Wenn Sie E-Mails haben, die Sie nicht mehr benötigen, aber nicht unbedingt löschen möchten, können Sie diese archivieren. In Microsoft Outlook haben Sie mehrere Möglichkeiten, E-Mails manuell oder automatisch zu archivieren, um sie aus dem Weg zu räumen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie E-Mails in Outlook auf Ihrem Desktop, im Web und auf Ihrem Mobilgerät archivieren . ^{(archive emails)}Unabhängig davon, wo Sie Outlook am häufigsten verwenden, können Sie Platz für neue Nachrichten schaffen.

Informationen zum Archivieren von E-Mails in Outlook

Für Microsoft 365 , Exchange-Konten und Outlook im Web verfügen Sie über einen Standardarchivordner^(Archive) . Bei Exchange-Serverkonten gelten möglicherweise Aufbewahrungsrichtlinien. Für POP- und IMAP- Konten können Sie einen Archivordner^(Archive) erstellen .

Durch die Verwendung eines Archivordners können Sie bei Bedarf alle E-Mails, die Sie später dorthin verschieben, abrufen.

Wenn Sie Elemente mit der unten beschriebenen Schaltfläche in den Archivordner^(Archive) verschieben , verringert sich dadurch nicht die Größe Ihres Posteingangs^{(decrease your inbox size)} . Wenn Sie Platzprobleme haben, können Sie unter Windows eine separate ^(Windows)Outlook-Datendatei^{(Outlook Data File)} ( .pst ) erstellen , was wir weiter unten erläutern.

Archivieren Sie Outlook-E-Mails unter Windows

Sie können E-Mails manuell in Outlook unter Windows archivieren oder eine der verfügbaren AutoArchive- Funktionen verwenden. Diese automatischen Archivierungsfunktionen können je nach Ihrer Outlook- Version unterschiedlich sein .

E-Mails unter Windows manuell archivieren

Sie können eine oder mehrere E-Mails unter Windows^(Windows) auf verschiedene Arten manuell archivieren .

Wählen Sie zunächst die E-Mail(s) auf eine der folgenden Arten aus:

• Wählen Sie eine einzelne E-Mail einfach aus.
• Wählen Sie für eine Gruppe benachbarter E-Mails die erste aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt^(Shift) und wählen Sie die letzte im Bereich aus.
• Wählen Sie für eine Gruppe nicht benachbarter E-Mails eine aus, halten Sie die Strg-Taste^(Ctrl) gedrückt und wählen Sie jede weitere aus.

Nachdem Sie die E-Mail(s) ausgewählt haben, die Sie archivieren möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Ziehen Sie^(Drag) die E-Mail(s) in den Archivordner^(Archive) .
• ^{(Choose Archive)}Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte „Startseite^(Home) “ oder „Nachricht“ ^(Message)die Option „Archivieren“ .
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Archivieren“.
• Benutzen Sie Ihre Rücktaste.

E-Mails unter Windows automatisch archivieren^{(Archive Emails)}

Unter Windows können Sie ältere E-Mails automatisch archivieren, indem Sie eine Postfachbereinigung durchführen oder die automatische Archivierung^{(AutoArchive)} so einrichten , dass sie von Zeit zu Zeit ausgeführt wird.

Führen Sie eine Posteingangsbereinigung durch

Sie können E-Mails in eine Outlook-Datendatei verschieben^{(move emails to an Outlook Data File)} , um Platz zu sparen und Ihr Postfach auf einen Schlag aufzuräumen.

1. Select File > Info . Öffnen Sie dann das Menü „Extras“^(Tools) und wählen Sie „Alte Elemente bereinigen“ aus^{(Clean Up Old Items)} .

1. Wählen Sie den Posteingang, den Ordner und die Unterordner des E-Mail-Kontos aus, für die Sie die Wartung durchführen möchten, und wählen Sie im Dropdown-Feld darunter ein Datum aus. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen, um E-Mails mit der Option „Nicht automatisch archivieren“ einzubeziehen.

1. Sie können den Dateipfad für den Speicherort der Archivdatei sehen, sodass Sie später bei Bedarf problemlos darauf zugreifen können. Sehen Sie sich diese Möglichkeiten an, um auf die PST-Datei zuzugreifen,^{(access the PST file)} wenn Sie auf Probleme stoßen.
2. Wählen Sie OK, um die Bereinigung durchzuführen.

Richten Sie AutoArchive ein

Um Elemente automatisch nach einem Zeitplan zu archivieren, können Sie die Option „AutoArchivierung“^{(AutoArchive)} einrichten .

