Wenn Sie Outlook verwenden, um mit Ihren Kollegen zu kommunizieren, wollten Sie wahrscheinlich wiederholt eine E-Mail an eine bestimmte Gruppe senden, deren Mitgliedschaft sich häufig ändert. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise jeden Tag eine E-Mail an alle Ihre Kundendienstmitarbeiter senden, aber aufgrund der hohen Fluktuation kann sich die Liste häufig ändern.

Sie könnten den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person jedes Mal manuell eingeben, wenn Sie eine E-Mail senden, aber dies kann schnell umständlich werden, wenn die Gruppe größer wird. Nicht nur das, Sie laufen auch Gefahr, versehentlich jemanden zu vergessen, was zu einem Bürodrama führen könnte. Hier kommt eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe ins Spiel!

Die Begriffe „Kontaktgruppe“ und „Verteilerliste“ sind größtenteils austauschbar. Microsoft begann damit, den Begriff „Kontaktgruppe“ zu verwenden, vermutlich weil er etwas intuitiver ist als „Verteilerliste“. 

Es gibt jedoch einen echten Unterschied zwischen den beiden in Organisationen, die Microsoft 365 verwenden . Administratoren von Microsoft 365 können vorhandene ^{(Microsoft 365)}Outlook - Verteilerlisten in „ Gruppen^(Groups) “ umwandeln , wodurch Gruppenmitglieder wiederum Zugriff auf gemeinsam genutzte Bibliotheken und Bereiche für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams , Yammer und Planner erhalten^(Planner) .

Während Ihre IT-Abteilung wahrscheinlich über die Outlook -Verteilerlisten Ihres Unternehmens regiert – insbesondere über die gefürchtete und oft schlecht gepflegte Liste aller Mitarbeiter – können Sie dennoch Ihre eigenen Kontaktgruppen in Outlook erstellen . 

Im Folgenden führen wir Sie durch die Erstellung von Kontaktgruppen in Outlook sowohl für die Browserversion als auch für die Desktop-App. 

So erstellen Sie eine Kontaktgruppe^{(Contact Group)} in Outlook Online

Das Erstellen einer Kontaktgruppe in der Browserversion von Outlook ist einfach.

1. Melden Sie sich unter outlook.com^{(outlook.com)} bei Ihrem Konto an oder wählen Sie Outlook im App Launcher aus, wenn Sie bereits bei Microsoft 365 angemeldet sind . Wenn Sie Outlook nicht in der App-Liste sehen (Sie werden es tun), wählen Sie Alle Apps^{(All apps)} aus .

1. Wählen Sie im linken Bereich unter Gruppen^(Groups) die Option Neue Gruppe aus^{(New group)} .

1. Geben Sie im Popup Ihrer neuen Gruppe einen Namen und eine Beschreibung und wählen Sie Erstellen^(Create) aus . (Wenn Ihre Organisation dies aktiviert hat, werden Sie möglicherweise aufgefordert, eine E-Mail-Adresse für die Gruppe zu erstellen. Versuchen Sie in diesem Fall der Einfachheit halber, die E-Mail-Adresse mit dem Gruppennamen identisch zu machen.)

1. Fügen Sie nun Mitglieder zur Gruppe hinzu. Suchen^(Search) Sie Personen anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse. Wählen Sie das Suchergebnis für die Person aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und sie wird unter „Diese Person wird hinzugefügt“ angezeigt.

1. Wiederholen Sie^(Repeat) Schritt 4, bis Sie alle gewünschten Personen zur Gruppe hinzugefügt haben. Wählen Sie dann die Schaltfläche Hinzufügen .^(Add)
2. Wählen Sie Schließen^(Close) aus .
3. Senden Sie eine E-Mail an die von Ihnen erstellte Gruppe, indem Sie Neue Nachricht^{(New message)} auswählen .

1. Beginnen Sie im Feld An^(To) mit der Eingabe des Namens der Gruppe, die Sie erstellt haben, und wählen Sie sie aus der angezeigten Liste aus.

Kinderleicht. Aber was ist, wenn Sie Personen zur Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen müssen? Weiter lesen.

So bearbeiten Sie eine Kontaktgruppe^{(Contact Group)} in Outlook Online

Microsoft hat es einfach gemacht, eine Kontaktgruppe zu bearbeiten, ohne Outlook Online verlassen zu müssen . Einige Schritte können je nachdem, wie Ihre Organisation Microsoft 365 konfiguriert hat, leicht abweichen , aber die folgenden Schritte sollten Sie dorthin bringen.

1. Wählen Sie im linken Bereich unter Gruppen^(Groups) die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Wählen Sie im Eintrag dieser Gruppe das Symbol Mehr^(More) (drei Punkte/Ellipse) aus.

1. Wählen Sie Einstellungen aus^(Settings) . (Je nachdem, wie Outlook für Ihre Organisation konfiguriert ist, sehen Sie möglicherweise eine Option zum Hinzufügen von Mitgliedern^{(Add members)} direkt über das Symbol „Mehr“.)

