Wenn Sie ein Office 365 -Abonnement haben, ist ^{(Office 365)}Access eine der Apps, auf die Sie zugreifen können . Es ist ein Tool zum Erstellen verschiedener Arten von Datenbanken und Berichten auf Ihrem Computer. Wenn Sie nach einer Methode zum Erstellen einer Datenbank suchen, ist MS Access der beste Weg, um dies zu tun, unabhängig davon, ob Sie eine einfache oder eine komplexe Datenbank erstellen möchten.

Sie können das Tool verwenden, um eine Datenbank aufzubauen, Formulare für Dateneingaben zu erstellen, Ihre Daten mit benutzerdefinierten Abfragen zu filtern und Berichte aus Ihren Daten zu erstellen. Es gibt Schritt-für-Schritt-Assistenten, die Ihnen beim Erstellen dieser Elemente helfen, sodass die Verwendung nicht zu schwierig ist.

So erstellen Sie eine leere Datenbank mit MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Das erste, was Sie tun müssen, ist eine Datenbank aufzubauen. Starten Sie dazu in Access eine neue Datenbank . Ihre Datentabellen, Formulare, Abfragen und Berichte werden darin gespeichert. Dazu können Sie entweder eine der vielen Vorlagen verwenden, die Access bereitstellt, oder eine von Grund auf neu erstellen.

Hier erstellen wir eine Datenbank, die Schülerinformationen speichert, und wir verwenden eine leere Datenbankvorlage.

1. Starten Sie die Access - App^{(Launch the Access app)} auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Neu^(New) , um eine neue Datenbank zu erstellen.
3. Wählen Sie im rechten Seitenbereich die Option „ Leere Datenbank “, um eine neue leere Datenbank zu erstellen.^{(Blank database)}

1. Klicken Sie^(Click) auf das kleine Ordnersymbol und wählen Sie einen Pfad zum Speichern Ihrer Datenbank. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen^(Create) .

1. So bauen Sie eine Datenbank mit Access auf . Ihre Datenbank sollte unter dem angegebenen Pfad verfügbar sein.

Erstellen Sie eine Tabelle in Ihrer Datenbank^{(Create a Table In Your Database)}

Die Basis jeder Datenbank sind Tabellen. In diesen Tabellen werden Ihre Daten in verschiedenen Spalten gespeichert, und Sie können Abfragen ausführen und daraus Berichte erstellen.

Wenn Sie in Access^(Access) eine neue Datenbank erstellen , wird der Bildschirm zum Erstellen neuer Tabellen in der Datenblattansicht geöffnet. Diese Ansicht ist nicht die einfachste, mit der Sie arbeiten können, daher müssen Sie sie in die Entwurfsansicht ändern und dann Ihre Tabellenspalten erstellen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf die neu erstellte Tabelle und wählen Sie Entwurfsansicht^{(Design View)} .

1. Sie werden aufgefordert, zuerst Ihre Tabelle zu speichern. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf OK .

1. Im folgenden Bildschirm können Sie der Tabelle Spalten und deren Datentypen hinzufügen. Lassen Sie die erste Spalte unverändert, da sie eine eindeutige ID für jeden Ihrer Artikel generiert.
2. Während wir eine Studentendatenbank erstellen, setzen Sie den Cursor in das zweite Feld und geben Sie Student Name ein . Wählen Sie Kurztext^{(Short Text)} aus dem Feld Datentyp^{(Data Type)} .

1. Geben Sie Alter^(Age) als nächsten Feldnamen ein und wählen Sie Zahl^(Number) aus dem Dropdown-Menü Datentyp .^{(Data Type)}

1. Fügen Sie die letzte Spalte mit dem Namen Country und Short Text als Datentyp hinzu.

1. Drücken Ctrl + S , um die Tabelle zu speichern.

Erstellen Sie ein Formular für die Dateneingabe in Ihrer Datenbank^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Während Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen und die erforderlichen Daten hinzufügen können, bietet Ihnen ein Formular eine einfachere Möglichkeit, Ihre Daten einzugeben. Sie müssen sich auch nicht mit anderen Daten in der Tabelle einmischen, da Sie mit einem Formular nur jeweils einen Eintrag bearbeiten können.

Sie können den Formularassistenten von Access verwenden, um ein Formular zur Dateneingabe^{(create a form for data entry)} mit Ihren ausgewählten Feldern zu erstellen.

1. Während Access noch mit Ihrer Datenbank geöffnet ist, klicken Sie oben auf die Registerkarte Erstellen^(Create) und wählen Sie die Option Form Wizard .

