Gantt -Diagramme sind eine beliebte Methode, um Projekte im Auge zu behalten, insbesondere für Teams, die die Dauer einer Aufgabe im Auge behalten müssen. Durch die effektive Verwendung eines Gantt -Diagramms können Sie sicherstellen, dass sich verschiedene Aufgaben nicht gegenseitig stören, und sogar bestimmen, wann eine fertig sein sollte, damit eine andere beginnen kann. 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gantt -Diagramme zu erstellen, aber in diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eines in einem Programm erstellen, das Sie wahrscheinlich zur Verfügung haben: Microsoft Excel . Obwohl es bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Aufgaben eine maßgeschneiderte Software wahrscheinlich nicht übertreffen wird, ist es für kleine Projekte eine durchaus gute Alternative.

So erstellen Sie Gantt-Diagramme^{(Gantt Charts)} in Microsoft Excel

Das Schöne am Erstellen eines Gantt -Diagramms in Excel ist, dass Sie wahrscheinlich bereits eine Kopie der Tabelle besitzen und wissen, wie man sie verwendet. Wenn nicht, empfehlen wir Ihnen, sich unser Excel-Tutorial anzusehen^{(Excel tutorial)} . Die neuesten Versionen von Microsoft Excel (wir verwenden Office Online für dieses Handbuch, obwohl Sie Office 365 auch kostenlos^{(Office 365 for free)} erhalten können ) enthalten eine Gantt -Vorlage, also werfen wir einen kurzen Blick darauf, bevor wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre eigene erstellen können .

Microsoft Excel Gantt-Vorlage^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Bevor Sie beginnen, ein Diagramm von Grund auf neu zu erstellen, beachten Sie bitte, dass in Excel eine ^(Excel)Gantt - Vorlage enthalten ist . Wenn Sie Office Online verwenden , ist dies eine der verfügbaren Arbeitsmappen^(Workbooks) auf dem Startbildschirm von Excel

Die Gantt -Diagrammvorlage ist ziemlich gut. Sie können Ihre Daten in eine Tabelle eingeben, die die Daten dann automatisch in ein umgekehrtes Balkendiagramm exportiert. Wir empfehlen, ein wenig damit herumzuspielen, um zu sehen, was mit Excel-Gantt - Diagrammen möglich ist. Die Vorlage ist jedoch etwas unflexibel. Wenn sie also für Sie nicht funktioniert, müssen Sie Ihre Gantt- Diagramme von Grund auf neu erstellen.

Erstellen Sie Ihr eigenes Gantt-Diagramm^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Wenn Sie möchten, dass die Dinge genau so sind, wie Sie es möchten, müssen Sie mit einer leeren Arbeitsmappe beginnen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche Neue leere Arbeitsmappe^{(new blank workbook)} in der obersten Leiste – ganz links – und warten Sie, bis sie geladen ist. Sobald dies erledigt ist, wird Ihnen eine leere Tabelle angezeigt.

1. Bevor Sie das Gantt -Diagramm erstellen können, müssen Sie einige Daten zusammenstellen. Zur Veranschaulichung nehmen wir an, wir hätten fünf Aufgaben und nummerieren sie von 1 bis 5. Diese gehen in Spalte A. Fügen Sie in Spalte B einige fiktive Startdaten für die Aufgaben hinzu – stellen Sie sicher, dass die Zellen so eingestellt sind, dass sie Daten akzeptieren. Legen Sie schließlich in Spalte C die Dauer jeder Aufgabe in Tagen fest. 

Wenn Sie möchten, können Sie auch ein Enddatum in Spalte C hinzufügen, die Daten dann automatisch subtrahieren^{(subtract the dates automatically)} und die resultierende Dauer in Spalte D anzeigen lassen. Allerdings nur zum Einrichten des Gantt -Diagramms, das Startdatum und die Dauer genügend.

