In einem früheren Artikel haben wir behandelt, wie Videokonferenzen in Microsoft Teams funktionieren^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Seitdem hat Microsoft Teams mit neuen Funktionen aktualisiert , einschließlich der lang erwarteten und begehrten Möglichkeit, Breakout-Räume zu erstellen. Tatsächlich haben über 20.000 Microsoft-Benutzer für den Vorschlag^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} auf Microsoft Teams UserVoice , dem Benutzer-Feedback-Forum für die Teams - App, gestimmt.

Jeder kann mit einem kostenlosen Microsoft -Konto auf ^(Microsoft)Teams zugreifen , und Premium-Benutzer der Office 365 - Suite profitieren von einer robusten Version von Teams mit Funktionen wie erweitertem Dateispeicher, Meeting-Aufzeichnung und der Möglichkeit, Online-Events für bis zu 10.000 Personen zu veranstalten. 

Mindestanforderungen für Breakout-Räume^{(Breakout Rooms)} in Teams

Bevor wir beginnen, stellen wir sicher, dass alles vorhanden ist, damit Sie in Ihren Teams^(Teams) - Meetings Breakout-Räume erstellen können . Wie Sie sich vielleicht vorstellen können, sind einige Einstellungen erforderlich, um Breakout-Räume in Teams zu aktivieren . Überprüfen^{(Double-check)} Sie diese Einstellungen, bevor Sie beginnen.

Neue Meeting-Erfahrung

Erstens müssen Sie die „neue Besprechungsumgebung“ von Teams verwenden. Sie können die neue Erfahrung aktivieren, indem Sie Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke der Desktop-App auswählen und zu Einstellungen^(Settings) gehen . Wählen Sie dann Neue Besprechungsumgebung aktivieren^{(Turn on new meeting experience)} und Teams neu starten aus.

Mindestteilnehmerzahl

Damit die Breakouts-Option für den Besprechungsorganisator verfügbar ist, müssen mindestens fünf Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen. Während Personen, die sich telefonisch einwählen, derzeit nicht an Breakouts teilnehmen können, werden sie auf die^{(do )} Mindestteilnehmerzahl von fünf Personen angerechnet.

Sind Sie der Meeting-Organisator?

Nur der Besprechungsorganisator kann Breakouts erstellen und verwalten, obwohl es einige Hinweise von Microsoft gibt , dass sie dem Organisator erlauben werden, diese Verantwortung in zukünftigen Updates für Teams zu teilen . 

Darüber hinaus muss der Besprechungsorganisator die Desktop-App verwenden, nicht die Browserversion oder die mobile App. (Keine Sorge, Teilnehmer, die dem Meeting über die Android-^{(Teams Android)} oder iPhone-App von Teams beigetreten sind, können Breakouts beitreten.)

Tipp: Wenn die Besprechungseinladung von jemand anderem als der Person kommen muss, die die Teilbereiche verwaltet, lassen Sie den Teilbereichsmanager die Teams- Besprechung erstellen und dann diesen Besprechungslink in der Besprechungseinladung verwenden. 

Solange der Meeting-Link von der Person erstellt wurde, die die Breakouts verwaltet, spielt es keine Rolle, wer den Link teilt.

Breakout Rooms in Teams erstellen

Zum jetzigen Zeitpunkt können Breakout-Räume in Teams nicht wie in Zoom vor dem Meeting konfiguriert werden . Sobald die Teams- Besprechung im Gange ist, können Sie als Organisator der Besprechung beginnen, indem Sie auf der Symbolleiste^{(Breakout Rooms)} der Besprechung auf das Symbol „Arbeitsräume“ klicken.

Durch Auswählen des Symbols „ Breakout Rooms “ wird ein Bildschirm gestartet, auf dem Sie entscheiden können, wie viele Breakout-Räume Sie erstellen möchten und ob Sie möchten, dass Teams Teilnehmer automatisch Breakout-Räumen zuweist, oder ob Sie lieber manuell auswählen möchten, welche Breakout-Räume zu welchen gehören Teilnehmer versendet.

Nachdem Sie die Breakout-Räume erstellt haben, können Sie den Räumen über das Bedienfeld „Breakout-Räume“ Teilnehmer zuweisen. 

Wählen Sie Teilnehmer zuweisen^{(Assign participants)} aus, und Sie sehen eine Liste aller Teilnehmer Ihres Meetings. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Teilnehmer und wählen Sie dann aus, welchem ​​Raum Sie ihn zuweisen möchten.

Als Meeting-Organisator können Sie Teilnehmer jederzeit während des Meetings Breakout-Räumen zuweisen. Wenn Sie für den eigentlichen Start der Nebengruppensitzung bereit sind, wählen Sie Räume^{(Start rooms)} starten aus, um alle Nebenräume gleichzeitig zu öffnen und Personen in die ihnen zugewiesenen Räume zu verschieben.

Hinweis: Derzeit können Sie keinen Timer zum automatischen Schließen von Breakout-Räumen in Teams festlegen . Dies ist eine weitere Funktion, von der wir erwarten, dass Teams sie in zukünftigen Updates hinzufügen wird.

Optionen für den Besprechungsorganisator

Genau wie in Zoom kann der Meeting-Organisator jederzeit jedem der Breakout-Räume beitreten. Der Organisator kann Räume auch umbenennen und, sobald alle Breakout-Räume geöffnet sind, eine Durchsage an alle Räume senden. Ankündigungen werden im Chat-Bereich des Breakout-Raums angezeigt.

Innerhalb der Raumeinstellungen^{(Room settings)} kann der Organisator der Besprechung wählen, ob Teams Teilnehmer automatisch in Breakouts verschieben soll, anstatt die Teilnehmer zu zwingen, ihrem Breakout-Raum manuell beizutreten. Es gibt auch eine Option, um zuzulassen oder zu verhindern, dass die Teilnehmer während der Nebensitzung in den Hauptbesprechungsraum zurückkehren.

Breakout-Räume in Teams

Die Erfahrung für Teilnehmer in Breakout-Räumen in Teams ist ähnlich wie in der Hauptbesprechung von Teams . Die Teilnehmer haben Zugriff auf alle regulären Meeting-Steuerelemente. Sie können ihre Webcam ein- und ausschalten, sich selbst stummschalten und die Stummschaltung aufheben, ihren Bildschirm freigeben, ihre Hand heben oder die Chat- und Teilnehmerfelder ein- und ausschalten. 

Zurück zum Hauptteammeeting

Wenn der Meeting-Organisator es zulässt (siehe oben), können Teilnehmer in Breakout-Räumen jederzeit zum Hauptmeeting zurückkehren, indem sie auf die Schaltfläche Zurück^(Return) klicken . Warnung: Wenn Sie auf die Schaltfläche „ Verlassen^{(Leave )} “ klicken, verlassen Sie das Meeting vollständig.

Andere Videokonferenz-Apps

Benutzer von Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} freuen sich sicherlich über die kürzliche Hinzufügung von Breakout-Räumen zur Team^(Teams) - Erfahrung, aber Teams fehlen noch einige Funktionen^{(Teams still lacks some features)} , die andere Videokonferenz-Apps bieten. Wenn Sie Teams nicht unbedingt für Online-Meetings verwenden möchten, interessiert Sie vielleicht unser Vergleich von vier verschiedenen Videokonferenz-Apps^{(four different video conferencing apps)} . Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zu Google Meet vs. Zoom und Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previoυs article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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