1. Select File > Options . Wählen Sie^{(Choose Advanced)} links „Erweitert“ und rechts „AutoArchive-Einstellungen“ .^{(AutoArchive Settings)}

1. Aktivieren Sie das Kästchen oben, um anzugeben, wie oft Sie AutoArchive ausführen möchten , und geben Sie den Zeitpunkt in das Kästchen ein. Optional können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, damit vor der Ausführung eine Eingabeaufforderung angezeigt wird.

1. Aktivieren Sie im Abschnitt „Während der automatischen Archivierung^(Archive) “ das Kontrollkästchen „ Alte Elemente archivieren^(Archive) oder löschen“ und wählen Sie dann das Alter der E-Mails aus.

1. Anschließend können Sie die Elemente in die Outlook-Datendatei^{(Outlook Data File)} verschieben oder dauerhaft löschen.

1. Wählen Sie optional die Schaltfläche aus, um die Einstellungen auf alle Ihre Ordner anzuwenden, und klicken Sie dann auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. Wählen Sie im Fenster „Outlook- Optionen“ ^(Options)„OK“^{(Choose OK)} , um Ihre Änderung zu speichern.

Archivieren Sie Outlook-E-Mails auf dem Mac

Sie können E-Mails in Outlook auf dem Mac^(Mac) manuell und automatisch archivieren , allerdings etwas anders als unter Windows .

E-Mails manuell auf dem Mac archivieren

Sie können eine oder mehrere E-Mails auf verschiedene Arten manuell auf Ihrem Mac archivieren .

Wählen Sie zunächst die E-Mail(s) auf eine der folgenden Arten aus:

• Wählen Sie eine einzelne E-Mail einfach aus.
• Wählen Sie für eine Gruppe benachbarter E-Mails die erste aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt^(Shift) und wählen Sie die letzte im Bereich aus.
• Wählen Sie für eine Gruppe nicht benachbarter E-Mails eine aus, halten Sie die Befehlstaste^(Command) gedrückt und wählen Sie jede weitere aus.

Nachdem Sie die E-Mail(s) ausgewählt haben, die Sie archivieren möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie in der Menüleiste Message > Archive
• ^{(Choose Archive)}Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte „Startseite“ ^(Home)die Option „Archivieren“ .
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Archivieren“.
• Wählen Sie rechts im Posteingang die Schaltfläche (Feld) „Archivieren“ .^(Archive)
• Verwenden Sie die Tastenkombination Strg Control + E

E-Mails auf dem Mac^(Mac) automatisch archivieren^{(Archive Emails)}

Obwohl es in Outlook^(Outlook) auf dem Mac^(Mac) keine automatische Archivierungsoption gibt , gibt es eine Lösung, die möglicherweise für Sie geeignet ist. Sie können eine Regel einrichten, um bestimmte E-Mails basierend auf dem Datum zu archivieren.

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie in der Menüleiste Outlook > Settings
2. ^{(Choose Rules)}Wählen Sie im angezeigten Fenster „Regeln“ aus .

1. Wählen Sie links im nächsten Bildschirm ein Konto aus, wenn Sie mehr als eines haben.
2. Wählen Sie rechts unten die Pluszeichen-Schaltfläche aus, um eine neue Regel hinzuzufügen.

1. Geben Sie oben einen Regelnamen ein.
2. Verwenden Sie für die Bedingung das Dropdown-Feld auf der linken Seite, um den Bedingungstyp auszuwählen. Sie können „Empfangsdatum“^{(Date Received)} auswählen , um Ihre Regel auf dem Datum zu basieren. Geben Sie rechts einen Datumsbereich ein oder verwenden Sie einfach das Feld „Vor^(Before) Datum“, um ein Datum in der Vergangenheit einzugeben.

Hinweis: Beachten Sie, dass Sie diese Regel im Laufe der Zeit möglicherweise aktualisieren möchten, um ein neues Datum aufzunehmen.

1. Wählen Sie für die Aktion „ In Ordner ^(Folder)verschieben^(Move) “ im ersten Dropdown-Feld und dann „Archivieren“^(Archive) in der Liste rechts aus.

1. Verwenden Sie optional das Pluszeichen neben Außer wenn die Regel E-Mails vermeiden soll, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen unten, um andere Regeln zu ignorieren, die dieselben Bedingungen erfüllen.
2. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen „Aktiviert“ aktiviert ist, und wählen Sie „OK“, um Ihre Regel zu speichern.^(Enabled)

Archivieren Sie Outlook-E-Mails im Web

Das Archivieren von E-Mails in Outlook im Web^{(Outlook on the web)} ähnelt den Desktop-Versionen.

E-Mails im Web manuell archivieren

• Wählen Sie eine einzelne E-Mail aus oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen links.
• Wählen Sie für eine Gruppe benachbarter E-Mails die erste aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt^(Shift) und wählen Sie die letzte im Bereich aus.
• Wählen Sie für eine Gruppe nicht benachbarter E-Mails eine aus, halten Sie die Strg-Taste^(Ctrl) ( Windows ) bzw. die Befehlstaste^(Command) ( Mac ) gedrückt und wählen Sie jede weitere aus.

