Die Verwendung einer Dropdown-Liste in Excel kann die Zeit erheblich verkürzen, die für die Eingabe von Daten in eine Tabelle^{(enter data into a spreadsheet)} benötigt wird . Glücklicherweise ist es sehr einfach, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen .

Es gibt einige Methoden, um dies zu tun, von einfach bis fortgeschritten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dies tun können.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste^{(Drop Down List)} in Excel : Einfache Methode^(Method)

Der einfachste Weg, eine Dropdown-Liste in Excel zu erstellen, besteht darin, die Liste manuell einzugeben. Dies ist ideal für Situationen, in denen Sie nur eine Dropdown-Liste in einer einzelnen Zelle benötigen und diese nicht häufig aktualisieren müssen.

Wenn Sie beispielsweise Personen eine Datei senden, in der sie einige Felder ausfüllen sollen, und ein Feld eine einfache Auswahlliste enthält, ist diese Methode ideal.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit der einfachen Methode:

1. Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in denen Sie Ihre Liste erstellen möchten.

2. Wählen Sie im Menü Daten und dann im Menüband ^(Data)Datenvalidierung^{(Data Validation)} aus.

3. Dadurch wird ein Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} geöffnet. Wählen Sie die Dropdown-Liste unter Zulassen und^(Allow) dann Liste^(List) aus .

4. Auf diese Weise können Sie die gewünschten Elemente manuell in Ihre Liste eingeben. Geben Sie einfach^(Just) jeden Artikel in das Feld Quelle^(Source) ein, wobei jeder Artikel durch Kommas getrennt ist.

5. Wählen Sie OK . Jetzt sehen Sie, dass neben der ausgewählten Zelle ein Dropdown-Pfeil angezeigt wird. Wenn Sie diesen Pfeil auswählen, sehen Sie alle von Ihnen eingegebenen Elemente in dieser Liste.

Dies ist zwar die schnellste Methode zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel , aber auch die am schwierigsten zu wartende. Um die Liste zu ändern, müssen Sie zu den Validierungseinstellungen zurückkehren und das Feld Quelle^(Source) aktualisieren .

Wenn Sie viele solcher Dropdown-Listen in Excel erstellen , kann es viel Arbeit kosten, diese zu ändern. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese Methode nur für einzelne Zellen und für Listen zu verwenden, von denen Sie nicht erwarten, dass sie sich ändern.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste^{(Drop Down List)} in Excel : Verwenden eines Bereichs

Wenn Sie eine flexiblere Lösung wünschen, können Sie Elemente für Ihre Liste aus einer Reihe anderer Zellen^{(a range of other cells)} in Excel ziehen.

Um dies zu tun:

1. Listen Sie zunächst^(First) alle Elemente, die Sie in Ihrer Liste haben möchten, in einer beliebigen Spalte von Zellen auf. Sie können diese in das aktuelle Arbeitsblatt oder in ein beliebiges anderes Arbeitsblatt eingeben.

2. Wiederholen Sie den obigen Vorgang, um die Zelle auszuwählen und das Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} zu starten . Setzen Sie das Feld Zulassen^(Allow) auf Liste^(List) . Anstatt etwas in das Feld Quelle^(Source) einzugeben, wählen Sie dieses Mal das Symbol mit dem Aufwärtspfeil rechts neben diesem Feld aus. Dies ist die Bereichsauswahloption, mit der Sie das Feld auswählen können, aus dem Sie Ihre Listenelemente ziehen möchten.

3. Das Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} wird zusammengeklappt, sodass Sie das gesamte Blatt sehen können. Ziehen Sie den Mauszeiger über den gesamten Zellbereich, der alle einzuschließenden Listenelemente enthält. Wenn Sie damit fertig sind, wählen Sie das Abwärtspfeilsymbol rechts neben dem Auswahlfeld aus. Dadurch wird das Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} erneut erweitert.

4. Sie werden sehen, dass der ausgewählte Bereich jetzt im Feld Quelle^(Source) erscheint . Wählen Sie einfach ^(Just)OK , um diese Einstellungen zu akzeptieren.

5. Wenn Sie nun den Dropdown-Pfeil rechts neben der Zelle auswählen, die Sie als Dropdown-Liste konfiguriert haben, sehen Sie alle Elemente aus dem Bereich, den Sie gerade ausgewählt haben.

Das Schöne an diesem Ansatz ist, dass Sie jedes Element in dieser Liste ändern können, indem Sie einfach eine beliebige Zelle im Bereich ändern. Jede Änderung, die Sie dort vornehmen, aktualisiert jede Dropdown-Liste, die Sie erstellt haben, in der Sie diesen Bereich als Quelle ausgewählt haben.

Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie viele Zellen^{(format a lot of cells)} mit denselben Listenelementen in einer Dropdown-Liste formatieren möchten. Sie können den Inhalt eines einzelnen Bereichs die Elemente für alle diese Listen steuern lassen, und es spielt keine Rolle, wie viele es sind.

Hinzufügen von Artikeln zu Ihrer Liste

Sie können nicht nur Artikel in Ihrem Sortiment ändern, um Ihre Listen zu aktualisieren, sondern auch neue Artikel hinzufügen. Sie können am Ende des Bereichs kein Element hinzufügen, da Ihre Bereichsauswahl durch die erste und letzte ausgewählte Zelle begrenzt ist.

