Ein Bericht^{(A Report)} ist ein Werkzeug zum Zusammenfassen und Präsentieren von Daten in einem organisierten Format, das normalerweise gedruckt wird. Berichte^(Reports) und Formulare^(Forms) sind ähnlich, aber Formulare werden verwendet, um Daten anzuzeigen, einzugeben und zu bearbeiten und einen detaillierten Überblick über Datensätze zu bieten, und werden normalerweise auf dem Bildschirm angezeigt. Berichte^{(Reports )} werden verwendet, um Informationen anzuzeigen, Daten zusammenzufassen und zu gruppieren und auf dem Bildschirm angezeigt, aber im Allgemeinen gedruckt zu werden.

Berichtsentwurfstools in Access

• Bericht^(Report) : Erstellen Sie einen grundlegenden Bericht^(Report) mit Daten in der aktuellen Abfrage^(Query) oder Tabelle , der ^(Table)Gruppen^(Groups) oder Gesamtsummen^(Total) hinzufügen kann
• Berichtsentwurf^{(Report Design)} : Erstellen Sie einen neuen leeren Bericht^{(Blank Report)} in der Entwurfsansicht^{(Design View)} . Sie können erweiterte Designänderungen am Bericht^(Report) vornehmen , z. B. das Hinzufügen benutzerdefinierter Steuerelementtypen und das Hinzufügen von Codes.
• Leerer Bericht^{(Blank Report)} : Erstellen Sie einen neuen leeren Bericht^{(Blank Report)} , damit Sie Felder^{(Fields)(Fields)} einfügen und den Bericht^(Report) gestalten können .
• Berichtsassistent^{(Report Wizard)} : Zeigt den Berichtsassistenten^{(Report Wizard)} an, der Ihnen hilft, einen einfachen benutzerdefinierten Bericht^(Report) zu erstellen .
• Etiketten^(Labels) : Zeigen Sie den Etikettenassistenten^{(Label Wizard)} an, um standardmäßige oder benutzerdefinierte Etiketten zu erstellen.

Wie erstellen Sie einen Bericht^(Report) mit Microsoft Access

1] Erstellen Sie^(Create) einen Bericht^(Report) mit dem Berichtstool^{(Report Tool)}

Gehen Sie zur Registerkarte Erstellen in der ^(Create)Berichtsgruppe^{(Report Group)} und klicken Sie auf die Berichtsgruppe^{(Report Group)} . Ein Bericht^(Report) ist schnell erstellt. Im Gegensatz zu Form können Berichte^(Reports) nicht bearbeitet werden, aber Sie können Ihren Bericht^(Report) ändern , indem Sie die Spalte anpassen; Wenn Sie auf die Spalte klicken, wird ein gelber Rahmen angezeigt, und Sie können den Rand der Spalte auf die gewünschte Länge ziehen.

Um eine Spalte oder Zeile zu löschen^(Delete) , wollen Sie nicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right Click)} auf die Zeile oder Spalte und klicken Sie auf Löschen^(Delete) . Der Bericht^(Report) sollte in der Layoutansicht^{(Layout View)} geändert werden .

2] Erstellen Sie^(Create) einen Bericht^(Report) mit Report Design

Wählen Sie  in der  Berichtsgruppe ^{(Report Group)}Berichtsdesign^{(Report Design)} aus ; Dadurch gelangen Sie zur  Designansicht^{(Design View)}  . Die  Entwurfsansicht^{(Design View)}  ist in Abschnitte wie  Seitenkopf^{(Page Header)} ,  Details und  Seitenfuß^{(Page Footer)} geschichtet .

Um Daten zum leeren Layout hinzuzufügen, klicken Sie auf  Property , dann auf den Pfeil des Dropdown-Menüs oben auf dem  Property Sheet und^{(Property Sheet,)}  wählen Sie nun  Report . Klicken Sie auf  Daten^(Data) . Wählen Sie im Dropdown-Menü  Datensatzquelle die ^{(Record Source)}Abfrage^(Query)  oder  Tabelle  aus, die Sie in Ihrem ^(Table )Bericht^(Report) verwenden möchten  .

Klicken  Sie auf Vorhandene Felder hinzufügen^{(Add Existing Fields)} . Klicken Sie auf die  Felder , die Sie dem ^(Fields)Bericht^(Report) hinzufügen möchten, und ziehen Sie sie in den Detailbereich. ^{(Detail Section. )}

Gehen Sie zu Druckvorschau^{(Print Preview)} . Sie sehen Ihren Bericht^(Report) in gedruckter Ansicht. Unten links in der  Druckansicht^{(Print View)} befinden sich  Navigationsschaltflächen^{(Navigation Buttons)}  , mit denen Sie durch den  Bericht^(Report) navigieren können .

