Mehrere Personen können einen Gruppenkalender lesen und bearbeiten, was eine gute Möglichkeit darstellt, die Produktivität^{(promote productivity)} und Zusammenarbeit zwischen Kollegen in kleinen Unternehmen oder Teammitgliedern der Organisation zu fördern.

In diesem Tutorial wird erläutert, wie Sie einen Gruppenkalender in Microsoft Office 365 - Apps erstellen, einschließlich Microsoft Outlook , Outlook Web Access ( OWA ) und Microsoft Teams . Wir sehen uns an, wie Sie einen Kalender freigeben, damit die von Ihnen ausgewählten Personen Ereignisse in der Kalender-App anzeigen und bearbeiten können. Wir werden auch besprechen, wie Sie Kalendergruppen erstellen.

Im Allgemeinen gibt es zwei Hauptschritte zum Erstellen eines Gruppenkalenders:

1. Erstellen Sie einen neuen leeren Kalender.
2. Teilen Sie ihn mit anderen, damit sie den Kalender anzeigen und bearbeiten können.

Wir gehen die einzelnen Schritte in Outlook im Web und in den Desktopversionen von Outlook durch .

Hinweis: Microsoft hat Verbesserungen bei der Funktionsweise der Kalenderfreigabe angekündigt. Microsoft sagt jedoch : „Die Verbesserungen sind nur für Kalender geplant, die von Personen gemeinsam genutzt werden, die Exchange Online verwenden.“ In einigen Fällen bedeutet dies, dass die Freigabe eines Ressourcenpostfachkalenders oder freigegebenen Postfachkalenders nur funktioniert, wenn der Empfänger die Freigabeeinladung mit Outlook im Web, Outlook für iOS oder Outlook für Android annimmt , dh nicht über einen intern gehosteten Exchange - Server. Microsoft sagt, dass weitere Verbesserungen in der Pipeline sind.

Erstellen^(Create) und teilen^(Share) Sie einen neuen leeren Kalender^{(New Blank Calendar)} mit Outlook im Web

So erstellen und teilen Sie einen neuen leeren Kalender mit Outlook im Web.

1. Melden^(Log) Sie sich in einem Webbrowser bei Outlook an und wählen Sie den Kalender aus.^(Outlook)

1. Wählen Sie den Link Kalender hinzufügen aus.

1. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite des Popups die Option Leeren Kalender erstellen aus.^(Create)

1. Geben Sie einen Namen für den Kalender ein und wählen Sie auf Wunsch eine Farbe oder ein Charm für den Kalender aus.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Hinzufügen zu aus, unter welcher Kalendergruppe der neue Kalender erscheinen soll.^(Add)
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Suchen Sie den neuen Kalender in der Kalenderliste, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder wählen Sie das Symbol Mehr …) und wählen Sie Freigaben^(Sharing) und Berechtigungen aus.

1. Geben Sie^(Enter) die E-Mail-Adresse oder den Kontaktnamen der Person ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten.
2. ^(Select)Kalenderoptionen auswählen . Wählen Sie die Berechtigungsstufe Kann^(Can) bearbeiten aus, wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ereignisse im Kalender hinzufügen, entfernen und ändern kann.

1. Wählen Sie Teilen aus.
2. Wiederholen Sie die Schritte 7-9, um Mitglieder hinzuzufügen.

Personen, für die Sie den Kalender freigeben, erhalten eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, den Outlook - Kalender zu akzeptieren und anzuzeigen. Beachten Sie, dass externe Benutzer den Kalender nicht bearbeiten können.

Erstellen und Freigeben eines neuen leeren Kalenders in der ^{(New Blank Calendar)}Desktop-App von Outlook

Befolgen Sie diese Schritte in der Outlook- Desktop-App, um einen neuen leeren Kalender zu erstellen und freizugeben.

1. Wählen Sie das Kalendersymbol in der linken unteren Ecke von Outlook aus .

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startseite^(Home) in der Gruppe Kalender verwalten die Option Kalender ^{(Manage Calendars)}öffnen^(Open) aus .

1. Wählen Sie Neuen leeren Kalender erstellen.

1. Geben Sie im Popup „Neuen Ordner erstellen^{(Create New Folder)} “ dem Kalender einen Namen und wählen Sie aus, wo der Kalender abgelegt werden soll (z. B. als Unterordner des Hauptkalenderordners).

1. Um den Kalender freizugeben, klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den Kalender in der Kalenderliste.

1. Wählen Sie Teilen > Kalender teilen.

1. Geben Sie^(Enter) Kontaktnamen oder E-Mail-Adressen ein, um Personen zur Freigabeeinladung hinzuzufügen, fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf Senden^(Send) . Die Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie zum „ Akzeptieren^(Accept) und Kalender anzeigen“ eingeladen werden.

So fügen Sie Microsoft Teams einen ^{(Microsoft Teams)}freigegebenen Kalender^{(Shared Calendar)} hinzu

Outlook ist nicht der einzige Ort, an dem Sie einen freigegebenen Kalender erstellen können. Microsoft Teams verfügt auch über eine gemeinsame Kalenderfunktion. So fügen Sie einen freigegebenen Kalender in Teams hinzu .