Nachdem Sie die E-Mail(s) ausgewählt haben, die Sie archivieren möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• ^{(Choose Archive)}Wählen Sie in der Symbolleiste auf der Registerkarte „Startseite“ ^(Home)die Option „Archivieren“ .
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Archivieren“.
• Wählen Sie rechts im Posteingang die Schaltfläche (Feld) „Archivieren“ .^(Archive)

E-Mails im Web automatisch archivieren^{(Archive Emails)}

Wie auf dem Mac gibt es in ^(Mac)Outlook im Web derzeit keine AutoArchivierungsfunktion . Stattdessen können Sie eine datumsbasierte Regel einrichten.

1. Wählen Sie oben rechts das Zahnradsymbol und wählen Sie in der angezeigten Seitenleiste „ Alle Outlook- Einstellungen ^(Outlook)anzeigen “.^(View)

1. Wählen Sie ganz links „Mail“ und rechts „Regeln“^(Rules) aus . Wählen Sie dann „Neue Regel hinzufügen^(Add) “ aus .

1. Geben Sie Ihrer Regel oben einen Namen.
2. Verwenden Sie unter Bedingung hinzufügen^(Add) die Dropdown-Liste, um Vorher^(Before) auszuwählen . Fügen Sie dann rechts das Datum hinzu.

Hinweis: Wie auf dem Mac^(Mac) möchten Sie diese Regel möglicherweise später aktualisieren, um ein neues Datum aufzunehmen.

1. Verwenden Sie unter „Aktion hinzufügen^(Add) “ die Dropdown-Liste, um „ Verschieben^(Move) nach“ auszuwählen. Wählen Sie dann rechts „Archivieren“ aus.^(Archive)

1. Wählen Sie optional Ausnahme für E-Mails hinzufügen aus , die die Regel vermeiden soll, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Verarbeitung weiterer Regeln zu stoppen.^(Add)
2. Um die Regel sofort in Ihrem Posteingang auszuführen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Regel jetzt ausführen “. ^(Run)Wählen Sie dann Speichern^(Save) aus .

Archivieren Sie Outlook-E-Mails auf Android und iPhone

Wenn Sie Outlook auf Ihrem Android-Gerät oder iPhone^{(Outlook on your Android device or iPhone)} nutzen , können Sie dort auch E-Mails archivieren. Derzeit gibt es keine AutoArchivierungsfunktion, Sie haben jedoch mehrere Möglichkeiten, E-Mails manuell zu archivieren.

Um eine einzelne E-Mail zu archivieren, können Sie die Wischaktion verwenden. Schieben Sie die E-Mail je nach Einrichtung von links nach rechts oder umgekehrt und wählen Sie das Archivsymbol^(Archive) aus . Alternativ können Sie die E-Mail öffnen und oben auf das Archivsymbol tippen.^(Archive)

Um mehrere E-Mails in Ihrem Posteingang zu archivieren, tippen und halten Sie eine E-Mail und Sie sehen den Auswahlbildschirm. Wählen Sie die verbleibenden E-Mails aus und tippen Sie dann oben ( Android^(Android) ) oder unten (iPhone) auf das Archivsymbol .

Mit Outlook^(Outlook) unter Windows , Mac , im Internet und auf Ihrem Mobilgerät ist es ganz einfach, sich um diese nicht mehr benötigten alten E-Mails zu kümmern . Nachdem Sie nun wissen, wie Sie E-Mails in Outlook archivieren , sehen Sie sich Möglichkeiten an, wie Sie das Problem beheben können, dass Outlook nicht geöffnet wird^{(ways to fix Outlook not opening)} .

How to Archive Emails in Microsoft Outlook

If you have emails that you no longer need, but don’t necessarily want to delete, yoυ can archive them. In Microsoft Outloоk, you have a few ways to manually or automatіcally archive emails to get them out of the way.

We’ll show you how to archive emails in Outlook on your desktop, the web, and your mobile device. No matter where you use Outlook the most, you can make room for new messages.

About Archiving Emails in Outlook

For Microsoft 365, exchange accounts, and Outlook on the web, you have a default Archive folder. With exchange server accounts, retention policies may apply. For POP and IMAP accounts, you can create an Archive folder.

By using an Archive folder, you can retrieve any emails you move there later if needed.

When you move items to the Archive folder using the button as described below, this doesn’t decrease your inbox size. If you’re concerned about space, you can create a separate Outlook Data File (.pst) when using Windows which we’ll explain below.