Um zur  Entwurfsansicht^{(Design View)} zurückzukehren , schließen Sie die  Druckvorschau ^{(Close the)},^{(Print Preview)} indem Sie  oben rechts im Fenster auf die Schaltfläche^{(Print View button)} Druckansicht schließen  klicken  . 

3] Erstellen Sie^(Create) einen Bericht^(Report) mit einem leeren Bericht^{(Blank Report)}

Wählen Sie auf der Registerkarte „ Erstellen “ in der ^(Create)Gruppe „Berichte“^{(Reports Group)} das Werkzeug „ ^(Tool)Leerer Bericht^{(Blank Report)} “ aus .

Wählen Sie auf der rechten Seite des Fensters „Berichtslayouttools“ die Option ^{(Report Layout Tools Window)}„Vorhandene Felder hinzufügen“^{(Add Existing Fields)} aus . Es gibt eine Feldliste^{(Field List)} ; Klicken Sie auf das Feld und ziehen Sie das Feld in den leeren Bereich. Gehen Sie dann zur Druckvorschau^{(Print Preview)} ; Sie sehen einen Ausdruck Ihres Berichts^(Report) .

4] Erstellen Sie^(Create) einen Bericht^(Report) mit dem Berichtsassistenten^{(Report Wizard)}

Wählen Sie in der Berichtsgruppe den ^{(Report Group)}Berichtsassistenten^{(Report Wizard)} aus, ein Dialogfeld des Berichtsassistenten^{(Report Wizard Dialog Box)} wird angezeigt.

Wählen Sie im Dialogfeld^{(Dialog Box)} die Tabelle und die Felder^(Fields) aus, die Sie in Ihrem Bericht^(Report) haben möchten . Durch Drücken dieser Tasten (>, >>, <, <<). Klicken Sie dann auf Weiter^{( Next)} .

Im Assistenten^(Wizard) wird eine Frage gestellt: „Möchten Sie Gruppierungsebenen^{(Grouping Levels)} hinzufügen ? Wählen Sie die gewünschte Gruppierungsebene^{(Grouping Level)} und dann Weiter^(Next) aus .

Wählen Sie die Sortierreihenfolge , die Ihr Bericht^(Report) haben soll, über das Dropdown-Menü und eine Schaltfläche neben dem Dropdown-Menü, wo Sie zwischen aufsteigender^(Ascending) oder absteigender ^(Descending)Reihenfolge^{(Sort Order)} wählen können . Dann Weiter^(Next) .

Sie können wählen, wie Sie Ihren Bericht^(Report) gestalten möchten . Sie können die Optionen auswählen; Spaltenweise^(Columnar) , tabellarisch^{(Tabular, )} und Blocksatz, und Sie können die ^{(Justified, )}Ausrichtung^{(Orientation)} des Layouts auswählen , entweder Hochformat^(Portrait) oder Querformat^(Landscape) . Dann Weiter^(Next)

Sie können den Titel^{(Title )} auswählen und eine Vorschau des Berichts^{(Preview the Report)} anzeigen oder das Berichtsdesign ändern^{(Modify the Report Design)} . Dann fertig^(Finish) .

5] Etiketten erstellen

1. Klicken Sie in der Berichtsgruppe auf ^{(Report Group)}Labels . Ein Dialogfeld^{(Dialog box)} wird angezeigt.
2. Sie können die gewünschte Größe auswählen. Die Maßeinheit^{(Unit of Measure)} , Etikettentyp^{(Label Type,)} und Filter des Herstellers^{(Filter of the Manufacturer)} dann Weiter.^(Next.)
3. Wählen Sie den Schriftnamen, die Schriftgröße^{(Font Name)} , die Schriftstärke^{(Font Weight)} und die Textfarbe ^{(Font Size)}aus^{(Text Color)} . Dann Weiter^(Next) .
4. Wählen Sie die Felder^(Fields) aus, die Sie auf Ihrem Versandetikett^{(Mailing Label)} haben möchten .
5.  Sortieren^(Sort) Sie Ihre Felder^{( Fields)} . Nächste.^{( Next.)}
6. Sie können den Titel^{(Title )} auswählen und eine Vorschau des Etiketts^{(Preview the Label)} anzeigen oder das Etikettendesign ändern^{(Modify the Label Design)} .
7. Klicken Sie dann auf Fertig stellen^(Finish) . Ein Etikett^(Label) wird erstellt.
8. Sie können Ihre Etiketten^(Labels) in der Druckansicht anzeigen.^{(Print View.)}

Das ist alles.

Lesen Sie weiter^{(Read next)} : So erstellen Sie eine Datenbank in Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

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