1. Sie werden aufgefordert, die Felder auszuwählen, die Sie in Ihrem Formular verwenden möchten. Wählen Sie alle aus, für die Sie einen Wert eingeben müssen, und klicken Sie auf das Rechtspfeilsymbol, um sie der Liste hinzuzufügen. Klicken Sie dann unten auf Weiter .^(Next)

1. Der folgende Bildschirm bietet vier Formularlayouts zur Auswahl. Klicken Sie^(Click) auf ein beliebiges Layout und eine Vorschau erscheint auf der linken Seite. Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie unten auf Weiter .^(Next)

1. Geben Sie einen Namen für Ihr Formular ein und klicken Sie auf Fertig stellen^(Finish) .

1. Das Formular sollte geöffnet werden, damit Sie Ihrer Tabelle Daten hinzufügen können.

Erstellen Sie eine Abfrage, um Daten in Ihrer Datenbank zu filtern^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Mit einer Abfrage können Sie die in Ihren Tabellen gespeicherten Daten anhand verschiedener benutzerdefinierter Kriterien filtern. Wenn Sie beispielsweise die Daten von Studenten abrufen möchten, die 20 Jahre oder älter sind und in den USA leben, können Sie eine Abfrage erstellen und eine Tabelle generieren, die nur die Studenten enthält, die Ihren Kriterien entsprechen.

1. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Erstellen^(Create) und wählen Sie Abfrageassistent^{(Query Wizard)} aus .

1. Wählen Sie die erste Option, die Simple Query Wizard^{(Simple Query Wizard)} sagt, und klicken Sie auf OK .

1. Wählen Sie die Tabelle und die Felder aus, die Sie in die Abfrage einbeziehen möchten, und klicken Sie auf Weiter^(Next) .

1. Wählen Sie auf dem folgenden Bildschirm die Option Detail und klicken Sie unten auf Weiter .^(Next)

1. Geben Sie einen Namen für Ihre Abfrage ein und klicken Sie unten auf Fertig stellen.^(Finish)

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre neu erstellte Abfrage und wählen Sie Entwurfsansicht^{(Design View)} aus . Sie verwenden diese Ansicht, um die Kriterien für Ihre Abfrage einzugeben.

1. Auf dem folgenden Bildschirm können Sie die Filter für Ihre Abfrage festlegen. Lassen Sie uns eine Regel erstellen, die nur Studenten anzeigt, die 20 Jahre oder älter sind und aus den USA stammen.
   
   Geben Sie >=20 in das Feld Kriterien^(Criteria) für das Feld Alter^(Age) ein.
   
   Geben Sie US in der Zeile Kriterien für das Feld ^(Criteria)Land^(Country) ein.

1. Drücken Ctrl + S , um die Änderungen zu speichern.
2. Doppelklicken Sie^{(Double-click)} auf Ihre Abfrage in der linken Seitenleiste und Sie sehen die gefilterte Version Ihrer Daten.

So erstellen Sie einen Datenbankbericht in Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Berichte werden normalerweise verwendet, um Daten aus Access herauszuholen und sie als eigenständige Dateien anzuzeigen. Mit Access^(Access) können Sie Berichte für Ihre ausgewählten Tabellen und Felder erstellen, und es verwendet denselben Assistentenstil wie Formulare und Abfragen, um Berichte zu erstellen.

1. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Erstellen^(Create) und wählen Sie Berichtsassistent^{(Report Wizard)} aus .

1. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie in Ihrem Bericht haben möchten, und klicken Sie auf Weiter^(Next) .

1. Wenn Sie Gruppierungsaufträge angeben möchten, können Sie dies auf diesem Bildschirm tun. Klicken Sie dann auf Weiter^(Next) .

1. Wenn Sie Ihre Datensätze nach einem Feld sortieren möchten, können Sie dies auf diesem Bildschirm tun. Klicken Sie dann auf Weiter^(Next) .

1. Wählen Sie ein Berichtslayout aus und klicken Sie auf Weiter^(Next) .

1. Geben Sie einen Namen für den Bericht ein und klicken Sie auf Fertig stellen^(Finish) .

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste^{(Right-click)} auf den Bericht und wählen Sie Druckvorschau^{(Print Preview)} .

1. Klicken Sie oben auf PDF oder XPS^{(PDF or XPS )} , um es in einem dieser Formate zu speichern.

Ihre vollständige Datenbank mit Tabellen, Formularen, Abfragen und Berichten ist fertig.

Wie bauen Sie Ihre Datenbanken^{(build your databases)} auf ? Wenn Sie Access verwenden , verwenden Sie die oben genannten Funktionen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Officе 365 sυbscription, one of the apps you can accеss is Access. It’s a tool to crеate various types of databases and reports on your computer. If you’re looking fоr a method on hоw to build a database, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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