1. Wenn die Daten fertig sind, besteht der nächste Schritt darin, ein gestapeltes Diagramm^{(stacked chart)} basierend auf dem Startdatum unserer Aufgaben zu erstellen. Dazu müssen Sie alle Daten in der Tabelle von A1 bis C6 auswählen und dann oben auf der Seite Einfügen auswählen (lesen Sie alles über ^(insert)das Erstellen von Diagrammen in Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. Die Symbolleiste ändert sich zu einer Reihe von Diagrammoptionen, Sie müssen zu den grafischen Optionen gehen und auf den Abwärtspfeil klicken. Eine lange Liste mit Optionen wird angezeigt. Unter Balken^(bars) wählen Sie gestapelte Balken^{(stacked bar)} aus . Stellen Sie sicher, dass Sie nicht die 100% gestapelte Leiste auswählen, da dies nicht funktioniert.

1. Microsoft Excel macht sich an die Arbeit und ein neues Diagramm erscheint in der Mitte des Bildschirms. Dies ist der Anfang Ihres Gantt -Diagramms, obwohl Sie noch nicht so weit sind.

1. Zum einen müssen Sie wahrscheinlich die Größe des Fensters ändern (das haben wir bereits im obigen Beispiel getan) und dann das Diagramm umbenennen, indem Sie auf das Diagrammtitelfeld^{(chart title)} klicken . Wenn Sie schon dabei sind,. Entfernen Sie auch die Legende am unteren Rand des Diagramms – wo Startdatum^{(start date)} und Dauer stehen^{(duration )} – indem Sie sie auswählen und die Entf^{(Delete )} - Taste auf Ihrer Tastatur drücken.

1. Als nächstes müssen Sie das Diagramm neu anordnen. Im Moment ist Aufgabe 5 oben und Aufgabe 1 unten, und es muss genau umgekehrt sein. Um dies zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Diagramm und wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Format aus.^(Format)

1. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms öffnet sich eine neue Taskleiste mit dem Namen „ Diagramm“. ^(Chart.)” Wählen Sie aus allen Optionen Vertikale Achse^{(Vertical Axis)} .

1. Aktivieren Sie im ausklappbaren Menü das Kontrollkästchen neben der Einstellung Kategorien in umgekehrter Reihenfolge^{(categories in reverse order)} . Das sollte Aufgabe 1 ganz oben im Diagramm platzieren.

1. Danach bleibt nur noch ein Schritt übrig, nämlich das Entfernen des blauen Teils – der das Startdatum darstellt – des Balkens aus dem Diagramm. Schließlich interessiert Sie in einem Gantt -Diagramm nur die Dauer von Aufgaben; Der blaue Balken ist nur im Weg.

1. Um es loszuwerden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der blauen Balken. Ein weiteres Formatfeld wird eingeblendet; Klick es. Noch einmal, Sie haben das rechte Fenster geöffnet. Diesmal müssen wir jedoch auf den Eintrag für die Serie „Start Date“ klicken.^{(Series “Start Date.”)}

1. Klicken Sie in diesem Menü auf das Element mit der Aufschrift Fill , gehen Sie dann im großen Farbmenü, das angezeigt wird, ganz nach unten und wählen Sie No fill .

Damit ist Ihr Gantt -Diagramm fertig. Die orangefarbenen Kästchen (Sie können sie mit dem Füllbefehl neu einfärben, wenn Sie möchten) zeigen an, wann an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet wird. 

Gantt-Diagramme in Excel

Das sollte ausreichen, um mit der Erstellung Ihrer eigenen Gantt- Diagramme zu beginnen. Obwohl die von Excel angebotenen Vorlagen – ganz zu schweigen von maßgeschneiderter Projektmanagement-Software – wahrscheinlich eine bessere Option sind, wenn Sie viele Aufgaben verwalten möchten, ist die Verwendung einer Homebrew-Option wie oben möglicherweise besser, wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Aufgaben im Auge behalten Aufgaben erledigen oder Präsentationen eine einfache Note verleihen möchten.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts аre a popular way to keep track of projects, especially for teams that need to keep the duration of a task іn mind. By υsіng a Gаntt chart effectively, yоu can make sure different tasks don’t interfere with each other, and even determine when one should finish so another can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

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