1. Wählen^{(Group Settings)} Sie im rechts angezeigten Bereich „Gruppeneinstellungen“ die Option „Gruppe bearbeiten“ aus^{(Edit group)} .

1. Wählen Sie die Registerkarte  Mitglieder .^{(Members )}
2. Von dort aus können Sie Mitglieder hinzufügen oder sie aus der Gruppe löschen, indem Sie das X - Symbol neben dem Eintrag für die Person auswählen, die Sie entfernen möchten.

1. Wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzugefügt haben, wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen aus. ^(Add)Andernfalls wählen Sie Schließen^(Close) .

Eine weitere Möglichkeit , ^(Way)Kontaktgruppen^{(Edit Contact Groups)} in Outlook Online zu bearbeiten

Je nachdem, wie Outlook konfiguriert ist, können Sie Kontaktgruppen möglicherweise auch bearbeiten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „ Personen “ von ^{(People )}Outlook (rechts neben dem Kalendersymbol^(Calendar) ). 

1. Wählen Sie im linken Bereich im Abschnitt Gruppen die Option ^(Groups)Eigentümer^(Owner) aus, um die von Ihnen erstellten Gruppen anzuzeigen.

1. Wählen^(Select) Sie die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, aus der Liste aus.
2. Wählen Sie Gruppenmitglieder verwalten aus^{(Manage group members)} .

1. Von dort aus können Sie Mitglieder hinzufügen oder vorhandene Mitglieder löschen, indem Sie das X neben einem Eintrag auswählen.

So erstellen Sie eine Kontaktgruppe in der ^{(Contact Group)}Desktop-App von Outlook

Das Erstellen einer Kontaktgruppe in der Desktop-Version von Outlook ist noch einfacher als in der Online-Version.

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie das Personensymbol^(People) in der unteren linken Ecke (wo Sie zwischen E-Mail, Aufgaben, Personen und Kalender wechseln).

1. Wählen Sie als Nächstes in der Symbolleiste Neue Kontaktgruppe^{(New Contact Group)} aus . (Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 verwendet , wird möglicherweise auch die Schaltfläche „Neue Gruppe^{(New Group)} “ angezeigt . Für unsere Zwecke verwenden wir „Neue Kontaktgruppe“^{(New Contact Group)} , um Gruppen-E-Mails zu erleichtern.)

1. Geben Sie Ihrer Kontaktgruppe^{(Contact Group)} im angezeigten Fenster „Kontaktgruppe“ einen Namen, wählen Sie dann „ Mitglieder hinzufügen^{(Add Members)} “ und wählen Sie aus, woher Sie Ihre neuen Mitglieder erhalten möchten. Mögliche Optionen sind „ Aus Outlook-Kontakten“^{(From Outlook Contacts)} , „ Aus Adressbuch“^{(From Address Book)} oder „Neuer E-Mail-Kontakt“^{(New Email Contact)} . 

1. Suchen Sie nacheinander nach den Personen, die Sie der Kontaktgruppe hinzufügen möchten. Stellen Sie^(Make) sicher, dass ihr Eintrag hervorgehoben ist, und wählen Sie die Schaltfläche Mitglieder (oder doppelklicken Sie auf ihren Eintrag), um sie hinzuzufügen. ^(Members)Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus .
2. Schließen Sie das Fenster und stellen Sie sicher, dass Sie mit Ja^(Yes) antworten, wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Änderungen zu speichern.
3. Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail adressieren, können Sie den Namen der Kontaktgruppe in das Feld „ An^(To) “ eingeben. Ihre Kontaktgruppe wird hinzugefügt. Wenn Sie möchten, können Sie die Gruppenliste erweitern, und Outlook ersetzt die Liste durch ihre Mitglieder. Seien Sie jedoch gewarnt, dass Sie die Liste nicht wieder reduzieren können.

Kontaktgruppen^(Contact) werden als Einträge im Outlook -Adressbuch angezeigt, sodass Sie sie in dieser alphabetischen Liste finden können.

So bearbeiten Sie eine Kontaktgruppe in der ^{(Contact Group)}Desktop-App von Outlook

Lassen Sie uns nun eine vorhandene Kontaktgruppe in der Desktop-Version von Outlook^(Outlook) bearbeiten .

1. Starten Sie Outlook und wählen Sie das Personensymbol^(People) in der Nähe der unteren linken Ecke.
2. Suchen^(Find) und wählen Sie die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten, in Ihrer Kontaktliste aus.
3. Wählen Sie im Bereich auf der rechten Seite Bearbeiten^(Edit) aus . Das bringt Sie zurück zu dem Punkt, an dem Sie die Gruppe verwalten können, indem Sie Mitglieder hinzufügen und/oder entfernen.

Unabhängig davon , ob Sie die Online-Version von Outlook oder die Desktop-App verwenden, es lohnt sich auf jeden Fall, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um Outlook - Verteilerlisten zu erstellen, die Sie wiederholt verwenden. Sie werden es nicht bereuen.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you usе Outlook to communicate with your colleagues, you’ve prоbably wanted to repeatedly email a specific group whose membеrship changes often. For example, you may need to email all of your customer service reps every day, but dυe tо high turnover, the list may changе often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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