, dass Sie Ihre Excel -Dateneingabeblätter genauso fortschrittlich gestalten können wie Online-Formulare. Es ändert sich basierend auf den Antworten des Benutzers. 

Angenommen, Sie verwenden eine Excel - Tabelle, um Computerinformationen von Ihren Benutzern zu sammeln, die Computerreparaturen benötigen^{(computer repairs)} . 

Die Eingabemöglichkeiten könnten wie folgt aussehen:

• Computerteil^{(Computer Part)} : Monitor, Maus^(Mouse) , Tastatur^(Keyboard) , Basissystem^{(Base System)}
• Teil typ:
  • Monitor : Glas, Gehäuse^(Housing) , Netzkabel^{(Power Cord)} , interne Elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Maus^(Mouse) : Rad, LED-Licht^{(LED Light)} , Kabel^(Cord) , Tasten^(Buttons) , Gehäuse
  • Tastatur^(Keyboard) : Tasten, Gehäuse^(Housing) , Membran^(Membrane) , Kabel^(Cord) , interne Elektronik^{(Internal Electronics)}
  • Basissystem^{(Base System)} : Gehäuse, Tasten^(Buttons) , Anschlüsse^(Ports) , Stromversorgung^(Power) , interne Elektronik^{(Internal Electronics)} , Betriebssystem^{(Operating System)}

Wie Sie dieser Baumstruktur entnehmen können, hängen die Informationen^{(Computer Part)} , die für „Teiletyp“ zur Auswahl stehen sollten, davon ab, welches Computerteil der Benutzer in der ersten Dropdown-Liste auswählt.

In diesem Beispiel sieht Ihre Tabelle am Anfang vielleicht so aus:

Wenn Sie mehrere verknüpfte Dropdown-Listen erstellen, können Sie das aus der Dropdown-Liste in B1 ausgewählte Element verwenden, um den Inhalt der Dropdown-Liste in B2 zu steuern.

Schauen wir uns an, wie Sie dies einrichten können. Laden Sie auch unser Beispiel-Excel -Sheet mit dem Beispiel unten herunter.

Erstellen Sie Ihr Dropdown- Listen-Quellblatt^{(List Source Sheet)}

Der sauberste Weg, so etwas einzurichten, besteht darin, eine neue Registerkarte in Excel zu erstellen, auf der Sie alle Ihre Dropdown-Listenelemente konfigurieren können.

Um diese verknüpften Dropdown-Listen einzurichten, erstellen Sie eine Tabelle, in der die Kopfzeile oben alle Computerteile enthält, die Sie in die erste Dropdown-Liste aufnehmen möchten. Listen Sie dann alle Artikel (Teiletypen) auf, die unter diese Überschrift gehören sollten.

Als Nächstes möchten Sie jeden Bereich auswählen und benennen, damit Sie später beim Einrichten der Datenvalidierung^{(Data Validation)} den richtigen auswählen können.

Wählen Sie dazu alle Elemente unter jeder Spalte aus und benennen Sie diesen ausgewählten Bereich genauso wie die Überschrift. Um eine Tabelle zu benennen, geben Sie einfach den Namen in das Feld über der Spalte „A“ ein.

Wählen Sie beispielsweise die Zellen A2 bis A5 aus und nennen Sie diesen Bereich „Monitor“.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Bereiche entsprechend benannt haben. 

Eine alternative Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung der Excel- Funktion „ Aus Auswahl ^(Selection)erstellen^(Create) “ . Auf diese Weise können Sie alle Bereiche wie im obigen manuellen Prozess benennen, jedoch mit einem einzigen Klick.

Wählen Sie dazu einfach alle Bereiche im zweiten Blatt aus, das Sie erstellt haben. Wählen Sie dann im Menü Formeln und im Menüband ^(Formulas)Aus Auswahl erstellen aus^{(Create from Selection)} .

Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Stellen Sie sicher, dass nur die oberste Zeile^{(Top row)} ausgewählt ist, und wählen Sie dann OK aus .

Dadurch werden die Header-Werte in der obersten Zeile verwendet, um jeden der darunter liegenden Bereiche zu benennen. 

Richten Sie Ihre erste Dropdown-Liste ein

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre mehreren verknüpften Dropdown-Listen einzurichten. Um dies zu tun:

1. Wählen Sie auf dem ersten Blatt die leere Zelle rechts neben dem ersten Etikett aus. Wählen Sie dann im Menü Daten und im ^(Data)Menüband^{(Data Validation)} Datenvalidierung aus.