Stattdessen müssen Sie irgendwo in der Mitte des Bereichs einen neuen Eintrag einfügen. Excel aktualisiert Ihre Bereichsauswahl in den Datenvalidierungseinstellungen dynamisch, um den neuen Bereich einzuschließen, den Sie um eine Zelle erhöht haben.

Um dies zu tun:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in Ihrem Quellbereich und wählen Sie Einfügen^(Insert) aus dem Dropdown-Menü.

2. Wählen Sie im kleinen Auswahlfenster Zellen nach unten verschieben^{(Shift cells down)} und dann OK . Dadurch werden alle Zellen im Bereich um eine Zelle nach unten verschoben und an der Stelle, an der Sie sie ausgewählt haben, eine leere Zelle eingefügt.

3. Geben Sie das neue Element, das Sie hinzufügen möchten, in die gerade erstellte leere Zelle ein.

Wenn Sie jetzt das Abwärtspfeilsymbol rechts neben der von Ihnen erstellten Dropdown-Listenzelle auswählen ,^{(down arrow icon)} sehen Sie das neue Element, das Sie gerade im Bereich hinzugefügt haben.

Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihrer Dropdown-Liste neue Elemente hinzuzufügen, erfordert jedoch einige zusätzliche Schritte. Es ist sicherlich nirgendwo so einfach, wie einfach einen neuen Artikel am Ende Ihres Sortiments hinzuzufügen.

Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie nur ändern, wie Sie die Datenvalidierung^{(data validation)} für Ihren Bereich konfiguriert haben. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Dynamisches Hinzufügen von Elementen^(Items) zu Ihrer Liste

Für eine bequemere Möglichkeit, Elemente zu Ihrer Dropdown-Liste hinzuzufügen, indem Sie einfach das neue Element am Ende Ihres konfigurierten Bereichs eingeben, müssen Sie die OFFSET- Funktion^(function) verwenden .

Wählen Sie bei ausgewählter Dropdown-Listenzelle Daten^(Data) aus dem Menü und Datenvalidierung^{(Data Validation)} aus dem Menüband aus.

Ändern Sie^{(Data Validation)} im Fenster „Datenvalidierung“ die Quelle wie folgt:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Ändern Sie $E$1 und $E:$E in der Formel^{(the formula)} , um den Buchstaben der Spalte zu verwenden, in der Sie Ihre Artikelliste eingegeben haben. Wählen Sie OK^{(Select OK)} aus, um diese neue Datenvalidierungskonfiguration^{(Data Validation)} zu bestätigen .

So funktioniert die Formel:

Die 0-Argumente in der OFFSET- Funktion weisen sie an, keinen Offset auf Spalten oder Zeilen anzuwenden.
Die Ausgabe der COUNTA- Funktion teilt der OFFSET- Funktion die Höhe des Bereichs mit.
Die Funktion ANZAHLA^(COUNTA) zählt die Anzahl der Zellen, die in der Spalte, die Ihren Bereich enthält, nicht leer sind.

Jedes Mal , wenn Sie dieser Spalte einen neuen Wert hinzufügen, wird der Höhenparameter der OFFSET- Funktion um eins erhöht, und die OFFSET- Funktion gibt den gesamten Bereich zurück, aktualisiert, um Ihren neuen Eintrag einzuschließen.

Um dies in Aktion zu sehen, fügen Sie einfach einen neuen Eintrag zu Ihrem Artikelsortiment hinzu. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil rechts neben Ihrer Dropdown-Zelle aus, und Ihr neuer Eintrag wird in der Dropdown-Liste angezeigt.

Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise die Bildlaufleiste auf der rechten Seite verwenden müssen, wenn Ihre Liste mit Elementen lang ist.

Entfernen einer Dropdown-Liste in Excel

Wenn Sie schließlich die Dropdown-Option aus einer der Zellen entfernen möchten, in denen Sie dies eingerichtet haben, wählen Sie einfach diese Zelle aus und öffnen Sie das Datenvalidierungsfenster^{(Data Validation)} erneut.

Ändern Sie das Dropdown^(Allow) -Menü Zulassen in Beliebiger Wert^{(Any value)} und wählen Sie OK aus .

Sobald Sie diese Einstellung ändern, werden Sie sehen, dass die Zelle wieder normal wird.

Erstellen von Dropdown-Listen in Excel

Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel ist einfach und Sie haben viele Optionen zur Auswahl. Die von Ihnen gewählte Methode hängt nur davon ab, wie viele Zellen Sie mit einer Elementliste aktivieren möchten und wie flexibel die Elementliste sein soll. Wenn Sie vorhaben, die Listenelemente häufig zu ändern, verwenden Sie unbedingt den dynamischen Ansatz.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Gerda Herrmann

About the author

Ich bin ein Windows 10-Techniker und helfe seit vielen Jahren Einzelpersonen und Unternehmen dabei, die Vorteile des neuen Betriebssystems zu nutzen. Ich habe umfangreiche Kenntnisse über Microsoft Office, einschließlich der Anpassung des Erscheinungsbilds und der Personalisierung von Anwendungen für verschiedene Benutzer. Außerdem weiß ich, wie ich mit der Explorer-App Dateien und Ordner auf meinem Computer durchsuchen und finden kann.

So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste^{(Drop Down List)} in Excel : Einfache Methode^(Method)