1. Wählen Sie einen Kanal in Teams aus.
2. Wählen Sie das Symbol + rechts neben dem Kanalnamen aus, um eine Registerkarte hinzuzufügen.

1. Suchen Sie nach Kanalkalender und wählen Sie ihn^{(Channel Calendar)} aus .

1. Wählen Sie Hinzufügen aus.

Oben im Teams -Kanal wird eine Kalenderregisterkarte angezeigt. Alle Kanalmitglieder können Ereignisdetails anzeigen und Ereignisse zum Kalender hinzufügen. Dies ist ein großartiger Ort, um ein Teams-^(Teams) Meeting zu planen .

Gruppenkalender vs. Kalendergruppe

Zusätzlich zum Erstellen von Gruppenkalendern^{(group calendars)} bietet Outlook mehrere andere Möglichkeiten, Kalender zu organisieren und mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen. Kalendergruppen^(Calendar) sind eine Möglichkeit, kombinierte Zeitpläne anzuzeigen – nicht nur für Personen, sondern auch für SharePoint - Kalender, Internetkalender und Ressourcen wie Raumreservierungen.

So erstellen Sie Kalendergruppen^{(Calendar Groups)} in Outlook im Web

Je nachdem, wie Ihre Organisation die Dinge eingerichtet hat, sehen Sie Standardkalendergruppen, die Folgendes umfassen können:

• Meine Kalender
• Volkskalender
• Andere Kalender

Wenn diese Kategorien nicht funktionieren, können Sie benutzerdefinierte persönliche Kalendergruppen in Outlook im Web erstellen.

1. Der Bereich auf der linken Seite ist der Kalenderbereich. Dort sind alle Kalender aufgelistet, die Sie anzeigen können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „ Meine Kalender^{(My Calendars)} “ oder „Andere Kalender“ und wählen Sie „ Neue^(New) Kalendergruppe“. Wählen Sie alternativ das Symbol Mehr^(More) (drei Punkte) neben einer vorhandenen Kalendergruppe und dann Neue^(New) Kalendergruppe aus.

1. Geben Sie^(Enter) einen Namen für die neue Kalendergruppe ein und drücken Sie die Eingabetaste^(Enter) .
2. Wenn Sie einen neuen Kalender hinzufügen, indem Sie im Kalenderbereich auf den Link Kalender hinzufügen^(Add) klicken, können Sie auswählen, zu welcher Kalendergruppe der neue Kalender hinzugefügt wird.

Um eine Kalendergruppe umzubenennen oder zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen.

So erstellen Sie Kalendergruppen^{(Calendar Groups)} in Desktop-Versionen^{(Desktop Versions)} von Outlook

Sie können Kalendergruppen in Desktopversionen von Outlook erstellen , einschließlich Outlook für Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 und Outlook 2010 .

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Kalendergruppe aus einem Adressbuch oder einer Kontaktliste^(Contact) zu erstellen .

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Wählen Sie Kalender aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte Startseite.
4. Wählen Sie in der Gruppe „ Kalender verwalten“ Kalendergruppen ^{(Manage Calendars)}Calendar Groups > Create New Calendar Group aus .

1. Geben Sie der neuen Kalendergruppe einen Namen und klicken Sie auf OK.

1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Adressbuch^{(Address Book)} die Kontaktliste aus, aus der Sie Mitglieder der Kalendergruppe auswählen möchten.
2. Durchsuchen^(Browse) oder suchen Sie nach Namen, wählen Sie den gewünschten Namen und dann Gruppenmitglieder^(Group) aus . Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben.
3. Wählen Sie OK.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Kalendergruppe basierend auf den Kalendern zu erstellen, die Sie gerade anzeigen:

1. Wählen Sie im Kalender die Registerkarte Startseite aus.
2. Wählen Sie in der Gruppe „ Kalender verwalten“ Kalendergruppen ^{(Manage Calendars)}Calendar Groups > Save Als neue Kalendergruppe speichern aus.

1. Geben Sie einen Namen für die Kalendergruppe ein und wählen Sie OK.

Wenn Sie Kalender zu einer bestehenden Kalendergruppe hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Startseite^(Home) in der Gruppe Kalender verwalten die Option Kalender ^{(Manage Calendars)}öffnen^(Open) aus .

1. Wählen Sie den Kalendertyp aus.
2. Suchen^(Browse) Sie nach Namen, wählen Sie den gewünschten Namen aus und wählen Sie Kalender^(Calendar) . Wiederholen^(Repeat) Sie diesen Vorgang , bis Sie alle gewünschten Namen hinzugefügt haben.
3. Wählen Sie OK.
4. Die ausgewählten Kalender werden in der Gruppe Freigegebene Kalender^{(Shared Calendars)} angezeigt. Ziehen Sie sie per Drag^(Drag) - and-Drop in die Kalendergruppe^{(Calendar Group)} Ihrer Wahl.

Sie werden feststellen, dass Sie durch das Erstellen von Kalendergruppen besser organisiert sind und den gesuchten Kalender schnell finden können.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple pеople can read and edit a grоup calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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