Mit dem Seriendruck in Microsoft Word können Sie personalisierte Briefe und E-Mails versenden, ohne jeden Brief anpassen zu müssen. Sie können Ihr Dokument nach Ihren Wünschen vorbereiten und Platzhalter für die verschiedenen Datenfelder hinzufügen, die Sie dynamisch aus einer Datenquelle füllen möchten.

Sie können zum Beispiel einen einzigen Brief für alle Ihre Freunde vorbereiten, in dem Sie fragen, wie es ihnen geht, aber mit der Möglichkeit, die Namen und Städte im Brief dynamisch zu ändern. Auf diese Weise wird Ihr allgemeiner Brief an John seinen Namen und seine Stadt erwähnen, und derselbe Brief an Mike wird Mikes^(Mike) Namen und seine Stadt in seinem Brief enthalten.

Erstellen Sie Ihre Empfängerliste in einer Excel-Tabelle^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Sie müssen eine Liste von Empfängern und deren Daten in einer einzigen Datenquelle sammeln. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Microsoft Excel -Tabelle zu erstellen und alle Daten Ihrer Empfänger hinzuzufügen. Diese Excel-Daten können Sie dann in den Serienbrief^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} in Microsoft Word übernehmen.

1. Verwenden Sie die Suche im Startmenü , um nach ^{(Start Menu)}Microsoft Excel zu suchen und es zu öffnen .

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Registerkarte Start und wählen Sie^(Home) im rechten Seitenbereich die Option Leere Arbeitsmappe aus. ^{(Blank workbook)}Dadurch wird ein leeres Arbeitsblatt für Sie erstellt.

1. Beginnen Sie^(Start) mit der Eingabe von Daten für Ihre Serienbriefempfänger. Stellen Sie^(Make) sicher, dass Sie die erste Zeile für die Überschriften Ihrer Daten verwenden. Wenn Sie den Namen einer Person eingeben, verwenden Sie Name als Überschrift in der ersten Zeile und so weiter.

1. Im folgenden Beispiel haben wir eine Tabelle mit einigen Daten für vier Personen erstellt. Wir erstellen für jede dieser Personen einen personalisierten Serienbrief in Microsoft Word .

1. Klicken Sie oben auf das Menü Datei^(File) , wählen Sie in der linken Seitenleiste Speichern^(Save) und klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen .^(Browse)

1. Navigieren^(Navigate) Sie zu Ihrem Desktop, geben Sie einen Namen für Ihre Excel -Tabelle ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um die Tabelle auf Ihrem Desktop zu speichern. ^(Save)Dies erleichtert das Auffinden Ihrer Tabelle, wenn Sie sie in Microsoft Word verwenden .

1. Sie können Microsoft Excel auf Ihrem Computer schließen.

Bereiten Sie Ihr Dokument in Microsoft Word vor^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Sie müssen einen allgemeinen Brief schreiben, den Sie an jeden Ihrer Empfänger senden^{(send to each of your recipients)} möchten . Dieses Schreiben sollte die Informationen enthalten, die allen Empfängern gemeinsam sind. Einige Beispiele sind das Schreiben der Begrüßungszeile, die Frage, wie es der Person geht, das Teilen Ihrer Gedanken und so weiter.

Lassen Sie die Felder leer, in denen die Informationen Ihrer Empfänger erscheinen sollen. Diese fügen Sie später hinzu, wenn Sie den Seriendruck in Microsoft Word starten .

1. Starten Sie Microsoft Word über das Startmenü^{(Start Menu)} auf Ihrem Computer.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Startseite^(Home) und wählen Sie im rechten Seitenbereich die Option Leeres Dokument aus. ^{(Blank document )}Sie können auch eine Vorlage verwenden, wenn Sie möchten.

1. Ein leeres Dokument wird geöffnet. Schreiben Sie den Brief, den Sie an Ihre Empfänger senden möchten.

1. Sie können beliebige Farben, Formatierungen, Schriftarten und andere Elemente verwenden, die Sie möchten. Wir haben den folgenden einfachen Brief erstellt, den wir an unsere Empfänger senden. Der Brief hat oben den Namen der Person und unten ihre Stadt.

1. Lassen Sie das Dokument geöffnet, während Sie den Seriendruck im Abschnitt unten durchführen.

Erstellen Sie einen Seriendruck in Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Mit Microsoft Word^{(Microsoft Word)} können Sie mithilfe des Schritt-für-Schritt-Assistenten einen Seriendruck erstellen. Dies macht es Ihnen sehr einfach, den Brief auszuwählen, den Sie verwenden möchten, die gewünschten Empfänger hinzuzufügen und den Inhalt des Briefs dynamisch zu ändern.

1. Während Ihr Brief noch in Word geöffnet ist , klicken Sie oben auf die Registerkarte „Sendungen“, wählen Sie die Option^(Mailings) „ Seriendruck starten “ und dann „ ^{(Start Mail Merge)}Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} “ aus .

1. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms wird ein neues Fenster angezeigt. Wählen Sie im ersten Abschnitt mit der Aufschrift „Dokumenttyp^{(Select document type)} auswählen “ die Option „ Briefe^(Letters) “ aus . Sie können E-Mail-Nachrichten^{(E-mail messages)} auswählen, wenn Sie Ihren Brief per E-Mail senden möchten.
   
   Klicken Sie dann unten auf Weiter: Ausgangsdokument,^{(Next: Starting document)} um fortzufahren.

1. Auf dem folgenden Bildschirm fragt Word , welches Dokument Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Klicken Sie auf die Option Aktuelles Dokument^{(Use the current document)} verwenden, um Ihren aktuellen Brief für die Aufgabe zu verwenden.
   
   Wenn sich Ihr Brief in einer anderen Word -Datei befindet, klicken Sie auf Von vorhandenem Dokument beginnen^{(Start from existing document)} , um diese Datei zu öffnen.
   
   Klicken Sie dann auf Weiter: Wählen^{(Next: Select recipients)} Sie unten Empfänger aus.

1. Wählen Sie im Abschnitt Empfänger^{(Select recipients)} auswählen die Option Vorhandene Liste verwenden^{(Use an existing list)} aus . Dies liegt daran, dass Sie bereits eine Excel - Tabelle mit den Daten Ihrer Empfänger erstellt haben. Sie können die Option Neue Liste^{(Type a new list)}
   
   eingeben auswählen , wenn Sie die Daten Ihrer Empfänger noch nicht gesammelt haben. Klicken Sie dann auf Durchsuchen^(Browse) , um Ihre Excel-Tabelle zu importieren.
   
   

1. Navigieren^(Navigate) Sie zu Ihrem Desktop und doppelklicken Sie auf die zuvor erstellte Excel -Tabelle. ^(Excel)Dadurch wird die Tabelle in Microsoft Word^{(Microsoft Word)} geöffnet .
2. Word fragt Sie, welches Blatt Sie aus Ihrer Tabelle verwenden möchten. Wählen Sie das Blatt aus, das Ihre Daten enthält, aktivieren Sie die Option Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften^{(First row of data contains column headers)} und klicken Sie auf OK .

1. Mit Word^(Word) können Sie die Empfänger auswählen, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, wenn Sie nicht jeden verwenden möchten, der auf der Liste steht. Aktivieren^(Checkmark) Sie die Kontrollkästchen für die Personen, die Sie in Ihre Briefe aufnehmen möchten.
   
   Sie können die Verfeinerungsoptionen unter der Liste verwenden, um Ihre Empfänger zu sortieren und zu filtern. Durch Sortieren^(Sorting) können Sie Ihre Datensätze in aufsteigender und absteigender Reihenfolge sortieren. Durch Filtern^(Filtering) können Sie die Felder vergleichen und diejenigen herausfiltern, die Sie nicht benötigen.
   
   Klicken Sie abschließend unten auf OK .

1. Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie^{(Next: Write your letter)} unten Ihren Brief.
2. Auf dem folgenden Bildschirm können Sie Ihre Datenfelder in Ihrem Brief verwenden. Um dies zu verwenden, setzen Sie Ihren Cursor an die Stelle, an der Sie ein Datenfeld im Brief hinzufügen möchten, und klicken Sie im rechten Seitenbereich auf Weitere Elemente .^{(More items )}

1. Wählen Sie das Datenfeld aus, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie unten auf Einfügen .^(Insert)

1. Sie sollten dem Brief alle Ihre Datenfelder hinzufügen, damit Ihre Briefe alle erforderlichen Informationen enthalten. Klicken Sie dann auf Weiter: Vorschau Ihrer Briefe^{(Next: Preview your letters)} .

1. Sie können eine Vorschau der Briefe anzeigen, die als Ergebnis Ihres Seriendrucks generiert werden. Klicken Sie auf die linken und rechten Pfeilsymbole, um die Briefe für jeden Ihrer Empfänger anzuzeigen.
   
   Klicken Sie dann auf Weiter: Schließen Sie die Zusammenführung ab^{(Next: Complete the merge)} .

1. Sie können nun auf Drucken^(Print) klicken , um diese personalisierten Briefe auszudrucken, oder auf Einzelne Briefe^{(Edit individual letters)} bearbeiten, um diese Briefe zu bearbeiten.

Der Seriendruck^(Mail) ist in der Tat eine großartige zeitsparende Funktion in Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Wussten Sie, dass Sie mehrere Dokumente in Word zusammenführen^{(merge multiple documents together in Word)} können ? Das ist hilfreich, wenn Sie Ihre personalisierten Briefe bereits geschrieben haben und diese in einer einzigen Datei zusammenführen möchten.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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