Archive Outlook Emails on Windows

You can manually archive emails in Outlook on Windows or use one of the AutoArchive features available. These automatic archive features may differ depending on your version of Outlook.

Manually Archive Emails on Windows

You can manually archive one or more emails a few different ways on Windows.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Drag the email(s) to the Archive folder.
• Choose Archive in the ribbon on the Home or Message tab.
• Right-click and pick Archive.
• Use your Backspace key.

Automatically Archive Emails on Windows

On Windows, you can automatically archive older emails by performing a mailbox cleanup or setting up the AutoArchive to run every so often.

Perform an Inbox Cleanup

You can move emails to an Outlook Data File to save space and clean up your mailbox in one fell swoop.

1. Select File > Info. Then, open the Tools menu and choose Clean Up Old Items.

1. Choose the email account inbox, folder, and subfolders you want to perform the maintenance on and pick a date in the drop-down box beneath. Optionally, check the box to include “Do not AutoArchive” emails.

1. You can see the file path for the location of the archive file so that you can easily access it later if needed. Take a look at these ways to access the PST file if you run into trouble.
2. Choose OK to perform the cleanup.

Set Up AutoArchive

To automatically archive items on a schedule, you can set up the AutoArchive option.

1. Select File > Options. Choose Advanced on the left and AutoArchive Settings on the right.

1. Check the box at the top for how often you want to run AutoArchive and enter the timing in the box. Optionally, you can mark the checkbox to be prompted before it runs.

1. In the During AutoArchive section, check the box for Archive or delete old items and then pick the age of the emails.

1. You can then choose to move the items to the Outlook Data File or permanently delete the items.

1. Optionally, select the button to apply the settings to all of your folders and then OK to complete the setup. Choose OK in the Outlook Options window to save your change.

Archive Outlook Emails on Mac

You can manually and automatically archive emails in Outlook on Mac, although a bit differently than on Windows.

Manually Archive Emails on Mac

You can manually archive one or more emails a few different ways on your Mac.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Command, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Select Message > Archive in the menu bar.
• Choose Archive in the ribbon on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.
• Use the keyboard shortcut Control + E.

Automatically Archive Emails on Mac

While there isn’t an automatic archive option in Outlook on Mac, there is a workaround that may suit you. You can set up a rule to archive specific emails based on date.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings from the menu bar.
2. Choose Rules in the window that appears.

1. On the left of the next screen, pick an account if you have more than one.
2. On the right, select the plus sign button at the bottom to add a new rule.

1. Enter a Rule name at the top.
2. For the condition, use the drop-down box on the left to pick the type of condition. You can select Date Received to base your rule on date. To the right, enter a date range or simply use the Before date field to enter a date in the past.

Note: Keep in mind that as time passes, you may want to update this rule to include a new date.

1. For the action, choose Move to Folder in the first drop-down box and pick Archive in the list to the right.

1. Optionally, use the plus sign next to Except if for emails the rule should avoid or check the box below to ignore other rules that meet the same conditions.
2. Confirm that the Enabled box is checked and select OK to save your rule.

Archive Outlook Emails on the Web

Archiving emails in Outlook on the web is similar to the desktop versions.

Manually Archive Emails on the Web

• For a single email, select it or check the box on the left.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl (Windows) or Command (Mac), and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Choose Archive in the toolbar on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.

Automatically Archive Emails on the Web

Like on Mac, there isn’t currently an AutoArchive feature in Outlook on the web. Instead, you can set up a date-based rule.

1. Select the gear icon on the top right and choose View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. On the far left, choose Mail and to the right, choose Rules. Then, pick Add new rule.

1. Give your rule a name at the top.
2. Below Add a condition, use the drop-down list to pick Before. Then, add the date to the right.

Note: Like on Mac, you may want to update this rule later to include a new date.

1. Below Add an action, use the drop-down list to pick Move to. Then, select Archive to the right.

1. Optionally, select Add an exception for emails the rule should avoid and check the box to stop processing more rules.
2. To run the rule immediately in your inbox, mark the checkbox for Run rule now. Then, select Save.

Archive Outlook Emails on Android and iPhone

If you use Outlook on your Android device or iPhone, you can archive emails there as well. At this time, there isn’t an AutoArchive feature, but you have a few ways to archive emails manually.

To archive a single email, you can use the swipe action. Slide the email from left to right or vice versa per your setup and select the Archive icon. Alternatively, open the email and tap the Archive icon at the top.

To archive several emails in your inbox, tap and hold one email and you’ll see the selection screen. Choose the remaining emails and then tap the Archive icon at the top (Android) or bottom (iPhone).

Taking care of those unneeded old emails is easy in Outlook on Windows, Mac, the web, and your mobile device. Now that you know how to archive emails in Outlook, check out ways to fix Outlook not opening.

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