2. Wählen^{(Data Validation)} Sie im sich öffnenden Fenster „Datenvalidierung“ die Option „ Liste^(List) “ unter „Zulassen“^(Allow) und unter „ Quelle^(Source) “ das Symbol mit dem Aufwärtspfeil aus. Dadurch können Sie den Zellbereich auswählen, den Sie als Quelle für diese Dropdown-Liste verwenden möchten.

3. Wählen Sie das zweite Blatt aus, auf dem Sie die Quelldaten der Dropdown-Liste einrichten, und wählen Sie dann nur die Kopfzeilenfelder aus. Diese werden verwendet, um die anfängliche Dropdown-Liste in der von Ihnen ausgewählten Zelle auszufüllen.

4. Wählen Sie im Auswahlfenster den Pfeil nach unten, um das Fenster Datenvalidierung^{(Data Validation)} zu erweitern . Der Bereich, den Sie jetzt ausgewählt haben, wird im Feld „ Quelle^(Source) “ angezeigt . Wählen Sie zum Beenden OK aus.^(OK)

5. Zurück auf dem Hauptblatt werden Sie feststellen, dass die erste Dropdown-Liste jedes der Kopfzeilenfelder aus dem zweiten Blatt enthält.

Nachdem Ihre erste Dropdown-Liste fertig ist, ist es an der Zeit, Ihre nächste verknüpfte Dropdown-Liste zu erstellen.

Richten Sie Ihre erste Dropdown-Liste ein

Wählen Sie die zweite Zelle aus, für die Sie Listenelemente laden möchten, je nachdem, was in der ersten Zelle ausgewählt ist.

Wiederholen Sie den obigen Vorgang, um das Fenster „Datenvalidierung“ zu öffnen. ^{(Data Validation)}Wählen Sie im Drop-down- Menü^(Allow) „Zulassen“ die Option „ Liste “ aus. ^(List)Das Feld Quelle^(Source) zieht Listenelemente ein, je nachdem, was in der ersten Dropdown-Liste ausgewählt ist.

Geben Sie dazu folgende Formel ein:

=INDIRECT($B$1)

Wie funktioniert die INDIREKT-^(INDIRECT) Funktion?

Diese Funktion gibt einen gültigen Excel -Verweis (in diesem Fall auf einen Bereich) aus einer Textzeichenfolge zurück. In diesem Fall ist die Textzeichenfolge der Name des Bereichs, der von der ersten Zelle übergeben wird ($B$1). INDIREKT nimmt also den Namen des Bereichs und stellt dann die Dropdown-Datenvalidierung mit dem richtigen Bereich bereit, der diesem Namen zugeordnet ist.

Hinweis^(Note) : Wenn Sie die Datenüberprüfung für dieses zweite Dropdown-Menü konfigurieren, ohne einen Wert aus dem ersten Dropdown-Menü auszuwählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können Ja^(Yes) auswählen , um den Fehler zu ignorieren und fortzufahren.

Testen Sie jetzt Ihre neuen mehrfach verknüpften Dropdown-Listen. Verwenden Sie das erste Dropdown-Menü, um eines der Computerteile auszuwählen. Wenn Sie das zweite Dropdown-Menü auswählen, sollten Sie die entsprechenden Listenelemente für diesen Computerteil sehen. Dies waren die Teiletypen in der Spalte auf dem zweiten Blatt^{(on the second sheet)} , die Sie für dieses Teil ausgefüllt haben.

Verwenden mehrerer verknüpfter^{(Multiple Linked)} Dropdown-Listen in Excel

Wie Sie sehen können, ist dies eine sehr coole Möglichkeit, Ihre Tabellenkalkulationen dynamischer zu gestalten. Indem Sie nachfolgende Dropdown-Listen als Reaktion darauf ausfüllen, was Benutzer in anderen Zellen auswählen^{(select in other cells)} , können Sie Ihre Tabellen weitaus reaktionsschneller für Benutzer und die Daten viel nützlicher machen.

Spielen Sie mit den obigen Tipps herum und sehen Sie, welche Art von interessanten verknüpften Dropdown-Listen Sie in Ihren Tabellenkalkulationen erstellen können. Teilen^(Share) Sie einige Ihrer eigenen interessanten Tipps im Kommentarbereich unten.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let you provide uѕеrs with a drop-down arrow that, whеn selected, рrovіdes them with a liѕt of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

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